ERP v cloude alebo na vlastnom serveri: ako sa rozhodnúť

Otázka „cloud, alebo vlastný server?“ sa pri výbere ERP objaví takmer vždy. Na prvý pohľad ide o technické rozhodnutie pre informatika. V skutočnosti určuje, ako budete platiť, kto zodpovedá za dostupnosť systému, ako rýchlo sa dostanete k novým funkciám a ako ďaleko môžete systém prispôsobiť svojim procesom. Tento sprievodca vysvetľuje, v čom sa ERP cloud líši od ERP na vlastnom serveri, a pomáha vám zvoliť model, ktorý sedí slovenskej malej a strednej firme.

Čo znamená ERP cloud a čo ERP on-premise

Pod pojmom ERP cloud sa skrývajú dva rôzne modely, ktoré sa v bežnej reči často zamieňajú.

• ERP ako služba (SaaS). Systém beží u poskytovateľa a vy k nemu pristupujete cez prehliadač. Poskytovateľ riadi infraštruktúru, zálohy aj nové verzie. Vy riadite používateľov, nastavenia a dáta.
• Hostované ERP. Ide o klasický systém, ktorý niekto prevádzkuje v dátovom centre namiesto vášho serverovne. Prostredie býva oddelené len pre vašu firmu a poskytovateľ riadi hardvér, no verzie a úpravy často zostávajú na vašej strane.

ERP on-premise, teda ERP na sitie, prípadne ERP sur site, znamená, že licencie kupujete alebo prenajímate a systém inštalujete na server vo vlastnej firme. Zodpovedáte za chod, zálohy, zabezpečenie a obnovu hardvéru. Na druhej strane máte plnú kontrolu nad prostredím.

Nezabúdajte, že označenie ERP online alebo ERP v cloude v marketingu nehovorí, o ktorý z modelov ide. Pri každej ponuke sa preto pýtajte: kto prevádzkuje server, kto aktualizuje systém a kto zodpovedá za dáta?

Čo ovplyvňuje rozhodnutie vo firme na Slovensku

Slovenská firma rieši pri ERP viac než len pohodlie. Účtovníctvo musí byť v poriadku voči daňovým povinnostiam: kontrolný výkaz DPH sa podáva z dát, ktoré systém vytvára, a maloobchod či gastro prevádzky potrebujú prepojenie na e-kasu. Elektronická fakturácia pridáva ďalšiu vrstvu požiadaviek, ktorú rozoberá samostatný sprievodca o elektronickej fakturácii v ERP.

Pri voľbe modelu preto odporúčame prejsť päť otázok:

1. Máte vo firme človeka, ktorý vie spoľahlivo spravovať server, zálohy a zabezpečenie?
2. Aké sú vaše pripojenie a kontinuita prevádzky: pracujú pobočky v rôznych krajoch, alebo je celé jadro na jednom mieste?
3. Koľko úprav na mieru očakávate a ako hlboko majú zasahovať do jadra systému?
4. Chcete náklady rozložiť do pravidelných poplatkov, alebo preferujete jednorazovú investíciu?
5. Akú citlivosť majú vaše dáta a kto k nim smie mať prístup?

Odpovede na ne väčšinou rozhodnú viac než cenník.

Náklady: investícia verzus pravidelný poplatok

Najčastejší omyl je porovnávať len cenu licencie. Skutočné náklady sa skladajú z viacerých položiek, a pri každom modeli sa líšia.

Cloud (SaaS) zvyčajne znamená predplatné podľa používateľov alebo modulov. Odpadá nákup serverov, správa operačného systému, obnova hardvéru aj časť práce informatika. Nové prostredie dokážete rozbehnúť rýchlejšie, pretože nečakáte na dodávku techniky. Náklady sa však opakujú a rastú s počtom používateľov, takže ich treba plánovať rovnako ako mzdy či nájom.

On-premise zvyčajne vyžaduje vyššiu počiatočnú investíciu: licencie, servery, sieť, zálohovacie riešenie a práca pri inštalácii. Potom prichádzajú priebežné náklady na údržbu, podporu a obnovu techniky. Pri stabilnej firme s vlastným informatikom môže byť tento model dlhodobo prijateľný, hlavne ak sa systém nemení veľa rokov.

Podrobnejšie sa skladaniu rozpočtu venuje sprievodca cena ERP. Pre rozhodnutie o modeli stačí pamätať na jedno pravidlo: porovnávajte celkové náklady vlastníctva za obdobie, ktoré si reálne plánujete systém používať, nie jednotlivé položky.

Skryté položky, na ktoré sa zabúda

• Zálohovanie a pravidelné skúšky obnovy dát.
• Zastupovanie informatika pri dovolenke alebo odchode.
• Obnova hardvéru a licencií operačného systému a databázy.
• Poplatky za dodatočné prostredia, napríklad testovacie.
• Náklady na úpravy po každej väčšej aktualizácii.
• Prevádzka e-kasy, tlačiarní a čítačiek pripojených na pobočke.

Bezpečnosť a zodpovednosť

Mýtus hovorí, že dáta na vlastnom serveri sú automaticky v bezpečí, pretože ich „fyzicky vidíte“. V praxi býva serverovňa malej firmy skriňa v kancelárii, zálohy sa robia nepravidelne a aktualizácie zabezpečenia sa odkladajú. Profesionálny poskytovateľ cloudu má vyhradený tím, redundantné prostredie a postupy pre incidenty, ktoré by firma tejto veľkosti sama nezabezpečila.

Opačný mýtus tvrdí, že cloud rieši bezpečnosť za vás. Nerieši. Poskytovateľ chráni infraštruktúru, ale vy rozhodujete, kto sa môže prihlásiť, kto vidí mzdy, kto schvaľuje platby a kto môže exportovať zoznam zákazníkov. Dvojfaktorové overenie, odoberanie prístupov odchádzajúcim zamestnancom a pravidelná kontrola oprávnení sú povinnosťou firmy v oboch modeloch.

Pri výbere si od poskytovateľa vyžiadajte:

• opis zálohovania a časový plán obnovy po výpadku,
• informácie o certifikáciách a nezávislých auditoch,
• zmluvné podmienky pre prípad incidentu a oznámenie narušenia,
• popis toho, kto z jeho strany môže pristupovať k vašim dátam.

Umiestnenie dát a suverenita

Otázka, kde fyzicky sú vaše dáta, má pre mnohé firmy zmluvný aj právny rozmer. Ide o osobné údaje zamestnancov a zákazníkov podľa GDPR, o obchodné tajomstvo a v niektorých odvetviach aj o požiadavky odberateľov. Dodávatelia pre verejný sektor, zdravotnícke subjekty alebo finančné inštitúcie sa môžu stretnúť s tým, že zákazník trvá na konkrétnej lokalite spracovania.

Preto si pred podpisom overte:

• v ktorej krajine a v ktorom dátovom centre sa vaše dáta ukladajú a zálohujú,
• či sa záloha nachádza v rovnakom regióne,
• ktorí subdodávatelia sa na prevádzke podieľajú,
• ako získate dáta späť v použiteľnom formáte, ak spoluprácu ukončíte.

Posledný bod sa podceňuje. Možnosť vystúpiť je súčasť suverenity: ak sú vaše dáta uzamknuté v uzavretom formáte, zmena dodávateľa bude drahá a bolestivá. Pri otvorenejších riešeniach, napríklad pri open source ERP, je táto otázka zvyčajne jednoduchšia, no nikdy ju nesmiete preskočiť.

Prispôsobenie, aktualizácie a rýchlosť zmien

Tu sa modely líšia najviac.

V SaaS dostávate nové verzie podľa plánu poskytovateľa. Výhodou je, že máte aktuálne funkcie a opravy bez toho, aby ste ich museli sami nasadzovať. Nevýhodou je, že aktualizáciu nemôžete vždy odložiť a že úpravy musia zostať v rámci povoleného rozšírenia. Zásahy do jadra systému sú obmedzené alebo vylúčené, aby sa systém dal aktualizovať bez zlomu.

Pri on-premise rozhodujete o termíne aktualizácie vy. Môžete si ju otestovať a odložiť, ak práve prebieha uzávierka alebo inventúra. Cena za túto voľnosť je, že aktualizácie sa nezriedka odkladajú príliš dlho a firma potom zostane na zastaranej verzii, ktorej nová legislatíva alebo formát elektronickej faktúry už nevyhovujú.

Pre firmu na Slovensku je to dôležité tým, že pravidlá okolo DPH a elektronickej fakturácie sa menia. Systém, ktorý sa neaktualizuje, začne zaostávať za povinnosťami. Zhrnutie týchto povinností nájdete v sprievodcovi o právnych požiadavkách na ERP.

Preto platí zásada: čím viac špecifických procesov potrebujete, tým viac sa oplatí zvažovať model s väčšou voľnosťou; čím viac chcete štandardný systém bez starostí, tým viac sa hodí SaaS.

Tabuľka: cloud (SaaS), hosting a on-premise vedľa seba

Tabuľka je orientačný rámec. Konkrétne podmienky sa líšia podľa produktu aj dodávateľa a musia byť zapísané v zmluve.

Ako sa k modelom stavajú ERP, ktoré porovnávame

Naša sieť nie je spojená so žiadnym výrobcom a neponúkame vlastné licencie. Nižšie je len všeobecný obraz, ktorý si pred rozhodnutím overte u vybraného integrátora.

• Odoo je dostupné ako služba prevádzkovaná dodávateľom aj ako riešenie, ktoré možno inštalovať na vlastnej infraštruktúre. Otvorenosť kódu dáva priestor pre úpravy, no vyžaduje disciplínu pri aktualizáciách.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central je známe ako cloudový produkt a existuje aj možnosť prevádzky na vlastnej infraštruktúre. Úpravy sa riešia cez rozšírenia, ktoré sú pri cloudovej prevádzke základným mechanizmom.
• SAP Business One sa tradične nasadzuje v modeli, kde si firma systém prevádzkuje sama alebo prostredníctvom hostingu. Možnosti prevádzky si overte s integrátorom pre aktuálnu verziu.
• Oracle NetSuite je koncipované ako cloudová služba, takže otázka „vlastný server“ pri ňom v bežnom ponímaní nevzniká.
• POHODA je pre mnohé slovenské firmy známa ako program inštalovaný na počítači alebo na firemnom serveri. Ak potrebujete prístup z viacerých miest, pýtajte sa výslovne na dostupné spôsoby vzdialeného prístupu.

Podrobné porovnania nájdete v sekcii porovnania ERP, napríklad Odoo a Business Central.

Pre aký typ firmy sa hodí ktorý model

Cloud sa zvyčajne hodí, ak:

• nemáte vlastného informatika alebo ho máte len na čiastočný úväzok,
• firma rastie a potrebuje pridávať používateľov bez nákupu techniky,
• pracujete z viacerých pobočiek alebo z domu,
• uprednostňujete štandardné procesy pred rozsiahlymi úpravami,
• chcete náklady držať v pravidelných splátkach.

On-premise alebo hosting dáva zmysel, ak:

• máte špecifické procesy, ktoré si vyžadujú hlbšie zásahy,
• existujú zmluvné alebo regulačné požiadavky na lokalitu dát,
• systém má pracovať v sieti bez spoľahlivého pripojenia, napríklad vo výrobnej hale či na stavbe,
• máte kvalifikovaný tím schopný spravovať prostredie,
• chcete sami určovať termíny aktualizácií.

Pre menšie podniky je typický prechod na cloud, pretože zbavuje starostí so serverom. Viac o tom nájdete v sprievodcovi ERP pre malé firmy. Výrobné podniky a stavebné firmy majú často iné priority, preto je vhodné pozrieť sa aj na ERP pre výrobu.

Presun z jedného modelu na druhý

Ak dnes používate systém na vlastnom serveri a uvažujete o cloude, počítajte s tým, že nejde o „premiestnenie“, ale o malý projekt. Treba:

1. zmapovať úpravy a rozhodnúť, ktoré sú ešte potrebné,
2. vyčistiť dáta a číselníky pred prenosom,
3. otestovať prenos na skúšobnom prostredí,
4. určiť dátum ostrého prechodu mimo uzávierky a podania DPH,
5. zaškoliť používateľov a vyhradiť si čas na opravy po spustení.

Praktické kroky popisuje sprievodca migrácia ERP. Ak plánujete aj zmenu systému, spojte obe rozhodnutia a nenechajte ich bežať nezávisle.

Ako vybrať správneho partnera pre nasadenie

Model prevádzky je len polovica rozhodnutia. Druhá polovica je tím, ktorý systém nastaví a bude ho s vami udržiavať. Pýtajte sa integrátora na skúsenosti s vaším odvetvím, s lokalizáciou pre Slovensko a s prevádzkou, ktorú navrhuje. Tipy nájdete v sprievodcovi výber ERP integrátora.

Ak nechcete porovnávať ponuky sami, využite náš bezplatný postup: opíšete firmu, požiadavky a preferovaný model a my vás prepojíme s integrátorom, ktorý má s podobným zadaním skúsenosť. Ako to prebieha, vysvetľuje stránka ako to funguje. Samotný projekt realizuje integrátor, my zabezpečujeme len spojenie.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.