Kde prevádzkovať POHODU: vlastný server, hosting alebo cloud

Otázka „pohoda cloud“ sa na Slovensku objavuje, keď firma mení kanceláriu, pracuje na diaľku alebo nechce riešiť server v skrini. Odpoveď nie je jedno slovo. POHODA je ekonomický systém od spoločnosti STORMWARE s.r.o., ktorý sa dá prevádzkovať viacerými spôsobmi, a každý z nich mení náklady, zodpovednosť za dáta aj spôsob aktualizácií.

Táto stránka ukazuje, čo o prevádzke POHODY vieme z verejných informácií výrobcu, čo závisí od dohody s poskytovateľom a podľa čoho si vybrať. Hosting POHODY berieme ako rozhodnutie o prevádzke, nie o funkciách: ekonomika, sklad či mzdy fungujú rovnako, mení sa len to, kde program a databáza bežia.

Čo presne znamená „POHODA cloud“

Pod týmto pojmom sa skrývajú tri odlišné veci a pri dopyte sa oplatí ich striktne rozlišovať.

• Cloudová aplikácia mPohoda. STORMWARE ju popisuje ako cloudovú aplikáciu na fakturáciu a predaj pre Android, iOS aj web. Funguje v režime offline a po pripojení sa automaticky synchronizuje. Je dostupná v troch verziách: Start, Basic a Pro.
• POHODA na serveri u poskytovateľa (hosting). Ide o ten istý program, ktorý beží v dátovom centre tretej strany. Vy sa k nemu pripájate cez internet. Tu ide o službu poskytovateľa, nie o produkt výrobcu.
• POHODA on premise. Program a databáza sú na vašom počítači alebo vašom serveri v kancelárii či vo vlastnej serverovni.

Rozlišovanie je dôležité aj pri hľadaní „pohoda saas“. Ak niekto sľubuje „POHODU v cloude“, spýtajte sa, ktorú z týchto troch vecí myslí, a nechajte si to napísať do ponuky.

Rady POHODA a čo z nich vyplýva pre prevádzku

STORMWARE ponúka tri rady. POHODA je desktopový program pre malé firmy a živnostníkov, POHODA SQL má architektúru klient-server nad databázou Microsoft SQL a POHODA E1 je ERP systém s možnosťou vytvárať vlastné polia. Každá rada existuje vo variantoch Mini, Lite, Jazz, Standard, Profi, Premium a Komplet, pričom rady SQL a E1 začínajú variantom Jazz. Podrobnosti nájdete na stránke o verziách a edíciách POHODY.

Pre prevádzku z toho plynie jednoduchá úvaha:

• desktopová rada s jedným používateľom sa dá prevádzkovať lokálne, no vzdialený prístup a zálohovanie treba vyriešiť zvlášť;
• rada SQL počíta so serverom a viacerými klientmi, takže ju prirodzene prenesiete na hostovaný server;
• rada E1 ide ešte ďalej do ERP a prevádzka sa zvyčajne plánuje spolu s úpravami a integráciami.

Presnú kombináciu verzie, licencií a databázy vždy potvrďte podľa aktuálneho cenníka výrobcu.

Porovnanie spôsobov prevádzky

Tabuľka ukazuje princíp, nie ceny. Konkrétne sumy vám dá ponuka, ktorú si porovnáte na rovnakom rozsahu. Orientáciu k licenciám nájdete na stránke cenník POHODY.

Aktualizácie a verzie

Pri vlastnom serveri sa aktualizácie nasadzujú, keď sa na nich dohodnete. Máte kontrolu nad časom, no musíte si ho aj nájsť. Pri slovenských firmách býva problémom skôr povinné legislatívne prispôsobenie než samotná technika: zmena v kontrolnom výkaze alebo v pokladničnom systéme vyžaduje aktuálnu verziu programu v dohodnutom termíne. Súvisiace povinnosti rozoberáme v sprievodcoch o e-kasa a ERP a o kontrolnom výkaze DPH.

Pri hostingu sa treba vopred dohodnúť, kto aktualizuje program, kto databázu a kedy sa robia odstávky. Ak to zmluva nehovorí, zodpovednosť sa medzi poskytovateľom a vami nepríjemne stráca.

Personalizácia a integrácie

Čím viac chcete prepojení, tým viac záleží na type prostredia. Prepojenie na e-shop, banku, sklad či externý systém potrebuje stabilný prístup k databáze a k rozhraniam. Na vlastnom serveri ho nastavíte sami. U poskytovateľa treba overiť, či dovolí potrebné spojenia a nástroje. Kvôli tomu je dobré mať zoznam integrácií pred výberom prostredia, nie po ňom. Prehľad nájdete na stránke o integráciách POHODY.

Poloha dát a ochrana osobných údajov

Účtovníctvo, fakturácia aj mzdy obsahujú osobné údaje zamestnancov a obchodných partnerov. Ak ich uložíte u poskytovateľa, ten sa stáva sprostredkovateľom v zmysle GDPR a potrebujete s ním zmluvu o spracúvaní údajov. Pri výbere preto žiadajte jasné odpovede na tieto otázky:

• v ktorej krajine a v akom dátovom centre sú údaje uložené;
• kto má administrátorský prístup a ako sa prístupy zaznamenávajú;
• ako sa údaje šifrujú pri prenose aj pri uložení;
• čo sa stane s dátami po skončení zmluvy a ako sa ich vyexportuje;
• ako sa rieši bezpečnostný incident a kto vás o ňom informuje.

Slovenská firma, ktorá spracúva údaje zamestnancov, by mala požadovať odpoveď písomne. Ústna dohoda pri kontrole alebo incidente nepomôže. Pre mzdovú agendu pozrite aj mzdy a personalistiku v POHODE.

Zálohy a obnova

Zálohovanie je najčastejší dôvod, prečo firmy hosting vôbec zvažujú, a zároveň najčastejšie podceňovaná téma. Zálohy sa posudzujú podľa obnovy, nie podľa existencie. Opýtajte sa:

1. kde sa záloha ukladá a či je oddelená od produkčného servera;
2. kto a ako často testuje obnovu zo zálohy;
3. ako dlho by trvalo obnoviť dáta po výpadku a čo je v tom čase zaručené zmluvou;
4. či si môžete stiahnuť vlastnú kópiu databázy.

Na vlastnom serveri tieto otázky zostávajú na vás. Ak ich nemáte kto robiť, hosting alebo správa od IT partnera je často lacnejší než jedna zlá obnova. Pri poskytovateľovi zasa neodovzdávate zodpovednosť automaticky: dohodnuté zálohovanie musí byť zapísané v zmluve.

Podpora a správa

Prevádzka POHODY nekončí inštaláciou. Niekto musí sledovať kapacitu servera, bezpečnostné záplaty, licencie databázy a používateľské oprávnenia. Pri hostingu sa tieto úlohy prenášajú na poskytovateľa, pri vlastnom serveri zostávajú vo vašej firme alebo u externého správcu. Zoberte do úvahy aj kontinuitu: čo ak váš zodpovedný zamestnanec odíde. Možnosti nájdete na stránke o podpore a údržbe POHODY.

Ako sa rozhodnúť

Použite tento postup, ktorý prekladá všeobecné vlastnosti na vašu situáciu.

1. Určte rozsah. Potrebujete len fakturáciu a predaj v teréne, alebo celý ekonomický systém so skladom, mzdami a výrobou? Pre prvý prípad stojí za pozretie mPohoda, pre druhý hosting alebo vlastný server.
2. Spočítajte používateľov a miesta. Viac pobočiek či práca z domu zvyšuje hodnotu vzdialeného prístupu.
3. Zistite interné kapacity. Ak nemáte IT správcu, hosting alebo spravovaná služba od partnera sú zvyčajne bezpečnejšie.
4. Zmapujte integrácie. Prepojenia na e-shop, banku alebo sklad môžu určiť, ktoré prostredie je možné.
5. Overte dáta a zmluvu. Poloha, zálohy, export a ukončenie zmluvy musia byť napísané.
6. Porovnajte celkové náklady za rovnaké obdobie, vrátane správy a času.

Pri malej firme s jedným účtovníkom a bežnou agendou je často rozumný vlastný počítač s poriadnym zálohovaním. Pri firme s viacerými používateľmi, rastom a požiadavkou na prístup z viacerých miest sa viac hodí server a správa, či už vlastné, alebo v hostingu.

Čo ak sa neskôr zmeníte

Voľba prostredia nie je doživotná. Presun z lokálneho servera na hosting, alebo opačne, je projekt s plánom, skúšobným behom a odstávkou. Zvyčajne ide o prenos databázy a nastavení, nie o novú implementáciu. Postup a riziká popisuje stránka o migrácii POHODY. Ak začínate od nuly, pozrite si mieru nasadenia a implementáciu POHODY.

Ak POHODA prestáva stačiť nielen kvôli prevádzke, ale aj funkciám, porovnajte si ju s cloudovými systémami v sprievodcovi cloud alebo on-premise ERP a s alternatívami k POHODE.

Ako vám pomôžeme

ERP Integrátor je bezplatná sprostredkovateľská služba. Nie sme poskytovateľ hostingu ani partner výrobcu. Z vášho popisu (rozsah, počet používateľov, integrácie, požiadavky na dáta) vám nájdeme integrátora, ktorý pozná prevádzku POHODY a pripraví porovnateľnú ponuku. Postup mapuje stránka ako to funguje, s výberom pomôže výber partnera pre POHODU a pohľad na trh nájdete v prehľade POHODA na Slovensku.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.