Zásoby sú v obchodnej a výrobnej firme zviazané peniaze a zároveň prvé miesto, kde sa ukáže, či informačný systém zodpovedá realite. Táto stránka vysvetľuje, ako vyzerá správa skladu v POHODE: od skladovej karty cez príjem a výdaj až po inventúru a nákup od dodávateľov. Píšeme ju pre slovenské malé a stredné firmy, ktoré riešia sklad popri účtovníctve, e-shope či pokladnici.
POHODA je ekonomický a informačný systém od českého vývojára STORMWARE, ktorý na Slovensku používajú najmä menšie firmy. Sklady sú jej klasickou súčasťou. Čo presne máte k dispozícii, závisí od edície a od zakúpených rozšírení; prehľad nájdete v časti o moduloch POHODY a o verziách a edíciách.
Skladové karty: základ, na ktorom stojí všetko ostatné
Každá skladová položka sa v POHODE vedie na karte. Tá drží kód, názov, mernú jednotku, sadzbu DPH, nákupnú a predajnú cenu, dodávateľa, čiarový kód aj skladovú skupinu. Práve kvalita kariet rozhoduje o tom, či sa dá neskôr spoľahlivo reportovať, objednávať a oceňovať.
Pred plnením sa oplatí rozhodnúť o troch veciach:
- Pomenovanie a kódy. Jednotná logika kódov ušetrí hľadanie a chyby pri importe od dodávateľov.
- Varianty. Tovar vo viacerých veľkostiach či farbách sa dá viesť ako samostatné karty so spoločnou skupinou. Pri e-shope je dôležité, aby kódy sedeli s kódmi na webe.
- Služby a balné. Položky bez fyzického pohybu patria mimo skladové zásoby, inak skreslia prehľady.
Hotové karty zvyčajne nevznikajú ručne, ale importom z Excelu alebo z katalógu dodávateľa. Pri prechode zo starého systému to rieši samostatná časť projektu, ktorú opisuje migrácia do POHODY.
Sklady, strediská a členenie zásob
POHODA dovoľuje viesť zásoby vo viacerých skladoch a medzi nimi vykonávať presuny. V praxi si firmy vytvárajú samostatný sklad napríklad pre tovar na predaj, materiál, reklamácie alebo komisný tovar. Členenie sa mapuje aj na strediská, takže výsledky sa dajú sledovať podľa prevádzok.
Treba byť však úprimný: ak potrebujete skladové pozície v regáloch, vychystávacie trasy alebo vlny, ide už o logistické riešenie nad rámec bežnej skladovej evidencie. Zvyčajne sa rieši doplnkom alebo vyššou triedou systému. O tejto hranici hovoríme aj v časti alternatívy k POHODE.
| Potreba | Typické riešenie v POHODE | Kedy overiť s partnerom |
|---|---|---|
| Jeden sklad, jednoduchý predaj | Štandardné skladové karty a doklady | Zriedka |
| Viac skladov, presuny | Členenie skladov a prevodky | Pri rôznych pravidlách ocenenia |
| Sériové alebo výrobné čísla | Evidencia podľa nastavenia karty | Pri reklamáciách a záruke |
| Dávky a expirácie | Podľa edície a rozšírení | Pri potravinách a liekoch |
| Skladové pozície | Obvykle doplnok alebo iný systém | Vždy |
Príjem tovaru a výdaj
Príjem sa spravidla odvíja od objednávky dodávateľovi. Tovar sa naskladní príjemkou alebo rovno prijatou faktúrou a v tej chvíli sa aktualizuje stav aj nákupná cena. Pri výdaji sa tovar odpisuje vydanou faktúrou, výdajkou alebo dokladom z pokladne. Dôležité je dohodnúť si, ktorý doklad je v firme „pravdou“ o pohybe tovaru, a držať sa ho.
Typické chyby, ktoré vidíme v projektoch:
- Faktúra sa vystaví skôr, než je tovar naskladnený, a stav ide do mínusu.
- Dodací list sa eviduje mimo systému a sklad sa dorovnáva až pri inventúre.
- Rôzne prevádzky používajú rôzne kódy pre tú istú položku.
Každú z nich vyrieši nastavenie pravidiel a krátke školenie. Ak vás to zaujíma, pozrite si školenia k POHODE.
Oceňovanie zásob a väzba na účtovníctvo
Ocenenie zásob sa premieta do účtovníctva a do výsledku hospodárenia, preto si ho nenechávajte na predvolené nastavenie bez konzultácie. Zvoľte metódu oceňovania spolu s vaším účtovníkom a v systéme ju dodržte pri všetkých skladoch. Prepojenie skladových dokladov na účtovné zápisy a na kontrolu DPH popisuje stránka o účtovníctve a financiách v POHODE. Pri tovare predávanom cez pokladnicu sa ešte pridáva pohľad povinností okolo e-kasy, kde sa kvalita skladových dát prejaví hneď.
Nákup a dodávatelia
Nákup v POHODE nie je samostatná aplikácia, ale reťaz dokladov: objednávka vydaná, príjem na sklad, prijatá faktúra a úhrada. Čo to dáva v praxi:
- evidenciu dodávateľov s ich cenníkmi a dodacími podmienkami,
- sledovanie neprijatých a čiastočne dodaných objednávok,
- porovnanie objednanej a skutočne prijatej ceny,
- prepočet na euro pri nákupe z krajín mimo eurozóny.
Ak chcete nákup v POHODE viac automatizovať, zvyčajne idete cestou minimálnych stavov na kartách, prehľadov nedostatkového tovaru a importov objednávok. Plnohodnotné plánovanie podľa predpovede dopytu je už mimo štandardu. Takéto rozšírenia sa riešia úpravou, o ktorej píšeme na stránke úprava POHODY na mieru.
Inventúra: ako ju zvládnuť bez straty víkendu
Inventúra v POHODE sa vedie nad skladovými kartami. Systém pripraví zoznam položiek s účtovným stavom, vy zadáte napočítané množstvá a rozdiely sa vyúčtujú ako prebytky alebo manká. Skúsenosť ukazuje, že rýchlosť určuje príprava, nie samotný program:
- Uzavrite rozpracované príjemky, výdajky a prevodky.
- Rozdeľte sklad na úseky a určte, kto ktorý počíta.
- Použite čítačku čiarových kódov namiesto papierových zoznamov.
- Rozdiely najprv skontrolujte, až potom vyúčtujte.
- Výsledok uložte pre potreby kontroly.
Pri priebežných inventúrach sa oplatí počítať rizikové položky častejšie a celoročnú inventúru tým zjednodušiť. Dohodnite si so svojím účtovníkom, ktoré doklady k nej potrebuje.
Čiarové kódy, mobil a pokladnica
Čiarové kódy sa viažu na skladové karty a načítavajú sa pri príjme, výdaji aj inventúre. Tým sa výrazne znižuje počet preklepov a skracuje sa čas pri pulte i v sklade.
Pre mobilnú prácu ponúka výrobca doplnky. Podľa informácií výrobcu je mKasa aplikácia na rýchly predaj za hotovosť (Android, iOS, Windows 10/11), ktorej dáta zostávajú v zariadení bez cloudu, na rozdiel od mPohoda. Je to dôležité pre firmy, ktoré predávajú na trhoch, v showroome alebo pri dodávke, a potrebujú vedieť, ako sa údaje dostanú späť do hlavnej databázy. Vzájomné prepojenie a synchronizáciu je dobré vždy otestovať na vlastných dátach.
Predaj online, prepravcovia a logistika
Ak predávate cez e-shop, sklad je jediný zdroj stavu zásob pre web, a preto musí byť prepojenie spoľahlivé. Podrobnosti o napojení webov, prepravcov a ďalších služieb nájdete na stránke integrácie POHODY. Pri odoslaní cez prepravnú službu sa riešia štítky, dobierky a sledovanie zásielok; v štandarde býva dostupná časť týchto funkcií, zvyšok sa rieši prepojením. Firmy s ťažiskom v obchode s veľkými objemami nájdu viac v časti o ERP pre veľkoobchod.
Ak zásoby súvisia aj s výrobou, teda s materiálom, polotovarmi a hotovými výrobkami, pozrite si výrobu v POHODE, kde sú limity štandardu opísané samostatne.
Ako postupovať pri nasadení skladu
Rozumné poradie krokov vyzerá takto:
- Zmapujte skutočné procesy: odkiaľ tovar prichádza, kto ho preberá a kam odchádza.
- Navrhnite sklady, skupiny a pravidlá kódovania.
- Pripravte čisté dáta a vyskúšajte import na kópii.
- Nastavte oceňovanie s účtovníkom.
- Preškoľte ľudí v sklade, nielen v kancelárii.
- Prvú inventúru vykonajte krátko po spustení, aby sa chyby zachytili včas.
Celý postup je rozpísaný v časti o zavedení POHODY. Menším firmám zároveň pomôže náš prehľad ERP pre malé firmy.
Kedy sa oplatí zavolať integrátora
Vlastnými silami zvládnete jeden sklad a jednoduchý predaj. Odborník sa vyplatí, keď:
- máte viac skladov alebo prevádzok s rôznymi pravidlami,
- sa riešia dávky, expirácie alebo sériové čísla,
- potrebujete prepojiť e-shop, pokladnicu a prepravcov,
- vám sklad nesedí s účtovníctvom a neviete prečo.
Nechceme sa tváriť ako dodávateľ systému: sme sprostredkovateľ, ktorý vám bezplatne nájde vhodného integrátora. Ako to prebieha, vysvetľuje stránka ako to funguje, a ako vybrať partnera, zas časť výber partnera pre POHODU. Stačí popísať sklad, počet prevádzok a tovar, ktorý predávate, a vy rozhodnete, s kým sa pobavíte ďalej.
Často kladené otázky
Dá sa v POHODE viesť viac skladov naraz?
Áno, POHODA umožňuje členiť zásoby do viacerých skladov a presúvať tovar medzi nimi. Rozsah funkcií závisí od edície a od nastavenia, preto si pred zakúpením overte, či vaša edícia pokrýva členenie, ktoré potrebujete. Ak ide o viac prevádzok, stojí za to skladovú štruktúru navrhnúť ešte pred migráciou dát.
Ako prebieha inventúra v POHODE?
Inventúra sa v POHODE vedie nad skladovými kartami: porovnáva sa účtovný stav so skutočne napočítaným a rozdiely sa vyúčtujú ako prebytky alebo manká. Pri väčšom sklade sa oplatí počítať s čítačkou čiarových kódov a pripraviť si postup, kto a kedy počíta. Dôležité je mať pred inventúrou uzavreté všetky rozpracované príjemky a výdajky.
Vie POHODA riadiť nákup a objednávky u dodávateľov?
POHODA pracuje s objednávkami vydanými dodávateľom, s prijatými faktúrami a s väzbou na príjem na sklad. Automatické dopĺňanie zásob podľa minimálnych stavov sa dá pokryť nastavením skladových kariet, no zložitejšie plánovanie nákupu zvyčajne vyžaduje doplnok alebo úpravu. Čo je v štandarde a čo nie, vám potvrdí partner pri analýze.
Funguje POHODA s čítačkami čiarových kódov a mobilnými zariadeniami?
Čiarové kódy sa dajú viazať na skladové karty a načítavať pri príjme, výdaji aj inventúre. Pre mobilnú prácu existuje aplikácia mPohoda a pre rýchly predaj za hotovosť mKasa, ktorá beží na Androide, iOS a Windows 10/11 a ukladá dáta v zariadení bez cloudu. Na samotné skladové procesy je vhodné overiť konkrétne riešenie s partnerom.
Kedy POHODA na sklad nestačí a treba prejsť na väčší ERP systém?
Hranicou býva potreba skladových pozícií, náročného sledovania šarží, viacerých pobočiek s vlastnou logistikou alebo prepojenia na prepravcov a sklady tretích strán. Vtedy sa oplatí porovnať POHODU s alternatívami a rozhodnúť sa podľa procesov, nie podľa značky. Bezplatne vám pomôžeme nájsť integrátora, ktorý tieto prípady pozná.
Zdroje
- STORMWARE – Mobilné aplikácie POHODA
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.