Slovenské firmy dlho vnímali faktúru ako PDF, ktoré sa pošle e-mailom a niekto ho potom naklope do účtovného systému. Povinná elektronická fakturácia tento zvyk ruší. Faktúra sa stáva dátovou správou medzi dvoma systémami a ERP je miesto, kde sa táto správa rodí alebo kde končí. Ak je váš systém na to pripravený, zmena prebehne nenápadne. Ak nie, ide o projekt, ktorý treba naplánovať s predstihom.
Táto stránka zhŕňa, čo elektronická faktúra v ERP znamená v praxi, aké otázky položiť dodávateľovi softvéru a ako postupovať. Nenájdete tu vymyslené termíny: kde nemáme overený zdroj, radšej údaj neuvádzame a odkazujeme na oficiálne pramene.
Čo je elektronická faktúra a prečo sa PDF nepočíta
Pojem elektronická faktúra sa v bežnej reči používa voľne. Obchodný partner vám pošle PDF a hovorí tomu „elektronická faktúra“. Z pohľadu povinnej fakturácie to však nestačí. Rozhodujúce je, že doklad je štruktúrovaný: každý údaj (dodávateľ, odberateľ, riadky, sadzba dane, súčet, platobné údaje) má svoje presne definované miesto a systém príjemcu ho dokáže spracovať bez prepisovania.
Rozdiel je zásadný aj pre ERP:
- pri PDF treba údaje rozpoznať alebo zadať ručne, čo prináša chyby a zdržanie,
- pri štruktúrovanej faktúre sa doklad priamo páruje s objednávkou a príjemkou a môže sa automaticky zaúčtovať,
- pri štruktúrovanej faktúre možno overiť základné náležitosti hneď pri odoslaní, nie až pri reklamácii.
Výhoda nie je len „splnenie povinnosti“. Firma, ktorá prijíma veľa dokladov od dodávateľov, ušetrí hodiny administratívy mesačne. Presnú úsporu ale nechajme na vašu vlastnú mieru, pretože závisí od objemu a od toho, ako je dnes proces nastavený.
Reforma elektronickej fakturácie: čo vieme a čo si overiť
Reforma sa netýka len Slovenska, je to európsky trend. Smernica o dani z pridanej hodnoty v digitálnom veku, známa ako ViDA, zavádza povinnú štruktúrovanú elektronickú faktúru pre cezhraničné obchody medzi firmami v Únii od 1. júla 2030. Uvádza to napríklad holandská vláda aj rakúska hospodárska komora.
Pre slovenskú firmu z toho plynú dve veci:
- Aj keby sa vás vnútroštátna povinnosť týkala neskôr, ak predávate do iných členských štátov alebo od nich nakupujete, európsky rámec vás dobehne.
- Slovensko má vlastný zákonný postup a vlastné pokyny Finančnej správy. Konkrétny harmonogram pre domáce faktúry tu preto neuvádzame ako číslo; overte si ho u svojho účtovníka alebo v oficiálnych materiáloch ministerstva financií.
Rozumný prístup je nečakať na posledný moment. ERP projekty majú svoju zotrvačnosť: aj malá úprava vyžaduje analýzu, testy v testovacom prostredí a školenie ľudí, ktorí s dokladmi pracujú.
Ako elektronická faktúra putuje: formát, prístupový bod, príjemca
Aby ste rozumeli rozhovoru s dodávateľom, stačia tri pojmy.
Formát
Formát určuje, ako je faktúra zapísaná. V Európe sa presadzuje spoločná sémantická norma a nad ňou konkrétne syntaxe, najčastejšie vo forme XML. Pre vás nie je dôležité poznať každú položku; dôležité je vedieť, ktorý formát váš ERP vie vytvoriť aj načítať a či ho akceptuje vaša protistrana alebo štátny systém.
Prístupový bod a sieť
Faktúra sa spravidla neposiela priamo zo servera na server. Využíva sa sieť s certifikovanými prístupovými bodmi, z ktorých najznámejšia je Peppol. Prístupový bod je služba, ktorá vašu faktúru prevezme z ERP, overí ju, doručí príjemcovi a naopak, prijaté doklady odovzdá do vášho systému. V iných krajinách sa na podobnú úlohu používajú „schválené platformy“; slovenský model sa môže líšiť v detailoch, preto sledujte aktuálne pokyny, nie zahraničné príklady.
Spätná väzba a stavy
Moderné riešenie nielen odošle faktúru, ale aj eviduje jej stav: doručená, prijatá, zamietnutá, zaplatená. Tieto stavy majú v ERP svoje miesto vo vašom procese pohľadávok, a práve tu sa ukáže, či dodávateľ myslel na celý životný cyklus, alebo len na samotné odoslanie.
Čo sa v ERP mení
Povinná elektronická faktúra nie je „nová záložka v menu“. Zasahuje do viacerých miest systému.
| Oblasť ERP | Čo treba skontrolovať |
|---|---|
| Číselník partnerov | úplné fakturačné údaje, identifikátory v sieti, spôsob doručenia |
| Vystavenie faktúry | výstup v štruktúrovanom formáte, nielen tlačová zostava |
| Prijaté faktúry | automatické načítanie, párovanie s objednávkou a príjemkou |
| Účtovanie a DPH | správne mapovanie sadzieb a kódov na účty a priznanie |
| Archivácia | uchovanie pôvodnej štruktúrovanej správy, nie len obrázka |
| Oprava a storno | dobropisy a opravné doklady v rovnakom formáte |
| Používatelia a prístupy | kto smie odosielať, kto schvaľuje, kto vidí chyby |
Dôležité je, že ide o procesnú zmenu. Nestačí, že softvér „vie XML“. Treba vedieť, kto v spoločnosti rieši zamietnutú faktúru, kto doplní chýbajúci údaj a ako sa to premietne do mesačnej uzávierky.
Súvislosť s DPH, kontrolným výkazom a e-kasou
Slovenská firma nerieši elektronickú faktúru osamote. V ERP sa stretáva s ďalšími povinnosťami, ktoré musia fungovať spolu:
- údaje z faktúr vstupujú do priznania a do kontrolného výkazu DPH, takže chyba v štruktúrovanom doklade sa ukáže aj tam,
- pri maloobchode a službách s priamym predajom sa riešia e-kasa a jej prepojenie na ERP, ktoré je samostatná téma, no zdieľa účtovné údaje,
- celkový prehľad povinností nájdete v sprievodcovi zákonnými požiadavkami na ERP.
Dobrý ERP tieto tri oblasti nespracúva v oddelených „ostrovoch“. Jeden zdrojový doklad by mal poslúžiť pre faktúru, pre DPH aj pre výkazy, bez opakovaného zadávania.
Ako sú na tom jednotlivé platformy
Nižšie sú len všeobecné, stabilné poznatky. Presný stav podpory konkrétnej verzie a lokalizácie si vždy nechajte potvrdiť písomne.
POHODA
POHODA je na Slovensku rozšírená najmä medzi menšími firmami a živnostníkmi, ktorí potrebujú účtovníctvo a fakturáciu bez zložitého nasadenia. U takéhoto systému sa oplatí opýtať sa, či je štruktúrovaná faktúra súčasťou základnej licencie, alebo ide o samostatný modul či doplnok.
Odoo
Odoo je modulárny ERP s komunitnou aj komerčnou edíciou. Fakturácia je súčasťou jadra, no lokalizácia pre konkrétnu krajinu a formáty sa môžu líšiť podľa verzie a nasadených modulov. Pri Odoo preto kladieme dôraz na to, kto lokalizáciu udržiava a ako sa aktualizuje.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central je cloudový ERP pre stredné podniky. Elektronické doklady sa tu zvyknú riešiť kombináciou štandardných funkcií a lokalizačných rozšírení; overte, čo je súčasťou slovenskej lokalizácie vašej verzie.
SAP Business One
SAP Business One cieli na menšie a stredné firmy s potrebou širšej integrácie. Pri elektronickej fakturácii sa často využíva doplnkové riešenie alebo služba tretej strany, takže rozhodujúce je, kto za napojenie zodpovedá a ako je ošetrená údržba.
Oracle NetSuite
Oracle NetSuite je cloudový ERP vhodný aj pre firmy s viacerými spoločnosťami či krajinami. Pri medzinárodných skupinách je zaujímavé, ako sa dajú jednotné pravidlá fakturácie zladiť s rozdielnymi národnými požiadavkami.
Ani jedno z týchto riešení nie je „správne“ vopred. Rozhoduje veľkosť firmy, objem dokladov, počet krajín a to, ako sa dodávateľ postaví k lokalizácii.
Otázky pre dodávateľa ERP a integrátora
Keď sa pýtate dodávateľa alebo integrátora, vyhnite sa všeobecnému „ste pripravení?“. Odpoveď „áno“ nič nehovorí. Lepšie fungujú konkrétne otázky:
- Aké formáty vie systém vystaviť a aké načítať? Je to v štandardnej verzii, alebo v doplnku?
- Cez aký prístupový bod alebo sieť sa doklady odosielajú? Je to súčasť licencie, alebo platíte osobitne?
- Čo sa deje so zamietnutou faktúrou? Dostane používateľ upozornenie a zrozumiteľný dôvod?
- Ako sa archivuje pôvodná správa a ako dlho ju možno vyhľadať?
- Kto zodpovedá za aktualizáciu, keď sa zmenia pokyny Finančnej správy, a v akom čase?
- Ako sa ošetria dobropisy, zálohové faktúry a faktúry v cudzej mene?
- Dá sa nasadenie vyskúšať v testovacom prostredí s reálnymi vzorkami partnerov?
Zaznamenajte si odpovede písomne. Pri výbere integrátora vám pomôže aj sprievodca výberom integrátora ERP, ktorý ukazuje, čo od partnera vyžadovať.
Plán krokov pre slovenskú firmu
Nasledujúci postup funguje pre malú aj väčšiu spoločnosť, mení sa len rozsah.
- Zmapujte toky dokladov. Koľko faktúr vystavujete a prijímate, od koho a akou cestou. Slovenské realita je často zmes PDF, papiera a portálov odberateľov.
- Zistite stav svojho ERP. Opýtajte sa dodávateľa na verziu, lokalizáciu a plánovanú podporu. Ak ste si ERP prispôsobovali, zistite, či úpravy neblokujú aktualizáciu.
- Dohodnite sa s účtovníkom. Externý účtovník často poskytuje vlastný systém alebo prístup k vášmu. Treba vyjasniť, kto doklady spracúva a v akom formáte ich dostane.
- Vyberte spôsob odosielania. Vlastný prístupový bod, poskytovateľ alebo riešenie priamo v ERP.
- Otestujte s reálnymi partnermi. Najprv s jedným či dvoma dôveryhodnými odberateľmi, až potom plošne.
- Preškoľte ľudí. Fakturantka, účtovníčka, skladník aj nákupca musia vedieť, čo sa stane, keď systém doklad zamietne.
- Nastavte kontrolu. Pravidelne sledujte chybovosť a čas spracovania, aby ste videli, či zmena prináša, čo mala.
Ak zároveň uvažujete o výmene systému, spojte oba zámery: pri migrácii ERP je lacnejšie rovno nastaviť štruktúrovanú fakturáciu, než ju doplňovať dodatočne.
Najčastejšie chyby pri príprave
Z projektov, ktoré poznáme z praxe trhu, sa opakuje niekoľko vzorcov.
Podcenenie číselníkov. Chýbajúce identifikátory partnerov, nejednotné názvy alebo nesprávne adresy spôsobia zamietnutie ešte pred prvým testom. Čistenie dát treba urobiť vopred, nie počas spustenia.
Spoliehanie sa na „plugin od známeho“. Lacné doplnky bez zodpovedného správcu sa po zmene pravidiel prestanú aktualizovať. Pýtajte sa, kto doplnok udržiava a či existuje zmluvný záväzok.
Zabudnutie na prijaté faktúry. Firmy riešia odosielanie a až potom zistia, že aj ich dodávatelia budú posielať štruktúrované doklady, ktoré treba prevziať a spracovať.
Žiadny vlastník témy. Ak za elektronickú fakturáciu nezodpovedá konkrétny človek, projekt sa odkladá. Určte vlastníka na strane financií a kontaktnú osobu na strane IT.
Izolované riešenie. Samostatný portál, z ktorého sa údaje ručne prenášajú do ERP, len presúva problém. Cieľom je, aby doklad prešiel systémom od vzniku po zaúčtovanie bez prepisovania.
Čo to znamená pre rôzne typy firiem
Menšia firma s jednoduchou fakturáciou potrebuje hlavne spoľahlivé riešenie, ktoré dodávateľ udržiava a ktoré nevyžaduje vlastný IT tím. Pre ňu je rozhodujúca cena služby a jasné vedenie používateľa. Je rozumné prečítať si aj text o ERP pre malé firmy.
Stredná firma s viacerými strediskami, väčším počtom partnerov a vlastnými procesmi schvaľovania potrebuje, aby elektronická faktúra zapadla do toku schvaľovania, do skladu a do rozpočtov. Tu zohráva väčšiu úlohu integrátor, ktorý systém prispôsobí.
Firma pôsobiaca v zahraničí musí zladiť slovenské pravidlá s požiadavkami iných krajín. Európsky rámec ViDA smeruje k zjednoteniu, ale národné detaily zostávajú. Preto je dobré mať ERP, ktoré znesie viac lokalizácií naraz.
Ako vám môžeme pomôcť
Nie sme dodávateľom ERP ani integrátorom a nepredávame licencie. Ak si neviete rady s tým, ako sa pýtať a koho oslovit, mechanizmus sprostredkovania je jednoduchý: opíšete projekt a my vás zoznámime s integrátorom, ktorý pracuje s vašou platformou a pozná slovenské prostredie. Samotný projekt a zmluvu potom riešite priamo s ním.
Elektronická faktúra je dobrá príležitosť upratať procesy, ktoré sa roky len nabaľovali. Kto začne včas, môže si zmenu naplánovať. Kto čaká, bude ju robiť v zhone, s vyššími nákladmi a väčším rizikom chýb.
Často kladené otázky
Čo znamená elektronická faktúra v ERP a čím sa líši od PDF?
Elektronická faktúra v zmysle povinnej fakturácie je štruktúrovaný dátový súbor, ktorý dokáže bez ľudského zásahu načítať aj systém príjemcu. PDF zaslané e-mailom je len obrázok dokladu, údaje z neho treba prepísať alebo rozpoznať. ERP s podporou štruktúrovanej faktúry vytvorí doklad priamo z objednávky či dodávky a prijatý doklad zaúčtuje automaticky.
Kedy začne povinná elektronická fakturácia platiť na Slovensku?
Presný harmonogram pre Slovensko tu zámerne neuvádzame ako číslo, pretože ho určuje zákon a pokyny Finančnej správy a môže sa upresňovať. Na európskej úrovni smernica ViDA zavádza povinnú štruktúrovanú faktúru pri cezhraničných obchodoch medzi firmami od 1. júla 2030. Aktuálne znenie si overte u svojho účtovníka a v oficiálnych materiáloch štátu.
Musím kvôli e-faktúram vymeniť ERP?
Spravidla nie. Väčšina súčasných riešení, od POHODY po Odoo či Microsoft Dynamics 365 Business Central, dokáže štruktúrované faktúry vystavovať a prijímať vlastnými prostriedkami alebo cez doplnok. Výmena je opodstatnená, až keď dodávateľ podporu nemá v pláne alebo ju vie dodať len s veľkými zásahmi do systému.
Čo je prístupový bod a potrebuje ho každá firma?
Prístupový bod je služba, ktorá odosiela a preberá elektronické faktúry v sieti, s ktorou pracuje aj protistrana či štát. Firma si ho môže zabezpečiť sama, no bežnejšie je využiť poskytovateľa, s ktorým ERP už komunikuje. Ktorý variant sa oplatí, závisí od objemu dokladov a od toho, čo nastavil váš dodávateľ ERP.
Kto má pripraviť ERP na elektronickú fakturáciu – dodávateľ alebo integrátor?
Dodávateľ softvéru zodpovedá za samotnú funkciu v produkte, integrátor za jej nastavenie, napojenie na ostatné systémy, testy a školenie ľudí. Vo väčšine projektov sa obe úlohy dopĺňajú. My vás s integrátorom, ktorý pozná vašu platformu, len zoznámime; projekt realizuje on.
Zdroje
- Rijksoverheid (vláda Holandska)
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.