Veľkoobchod žije z rozdielu medzi nákupnou a predajnou cenou a z rýchlosti, s akou tovar prejde skladom. Pri úzkych maržiach rozhoduje, či viete včas doobjednať, správne oceniť zásoby a rýchlo vybaviť odberateľa. Dobrý ERP systém pre veľkoobchod preto nie je len účtovný program: spája nákup, sklad, predaj, fakturáciu a finančné účtovníctvo do jedného toku dát.
Táto stránka je určená konateľom, finančným riaditeľom a vedúcim IT v slovenských obchodných a distribučných firmách. Pre každú oblasť ukazuje, čo má ERP pre distribúciu pokryť, ktoré systémy z našej ponuky sa na to hodia a na čo sa pýtať integrátora. Nie sme ničím viazaní na žiadneho výrobcu a neimplementujeme ho sami: sprostredkúvame kontakt na integrátora, ktorý projekt zrealizuje.
Čo odlišuje ERP pre veľkoobchod od všeobecného ERP
Výrobná firma plánuje materiál a kapacity. Veľkoobchod plánuje zásoby, dodávateľov a obrat tovaru. Pre ERP pre grossistu sú preto kľúčové iné veci než pre továreň:
- veľký počet položiek, často s variantmi, balením a viacerými merními jednotkami,
- viacero dodávateľov na jeden artikel a rôzne dodacie lehoty,
- zložité cenotvorba: cenníky, množstevné zľavy, rabaty a akcie podľa zákazníka,
- zásoby v centrálnom sklade, pobočkách a niekedy aj u zákazníka,
- vysoký objem dokladov a potreba ich automatizovať,
- sledovanie marže, nie len tržby.
Ak vám predajca ukáže demo o výrobe a nespýta sa vás na cenníky a sklady, pravdepodobne nehovorí o vašom type podnikania.
Nákup a dodávatelia
Nákup je prvá oblasť, v ktorej ERP šetrí čas. Systém má vedieť navrhnúť objednávky podľa minimálnych zásob, predaja a dodacích lehôt, nie len evidovať už urobené rozhodnutia.
Čo má ERP pokryť:
- evidenciu dodávateľov s podmienkami, lehotami a kupovanými artiklami,
- návrh objednávok z minimálnych a bezpečnostných zásob,
- príjem tovaru oproti objednávke vrátane čiastočných dodávok,
- rozdiel medzi objednaným, prijatým a fakturovaným množstvom,
- prepočet nákladov spojených s obstaraním (doprava, clo) do ceny zásob.
Ktoré systémy sa hodia: Odoo má modulárnu stavbu, takže nákup a sklad možno nasadiť samostatne a rozširovať neskôr. Microsoft Dynamics 365 Business Central a SAP Business One majú obstarávanie ako štandardnú súčasť a sú určené pre malé a stredné firmy. Oracle NetSuite sa využíva najmä tam, kde nákup prebieha vo viacerých spoločnostiach skupiny.
Spýtajte sa integrátora: ako systém počíta návrh objednávky, či ho viete doladiť bez programovania a ako sa spracujú nákupné ceny, ktoré dodávateľ zmení uprostred obdobia.
Cenníky, zľavy a rabaty
Tu sa pri výbere najčastejšie robia chyby. Veľkoobchodný zákazník zriedka platí cenníkovú cenu. Platí cenu danú zmluvou, objemom, skupinou alebo akciou a systém ju musí pri zadaní objednávky určiť správne a bez ručných zásahov.
Čo má ERP pokryť:
- viac cenníkov s platnosťou od-do a prioritami,
- zákaznícke skupiny a individuálne dohodnuté ceny,
- množstevné a skladané zľavy, rabaty za obrat na konci obdobia,
- ceny v eurách aj v inej mene, ak dodávate do zahraničia,
- hromadnú zmenu cien pri zmene nákupných podmienok.
Ktoré systémy sa hodia: Business Central, SAP Business One aj NetSuite majú cenotvorbu podľa zákazníckych skupín a množstiev. Odoo ponúka flexibilné pravidlá cenníkov, ktoré sa dajú rozšíriť. Pri veľmi špecifických pravidlách (viacúrovňové rabaty, retrospektívne bonusy) sa ale oplatí vyžiadať ukážku na vašich vlastných príkladoch.
Spýtajte sa integrátora: ukážte mi, ako systém vyhodnotí cenu pre mojich troch najzložitejších zákazníkov. Ak odpoveď znie „to sa dá naprogramovať", zistite, koľko to bude stáť a kto to bude udržiavať.
Sklady, zásoby a logistika
Pre mnohé firmy je sklad srdcom ERP. Nestačí vedieť, koľko kusov je „celkom": potrebujete poznať stav podľa skladu, polohy, dávky či dátumu spotreby a vedieť, čo je rezervované a čo voľné.
Čo má ERP pokryť:
- viac skladov a presuny medzi nimi,
- rezervácie pre objednávky a výdaj podľa pravidiel (FIFO, najstaršia dávka),
- sériové čísla a dávky, ak to sortiment vyžaduje,
- inventúry bez zastavenia prevádzky,
- čiarové kódy a snímače, ktoré zrýchlia príjem a expedíciu,
- ocenenie zásob v súlade so slovenským účtovníctvom.
Ak obchodujete s potravinami alebo máte vlastnú dopravu, pozrite si aj stránky o ERP pre potravinárstvo a ERP pre logistiku, kde nájdete požiadavky na dávky, expiráciu a plánovanie trás.
Ktoré systémy sa hodia: Odoo, Business Central a SAP Business One zvládajú viac skladov a bežné skladové pohyby. Pri náročnejšej skladovej logistike (adresácia pozícií, vlny kompletizácie) je dôležité zistiť, či ide o štandard, alebo o doplnok tretej strany. POHODA pokrýva skladovú evidenciu pre menšie firmy, ale pri viacerých skladoch a náročnejších tokoch je vhodné overiť hranice.
Spýtajte sa integrátora: ako systém rieši záporné zásoby, rezerváciu pri čiastočnej dodávke a čo sa stane, keď sa príjem zaúčtuje neskôr ako výdaj.
Predaj, objednávky a fakturácia
Odberatelia dnes posielajú objednávky e-mailom, cez portál, telefonicky aj cez automatickú výmenu dát. ERP má všetky tieto cesty zjednotiť do jedného procesu: objednávka, dostupnosť, dodací list, faktúra.
Tabuľka ukazuje, na čo sa zamerať podľa spôsobu predaja:
| Spôsob predaja | Na čo dbať pri výbere ERP |
|---|---|
| Obchodní zástupcovia v teréne | Mobilný prístup k cenám a dostupnosti, zadávanie objednávok mimo kancelárie |
| Stály odberateľ s rámcovou zmluvou | Zmluvné ceny, odvolávky, pravidelná fakturácia |
| Odberatelia cez portál alebo e-shop | Prepojenie na ERP pre e-shop, synchronizácia zásob a cien |
| Obchodné reťazce | EDI, špecifické formáty dokladov, prísne dodacie podmienky |
| Predaj aj v kamennej predajni | Pokladňa, e-kasa, prepojenie na sklad |
Ak máte vlastnú predajňu alebo výdajné miesto, nezabudnite na povinnosti okolo pokladnice. Prehľad nájdete v sprievodcovi e-kasa a ERP.
EDI a výmena dát s partnermi
EDI je automatická výmena objednávok, dodacích listov a faktúr medzi systémami. Pre dodávateľa obchodných reťazcov býva podmienkou spolupráce. Bez EDI musíte doklady prepisovať ručne, čo je pomalé a plné chýb.
Čo má ERP pokryť:
- príjem objednávok vo formáte partnera a ich automatické založenie,
- odosielanie dodacích listov a faktúr späť v požadovanej štruktúre,
- kontrolu chýb a zrozumiteľné hlásenie, keď doklad nesedí,
- evidenciu, čo sa odoslalo a čo partner potvrdil.
Nie každý ERP má EDI priamo. Často ide o samostatný modul alebo externú službu, ku ktorej sa ERP pripája. Preto sa pýtajte, kto zodpovedá za prevádzku, kto platí zmeny formátov a čo sa stane, ak partner zmení pravidlá.
Súvisí s tým aj elektronická fakturácia: legislatíva v tejto oblasti sa vyvíja a ERP musí byť na ňu pripravené. Aktuálny stav a jeho dosah na výber systému popisuje stránka o elektronickej fakturácii v ERP.
DPH, kontrolný výkaz a účtovníctvo
Veľkoobchod vystavuje veľké množstvo faktúr s rôznymi sadzbami a režimami, takže chyba v nastavení DPH sa rýchlo znásobí. Systém musí vedieť pripraviť podklady pre priznanie a kontrolný výkaz DPH, správne označiť tuzemské aj zahraničné dodávky a spolupracovať s vaším účtovníkom.
Zistite, či je slovenská lokalizácia súčasťou štandardu, alebo ju dodáva partner, a kto ju aktualizuje po zmene predpisov. Podrobnosti nájdete v sprievodcovi kontrolným výkazom DPH v ERP.
Ak už používate účtovný program a chcete len doplniť sklad, položte otázku inak: nenahrádzame len účtovníctvo, ale celý tok od nákupu po faktúru? Odpoveď určí, či stačí rozšíriť súčasné riešenie, alebo prejsť na plnohodnotný ERP.
Marža a reporting
Obrat nehovorí, či firma zarába. Preto má ERP vedieť ukázať maržu po artikloch, zákazníkoch, obchodníkoch aj dodávateľoch, vrátane skutočných nákladov a poskytnutých rabatov.
Čo vyžadovať:
- maržu na úrovni dokladu aj položky v čase predaja,
- spätné rabaty a bonusy zahrnuté do výslednej marže,
- pomalobežný tovar a zásoby, ktoré viažu peniaze,
- obrat zásob a prehľad pohľadávok po splatnosti,
- reporty, ktoré si vie pripraviť aj nešpecialista.
Business Central, SAP Business One a NetSuite majú vstavané reporty a analytické nástroje, Odoo ponúka prehľady aj možnosť vlastných zostáv. Rozdiel nespočíva v tom, či sa maržu dá zobraziť, ale v tom, ako presne ju systém počíta pri vašich rabatoch.
Ktorý ERP kedy zvážiť
Bez znalosti vašej firmy nemôžeme odporučiť konkrétny produkt, ale môžeme načrtnúť, kde sa jednotlivé systémy zvyčajne používajú:
| ERP | Kedy ho zvážiť vo veľkoobchode |
|---|---|
| Odoo | Chcete modulárne riešenie, ktoré rastie s firmou, a ste otvorení prispôsobeniu |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Pracujete v prostredí Microsoft a chcete cloudové riešenie pre stredne veľkú firmu |
| SAP Business One | Hľadáte osvedčený systém pre malé a stredné obchodné firmy s dôrazom na procesy |
| Oracle NetSuite | Máte viac spoločností alebo krajín a potrebujete konsolidáciu v cloude |
| POHODA | Ste menšia firma s jednoduchým sortimentom a účtujete na nej |
Priame porovnania nájdete v časti porovnania ERP, napríklad Odoo a Business Central.
Ako sa pripraviť na rozhovor s integrátorom
Najlepšie rozhovory vznikajú s prípravou. Zhromaždite tieto podklady:
- zoznam skladov, predajných kanálov a pobočiek,
- príklady troch až piatich najzložitejších cenových dohôd,
- zoznam partnerov, ktorí vyžadujú EDI alebo špeciálne doklady,
- súčasné systémy, ktoré sa majú prepojiť alebo nahradiť,
- vlastné odpovede na otázku, čo vás dnes brzdí najviac.
Pri písaní požiadaviek vám pomôže vzor požiadaviek na ERP. Ako vybrať vhodného partnera, popisuje stránka výber ERP integrátora a priebeh nášho sprostredkovania opisuje ako to funguje. Služba je pre vás bezplatná.
Často kladené otázky
Aký ERP je vhodný pre veľkoobchod na Slovensku?
Nedá sa určiť bez znalosti vášho sortimentu, počtu skladov a spôsobu predaja. Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One aj Oracle NetSuite pokrývajú základ veľkoobchodu, líšia sa hĺbkou, spôsobom nasadenia a cenovým modelom. Rozhodujú vaše procesy, nie značka, preto začnite zoznamom požiadaviek a až potom porovnávajte.
Čo musí ERP pre distribúciu určite zvládnuť?
Nákupné objednávky a príjem tovaru, cenníky podľa zákazníckych skupín, zľavy a rabaty, skladové zásoby vo viacerých skladoch, expedíciu, fakturáciu a prehľad marže po položkách aj zákazníkoch. K tomu patrí napojenie na slovenské účtovníctvo, DPH a kontrolný výkaz. Všetko ostatné závisí od vášho modelu podnikania.
Je POHODA dostačujúca pre veľkoobchodnú firmu?
Pre menšiu firmu s jednoduchým sortimentom a jedným skladom môže stačiť, najmä ak už na nej účtujete. Pri viacerých skladoch, zložitých cenníkoch, dávkach či EDI s odberateľmi však zvyčajne narazíte na hranice. Overte to s integrátorom na vašich skutočných procesoch, nie na ukážkovej firme.
Čo je EDI a prečo ho riešiť pri výbere ERP?
EDI je strojová výmena dokumentov, ako sú objednávky, dodacie listy a faktúry, medzi vami a obchodným partnerom. Veľké reťazce a odberatelia ho často vyžadujú. Pýtajte sa, či ho ERP zvláda priamo, cez modul, alebo cez externú službu, a kto za prevádzku zodpovedá.
Ako dlho trvá nasadenie ERP vo veľkoobchode?
Dĺžka závisí od rozsahu, kvality dát, počtu skladov a množstva prepojení, preto ju bez analýzy nemožno poctivo odhadnúť. Najviac času zvyčajne zaberá čistenie kmeňových dát a nastavenie cenníkov. Integrátor by vám mal predložiť harmonogram po úvodnej analýze, nie pred ňou.
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.