Predaj a CRM v POHODE: od dopytu po uhradenú faktúru

Čo v POHODE znamená predaj a CRM

Keď slovenská firma hľadá CRM POHODA, zvyčajne nehľadá samostatný produkt. Chce vedieť, či sa dá obchod viesť v tom istom systéme, v ktorom už beží účtovníctvo, sklad a fakturácia. POHODA je ekonomický a informačný systém pre malé a stredné firmy a obchodná časť je v nej prirodzene prepojená s ostatnými agendami: zákazník, ponuka, objednávka, výdaj zo skladu, faktúra, úhrada.

Rozdiel oproti klasickému CRM je v ťažisku. CRM sa sústreďuje na vzťah so zákazníkom a prácu obchodníka. POHODA sa sústreďuje na doklad a jeho dôsledok v účtovníctve a sklade. Pre firmu s niekoľkými obchodníkmi a jednoduchým procesom je to často úplne dosť. Pre firmu, ktorá riadi obchodné príležitosti, kampane a dlhé predajné cykly, je to základ, ku ktorému sa pridáva ďalší nástroj.

Tento text popisuje POHODA ventes od dopytu po vyúčtovanie a ukazuje, kde sa oplatí ostať v jednom systéme a kde je lepšie sa pozrieť inam. Širší pohľad nájdete na stránke moduly POHODA.

Adresár: jediný zdroj pravdy o zákazníkovi

Základom je adresár. Každý odberateľ má svoju kartu s identifikačnými údajmi, fakturačnou a dodacou adresou, platobnými podmienkami a kontaktmi. Z karty sa čerpajú všetky doklady, takže ak sa zmení adresa alebo splatnosť, zmena sa prejaví v nových dokladoch bez ručného prepisovania.

V praxi sa oplatí dodržať niekoľko zásad:

• jeden zákazník jedna karta, bez duplicít vytvorených pri každej objednávke,
• kontaktné osoby evidovať samostatne, aby bolo jasné, s kým sa rokuje a komu ide faktúra,
• platobné podmienky a predvolenú cenovú hladinu nastaviť na karte, nie pri každom doklade,
• prístupové práva obmedziť tak, aby obchodník nemenil bankové údaje alebo úverové limity.

Najčastejší problém, ktorý integrátori pri audite vidia, nie je chýbajúca funkcia, ale zlé údaje v adresári. Pred akýmkoľvek prepojením s externým CRM preto patrí čistenie duplicít. Pri väčšej zmene systému pomôže aj migrácia POHODA.

Dopyt, ponuka, objednávka: obchodný reťazec

Typický slovenský obchodný reťazec v POHODE vyzerá takto:

• zákazník pošle dopyt e-mailom alebo cez formulár,
• obchodník vystaví cenovú ponuku s položkami z cenníka,
• po odsúhlasení sa z ponuky vytvorí prijatá objednávka,
• objednávka rezervuje tovar na sklade alebo spustí nákup,
• po dodaní sa vystaví faktúra a sleduje sa úhrada.

Hodnota systému spočíva v tom, že každý krok preberá údaje z predchádzajúceho. Obchodník nepíše položky trikrát a účtovník nemusí overovať, či faktúra zodpovedá objednávke. Konkrétne názvy dokladov a podrobnosti postupu závisia od verzie a nastavenia, preto ich vždy overte na vzorovej zákazke pred spustením.

Čo POHODA sama nerieši

Pipeline s fázami príležitostí, pravdepodobnosťou uzavretia, pripomienkami nasledujúcich krokov a prehľadom aktivít obchodníka je typická doména CRM. Ak obchodný tím žije z desiatok súbežne vedených príležitostí, tabuľka alebo poznámky v adresári rýchlo prestanú stačiť. Vtedy sa zvykne pridať špecializovaný nástroj a POHODA ostáva systémom, ktorý preberá vyhraté zákazky ako objednávky.

Cenníky, zľavy a cenové hladiny

Slovenský trh B2B pozná viacero typov cien naraz: základný cenník, cenu pre veľkoodberateľa, dohodnutú cenu pre konkrétneho klienta a akciovú cenu. POHODA ich zvláda cez cenníky, cenové hladiny a zľavy, ktoré sa môžu viazať na zákazníka alebo skupinu zákazníkov.

Posledný riadok je dôležitý. Ak pravidlá cenotvorby zahŕňajú schvaľovanie zliav vedúcim, viazanie na objem alebo kombinácie produktov, základná funkčnosť prestáva stačiť. Takéto požiadavky sa riešia úpravou POHODY na mieru a treba ich uviesť už v zadaní. Podklady k nákladom projektu nájdete v prehľade ceny POHODA.

Fakturácia, DPH a elektronická faktúra

Faktúra je pri predaji koncový bod, ktorý zaujíma aj účtovníka. Z hľadiska slovenskej legislatívy ide o vykazovanie DPH, kontrolný výkaz a čoraz viac aj o elektronickú výmenu dokladov. Ak je objednávka správne vedená, údaje o odberateľovi, sadzbe a zdaňovacom režime sa prenesú do faktúry a odtiaľ do evidencie DPH.

Čo si pri predaji pohliadať:

• správne určený režim DPH pri dodaní do iného členského štátu a pri tuzemskom prenesení daňovej povinnosti,
• zhoda faktúry s objednávkou a dodacím listom,
• evidencia záloh a ich zúčtovanie v konečnej faktúre,
• vzťah faktúry k kontrolnému výkazu DPH, ktorý podáva účtovník alebo firma,
• príprava na elektronickú fakturáciu, aby nové povinnosti nezastihli firmu nepripravenú.

Pre vás to znamená jednoduché pravidlo: čím viac údajov obchodník zadá správne pri ponuke, tým menej opráv potrebuje účtovník pri uzávierke. Vzájomné väzby sú podrobnejšie v časti o účtovníctve a financiách v POHODE.

Predaj za hotové, e-kasa a mobilné aplikácie

Obchod s maloobchodnou prevádzkou má iný rytmus ako B2B. Zákazník platí hneď, doklad musí vzniknúť okamžite a pokladnica musí spĺňať povinnosti e-kasy. Pre rýchly predaj za hotové ponúka STORMWARE aplikáciu mKasa, ktorá funguje na Androide, iOS aj Windowse 10 a 11. Podľa výrobcu zostávajú dáta na zariadení, bez cloudu, na rozdiel od aplikácie mPohoda.

Z toho vyplýva praktická otázka, ktorú treba vyriešiť pred nasadením: ako sa pokladničné údaje dostanú do hlavnej evidencie a kto zodpovedá za ich zosúladenie so skladom a účtovníctvom. Povinnosti pokladnice sú rozobrané v sprievodcovi e-kasa a ERP. Ak máte zároveň e-shop a kamennú predajňu, určite si dopredu pomenujte, ktorý systém je hlavný pre zásoby.

Prepojenie s e-shopom, marketingom a externým CRM

Kde končí POHODA a kde začína CRM alebo marketingový nástroj, je najdôležitejšie architektonické rozhodnutie. Odporúčame držať jednoduché pravidlo rozdelenia:

• POHODA je hlavná pre doklady, ceny z cenníka, sklad, faktúry a úhrady,
• CRM je hlavné pre kontakty v procese rokovania, príležitosti, aktivity a komunikáciu,
• e-shop je hlavný pre objednávky z webu až do momentu, keď ich preberie POHODA.

Marketing, napríklad newslettery alebo segmentácia zákazníkov podľa nákupov, potrebuje čistý export zákazníkov a obratov. Dáta preto prúdia z POHODY smerom k marketingu a späť sa vracia najmä súhlas so spracúvaním osobných údajov. Spôsob prenosu, frekvenciu a ošetrenie chýb navrhuje integrátor v rámci integrácií POHODA.

Kedy stačí natívna agenda a kedy treba externé CRM

Opakované služby a predplatné

Ak predávate služby s pravidelnou fakturáciou, napríklad správu, licencie alebo servisné balíky, v POHODE sa opakované faktúry dajú pripraviť zo vzorových dokladov. Funguje to dobre pri pevnej mesačnej sume. Zložitejšie modely, kde sa cena mení podľa spotreby, počtu používateľov alebo zmluvných dodatkov, vyžadujú buď vlastné pravidlá, alebo samostatný systém na správu zmlúv. Pred voľbou riešenia si spíšte, ako sa vám zmenia sumy v priebehu roka a kto o zmene rozhoduje.

Servis a starostlivosť o zákazníka po predaji

Po dodaní vzniká druhá vrstva predaja: reklamácie, servisné zásahy, opakované objednávky. V POHODE je možné viazať doklady na zákazníka a zákazku, takže história obchodu je dohľadateľná. Čo chýba, je plnohodnotný ticketing so SLA, zdieľanou schránkou a prioritami. Ak servis tvorí významnú časť príjmov, počítajte s doplnkovým nástrojom a prepojením dokladov. Pri kvalite dát sa oplatí zamerať aj na podporu a údržbu POHODY, aby servisné požiadavky nezostali bez vlastníka.

Indikátory, ktoré má obchod sledovať

Bez merania sa predaj nedá riadiť. Vo väčšine slovenských firiem stačí malý a stabilný súbor ukazovateľov, ktoré sa dajú vyčítať z dokladov:

• konverzia ponúk na objednávky, teda koľko ponúk sa zmenilo na zákazky,
• obrat podľa zákazníka a produktu a jeho koncentrácia v niekoľkých odberateľoch,
• marža na zákazke, nielen na cenníku, po zohľadnení zliav,
• neuhradené pohľadávky po splatnosti a priemerný čas úhrady,
• čas od objednávky po vyfakturovanie, ktorý ukáže zdržanie v sklade alebo administratíve,
• podiel opakovaných zákazníkov oproti novým.

Ukazovatele majú zmysel len vtedy, keď sa dáta zadávajú disciplinovane. Preto sa oplatí zaškoliť obchodníkov na základné pravidlá zadávania, ideálne v rámci školení POHODA. Súvisiace skladové údaje opisuje stránka o sklade a nákupe.

Ako postupovať pri výbere riešenia

Rozumný postup pre firmu, ktorá rieši predaj a CRM v POHODE, je krátky:

• zmapujte skutočný obchodný proces od dopytu po úhradu, nie ten želaný,
• rozdeľte požiadavky na nutné a želané, najmä tie okolo cenotvorby a pipeline,
• rozhodnite, ktoré údaje majú hlavný systém a ktoré sa len replikujú,
• vyžiadajte ukážku na vlastných dátach, nie na vzorovej firme,
• porovnajte aj alternatívy v prehľade alternatív k POHODE.

Ak si neviete rady s rozsahom, bezplatne vás spojíme s integrátorom, ktorý posúdi, či stačí nastaviť POHODU, doplniť externé CRM, alebo uvažovať o inom systéme. Pozrite si aj postup, ako vybrať partnera pre POHODU. My neimplementujeme: sprostredkúvame kontakt, projekt vedie samotný integrátor.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.