ERP systém pre zdravotnícke pomôcky, lieky a distribúciu

Ak hľadáte ERP pre zdravotníctvo, základná otázka znie: čo sa stane, keď musíte do hodiny povedať, ktorým zákazníkom ste dodali konkrétnu šaržu? V bežnom obchode je odpoveďou tabuľka. Pri zdravotníckych pomôckach, liekoch či diagnostických súpravách je to povinnosť, ktorá sa preveruje pri kontrole aj pri stiahnutí výrobku z trhu. Táto stránka vysvetľuje, čo má ERP pre zdravotnícke pomôcky a ERP pre lekárne a distribúciu zvládnuť a aké otázky položiť integrátorovi.

Čím sa zdravotníctvo líši od bežného obchodu

Sklad zdravotníckeho tovaru sa neriadi len množstvom. Každá položka má šaržu alebo sériové číslo, dátum expirácie, často aj podmienky skladovania a identifikátor výrobku. Doklady musia dokázať celú cestu tovaru: od dodávateľa cez váš sklad až k odberateľovi.

Z toho vyplýva niekoľko požiadaviek, ktoré bežné fakturačné programy nepokrývajú:

• sledovanie šarží a sériových čísel od príjmu až po výdaj,
• evidencia expirácie a upozornenia pred jej uplynutím,
• blokovanie tovaru v karanténe alebo po reklamácii,
• dohľadateľnosť smerom dopredu (komu som dodal) aj dozadu (od koho som prevzal),
• archivácia dokladov a zmien, ktoré obstoja pri kontrole.

Kto ste: výrobca, distribútor alebo poskytovateľ

Potreby sa líšia podľa toho, kde v reťazci stojíte, a podľa toho si aj vyberajte.

Distribútor zdravotníckych pomôcok potrebuje predovšetkým sklad so šaržami, objednávky od nemocníc, ambulancií a lekární a správne ceny pre rôzne skupiny odberateľov. Dôležité sú zásielky, vrátenia a reklamácie.

Výrobca alebo dovozca pomôcok pridáva výrobné príkazy, kusovníky, sledovanie vstupných surovín a komponentov a technickú dokumentáciu. Tu sa ERP dotýka aj kvality: nezhody, nápravné opatrenia, kontrola dodávateľov.

Veľkodistribútor liekov pracuje v prísnom režime správnej distribučnej praxe. ERP tu musí podporiť kontrolu dodávateľov a odberateľov a evidenciu teplotne citlivého tovaru.

Lekáreň alebo sieť lekární má osobitné požiadavky na predaj pri pulte, recepty a vyúčtovanie, o ktorých píšeme nižšie.

Súkromná klinika alebo laboratórium potrebuje zväčša ERP na nákup, spotrebný materiál, majetok a financie, zatiaľ čo klinický zápis rieši samostatný nemocničný alebo ambulantný systém.

Sledovateľnosť šarží a sériových čísel

Je to jadro celého projektu. ERP musí pri príjme zadať šaržu a expiráciu, pri výdaji ich priradiť k dodaciemu listu a faktúre a umožniť spätné vyhľadanie jedným dotazom. Test, ktorý odporúčame vyskúšať pri ukážke: vyberte jednu šaržu a požiadajte integrátora, aby vám ukázal všetkých odberateľov, ktorým bola dodaná, a to aj pri čiastočných dodávkach a po prebalení.

Pozor na tieto situácie:

• Zlučovanie šarží. Systém nesmie dovoliť zmiešať dve šarže na jednej skladovej karte bez záznamu.
• Sady a sety. Ak predávate súpravu zloženú z viacerých pomôcok, každá zložka si nesie vlastnú šaržu.
• Vrátený tovar. Vrátenie musí zachovať pôvodnú šaržu, nie vytvoriť novú.
• Konsignačný sklad. Tovar u zákazníka je stále váš a musí byť dohľadateľný.

Expirácia a poradie výdaja zo skladu

Pri tovare s obmedzenou trvanlivosťou nestačí vedieť, koľko kusov je na sklade. Treba vedieť, ktoré kusy sa majú vydať ako prvé. Väčšina moderných ERP podporuje pravidlo FEFO, teda výdaj podľa najskoršej expirácie, a zvládne aj blokovanie tovaru po lehote. Ujasnite si s integrátorom:

• ako systém upozorní na blížiacu sa expiráciu a komu,
• či dokáže zákazníkovi ponúknuť len tovar s dostatočnou zostávajúcou trvanlivosťou,
• ako sa vedie odpis a likvidácia a kto ich schvaľuje,
• či sa pri inventúre kontrolujú šarže, nielen počty.

Súlad s predpismi: ŠÚKL, MDR a UDI

Dohľad nad liekmi a zdravotníckymi pomôckami vykonáva na Slovensku Štátny ústav pre kontrolu liečiv (ŠÚKL). Pre pomôcky platí európske nariadenie o zdravotníckych pomôckach (MDR), ktoré kladie dôraz na identifikáciu výrobkov cez systém UDI a na dohľadateľnosť v celom dodávateľskom reťazci. Pri liekoch k tomu pribúda správna distribučná prax.

Dôležité je povedať otvorene: ERP nie je certifikát súladu. Je to nástroj, ktorý vám pomáha dodržiavať vlastné postupy, držať dáta pokope a mať doklady po ruke. Preto sa pri výbere pýtajte konkrétne:

• ako sa ukladá identifikátor pomôcky a údaje UDI na úrovni výrobku a šarže,
• či systém vie vystaviť zostavu pre stiahnutie výrobku z trhu,
• aké sú záznamy o zmenách (kto, kedy, čo upravil),
• či integrátor už riešil validáciu systému a v akom rozsahu.

Podrobnejší prehľad povinností, ktoré sa dotýkajú vášho informačného systému, nájdete v sprievodcovi o právnych požiadavkách na ERP.

Distribúcia, poisťovne a nemocnice

Distribútor zdravotníckeho tovaru predáva rôznym typom odberateľov: nemocniciam, súkromným ambulanciám, lekárňam, zdravotníckym potrebám aj e-shopom. Každý má iné podmienky. ERP musí zvládnuť cenníky podľa skupín, zmluvné ceny, rámcové zmluvy a splatnosť podľa dohody.

Pri dodávkach pre štátne a verejné nemocnice sa stretnete s verejným obstarávaním, kde často platia dlhšie lehoty splatnosti a prísna dokumentácia. ERP by malo vedieť priradiť predaj k zmluve a sledovať čerpanie, aby ste neprekročili dohodnuté množstvo.

Ak niektoré pomôcky hradia zdravotné poisťovne, upozorňujeme, že pravidlá úhrady a kategorizácie sa menia a nie sú vecou ERP, ale vašej obchodnej evidencie. Dáta o kategorizácii a úhrade si ERP môže uchovať ako atribúty výrobku, ale ich aktuálnosť treba udržiavať procesne. Na logistiku nadväzuje stránka ERP pre logistiku, pre obchodný model stojí za prečítanie aj ERP pre veľkoobchod.

ERP pre lekárne: kde stačí a kde nie

Ak vás zaujíma ERP pre lekárne, treba rozlíšiť dve veci. Pri pulte lekárne sa predáva cez špecializovaný lekárenský systém, ktorý rieši recepty, doplatky, kódy výrobkov a napojenie na poisťovne. Všeobecný ERP túto úlohu bežne nenahradí.

ERP však zohráva úlohu za pultom: nákup od veľkodistribútorov, sklad naprieč pobočkami, ceny, marže, mzdy, účtovníctvo a konsolidácia pre vlastníka. Ak prevádzkujete viac lekární, ERP vám dá spoločný pohľad a lekárenský systém zostane na pobočkách. Kľúčom je rozhranie medzi nimi, preto sa pýtajte integrátora na skúsenosť s takýmto prepojením.

Predaj cez pokladnicu musí zároveň zodpovedať pravidlám e-kasy, o ktorých píšeme v sprievodcovi e-kasa a ERP.

Slovenské daňové povinnosti: DPH, kontrolný výkaz, e-faktúra

Zdravotnícky tovar má rôzne sadzby a režimy DPH a niektoré poskytované služby sú od dane oslobodené. Účtovník aj ERP preto potrebujú správne priradiť daňový režim ku každej položke, inak sa chyba prenesie do priznania aj do kontrolného výkazu. Zistite, ako systém pripravuje podklady a ako vás upozorní na nesúlad. Postup vysvetľuje stránka o kontrolnom výkaze DPH v ERP.

Ak dodávate verejným odberateľom, rátajte aj s elektronickou fakturáciou. Čo má ERP v tejto oblasti vedieť, rozoberáme v texte o elektronickej fakturácii v ERP.

Ktorý ERP sa hodí a za akých podmienok

Nižšie je orientačné porovnanie ERP, ktoré na stránke pokrývame. Nejde o hodnotenie kvality, ale o to, čo treba overiť pre zdravotnícky tovar.

Odoo a Business Central

Odoo láka modulárnosťou a možnosťou doplniť presne to, čo potrebujete. Pre zdravotnícky tovar to znamená, že vhodnosť závisí od zostavy modulov. Microsoft Dynamics 365 Business Central má zas silné finančné jadro a prepojenie na ostatné nástroje Microsoftu. Obe riešenia sa dajú rozšíriť pre sledovanie šarží, no úroveň pokrytia sa líši podľa implementácie.

SAP Business One, NetSuite a POHODA

SAP Business One volia firmy, ktoré rastú nad rámec účtovného programu a potrebujú pevnejší sklad a procesy. Oracle NetSuite zaujme skupiny firiem s viacerými spoločnosťami v cloude. POHODA je známy slovenský ekonomický softvér pre menšie firmy; ak vaše nároky na šarže a expiráciu rastú, spýtajte sa na hranice a na možnosť neskoršieho prechodu. Ak váhate medzi dvoma systémami, pomôže porovnanie Odoo a Business Central.

Otázky pre integrátora

Vopred si pripravte zoznam a nechajte si na ne odpovedať konkrétne, nie všeobecne:

1. Ukážte mi dohľadanie šarže od dodávateľa po odberateľa na reálnom príklade.
2. Ako sa rieši expirácia, karanténa a likvidácia tovaru?
3. Ako sa ukladá UDI a aké zostavy z neho vzniknú?
4. Aké záznamy o zmenách systém vedie a kto ich môže upravovať?
5. Ako prebieha migrácia skladových kariet, šarží a histórie dokladov?
6. Máte skúsenosť s rozhraním na lekárenský alebo nemocničný systém?
7. Čo je súčasťou školenia pre skladníkov a obchodných zástupcov?
8. Kto nesie zodpovednosť za validáciu a aká dokumentácia zostane vám?

Podobné otázky pomáhajú aj pri výbere partnera, ktorému sa venuje sprievodca výberom integrátora ERP.

Ako postupovať

Najprv si popíšte tok tovaru: príjem, kontrola, uskladnenie, výdaj, vrátenie. Potom vyznačte miesta, kde sa rozhoduje o šarži a expirácii, a miesta, kde vzniká doklad pre kontrolu. Takýto popis je najlepším zadaním pre integrátora a ušetrí vám nedorozumenia pri ponukách.

Následne požiadajte o ponuky od integrátorov, ktorí poznajú regulovaný tovar. Ak nechcete obchádzať trh sami, popíšte projekt cez nezáväznú žiadosť o spojenie s integrátorom. Služba je pre vás bezplatná a nie sme zviazaní s nijakým výrobcom softvéru, takže odporúčanie vychádza z vašich potrieb.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.