Keď sa hovorí o konektore POHODA, firmy si pod tým predstavujú rôzne veci: jedna chce, aby sa objednávky z e-shopu samy objavili v programe, iná potrebuje automatické párovanie bankových výpisov, ďalšia chce posielať dáta do reportingového nástroja. Spoločné je jedno: ručné prepisovanie a opakované importy sú drahé a vedú k chybám. Táto stránka vysvetľuje, aké rozhrania POHODA ponúka, čo z nich vyplýva pre slovenskú prax a ako integráciu zadať tak, aby ju bolo možné udržať.
Ak POHODU len zvažujete, začnite prehľadom na stránke intégrácie a ekosystém sú len jednou časťou, celok nájdete pri opise POHODY a vráťte sa sem, keď budete vedieť, ktoré systémy majú s ňou komunikovať.
Aké rozhrania POHODA ponúka
Základom je XML rozhranie. Podľa dokumentácie výrobcu cez neho môžete s externými systémami vymieňať takmer všetky dáta, typicky so skladovými systémami, e-shopmi a pokladnicami. K dispozícii sú schémy XML a validátor schém, takže správnosť štruktúry sa dá overiť ešte pred prvým ostrým prenosom. Pre integrátora je to dôležité: nemusí hádať, aké pole program očakáva, ale vychádza z oficiálneho popisu.
Druhou vrstvou je mServer. Je to HTTP server zabudovaný do každej inštalácie POHODY. Externý systém mu posiela XML požiadavky metódou POST a dostáva odpoveď. Komunikácia môže bežať cez HTTP alebo HTTPS, pričom sa odporúča HTTPS. Podporuje kompresiu gzip a deflate a autentifikáciu Basic v hlavičke STW-Authorization.
Z hľadiska návrhu je užitočné poznať tri koncové body:
| Koncový bod | Metóda | Na čo slúži |
|---|---|---|
| /status | GET | kontrola, či server beží a odpovedá |
| /xml | POST | import aj export dát vo formáte XML |
| /documents | GET | získanie dokumentov |
Podstatná je aj vlastnosť, na ktorú sa pri plánovaní často zabúda: požiadavky sa spracúvajú synchrónne, jedna po druhej v poradí prijatia. Ak naraz pošle dáta e-shop, pokladnica aj reportingový nástroj, požiadavky sa zaradia do radu. Preto sa pri väčšom objeme oplatí rozmyslieť, kedy ktorý tok beží, a neposielať všetko naraz v čase uzávierky.
Od rozhrania k reálnemu toku
Rozhranie samo o sebe nič nerobí. Hodnotu vytvára až tok dát, ktorý je opísaný pravidlami: čo sa prenáša, kedy, v akom smere a čo sa stane pri chybe. V praxi sa na slovenských projektoch opakujú nasledujúce oblasti.
E-shop a trhoviská
Najčastejšia požiadavka. Objednávka vznikne v e-shope, do POHODY má prísť ako objednávka alebo rovno ako faktúra, zákazník sa má založiť alebo nájsť v adresári a stav skladu sa má vrátiť späť do obchodu. Kľúčové otázky nie sú technické:
- Kto je „pravda“ pre ceny a sklad, e-shop alebo POHODA?
- Čo sa deje pri vrátení tovaru a pri čiastočnom plnení objednávky?
- Ako sa prenáša DPH pri predaji do iných členských štátov?
- Akým spôsobom sa označujú objednávky z trhoviska, aby sa dali dohľadať?
Podrobnejšie súvislosti so skladom nájdete v časti o sklade a nákupe v POHODE a o typickej situácii obchodníkov v texte ERP pre e-shop.
Banka a platby
Bankové výpisy sa do účtovníctva dostávajú buď súborom, alebo automatizovane. Automatizácia je užitočná predovšetkým vtedy, keď účtovník denne párue desiatky platieb s faktúrami. Pred nasadením si treba ujasniť, ako sa zachádza s platbami bez variabilného symbolu, s čiastočnými úhradami a s poplatkami. Tieto výnimky tvoria väčšinu práce, nie bežný prípad.
Súvisiace účtovné postupy sú v časti o účtovníctve a financiách v POHODE.
Pokladnica a e-kasa
Predaj v pobočke alebo na prevádzke má na Slovensku svoje pravidlá a pokladničný systém musí byť zosúladený s evidenciou tržieb v rámci e-kasy. Ak sa tržby z pokladnice majú prenášať do POHODY, treba určiť, či prichádzajú po jednotlivých dokladoch, alebo súhrnne za zmenu, a ako sa zaúčtujú storná. Výrobca uvádza pokladnice medzi systémami, s ktorými sa XML rozhranie používa. Širší pohľad na povinnosti je na stránke e-kasa a ERP.
Elektronická fakturácia
Prenos faktúr medzi vami a obchodnými partnermi sa čoraz viac posúva od PDF k štruktúrovaným formátom. Ak sa pripravujete na túto zmenu, integráciu s POHODOU nepláňte izolovane: dopad majú číslovanie dokladov, archivácia aj schvaľovací proces. Východiskom je prehľad elektronickej fakturácie v ERP.
Reporting a BI
Ak vedenie chce vidieť obraty, marže a pohľadávky v jednom prehľade, treba dáta z POHODY pravidelne exportovať do reportingového nástroja. Rozhodnúť treba o frekvencii obnovy a o tom, či sa počítané ukazovatele (marža, saldo) skladajú v POHODE, alebo až v BI. Druhá možnosť je flexibilnejšia, ale vyžaduje, aby metodiku výpočtu niekto trvalo vlastnil.
Hotový konektor, alebo zákazková integrácia?
Pri každej väzbe sa treba rozhodnúť medzi dvoma cestami. Neexistuje univerzálne správna voľba, existujú kritériá.
| Kritérium | Hotový konektor | Zákazková integrácia nad XML |
|---|---|---|
| Rýchlosť spustenia | zvyčajne rýchlejšia | závisí od rozsahu zadania |
| Zhoda s vaším procesom | funguje pre štandardný postup | prispôsobí sa vašim pravidlám |
| Udržiavanie | zabezpečuje dodávateľ konektora | musí byť dohodnuté so zhotoviteľom |
| Závislosť | od dodávateľa a jeho vývoja | od zhotoviteľa a dokumentácie |
| Riziko pri zmene verzie | dodávateľ aktualizuje, ak je zmluvne viazaný | treba testovať a upraviť vlastný kód |
Ak si nie ste istí, začnite popisom procesu, nie výberom produktu. Zákazkové úpravy a ich hranice sú podrobnejšie v časti úprava POHODY na mieru.
Ako cieliť zadanie integrácie
Dobre napísané zadanie ušetrí viac peňazí než akýkoľvek nástroj. Pre každý tok dát si odpovedzte na tieto otázky a zapíšte ich:
- Smer. Z ktorého systému do ktorého a či aj naspäť.
- Spúšťač. Reaguje sa na udalosť (nová objednávka), alebo beží plán (každú noc).
- Identifikátory. Podľa čoho sa nájde zákazník, položka alebo doklad, aby sa nevytvárali duplicity.
- Pravidlá ocenenia a DPH. Ktorá sadzba, kedy a podľa čoho sa určuje dátum zdaniteľného plnenia.
- Chybový stav. Kto sa dozvie, že prenos zlyhal, a ako sa chyba opakuje alebo opravuje.
- Testovacie dáta. Kópia firmy, na ktorej sa dá bezpečne skúšať.
Zvlášť dôležitý je bod o DPH. Doklady vytvorené integráciou vstupujú do účtovníctva rovnako ako ručne zadané a rovnako sa objavia v prehľadoch pre daňový úrad. Chyba v sadzbe alebo dátume sa potom prejaví pri podaní kontrolného výkazu, ktorému sa venuje stránka kontrolný výkaz DPH a ERP. Preto sa v testovacej fáze oplatí zapojiť aj vášho účtovníka, nielen technika.
Kto integráciu udržiava
Najčastejší problém integrácií nevzniká pri ich spustení, ale o rok neskôr. Vtedy sa zmení verzia POHODY, e-shop prejde na novú platformu, banka upraví formát výpisov alebo pribudne nová povinnosť. Ak nikto nie je vlastníkom integrácie, tok sa potichu pokazí a zistí sa to až pri uzávierke.
Pri zadávaní preto vyjasnite:
- vlastníka toku na strane firmy, osobu, ktorá vie povedať, čo sa má prenášať;
- technického správcu, teda toho, kto opravuje a upravuje kód alebo nastavenie;
- monitorovanie, ideálne s upozornením pri zlyhaní, nie len v logu, ktorý nikto nečíta;
- postup pri aktualizácii programu, vrátane testu na kópii dát;
- dokumentáciu, aby nebola integrácia viazaná na pamäť jedného človeka.
Tieto body patria do dohody o podpore, ktorú rozoberá stránka podpora a údržba POHODY. Ak je POHODA prevádzkovaná na serveri alebo v cloude, musíte k tomu pridať aj otázku prístupu zvonku. Pri použití mServera pomáha odporúčaný protokol HTTPS, no samotná dostupnosť servera z internetu je rozhodnutie o bezpečnosti, ktoré nemá robiť dodávateľ konektora bez vášho vedomia. K tomu pozrite POHODA v cloude a hosting.
Kedy má integrácia zmysel a kedy nie
Nie každú väzbu treba automatizovať. Ak do POHODY ide mesačne niekoľko objednávok, ručné zadanie môže byť lacnejšie ako vývoj a údržba toku. Naopak, ak denne vznikajú desiatky dokladov a každý prepis je zdrojom chýb, automatizácia sa vráti. Pomôže jednoduchý test: spočítajte, koľko času a koľko opráv vás stoja ručné prepisy, a porovnajte to s cenou zadania a pravidelnej údržby.
Ak zistíte, že vaše požiadavky na väzby sú také rozsiahle, že POHODA je len jedným článkom v zložitom reťazci, je rozumné zvážiť, či ju neprerastá celé riešenie. Širšie porovnanie je na stránke alternatívy k POHODE.
Ako postupovať prakticky
- Popíšte procesy, ktoré chcete prepojiť, a zoradte ich podľa straty času a rizika chýb.
- Pre každý zistite, či existuje overený hotový konektor, alebo je potrebný zákazkový vývoj.
- Vyžiadajte si od dodávateľa popis toku, chybových stavov a spôsobu údržby.
- Otestujte na kópii dát a prizvite účtovníka.
- Dohodnite si podporu a postup pri aktualizáciách ešte pred spustením.
Ak potrebujete niekoho, kto to posúdi s vami, prejdite na výber partnera pre POHODU. Náš nezáväzný postup nájdete na stránke ako to funguje: odošlete zadanie a my vás spojíme s integrátorom, ktorý má skúsenosť s podobnými väzbami. Samotný projekt realizuje integrátor, nie my.
Často kladené otázky
Má POHODA API, cez ktoré sa dá napojiť externý systém?
Áno. POHODA má XML rozhranie, cez ktoré sa dajú vymieňať takmer všetky dáta s externými systémami, napríklad so skladom, e-shopom alebo pokladnicou. Výrobca poskytuje schémy XML aj validátor schém. Pre priamy prístup z iného programu slúži mServer, HTTP server zabudovaný v každej inštalácii.
Čo je mServer a na čo sa používa?
mServer je HTTP server, ktorý je súčasťou každej inštalácie POHODY a prijíma XML dáta požiadavkami POST. Podporuje HTTP aj HTTPS (odporúča sa HTTPS), kompresiu gzip a deflate a autentifikáciu Basic v hlavičke STW-Authorization. Používa sa tam, kde externý systém potrebuje dáta do POHODY zapisovať alebo z nej čítať bez ručného exportu.
Je lepšie kúpiť hotový konektor, alebo dať vyvinúť vlastnú integráciu?
Záleží na tom, nakoľko sa váš proces odlišuje od bežného. Ak e-shop, banka či pokladnica fungujú štandardne, hotový konektor je zvyčajne rýchlejší a lacnejší na udržiavanie. Ak máte vlastné pravidlá cien, skladov alebo číslovania dokladov, bude potrebné zákazkové riešenie nad XML rozhraním. Rozhodnutie sa oplatí urobiť pri cielenom zadaní, nie pri výbere nástroja.
Kto zodpovedá za integráciu, keď sa zmení verzia POHODY alebo e-shopu?
Treba to dohodnúť písomne už pri zadaní. Hotový konektor udržiava jeho dodávateľ, zákazkovú integráciu ten, kto ju vytvoril, a ak podpora nie je v zmluve, zodpovednosť sa rýchlo rozplynie. Pri každej väčšej aktualizácii POHODY alebo napojeného systému treba integráciu otestovať na kópii dát.
Ako sa integrácie dotýkajú e-kasy a kontrolného výkazu DPH?
Každá integrácia, ktorá vytvára alebo mení doklady, ovplyvňuje aj dáta pre kontrolný výkaz DPH a pre evidenciu tržieb. Preto musí prenášať správne sadzby DPH, dátumy zdaniteľného plnenia a identifikáciu dokladov. Tieto súvislosti zadávajte integrátorovi hneď na začiatku, nie až po zistení chýb pri podaní výkazu.
Zdroje
- STORMWARE – XML rozhranie POHODA
- STORMWARE – POHODA mServer pre vývojárov
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.