Hľadáte účtovníctvo POHODA a chcete vedieť, čo od systému môžete čakať, keď ho zavediete vo firme? Účtovníctvo je v POHODE základ, od ktorého sa odvíja všetko ostatné: sklad, fakturácia, mzdy aj reporty pre vedenie. Táto stránka zhŕňa financie v POHODE pohľadom slovenskej malej a strednej firmy: čo systém rieši, kde treba pozornosť a kto za čo zodpovedá.
Nejde o manuál ani o daňové poradenstvo. Je to mapa, s ktorou si pred rozhovorom s účtovníkom a integrátorom ujasníte vlastné požiadavky.
Prečo sa POHODA vo financiách stále používa
POHODA vyrástla ako účtovný program a v slovenských firmách ju poznajú predovšetkým účtovníci. To je jej najväčšia výhoda: ak vaša externá kancelária pracuje s POHODOU, doklady, číselníky a výstupy sa dajú odovzdávať bez prevodov medzi formátmi. Mnohé malé firmy preto vedú účtovníctvo v tom istom prostredí, v ktorom vystavujú faktúry a evidujú sklad.
Slabým miestom býva opak: firma si program vyberie podľa účtovníčkinho zvyku, hoci jej potreby už dávno presahujú účtovníctvo. Preto sa pri výbere oplatí pozrieť aj na moduly POHODY a na to, ako sa vaše procesy prepisujú do systému.
Účtovné režimy a účtovná osnova
Slovenská firma účtuje podľa právnej formy a zákonných pravidiel buď v podvojnom účtovníctve, alebo v jednoduchom účtovníctve. Pri samostatne zárobkovo činných osobách prichádza do úvahy aj daňová evidencia. POHODA sa používa na všetky tieto varianty, no režim sa nastavuje už pri založení účtovnej jednotky.
Pre podvojné účtovníctvo je rozhodujúca účtovná osnova. Slovenské firmy účtujú podľa osnovy platnej pre svoj typ účtovnej jednotky. Dobrý integrátor vám pripraví osnovu, predkontácie a účtovné knihy tak, aby zodpovedali tomu, ako účtovník skutočne pracuje, a neprepisoval ich až po spustení.
| Oblasť | Čo sa nastavuje | Na čo si dať pozor |
|---|---|---|
| Účtovný režim | podvojné alebo jednoduché účtovníctvo, prípadne daňová evidencia | zmenu režimu počas roka vždy konzultujte s účtovníkom |
| Účtovná osnova | syntetické a analytické účty | analytika sa dá doplniť neskôr, no jej zrušenie býva problematické |
| Predkontácie | väzba dokladu na účty | zle nastavená predkontácia sa premietne do každého dokladu |
| Číselné rady | rady pre faktúry, pokladnicu, banku | jeden rad pre všetko komplikuje kontrolu |
| Obdobia | účtovné obdobie a zamykanie mesiacov | po uzamknutí sa už nič nemení bez súhlasu účtovníka |
Analytické účtovníctvo a členenie podľa stredísk
Pre vedenie firmy nestačí vedieť, koľko sa predalo a koľko stálo. Chce vedieť aj kde. POHODA umožňuje členiť doklady podľa stredísk, zákaziek a činností, takže z jedného dokladu viete získať výnos aj náklad pre konkrétnu zákazku alebo prevádzku.
Praktická rada: nezačínajte desiatkami členení. Zvoľte tie, ktoré budete naozaj čítať v mesačnom reporte, a ostatné pridajte, keď sa ukáže, že chýbajú. Každé ďalšie členenie znamená viac práce pri zadávaní dokladu a väčšiu pravdepodobnosť chyby.
DPH, kontrolný výkaz a vzťah k účtovníkovi
Slovenská firma, ktorá je platiteľom DPH, musí okrem priznania podávať aj kontrolný výkaz DPH, ktorý vychádza z konkrétnych dokladov. Správny výstup preto závisí od toho, či sú doklady od začiatku zaradené do správneho členenia DPH. Ak sa chyba objaví až pri výkaze, oprava sa robí doklad po doklade.
Čo to znamená pre POHODU v praxi:
- kódy DPH a členenie sa nastavujú pri zavedení systému, nie až pred termínom podania;
- pri zahraničných dodávkach a službách treba dohodnúť, ako sa označujú a ako sa premietnu do súhrnného výkazu;
- opravné doklady (dobropisy) sa párujú s pôvodnými dokladmi, inak sa výkaz rozchádza s účtovníctvom;
- ešte pred podaním sa výkaz porovná s kontrolnými zostavami v programe.
Viac o tom, ako povinnosti vplývajú na výber ERP systému, nájdete v sprievodcovi kontrolný výkaz DPH a ERP a v prehľade zákonných požiadaviek na ERP.
Banka, pokladnica a eKasa
Banka je miesto, kde sa účtovníctvo stretáva s realitou. POHODA importuje bankové výpisy, páruje platby s faktúrami podľa variabilného symbolu a vytvára príkazy na úhradu. Čím čistejšie sa zhodujú symboly platieb s číslami dokladov, tým menej práce zostane účtovníkovi na koniec mesiaca.
Pri maloobchode a službách s priamym predajom je dôležité prepojenie s pokladnicou. V Slovensku POHODA komunikuje s online pokladnicami eKasa cez štandardizované rozhranie XML a automaticky preberá identifikátor eKasy aj bezpečnostný kód predaja. Pokladničný predaj sa tak dostane do účtovníctva bez ručného prepisovania.
K hardvéru, ktorý výrobca uvádza v súvislosti so Slovenskom, patria fiškálne tlačiarne FiskalPRO, Universal eKasa Printer a ELCOM Efox-T, platobné terminály (Slovenská sporiteľňa, Tatra banka, Ingenico) a viac ako 15 čítačiek čiarových kódov. Ak plánujete kúpiť pokladničné vybavenie, porovnajte ho so zoznamom výrobcu ešte pred objednávkou. Podrobnosti o povinnostiach nájdete v sprievodcovi eKasa a ERP.
Pre rýchly pokladničný predaj existuje aj aplikácia mKasa (Android, iOS, Windows 10/11), ktorej dáta zostávajú v zariadení, bez cloudu. To je rozdiel oproti mPohoda, ktorá s cloudom pracuje. Pri rozhodovaní zvážte, kde chcete mať údaje o predaji uložené.
Cudzie meny a kurzové rozdiely
Slovenská firma účtuje v eurách, no obchoduje aj mimo eurozóny. POHODA vie viesť doklady v cudzej mene a prepočítavať ich kurzom. Pri úhrade potom vznikajú kurzové rozdiely, ktoré sa účtujú samostatne.
Dôležité je vopred určiť, aký kurz používate (pevný alebo denný), z akého zdroja sa preberá a kto ho kontroluje. Rozdiel v prístupe býva prvou príčinou nezrovnalostí medzi účtovníctvom a bankou pri zahraničných klientoch.
Majetok, odpisy a ďalšie evidencie
Evidencia dlhodobého majetku patrí medzi funkcie, ktoré firmy často podceňujú, kým nepríde audit alebo kontrola. Pri majetku sa sleduje obstarávacia cena, odpisová skupina, účtovné aj daňové odpisy a vyradenie. Nastavenie odpisov má priamy dosah na výsledok hospodárenia, preto ho vždy konzultujte s účtovníkom.
K financiám patria aj ďalšie evidencie: pohľadávky a záväzky so splatnosťami, upomienky, zálohové faktúry a interné doklady. Praktický test pri výbere: dokáže vám systém jedným pohľadom povedať, kto vám dlhuje a čo máte uhradiť do konca týždňa?
Viac firiem, skupina a konsolidácia
POHODA sa tradične nasadzuje po jednotlivých účtovných jednotkách. Každá firma má vlastnú databázu a vlastné účtovníctvo. Pre majiteľa viacerých spoločností je to prehľadné a bezpečné, pretože sa účtovníctvá nemiešajú.
Ak však potrebujete skupinový pohľad, vzájomné zúčtovanie alebo konsolidované výkazy, ide o tému, ktorá presahuje bežnú prácu s týmto programom. Túto požiadavku si dajte do zadania už na začiatku. Integrátor vám povie, či stačí riešenie cez exporty, prepojenie s nástrojom na reporting, alebo či je čas zvážiť alternatívu k POHODE.
Uzávierka a reporting
Mesačná a ročná uzávierka je moment pravdy. Ak boli doklady počas obdobia zadávané disciplinovane, uzávierka je len kontrola a zamknutie obdobia. Ak nie, mení sa na hasenie požiaru.
Pred uzávierkou sa zvyčajne kontrolujú:
- nespárované bankové pohyby a pokladničné doklady;
- neuhradené faktúry a ich časové rozlíšenie;
- inventúrne rozdiely zo skladu (viď sklad a nákup v POHODE);
- zúčtovanie miezd (viď mzdy a personalistika);
- zostavy pre účtovnú závierku a výkazy pre úrady.
Reporting pre vedenie sa oplatí nastaviť na niekoľko stabilných zostáv: výsledovka podľa stredísk, pohľadávky po splatnosti, peňažný tok a marža podľa zákaziek. Čím menej zostáv, tým väčšia šanca, že ich niekto otvorí.
Elektronická faktúra a nové povinnosti
Slovensko smeruje k povinnej elektronickej fakturácii a výrobca POHODY uvádza, že od 1. januára 2027 program túto fakturáciu podporuje, a to prostredníctvom digitálnej schránky STORMWARE, ktorá je prístupovým bodom Peppol. Pre vás z toho vyplýva niekoľko krokov:
- zistiť, ktorá verzia a edícia programu bude na elektronickú faktúru pripravená (verzie a edície);
- overiť, či sú v kartotéke odberateľov uvedené údaje potrebné na doručovanie;
- ujasniť si s účtovníkom, kto bude doklady odosielať a kontrolovať;
- otestovať celý reťazec ešte pred ostrým prechodom.
Širší pohľad na túto tému nájdete v sprievodcovi elektronická fakturácia a ERP.
Rola účtovníka a integrátora
V slovenských firmách býva zvykom, že účtovníctvo vedie externý účtovník alebo kancelária. Z toho vyplýva rozdelenie rolí, ktoré sa oplatí povedať nahlas:
| Kto | Za čo zodpovedá |
|---|---|
| Firma | správnosť a včasnosť dokladov, schvaľovanie platieb |
| Účtovník | zaúčtovanie, DPH, závierka, komunikácia s úradmi |
| Integrátor | nastavenie systému, osnova, predkontácie, prepojenia, školenie |
| Výrobca | program, aktualizácie, podpora produktu |
Integrátor nenahrádza účtovníka a účtovník nenahrádza integrátora. Keď sa zhodnú na nastavení pred spustením, ušetria vám mesiace opráv. Ako takého partnera nájsť, popisuje stránka výber partnera pre POHODU, a ako funguje naše sprostredkovanie, vysvetľuje Ako to funguje.
Prepojenie financií s ostatnými časťami firmy
Účtovníctvo neexistuje osamote. Faktúry vznikajú z objednávok, objednávky z ponúk, náklady z nákupu a výdaja zo skladu. Čím viac sa doklady prenášajú bez prepisovania, tým menej chýb. Ak firma používa e-shop, banku alebo iný systém, pozrite sa na integrácie POHODY skôr, než sa pustíte do zákaziek na mieru.
Ako sa pripraviť na rozhovor s integrátorom
Aby bola prvá schôdzka užitočná, pripravte si:
- právnu formu a účtovný režim vašej firmy;
- zoznam stredísk, zákaziek a pobočiek, ktoré chcete sledovať;
- informáciu, či ste platiteľ DPH a či predávate cez pokladnicu eKasa;
- cudzie meny, s ktorými pracujete;
- kto dnes vedie účtovníctvo a v akom programe;
- reporty, ktoré vedenie skutočne používa.
Ak chcete v tejto veci pomoc, vyplňte nezáväznú žiadosť. Pomôžeme vám nájsť integrátora, ktorý má s podobným projektom skúsenosť.
Najčastejšie chyby pri zavedení financií
Z praxe sa opakujú tri problémy. Prvý je prenos zlých počiatočných stavov: ak sa otváracie zostatky nezhodujú so závierkou, chyba prechádza celým rokom. Druhý je neúplné nastavenie DPH, ktoré sa prejaví pri kontrolnom výkaze. Tretí je nejasné rozdelenie práce medzi firmu a účtovníka, takže doklady chodia neskoro alebo duplicitne.
Pri prechode z iného programu preto počítajte s kontrolou dát. Postup popisuje stránka migrácia do POHODY a všeobecný sprievodca migrácia ERP.
Čo si z toho odniesť
Účtovníctvo a financie v POHODE sú dobre zvládnuté pre bežnú slovenskú firmu: podvojné aj jednoduché účtovníctvo, DPH, banka, eKasa, majetok, cudzie meny a uzávierka. Úspech nezávisí od programu, ale od nastavenia na začiatku a od disciplíny pri doklade. Keď sa k tomu pridá jasné rozdelenie rolí medzi firmu, účtovníka a integrátora, financie fungujú tak, ako majú.
Často kladené otázky
Dá sa v POHODE viesť podvojné účtovníctvo aj jednoduché účtovníctvo?
Áno, POHODA je v Slovensku známa práve tým, že sa používa na oba režimy evidencie. Ktorý režim sa vás týka, závisí od vášho právneho postavenia a od toho, čo vyžaduje zákon o účtovníctve. Rozhodnutie nech vždy potvrdí váš účtovník ešte pred založením databázy, pretože neskoršia zmena režimu je zbytočne drahá.
Zvládne POHODA kontrolný výkaz DPH a ďalšie výkazy k dani?
DPH patrí k základnej výbave účtovného programu určeného pre slovenské firmy a kontrolný výkaz je jej pevnou súčasťou. Rozhodujúce je však správne nastavenie kódov DPH a členenia dokladov. Podrobnosti o povinnostiach nájdete v samostatnom sprievodcovi a konkrétne nastavenie vám má overiť účtovník alebo integrátor.
Ako je POHODA prepojená s eKasou?
V Slovensku POHODA komunikuje s online pokladnicami eKasa cez štandardizované rozhranie XML. Automaticky preberá identifikátor eKasy a bezpečnostný kód predaja, takže pokladničný predaj sa nemusí prepisovať ručne. Pri výbere pokladničného hardvéru je dobré skontrolovať, či je na zozname zariadení, ktoré STORMWARE uvádza.
Je POHODA pripravená na elektronickú faktúru?
Podľa výrobcu POHODA od 1. januára 2027 podporuje elektronickú fakturáciu v Slovensku, a to cez digitálnu schránku STORMWARE, ktorá slúži ako prístupový bod Peppol. Pred prechodom skontrolujte svoju verziu a edíciu, pretože nie každá firma má k tejto funkcii rovnaký prístup. Overte to s integrátorom v dostatočnom predstihu.
Kedy už účtovníctvo v POHODE nestačí a treba zvažovať iný ERP?
Signálom je zložitá skupina firiem, potreba konsolidácie, viac pobočiek s vlastnými pravidlami alebo veľmi rozsiahle prepojenie s ostatnými systémami. Vtedy má zmysel porovnať POHODU s inými riešeniami a ujasniť si, čo bude súčasťou nových požiadaviek. Mapu alternatív nájdete v nášmu prehľade.
Zdroje
- STORMWARE – POHODA a hardvér v Slovensku
- STORMWARE – POHODA
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.