Logistická firma neživí sama tovar, živí ju plynulosť: tovar, ktorý príde, sa rýchlo uloží, správne vychystá, naloží a vyfakturuje. ERP je v takejto firme skôr riadiaci systém celého reťazca než účtovný nástroj. Táto stránka vysvetľuje, čo má ERP pre logistiku pokryť, ktoré z ERP systémov, ktoré na webe porovnávame, sa na jednotlivé potreby hodia a aké otázky položiť integrátorovi skôr, než podpíšete zmluvu.
Text sa týka skladových operátorov, špeditérov, dopravcov, kuriérskych a distribučných firiem aj obchodných spoločností s vlastným rozsiahlym skladom. Hľadáte ERP pre dopravu, ERP pre sklad alebo oboje? Princíp je rovnaký: systém musí vedieť, kde je tovar, komu patrí, kam ide a koľko za to treba účtovať.
Čím sa logistika líši od bežného ERP projektu
Výrobná alebo obchodná firma pozerá na sklad ako na zdroj zásob. Logistický poskytovateľ ho predáva ako službu. Z toho vyplýva niekoľko odlišností, ktoré rozhodujú o výbere:
- Tovar často nepatrí vám. Sklad drží zásoby viacerých zákazníkov, ktoré sa nesmú zmiešať ani v evidencii, ani v účtovníctve.
- Cena sa skladá z mnohých položiek. Skladné, príjem, vychystanie, balenie, doprava, doplnkové služby, penále. Každý klient má vlastné sadzby.
- Procesy sú rýchle a fyzické. Skenery, terminály vo vysokozdvižných vozíkoch, štítky, paletové čísla. Systém, ktorý spomaľuje operátora, sa v praxi nepoužíva.
- Okolie je napojené online. Prepravcovia, zákazníkove systémy, e-shopy, colné a daňové rozhrania.
Preto sa pri výbere neoplatí začať značkou. Začnite popisom toku tovaru od brány po faktúru a až potom pýtajte ponuky. Pomôže vám vzor požiadaviek v sekcii cahier des požiadaviek na ERP, ktorý si môžete prispôsobiť na sklad.
Čo má ERP v logistike pokryť
Jednotlivé oblasti sú nižšie rozdelené podľa potreby. Pri každej uvádzame, čo má systém vedieť, kde sa zvykne skrývať problém a čo sa treba spýtať.
Sklad a WMS: lokácie, príjem, uskladnenie
Základ tvorí evidencia zásob po lokáciách, nie len po skladoch. ERP má vedieť prijať tovar podľa objednávky alebo avíza, priradiť mu šaržu, sériové číslo či dátum spotrebe a navrhnúť miesto uloženia. Pre náročnejšie sklady sú dôležité pravidlá uskladnenia, doplňovanie vychystávacích miest a inventúra bez zastavenia prevádzky.
Pri týchto požiadavkách sa pýtajte, či ide o funkciu samotného ERP, alebo o samostatný WMS modul či doplnok od tretej strany. Táto otázka rozhoduje o cene aj o tom, kto bude systém udržiavať. Ďalšie súvislosti k téme nájdete v sprievodcovi čo je ERP.
Príprava zákaziek a expedícia
Vychystanie sa môže robiť po zákazkách, po vlnách alebo po zónach. ERP má operátorovi ukázať najkratšiu cestu, skontrolovať skenom správnosť položky a po zabalení vytlačiť štítok a dodací list. Pri e-shopoch sa k tomu pridávajú vratky a nahradzovanie tovaru, ktoré sme podrobnejšie rozobrali pri ERP pre e-shop.
Otázky pre integrátora: Ako sa spracuje čiastočná dodávka? Čo sa stane, keď skener vypadne? Dá sa vychystávať aj pri výpadku internetu?
Doprava a plánovanie jázd
Dopravná časť pokrýva prepravné zákazky, plánovanie vozidiel a vodičov, náklady na jazdu a zúčtovanie s subdodávateľmi. Mnohé ERP systémy majú len základné funkcie a pri komplexnom dopravnom plánovaní sa spoliehajú na špecializovaný TMS. Kľúčové je, aby jazda vytvárala podklad pre fakturáciu a aby sa náklady dali priradiť k zákazke.
Overte, či vás zaujíma len evidencia prepravných dokladov, alebo aj optimalizácia trás, telematika, sledovanie vozidiel. Prvé zvyčajne zvládne ERP, druhé sa rieši prepojením na špecializovaný produkt.
Fakturácia logistických služieb
Toto je oblasť, v ktorej sa ERP projekty v logistike najčastejšie potkýnajú. Cenník klienta sa skladá z pevných sadzieb, objemových pásiem, paušálov a príplatkov. Systém má z reálnych pohybov automaticky vytvoriť podklad na faktúru, umožniť kontrolu a vystaviť doklad bez ručného prepisovania.
Pozor na preúčtovanie nákladov, napríklad cezhraničnej dopravy alebo poplatkov prepravcom. Súvisí s tým DPH, kontrolný výkaz a pri službách do zahraničia aj súhrnný výkaz. Presne sa tomu venuje stránka o kontrolnom výkaze DPH v ERP.
Účtovníctvo, DPH a elektronická fakturácia
Aj keď je logistika prevádzkovo orientovaná, ERP musí byť v poriadku po účtovnej stránke. Slovenský účtovník očakáva správne účtovné predkontácie, kontrolný výkaz, evidenciu zahraničných dodávok a podklady pre auditora. Pre firmy, ktoré predávajú aj priamo spotrebiteľom, môže byť relevantná aj e-kasa v ERP. Prehľad povinností je v sprievodcovi o právnych požiadavkách na ERP.
Elektronická fakturácia sa čoraz viac stáva štandardom aj v prostredí slovenských podnikov. Zistite, ako ju vybraný systém podporuje, v texte o elektronickej fakturácii v ERP.
Ktoré ERP sa na logistiku hodia a za akých podmienok
Žiadny z uvedených systémov nie je univerzálne najlepší. Rozhoduje veľkosť prevádzky, zložitosť skladu a to, či ste skôr sklad, alebo doprava.
| ERP | Typický profil | Podmienky pre logistiku |
|---|---|---|
| Odoo | Rastúce firmy, ktoré chcú modulárny systém a vlastné úpravy | Skladové operácie a čiarové kódy sú v ponuke; pri náročnejšom WMS či TMS sa overuje rozsah a údržba doplnkov |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Stredné firmy, ktoré už používajú prostredie Microsoft | Skladové funkcie sú zabudované; podrobnosti závisia od zvolenej verzie a doplnkov tretích strán |
| SAP Business One | Menšie a stredné podniky s potrebou štruktúrovaného riadenia | Skladové hospodárstvo je silné; pre rozsiahle WMS sa zvyčajne dopĺňa špecializované riešenie |
| Oracle NetSuite | Rastúce a medzinárodné firmy v cloude | Dá sa doplniť o skladové riadenie; vhodný pri viacerých spoločnostiach a krajinách |
| POHODA | Malé firmy a živnostníci, ktorí potrebujú predovšetkým účtovníctvo a fakturáciu | Vhodná na jednoduchý sklad a fakturáciu; zložité skladové procesy presahujú jej cieľové použitie |
Podrobnosti o jednotlivých produktoch nájdete na stránkach Odoo, Business Central, SAP Business One, NetSuite a POHODA.
Malá logistická firma
Kuriér s niekoľkými vozidlami alebo malý sklad pre pár zákazníkov zvyčajne nepotrebuje veľké riešenie. Dôležité je mať prehľad o zákazkách, vystaviť faktúry bez ručného prepisovania a udržať jednoduchú evidenciu tovaru. Tu sa môže hodiť POHODA alebo ľahšia konfigurácia Odoo. Viac k téme nájdete v texte ERP pre malé firmy.
Stredná firma s vlastným skladom a dopravou
Keď pribudnú lokácie, viac zákazníkov v jednom sklade a vlastné vozidlá, treba systém, ktorý zvládne oboje a prepojí ich na fakturáciu. Business Central, SAP Business One a Odoo sú v tomto segmente časté voľby; rozdiely sa ukážu až pri vašich konkrétnych procesoch. Preto odporúčame porovnať ich na rovnakom scenári, napríklad cez porovnanie Odoo a Business Central.
Rastúca skupina s viacerými pobočkami a krajinami
Ak prevádzkujete sklady vo viacerých krajinách alebo spoločnostiach, vstupuje do hry konsolidácia, viac mien a zahraničná legislatíva. V takom prípade sa oplatí zvážiť cloudové riešenie, napríklad NetSuite, a porovnať ho s alternatívami v texte NetSuite vs Business Central.
Integrácie, ktoré rozhodujú o prevádzke
Samotný ERP systém nestačí, ak nekomunikuje s okolím. V logistike sa najčastejšie rieši:
- Prepravcovia a kuriéri. Tvorba zásielok, štítky, sledovanie, dobierka.
- E-shopy a trhoviská. Prenos objednávok a stavu zásob.
- Zákazníkove systémy. Elektronická výmena správ o príjme, expedícii a stave zásob.
- Skenery a mobilné terminály. Práca priamo na sklade bez papiera.
- Banka a účtovníctvo. Párovanie platieb, import výpisov.
Pri každej z týchto integrácií sa pýtajte, či je súčasťou štandardu, alebo ide o individuálny vývoj. Individuálny vývoj nie je zlý, ale treba ho oceniť a pripraviť na údržbu. Pri prechode zo starého systému sa pozrite na migráciu ERP.
Regionálne aspekty na Slovensku
Slovenská logistika je sústredená najmä pri hlavných ťahoch a hraničných prechodoch. Firmy v Bratislavskom kraji a Trnavskom kraji často pracujú s cezhraničnými zásielkami a zákazníkmi z viacerých krajín, firmy v Žilinskom kraji zasa s priemyselným dodávateľským reťazcom. Pri východnom Slovensku, napríklad v Košickom kraji, je dôležitá dostupnosť integrátora a ochota prísť na miesto. Úplný zoznam krajov nájdete v prehľade integrátorov podľa kraja.
Ako postupovať pri výbere
- Zmapujte tok tovaru. Od príjmu po faktúru, s výnimkami a vratkami.
- Rozdeľte požiadavky na nutné a želané. WMS lokácie, TMS plánovanie, viacerí zákazníci v sklade.
- Pripravte reálne scenáre. Požiadajte integrátora, aby ukázal vychystanie, vyúčtovanie a vratku na vašich dátach.
- Overte integrácie. Prepravcovia, e-shopy, skenery.
- Spýtajte sa na prevádzku. Kto systém spravuje, ako rýchlo reaguje podpora, čo sa deje pri aktualizáciách.
- Porovnajte ponuky. Vyžiadajte si rozpis rozsahu a nie len konečnú sumu.
Praktický postup výberu popisuje aj sprievodca ako vybrať ERP a text o výbere ERP integrátora. Pred projektom sa oplatí prečítať si najčastejšie chyby ERP projektov, pretože v logistike sa opakujú: podcenené dáta, nevyriešené výnimky a skener, s ktorým sa nikto netestoval.
Otázky, ktoré položiť integrátorovi
- Ktoré skladové a dopravné funkcie sú štandardom a ktoré doplnkom?
- Ako systém zvláda viacerých zákazníkov v jednom sklade a oddelenie ich zásob?
- Ako sa generujú faktúry za logistické služby podľa zmluvných sadzieb?
- Ktoré prepojenia na prepravcov a e-shopy už máte pripravené?
- Kto zabezpečuje podporu pri výpadku počas prevádzky?
- Aké sú zodpovednosti pri aktualizáciách a úpravách?
- Dá sa projekt rozdeliť na etapy, aby sa najprv zaviedol sklad a až potom doprava?
Ak chcete vedieť, ako takýto projekt prebieha, pozrite si implementáciu ERP. Ceny a ich zloženie vysvetľuje text o cene ERP.
Ako vám pomôžeme
ERP Integrátor je bezplatná služba. Nezavádzame systém sami a nie sme prepojení so žiadnym výrobcom. Na základe vášho popisu skladu, dopravy a fakturácie vás spojíme s integrátorom, ktorý má pre podobné projekty vhodné skúsenosti. Ďalší postup je popísaný v časti ako to funguje. Ak hľadáte širší prehľad, pozrite si ERP podľa odvetvia.
Často kladené otázky
Stačí logistickej firme účtovný program, alebo potrebuje plnohodnotné ERP?
Kým firma len fakturuje a vedie jednoduchý sklad, môže stačiť účtovný softvér typu POHODA. Keď pribudnú skladové lokácie, expedícia viacerých zákazníkov, vlastná doprava alebo zmluvné ceny, účtovný program naráža na hranice. Vtedy sa oplatí uvažovať o ERP so skladovým a dopravným modulom, prípadne o ERP doplnenom špecializovaným WMS.
Môže ERP nahradiť samostatný WMS systém?
Pri menších skladoch často áno, ak ERP ponúka lokácie, skenovanie čiarových kódov a vlnovú či zákazkovú prípravu. Pri veľkom objeme pohybov, automatizácii alebo náročnej slotovaní sa bežne volí špecializovaný WMS prepojený s ERP. Rozhodnutie závisí od procesov, nie od značky, a patrí do analýzy s integrátorom.
Ako ERP rieši fakturáciu logistických služieb pre viacerých zákazníkov?
Funkčné ERP dokáže vyúčtovať skladné, manipuláciu, dopravu a doplnkové služby podľa zmluvných sadzieb každého klienta. Dôležité je, aby sa poplatky generovali z reálnych pohybov v sklade a z dokončených jázd, nie z ručných tabuliek. Ako sa to nastaví v konkrétnom systéme, overte u integrátora na ukážke vašich zmlúv.
Aké povinnosti zo slovenskej legislatívy ovplyvňujú výber ERP v logistike?
ERP musí správne spracovať DPH vrátane kontrolného výkazu, pri cezhraničných službách aj súhrnný výkaz a pravidlá prenosu daňovej povinnosti. Ak firma predáva priamo koncovým zákazníkom, môže sa týkať aj e-kasy. Práca s elektronickou fakturáciou je ďalšou požiadavkou, ktorú si v ponuke treba nechať preukázať.
Koľko stojí ERP pre logistiku a ako dlho trvá zavedenie?
Cena aj trvanie závisia od počtu skladov, používateľov, rozsahu prepojení na prepravcov a od toho, či sa pridáva WMS. Konkrétne čísla sa dajú dať až po analýze procesov. Cez našu službu získate porovnateľné ponuky od vhodných integrátorov bez poplatku.
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.