SAP Business One: ERP od SAP pre slovenské MSP

SAP Business One je ERP systém od spoločnosti SAP, ktorý je určený malým a stredným podnikom. Zvyčajne sa o ňom začne rozprávať vo chvíli, keď firme prestáva stačiť účtovný program a tabuľky v Exceli, no veľký podnikový systém by bol zbytočne náročný. Táto stránka vysvetľuje, čo SAP Business One (často skrátene SAP B1) obsahuje, na akých databázach beží, ako sa licencuje a čo na Slovensku robí implementačný partner. Nie je to ponuka od výrobcu: sme sprostredkovateľ, ktorý vám pomôže nájsť integrátora.

Čo je SAP Business One a čím sa líši od S/4HANA

Najčastejšie nedorozumenie pri téme SAP pre MSP je zámena produktov. SAP Business One nie je odľahčená verzia S/4HANA. Je to samostatný ERP systém s vlastným dátovým modelom, vlastnými licenciami a vlastnou sieťou partnerov. SAP ho sám opisuje ako riešenie pre malé a stredné podniky s rýchlym nasadením, rozumnými nákladmi a jednoduchým osvojením.

Rozsah používania je dosť veľký. SAP uvádza viac ako 83 000 zákazníkov a 1,2 milióna používateľov. Systém sa podľa neho používa vo viac ako 170 krajinách, v 28 jazykoch a s 50 lokalizáciami. Distribuuje sa cez 850 partnerov a okolo neho existuje viac ako 500 sektorových a krajinových rozšírení. Pre slovenského riaditeľa je z toho dôležité jedno: nejde o nišový produkt a je dosť rozšírený na to, aby ste našli doplnky aj skúsených konzultantov.

Moduly: čo SAP Business One pokrýva

Podľa SAP Learning pokrýva SAP Business One finančníctvo a účtovníctvo, predaj a nákup, správu skladov, výrobu s plánovaním materiálových potrieb (MRP), riadenie vzťahov so zákazníkmi a dodávateľmi, správu služieb, projektové riadenie a reporting s analytikou. Podrobnejší rozbor nájdete na stránke o moduloch SAP Business One.

Systém sa ovláda desktopovým klientom aj webovým klientom. Webový klient ponúka analýzy s filtrovaním, zoznamové pohľady, používateľské dopyty a súvisiace kontextové analýzy. Medzi väzbami na kancelárske nástroje SAP uvádza export do Microsoft 365 OneDrive (Excel, Word), spoluprácu cez Microsoft Teams a integráciu s Outlookom 365. Pre kolegov, ktorí celý deň žijú v Exceli, je to dôležitý argument pri zavádzaní.

SAP HANA alebo SQL Server: voľba databázy

SAP Business One existuje v dvoch verziách podľa databázy: na Microsoft SQL Server a pre SAP HANA. Pre firmu to nie je technický detail. Databáza ovplyvňuje:

• náklady na licencie a infraštruktúru, ktoré sa pri týchto dvoch platformách líšia,
• možnosti analytiky, pretože analytika nad SAP HANA je súčasťou výbavy kokpitu,
• nároky na server a správu, teda to, kto bude systém prevádzkovať a zálohovať,
• možnosti neskoršieho prechodu medzi variantmi, ktoré treba overiť s partnerom ešte pred podpisom.

Pri menšom počte používateľov a bežnom objeme dokladov býva variant na SQL Server praktickým východiskom. Pri väčšom objeme dát a dôraze na rýchle analýzy sa zvažuje SAP HANA. Nepíšeme jednoznačné pravidlo: rozhodnutie závisí od vášho objemu dokladov, počtu používateľov a existujúcej infraštruktúry. Dobrý partner vám má obe možnosti prepočítať na vašich dátach, nie na všeobecnej tabuľke.

Nasadenie: vlastný server alebo hostovanie u partnera

SAP Business One sa dá prevádzkovať vo vlastnej serverovni, v prenajatej infraštruktúre alebo ako hostovaná služba. Pri hostovaní treba vedieť, ako model funguje. Podľa podmienok SAP PartnerEdge partner objednáva u SAP predplatné SAP Business One Cloud na konečného používateľa, hostuje ho v dátovom centre a službu ponúka vo vlastnom mene, na vlastné riziko a vo vlastných cenách. Aby smel takto predávať, musí mať tzv. Run Authorization, čiže splniť požiadavky na školenie a kvalifikáciu, zaplatiť programové poplatky a dosiahnuť minimálny ročný obrat.

Z toho vyplýva niekoľko vecí, na ktoré sa pri výbere hostingu oplatí pýtať:

• cena a podmienky hostovania sú vecou partnera, nie SAP, takže ich porovnávajte medzi ponukami,
• zákazník v takom modeli zvyčajne nemá právo konfigurovať systém ani ho vyvíjať, takže si vopred overte, či vám vyhovuje rozsah úprav,
• partnerove objednávky u SAP sú pevné a počet používateľov sa počas zmluvného obdobia nedá znížiť, čo sa môže prejaviť aj v zmluve s vami.

Všetky tieto body sú odvodené z podmienok programu z roku 2017 pre iný región a dnes sa môžu líšiť, preto ich berte ako zoznam otázok, nie ako záruku. Viac o prevádzke nájdete na stránke SAP Business One v cloude a hostingu.

Pre koho je SAP Business One vhodný

SAP Business One sa najčastejšie nasadzuje v troch situáciách.

Dcérske spoločnosti skupín

Ak materská firma používa SAP, slovenská dcéra často nepotrebuje celý podnikový systém. SAP Business One jej dá štandardizovanú účtovnú a logistickú základňu a skupinu spojí cez integrácie a výkazníctvo. Licencie sú však od verzie 8.8 viazané na lokalizáciu: klient s pobočkami vo viacerých krajinách dostane súbor licencie pre každú krajinu a jeho používatelia pracujú len so spoločnosťami v licencovanej lokalizácii. Pri skupine pôsobiacej na Slovensku, v Česku a v Maďarsku treba toto pravidlo vziať do plánu hneď na začiatku.

Veľkoobchod a obchodné firmy

Firmy, ktoré nakupujú, skladujú a predávajú, ťažia zo skladu, nákupu a cenotvorby v jednom systéme. Prehľad o zásobách, zákazkách a pohľadávkach sa vtedy skladá z jedného zdroja, nie z viacerých tabuliek. Pozrite aj stránku o skladovom hospodárstve v SAP Business One a o sektorovom zameraní ERP pre veľkoobchod.

Výrobné firmy s menšou zložitosťou

Pre ľahšiu výrobu je užitočné plánovanie potrieb materiálu a kusovníky. Pri veľmi zložitej výrobe s množstvom variantov a prísnymi pravidlami sledovateľnosti sa oplatí pýtať partnera na konkrétny referenčný projekt a prípadne zvážiť špecializované rozšírenie z ponuky partnerov SAP. Podrobnosti sú na stránke o ERP pre výrobu.

SAP Business One na Slovensku: lokalizácia a legislatíva

SAP zverejňuje lokalizované demonštračné databázy pre SAP Business One 10.0 FP2608, medzi nimi aj databázu pre Slovensko, a to na SAP HANA aj na MS SQL. Samostatnú lokalizovanú databázu majú aj Česko, Maďarsko a Poľsko. Znamená to, že slovenská lokalizácia existuje ako samostatná, nie že ide len o preklad rozhrania.

Pre slovenskú firmu však zákon zaujíma viac ako počet lokalizácií. Systém sa musí vedieť vyrovnať s vašou praxou: daň z pridanej hodnoty a kontrolný výkaz DPH, doklady s eurovými sumami, spolupráca s externým účtovníkom a vaša pokladničná prevádzka. Pri obchode s pokladňou sa pýtajte, ako partner rieši napojenie na e-kasu, a pri elektronickej fakturácii, akým spôsobom doklady odchádzajú a prichádzajú. Do podrobností sme zašli na týchto stránkach:

• kontrolný výkaz DPH a ERP,
• e-kasa a napojenie na ERP.

Čo presne je v štandardnej slovenskej lokalizácii a čo sa dodáva ako doplnok partnera, vám musí partner ukázať v demonštrácii na vašich dokladoch. Nepredpokladajte, že všetko je hotové po inštalácii. Viac o trhu nájdete na stránke SAP Business One na Slovensku.

Licencie: ako sa SAP Business One platí

Podľa licenčného sprievodcu pre verziu 10.0 je produkt licencovaný na pomenovaného používateľa. Každý zamestnanec musí mať vlastnú licenciu, ktorú nemožno zdieľať, a pridelené licencie nie sú viazané na konkrétnu databázu spoločnosti.

Typy používateľov sú Professional, Limited CRM, Limited Financials, Limited Logistics a Starter. Všetky zahŕňajú nepriamy prístup k neobmedzenému počtu doplnkov. Balík Starter existuje od verzie 8.81 a nedá sa kombinovať s inými licenciami používateľov pri generovaní licenčného kľúča, no je možný prechod na iné typy licencií. Pre firmu je praktické, že licencia používateľa zahŕňa aj vývojový balík SDK, nástroje SDK, doplnky SAP, licenciu kompatibility doplnkov a workflow, každé pre 99 999 používateľov.

Niekoľko ďalších praktických bodov z licenčného sprievodcu:

• skúšobná spoločnosť sa od verzie 8.8 dá vytvoriť bez licenčného súboru, no použiteľná je len 31 po sebe idúcich dní,
• ak žiadosť o kľúč presahuje zakúpenú licenciu, SAP vydá kľúč s obmedzenou platnosťou, na dva týždne alebo do konca zmluvy,
• prístup cez prehliadač je obmedzený na jeden prehliadač na jednom počítači na používateľa,
• v lokálnej verzii vzniká podporný používateľský účet pre pracovníkov partnera, ktorý nespotrebúva licenciu, je predvolene zamknutý a jeho prihlásenia sa zapisujú.

Cenu vám nenapíšeme, pretože závisí od počtu a typu používateľov, databázy, rozšírení a služieb partnera. Odhad, ako ju čítať, nájdete na stránke o cenníku SAP Business One. Nezabudnite pri porovnaní ponúk rozlišovať jednorazové položky od opakovaných a pýtať sa, čo je v cene údržby.

Silné stránky a limity

Ak porovnávate viac systémov, pozrite si porovnanie Odoo a SAP Business One a prehľad alternatív k SAP Business One.

Rozšíriteľnosť a integrácie

Medzi nástrojmi prispôsobenia, ktoré SAP Learning uvádza, sú používateľom definované polia (UDF), tabuľky (UDT), objekty (UDO) a hodnoty (UDV), ďalej SQL dopyty, upozornenia a schvaľovacie workflow. Pre bežného používateľa to znamená, že firemné špecifiká sa dajú pridať bez prepisovania jadra.

Pre prepojenie s inými systémami slúži Service Layer, API založené na HTTP a OData s výmenou dát v JSON. Podporuje OData v3 aj v4 a overovanie typu Basic a OAuth. Beží na SUSE Linux Enterprise aj na Microsoft Windows. SAP navyše ponúka Integration Framework, v ktorom sa dajú vytvárať a spúšťať integračné scenáre, a samotný cieľ je ukázaný na prepojeniach na panely, mobilné aplikácie, externú mzdovú agendu či pokladničné riešenia. Pri slovenskom e-shope, skladovom roboте alebo bankovom rozhraní sa nepýtajte, či sa to dá, ale kto a ako to prevádzkuje po spustení. Viac nájdete na stránke o integráciách.

Úloha implementačného partnera

SAP Business One vyvíja SAP, ale u zákazníka ho zavádza partner. Partner rieši analýzu požiadaviek, nastavenie, prenos dát, vlastné úpravy, školenia a následnú podporu. Preto je výber partnera dôležitejší ako porovnanie funkcií na papieri. Tá istá verzia môže byť v rukách jedného partnera hladkým projektom a v rukách iného zdrojom problémov.

Podľa metodiky, ktorú SAP odporúča, má projekt päť fáz: príprava projektu, plán realizácie (Business Blueprint), realizácia, záverečná príprava a spustenie s podporou. V Blueprinte prebiehajú workshopy po funkčných oblastiach (predaj, nákup, sklad…), ktoré dokumentujú nastavenie. Fáza realizácie, ktorú SAP označuje za jadro projektu, nastaví systém, prenesie dáta zo starého systému a nechá zákazníka všetko overiť na reálnych dátach. Pri záverečnej príprave sa školia koncoví používatelia a prechod sa robí cez víkend alebo v pokojnom období. Po spustení tím rieši problémy po dobu, ktorú treba stanoviť v zmluve. Skontrolujte, že ste túto dobu v zmluve naozaj dohodli.

Praktický výklad nájdete v článku o zavedení SAP Business One. Na výber partnera sa pozrite do stránky výber partnera pre SAP Business One. Pri otázke, na čo sa partnera pýtať, pomôžu tieto body:

• referencie z firiem podobnej veľkosti a odvetvia, ktoré si môžete overiť priamo,
• ako partner rieši slovenskú legislatívu: e-kasa, DPH, kontrolný výkaz a e-faktúry,
• kto bude vášho projektu vedúci a aké kvalifikácie majú konzultanti,
• čo je v cene podpory a ako rýchlo partner reaguje na výpadky,
• ako je ošetrený prenos dát zo starého systému a testovanie.

Certifikácia konzultantov nie je zárukou kvality. Základná certifikácia SAP Certified – SAP Business One (úroveň associate) len potvrdzuje základné znalosti a to, že kandidát môže pracovať pod vedením skúseného konzultanta. Pýtajte sa preto, kto bude projekt reálne viesť.

Verzie, aktualizácie a podpora

Od verzie 10.0 z apríla 2020 dodáva SAP novinky priebežne v kumulatívnych feature packages, ktoré prinášajú nové funkcie, opravy, bezpečnostné záplaty a legislatívne aktualizácie. Rozhrania medzi hlavnou verziou a feature packages ostávajú stabilné. Zákazníci s platnou zmluvou o údržbe dostávajú povýšenia verzie bezplatne. SAP však nedodáva opravy ani bezpečnostné záplaty pre staré feature packages.

SAP zaručuje najmenej päť rokov štandardnej údržby pre rodinu verzií od všeobecnej dostupnosti hlavnej verzie. Verzia 10.0 je podľa stránky SAP v štandardnej údržbe do 31. decembra 2028 (dátumy sa môžu meniť), kým verzie 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 a 9.3 už štandardnú údržbu ukončili. SAP tiež uvádza, že rozšírená údržba sa pre SAP Business One nenaskytá a po vydaní novej rodiny verzií sa údržba predchádzajúcej končí. Priame povýšenia sú podporované len medzi nasledujúcimi verziami, takže starší systém potrebuje viac krokov.

Pre vás to znamená dve veci. Pri kúpe sa nezamerajte len na dnešnú verziu, ale na plán povýšení a na to, kto ich bude robiť. A ak už SAP Business One používate na starej verzii, nechajte si posúdiť jej stav, pozri verzie a edície.

Ako postupovať pri výbere

1. Zapíšte si procesy, ktoré musí systém pokryť, vrátane slovenských povinností (DPH, kontrolný výkaz, e-kasa, elektronické faktúry).
2. Spočítajte, kto bude v systéme pracovať a v akom rozsahu, lebo od toho závisí typ licencií.
3. Rozhodnite, či chcete vlastný server alebo hostovanie.
4. Vyžiadajte si demonštráciu na vašich dokladoch od viacerých partnerov.
5. Porovnajte ponuky po položkách, nie len celkovú sumu.

Ak nechcete oslovovať partnerov samostatne, pozrite si, ako funguje naša sprostredkovateľská služba. Bezplatne vám pomôžeme nájsť integrátora SAP Business One, ktorý sa hodí k vášmu projektu, a rozhodnutie ostáva na vás.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.