Firmy, ktoré dnes hľadajú zavedenie POHODA, majú zvyčajne rovnaký východiskový bod: účtovníctvo a fakturácia sú roky vedené v tabuľkách alebo v starom programe a rastúci počet dokladov, skladových pohybov či povinností voči finančnej správe sa už nedá zvládať ručne. POHODA od českého vydavateľa Stormware je pritom na Slovensku dobre známy účtovný a ekonomický systém pre malé a stredné podniky. Dobre zvládnutý projekt rozhoduje o tom, či vám bude šetriť čas, alebo či sa z nej stane ďalší zdroj opráv.
Tento text popisuje, ako prebieha implementácia POHODA od prvého rozhovoru po bežnú prevádzku, kto čo robí a kde sa projekty najčastejšie zadrhnú. Je určený majiteľom, finančným riaditeľom a vedúcim IT, ktorí majú projekt riadiť alebo schváliť.
Má POHODA vlastnú metodiku zavedenia?
Verejne nie je známa záväzná „značková“ metodika, ktorú by musel dodržať každý, kto POHODU nasadzuje. V praxi preto postup určuje integrátor podľa vlastných skúseností a podľa veľkosti firmy. Vo všeobecnosti ale každý poctivý projekt prechádza rovnakými etapami: zmapovanie potrieb, nastavenie, prenos dát, testovanie, školenie, ostrý štart a podpora po štarte. Rozdiely sú v hĺbke, nie v poradí.
Dôležitá je aj povaha samotného produktu. POHODA je aplikácia, ktorá sa inštaluje na počítače používateľov a pri viacerých osobách pracuje s databázovým serverom. To ovplyvňuje, ako sa riešia prístupy, zálohy a vzdialená práca, a patrí to do úvodnej analýzy, nie do posledného týždňa pred štartom.
Fázy projektu zavedenia POHODA
Nasledujúca tabuľka zhŕňa fázy, ich výstupy a rozdelenie úloh. Čas jednotlivých krokov sa líši podľa rozsahu, preto ho tu zámerne neuvádzame.
| Fáza | Čo sa deje | Výstup | Úloha firmy | Úloha integrátora |
|---|---|---|---|---|
| Zadanie a rozsah | Určenie cieľov, agend, používateľov a hraníc projektu | Stručné zadanie a rozsah prác | Pomenovať, čo sa má zlepšiť | Overiť, či je POHODA vhodná voľba |
| Analýza procesov | Popis dnešných postupov: fakturácia, sklad, pokladňa, mzdy | Zoznam požiadaviek a rozhodnutí | Sprístupniť ľudí, ktorí procesy poznajú | Navrhnúť cieľový stav |
| Nastavenie | Účtovná osnova, číselné rady, strediská, sklady, tlače, oprávnenia | Nastavená a zdokumentovaná databáza | Schvaľovať kľúčové rozhodnutia | Nastaviť a vysvetliť dôvody |
| Prenos dát | Adresár, karty zásob, otvorené doklady, počiatočné stavy | Skúšobný a ostrý prenos s kontrolným súpisom | Vyčistiť zdrojové dáta | Pripraviť a spustiť prenos |
| Prepojenia | E-shop, e-kasa, banka, iné systémy | Fungujúce a otestované výmeny dát | Poskytnúť prístupy a testovacie prípady | Nastaviť a overiť výmenu |
| Testovanie a prijatie | Prechod reálnych prípadov od ponuky po uzávierku | Zoznam chýb a podpísané prijatie | Testovať vlastnými dokladmi | Opravovať a dolaďovať |
| Školenie | Zaučenie používateľov podľa ich rolí | Pracovné postupy, krátke príručky | Uvoľniť ľudí z prevádzky | Viesť školenie |
| Ostrý štart | Zastavenie starého systému a prechod na nový | Prvé reálne doklady v POHODE | Dodržať dohodnutý rez | Byť k dispozícii na linke |
| Sledovanie po štarte | Dohľad nad prvými uzávierkami a výkazmi | Zoznam doladení, odovzdanie do podpory | Hlásiť problémy hneď | Opraviť a zdokumentovať |
Zadanie a rozsah
Projekt sa neraz pokazí už tu, keď sa zadanie obmedzí na vetu „chceme účtovníctvo v POHODE“. Dobré zadanie hovorí, ktoré procesy sa presúvajú, ktoré ostávajú inde a kto bude systém používať. Pomôže vám cahier des charges v podobe vzoru požiadaviek, z ktorého stačí vyplniť to, čo sa vás týka.
Na tejto úrovni sa rozhoduje aj o edícii a rozsahu modulov. Prehľad nájdete v častiach o moduloch POHODA a o verziách a edíciách.
Analýza procesov
Analytik integrátora sa nepýta na to, čo POHODA vie, ale na to, ako sa u vás robí fakturácia, ako vzniká objednávka, kto schvaľuje nákup, kedy sa účtuje a kto potom robí kontrolný výkaz. Z odpovedí vznikne rozhodnutie, čo sa nastaví štandardne a kde je potrebná úprava.
Pri slovenských firmách sa v tejto fáze vždy otvárajú tri témy: evidencia tržieb cez e-kasu, daňové výkazy a pravidlá pre elektronickú fakturáciu. Preto sa oplatí prečítať si pokladnicu a e-kasu v ERP a kontrolný výkaz DPH v ERP ešte pred prvým stretnutím.
Nastavenie systému
Pri nastavení sa rozhoduje o veciach, ktoré sa dodatočne menia ťažko: členenie účtovnej osnovy, štruktúra stredísk a zákaziek, číselné rady dokladov, sklady a spôsob oceňovania zásob, vzhľad tlačových zostáv a oprávnenia používateľov. Podrobnejšie sa im venuje stránka o účtovníctve a financiách v POHODE.
Rozumné pravidlo: nastavovať len to, čo firma naozaj používa. Každá voľba navyše je ďalšou vecou, ktorú musia školenie aj podpora vysvetliť.
Čo pripraviť pred štartom
Prípravu na strane firmy podceňuje väčšina zadávateľov. Zodpovedná osoba za projekt potrebuje čas, nie len titul. Ak je projektovým vedúcim účtovník, ktorý má popri tom plnú mzdovú a daňovú agendu, termíny sa budú posúvať.
- Zodpovedná osoba s právomocou rozhodovať o procesoch.
- Čisté zdrojové dáta: duplicitní partneri, neplatné IČO a DIČ, zastaralé skladové karty.
- Zoznam používateľov a ich skutočných rolí, nie organizačná schéma.
- Vlastné tlačové zostavy, ktoré firma naozaj potrebuje, napríklad vlastný vzhľad faktúry.
- Zoznam prepojení: banka, e-shop, pokladnica, kuriér, účtovná kancelária.
Prenos dát: kde sa dá najviac pokaziť
Prenos údajov zo starého systému alebo z tabuliek je najcitlivejšia časť projektu. Zvyčajne sa nepreberá všetko. Rozumný rozsah býva adresár, skladové karty so stavmi, otvorené pohľadávky a záväzky, počiatočné stavy účtov a majetok. Staršie doklady ostávajú v archíve pôvodného systému.
Pracuje sa v dvoch kolách. Najprv skúšobný prenos do testovacej databázy, kde účtovník porovná zostatky so starým systémom. Až potom ostrý prenos k dohodnutému dňu. Podrobnejšie o tom, ako sa na prechod pozerať, píše stránka o migrácii na POHODU a všeobecný sprievodca migráciou ERP.
Zhoda zostatkov na dni prechodu je jediné kritérium, ktoré sa dá skontrolovať bez diskusie. Ak sa nezhoduje, ostrý štart nenasleduje.
Prepojenia a zdroje dát
POHODA sa v praxi málokedy používa osamote. Býva prepojená s e-shopom, internetovým bankovníctvom, pokladničným riešením alebo skladom tretej strany. Pre výmenu údajov ponúka vydavateľ vlastné rozhranie na báze XML, no zdroj chýb je zvyčajne inde: rozdielne číselníky, rôzne chápanie stavov objednávky alebo nejednotné zaokrúhľovanie.
Pri každom prepojení sa preto dohodne, ktorý systém je „pánom“ údajov o produkte, cene, partnerovi a zásobe. Viac k tejto téme v časti o integráciách POHODA. Pre firmy, ktoré predávajú online, je užitočný aj prehľad ERP pre e-shop.
Testovanie a prijatie
Testovanie nie je klikanie podľa scenára integrátora. Firma preň pripraví reálne prípady zo svojho života: bežná faktúra, dobropis, zahraničná dodávka, vrátenie tovaru, platba v hotovosti, platba kartou, mesačná uzávierka. Každý prípad sa prejde od vzniku dokladu po jeho zaúčtovanie a výkaz.
Dôležité je, že testuje aj ten, kto v budúcnosti bude v POHODE pracovať, nie len vedúci. Na konci vzniká krátky zápis o prijatí, v ktorom sa vymenujú otvorené chyby a termíny ich opravy. Ak do ostrého štartu zostávajú zásadné chyby, rozhodnutie o posune je lacnejšie než oprava účtovníctva po uzávierke.
Školenie a ostrý štart
Školenie je účinné, keď prebieha na vlastnej databáze firmy a podľa rolí. Pokladníčka potrebuje iné postupy ako skladník či finančný riaditeľ. Viac o formách zaučenia nájdete v časti školenia POHODA.
Ostrý štart sa plánuje s presným dátumom prechodu: dokedy sa účtuje v starom systéme, kedy sa robí posledný prenos a od ktorého dňa sa vystavujú doklady už len v POHODE. V prvých dňoch je dobré mať integrátora poruke na krátke otázky, nie len na veľké chyby.
Po štarte
Prvé týždne po nasadení ukážu veci, ktoré žiadny test neodhalil: chýbajúcu zostavu, nevhodné oprávnenie, zabudnutý číselný rad. Prvá mesačná uzávierka a prvý kontrolný výkaz DPH sú pre projekt skutočnou skúškou. Po nich sa projekt odovzdá do bežnej podpory a údržby. Súvisiace informácie sú v časti o podpore a údržbe.
Čo ovplyvňuje trvanie a rozpočet
Konkrétne sumy a lehoty bez analýzy nikto nemôže zodpovedne uviesť. Dajú sa však pomenovať faktory, ktoré ich hýbu:
| Faktor | Prečo mení rozsah | Ako ho obmedziť |
|---|---|---|
| Počet agend a modulov | Každá agenda znamená nastavenie, testy a školenie | Začať jadrom, ďalšie pridať neskôr |
| Počet používateľov | Viac rolí, oprávnení a školení | Zadefinovať roly vopred |
| Kvalita zdrojových dát | Čistenie a opravy predlžujú prenos | Vyčistiť dáta pred projektom |
| Rozsah prenášanej histórie | Viac dokladov, viac kontrol | Prenášať len potrebné |
| Počet prepojení | Každé prepojenie je samostatný mini projekt | Ponechať si len nevyhnutné |
| Úpravy na mieru | Mimo štandardu sa platí za vývoj aj údržbu | Preferovať štandard, pozri úpravy na mieru |
| Dostupnosť ľudí vo firme | Čakanie na rozhodnutia predlžuje projekt | Určiť zodpovednú osobu s časom |
Rámec nákladov a licencií opisuje cenník POHODA a všeobecné ceny ERP. Pamätajte, že cena licencie je len časť rozpočtu.
Typické úskalia pri zavedení POHODA
- Rozsah rastie za pochodu. Pôvodná fakturácia sa rozšíri o sklad, mzdy a e-shop bez nového plánu.
- Úpravy nahrádzajú rozhodnutia. Firma chce, aby sa systém správal ako starý program, namiesto aby sa zjednotili procesy.
- Zlá evidencia zásob. Skladové stavy, ktoré nesedia pri prenose, sa nezlepšia samy od seba.
- Viac databáz bez pravidiel. Pri viacerých účtovných jednotkách či obdobiach treba vopred určiť, ako sa budú zakladať a zálohovať.
- Zálohovanie a prístupy odložené na koniec. U aplikácie inštalovanej u používateľov patrí zálohovanie do návrhu od začiatku.
- Slabá znalosť slovenských povinností. Systém, ktorý je správne nastavený pre českú prax, môže pri DPH, kontrolnom výkaze či e-kase vyžadovať doladenie pre slovenské podmienky.
- Chýba vlastník na strane firmy. Integrátor nemôže za vás rozhodovať o procesoch.
Projekt, ktorý uviazol, nemusí byť stratený. Ak máte pocit, že sa nehýbe, pomôže nezávislý audit a záchrana projektu.
Ako vybrať integrátora na zavedenie
Záleží na troch veciach: skúsenosti s firmami podobnej veľkosti a odvetvia, jasnej metóde práce a ochote hovoriť o rozsahu otvorene. Dobrý integrátor sa pýta viac, než sľubuje, a na konci analýzy vám vie povedať aj to, čo do projektu nepatrí. Kritériá nájdete na stránke výber partnera pre POHODU a v sprievodcovi ako vybrať ERP integrátora.
Náš postup sprostredkovania je jednoduchý: opíšete projekt, my ho odovzdáme integrátorom, ktorí sa na takéto zadania hodia, a ďalej sa dohadujete priamo s nimi. Služba je pre vás bezplatná a projekt vedie vybraný integrátor, nie my.
Často kladené otázky
Ako dlho trvá zavedenie POHODA?
Dĺžka závisí od rozsahu: od počtu agend a používateľov, cez množstvo dát na prenos, až po počet prepojení na e-shop, sklad či pokladnicu. Malá firma s účtovníctvom a fakturáciou sa zaobíde s krátkym projektom, firma so skladom, mzdami a integráciami potrebuje viac času. Konkrétny harmonogram vám stanoví integrátor po analýze.
Môžeme POHODU zaviesť sami, bez integrátora?
Pri veľmi jednoduchom nasadení, napríklad iba fakturácia a účtovníctvo pre jednu osobu, to často ide. Akonáhle pribudne sklad, viac používateľov, vlastné tlačové zostavy, prepojenie na e-shop alebo e-kasu, rozumne sa oplatí pomoc skúseného integrátora. Chyby v nastavení sa totiž prejavia až pri uzávierke či kontrolnom výkaze.
Čo musí firma pripraviť pred začiatkom projektu?
Treba mať spísané procesy, zoznam používateľov s ich oprávneniami, aktuálne číselníky (cenníky, sklady, strediská, zákazky) a prehľad zdrojov dát. Dôležité je aj určiť zodpovednú osobu za projekt, ktorá bude mať čas na rozhodnutia a testovanie. Čím lepšie je zadanie, tým menej opráv neskôr.
Aké dáta sa pri zavedení POHODA prenášajú?
Typicky ide o adresár partnerov, skladové karty a stavy, otvorené pohľadávky a záväzky, počiatočné stavy účtov, majetok a prípadne mzdové údaje. Historické doklady sa prenášajú len vtedy, ak na to existuje dôvod, napríklad reklamácie alebo kontrola. Rozsah sa určuje v analýze a vždy sa overuje skúšobným prenosom.
Kedy je najlepší čas na ostrý štart POHODA?
Najčistejší je začiatok účtovného obdobia alebo mesiaca, keď sú predchádzajúce uzávierky hotové a počiatočné stavy jasné. Štart uprostred obdobia je možný, vyžaduje však starostlivé zosúladenie otvorených dokladov. Vyhnite sa obdobiu, keď podávate daňové priznanie alebo kontrolný výkaz DPH.
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.