Ako na školenie POHODA: od kľúčového používateľa po celý tím

Firmy na Slovensku často riešia výber systému podrobne, no na školenie zostane čas na poslednú chvíľu. Pritom práve ono rozhoduje, či sa POHODA stane každodenným nástrojom účtovníčky, skladníka aj obchodníka, alebo ostane len drahou evidenciou faktúr. Tento článok je praktický sprievodca: ako postaviť školenie POHODA, koho zaškoliť skôr, čo od zdrojov učenia očakávať a ako k tomu pristúpiť, aby sa zmena v tíme neskončila odporom.

Prečo je školenie súčasťou projektu, nie dodatkom

POHODA je systém, ktorý mnohé slovenské malé a stredné podniky poznajú najmä ako účtovný a ekonomický program. Postupne sa však k nemu pridávajú ďalšie oblasti: sklad, objednávky, mzdy, prepojenia na e‑shop. Čím viac oblastí zapnete, tým viac ľudí sa s programom stretne a tým viac rôznych rolí treba zaškoliť.

Typická chyba je zaškoliť jedného človeka, najčastejšie účtovníka, a očakávať, že všetko ostatné sa „nejako naučí“. Výsledok poznáte: sklad vystavuje doklady po svojom, obchod si vedie vlastné prehľady a účtovníčka každý mesiac opravuje to, čo mohlo byť správne hneď pri zadaní.

Školenie preto plánujte spolu s nasadením POHODY a nie až po ňom. Čas, rozpočet aj osoby, ktoré sa na ňom zúčastnia, patria do plánu projektu od začiatku.

Zdroje na učenie: čo existuje a ako ich použiť

Hovoríme o tom, ako sa učiť POHODU, takže začnime zdrojmi. Tu je dôležité byť poctivý: konkrétne platformy, kurzy či skúšky sa môžu časom meniť, preto ich presnú ponuku vždy overte u vydavateľa systému a u dodávateľa, ktorý vám projekt vedie.

Vo všeobecnosti môžete počítať s týmito typmi zdrojov:

• Dokumentácia a pomocník v programe. Dobrá referenčná príručka, nie však učebnica. Hodí sa na hľadanie konkrétnych polí a nastavení.
• Školenie u dodávateľa alebo partnera. Odovzdáva know-how na vašich vlastných dátach a vašich postupoch, čo je pre firmu najcennejšie.
• Testovacia firma. Samostatná databáza, kde sa dá chyby robiť bez následkov. Pre učenie je nenahraditeľná.
• Interné postupy. Krátke návody na úkony, ktoré robíte stále: vystavenie faktúry, príjemka, párovanie platby, uzávierka obdobia.

Certifikácia a skúšky

Zákazníci sa často pýtajú na certifikáciu POHODY. Pre firmu však existujú dva odlišné pohľady. Prvý je certifikácia osoby, napríklad účtovníka alebo konzultanta, ktorá hovorí o tom, že preukázal znalosť systému. Druhý je schopnosť vášho tímu pracovať s vašimi postupmi, a tú žiadny papier nenahradí.

Odporúčanie: pri výbere dodávateľa sa opýtajte, aké kvalifikácie majú jeho konzultanti a ako ich overujú, a neberte tvrdenia bez otázky. Ako vybrať partnera, rozoberáme v článku o výbere partnera pre POHODU.

Kľúčoví používatelia: základ školiaceho plánu

Kľúčový používateľ je človek, ktorý za svoju oblasť rozumie procesu aj programu. Nie je to nutne vedúci. Je to ten, kto veci naozaj robí a komu kolegovia veria.

Pre bežnú slovenskú firmu so skladom a obchodom to zvyčajne znamená:

• Účtovníčka alebo účtovník, prípadne externý účtovník, ak účtovníctvo nevediete interne. Zodpovedá za číselníky, účtovné predkontácie, DPH a uzávierky.
• Zodpovedný za sklad a nákup, ktorý rozumie príjemkám, výdajkám, inventúre a objednávkam.
• Zástupca obchodu, ktorý vystavuje ponuky, objednávky a faktúry.
• Správca systému, často niekto z IT alebo šikovný kolega, ktorý rieši používateľov, práva a zálohovanie.

Ak vediete účtovníctvo externe, zapojte účtovníka do školenia hneď na začiatku. Spôsob, akým sa doklady zadávajú, musí vyhovovať aj jemu, inak sa chyby len presúvajú o krok ďalej.

Čo majú kľúčoví používatelia zvládnuť

Cieľom nie je, aby poznali každú voľbu v menu. Majú zvládnuť svoj proces od začiatku do konca: napríklad od prijatia objednávky po úhradu faktúry, alebo od príjmu tovaru po jeho ocenenie. Okrem toho majú vedieť:

• vysvetliť kolegom, prečo sa niečo robí určitým spôsobom,
• rozpoznať chybu v dátach skôr, než sa dostane do účtovníctva,
• otestovať nastavenie a schváliť ho za svoju oblasť.

Oblasti, ktoré s tým súvisia, popisujeme v samostatných článkoch: účtovníctvo a financie v POHODE, sklad a nákup a mzdy a personalistika.

Koncoví používatelia: kratšie, ale pravidelne

Bežný používateľ nepotrebuje celú teóriu. Potrebuje vedieť, ako splniť svoje denné úlohy: vystaviť doklad, nájsť zákazníka, skontrolovať stav skladu, vytlačiť výstup. Preto má zmysel školenie postaviť podľa rolí, nie podľa menu programu.

Osvedčený postup je takýto:

1. Krátke úvodné vysvetlenie, na čo systém slúži a čo sa zmení v ich práci.
2. Cvičenie na typických dokladoch z reálnej prevádzky, v testovacej firme.
3. Prvé týždne po spustení s dostupnou pomocou kľúčového používateľa.
4. Krátke opakovanie po nejakom čase, keď sa už ukážu skutočné otázky.

Pozor na jednu vec. Ľudia si pamätajú to, čo si vyskúšali, nie to, čo počuli. Prezentácia bez vlastnej práce s programom takmer vždy zaostane za školením, na ktorom si každý sám vystaví svoje doklady.

Plán školenia podľa fáz projektu

Školenie nie je jedna udalosť. Je to séria krokov, ktoré sledujú projekt. Nasledujúca tabuľka ukazuje typické rozloženie.

Obdobie prvej uzávierky je skúška. Ak ju zvládnete bez veľkých opráv, školenie splnilo účel. Ak nie, lepšie je doplniť cielené osvieženie než nechať chyby narastať.

Slovenské špecifiká, ktoré treba do školenia zahrnúť

Školenie v slovenskej firme nemôže ignorovať, v akom prostredí systém pracuje. Pri každej oblasti sa pýtajte, či tím vie, ako sa daná povinnosť v programe prejaví.

• DPH a kontrolný výkaz. Účtovník musí vedieť, ako sa doklady premietnu do priznania a výkazu a čo kontrolovať pred odoslaním. Súvisiace povinnosti rozoberá článok o kontrolnom výkaze DPH v ERP systéme.
• e‑kasa. Ak máte predajňu alebo prevádzku s registračnou pokladnicou, pokladníci musia vedieť, ako sa predaj dostane do účtovníctva a skladu. Podrobnosti nájdete v texte o e‑kase a ERP.
• Elektronická fakturácia. Zmeny v zasielaní faktúr treba preniesť do postupov tak, aby ich poznali všetci, ktorí faktúry vystavujú.
• Dvojjazyčnosť a obchod s Českom. Mnohé slovenské firmy obchodujú s českými partnermi. Tím musí vedieť, ako pracovať s cudzou menou alebo cudzojazyčnými doklady, ak sa ich týka.

Dôležité: legislatívne podmienky sa menia. Preto do školiaceho plánu zahrňte aj pravidelné osvieženie, nielen jednorazový kurz.

Konkrétne chyby, ktoré sa pri školení opakujú

Za roky projektov sa objavujú tie isté chyby. Poznať ich je lacnejšie než ich robiť.

Školenie sa robí na „ukážkovej“ firme. Tím sa naučí postup, ktorý v jeho prostredí nefunguje. Používajte svoje dáta, svoje číselníky a svoje typické doklady.

Zaškolí sa len jedna osoba. Keď odíde alebo ochorie, firma stojí. Každá kľúčová oblasť má mať zástup.

Školenie sa naplánuje tesne pred spustením. Ľudia sú preťažení bežnou prácou a školenie berú ako povinnosť navyše. Vyčleňte im čas a oznámte, že je to súčasť práce.

Chýba spätná väzba. Po spustení nik nezbiera otázky a problémy. Zaveďte jednoduchý zoznam, kam ľudia píšu, čo im nejde, a v pravidelných intervaloch ho prejdite s dodávateľom.

Viac o tom, ako takéto chyby zapadajú do celého projektu, nájdete v sprievodcovi implementáciou ERP.

Zmena v tíme: školenie nie je len o programe

Nový systém mení spôsob práce. Niekomu uľahčí život, inému pridá povinnosti, ktoré predtým nemal, napríklad zadávať údaje hneď a nie na konci týždňa. Odpor je prirodzený a nie je prejavom zlej vôle.

Pomáha niekoľko jednoduchých zásad:

• Vysvetlite „prečo“. Ľudia prijmú zmenu ľahšie, keď vidia dôvod: menej opráv, rýchlejšie uzávierky, lepší prehľad o sklade.
• Zapojte ľudí od začiatku. Kľúčový používateľ, ktorý sa podieľal na nastavení, je zároveň obhajcom systému v tíme.
• Ukážte prínos pre konkrétnu rolu. Skladníkovi záleží na rýchlosti príjmu, obchodníkovi na prehľade pohľadávok, účtovníčke na čistých podkladoch.
• Pomoc na dosah. Prvé týždne po spustení musí byť jasné, na koho sa môže človek obrátiť.
• Uznajte problémy. Ak niečo nefunguje tak, ako sa sľubovalo, povedzte to a opravte to. Mlčanie ničí dôveru rýchlejšie než chyba.

Po spustení: priebežné vzdelávanie a podpora

Školenie sa nekončí spustením. Pribúdajú noví zamestnanci, mení sa legislatíva, vychádzajú nové verzie. Zvážte tieto kroky:

• určiť vnútorného garanta, ktorý školí nováčikov,
• vytvoriť zbierku krátkych interných postupov,
• pri prechode na novú verziu naplánovať krátke informovanie používateľov; o rozdieloch medzi vydaniami píšeme v texte o verziách a edíciách POHODY,
• využívať podporu dodávateľa na konzultácie, nielen na opravy chýb. Ako vyzerá dobre nastavená podpora, nájdete v článku o podpore a údržbe POHODY.

Ak sa chcete pozrieť na prehľad toho, čo POHODA pokrýva a čo budete školiť, začnite s modulmi POHODY.

Ako nájsť dodávateľa, ktorý vie školiť

Dobrý implementátor nie je ten, kto vie program nastaviť, ale ten, kto vie vášmu tímu odovzdať znalosť. Pri výbere sa preto pýtajte:

• Ako je školenie súčasťou ponuky a ako sa oddeľuje od nastavenia?
• Školí na vašich dátach alebo na vzorovej firme?
• Kto bude školiť a aké má skúsenosti z vášho odvetvia?
• Čo sa deje po spustení: je dostupná konzultácia, ako rýchlo odpovedá?

Neponúkame softvér ani školenia sami. Sprostredkúvame kontakt na integrátora, ktorý projekt vedie; postup popisujeme na stránke ako to funguje. Žiadosť je bezplatná a nezáväzná.

Zhrnutie

Dobré školenie POHODY je plán, nie jednorazová akcia. Začína pri výbere kľúčových používateľov, pokračuje cvičeniami na vašich dokladoch, prechádza spustením s pomocou na mieste a pokračuje osviežením po zmenách. Zahrňte do neho slovenské povinnosti, pridajte pozornosť na zmenu v tíme a vyžadujte od dodávateľa jasnú ponuku školenia už pri objednávke.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.