Kontrolný výkaz DPH a elektronická faktúra 2027 v ERP systéme

Kontrolný výkaz DPH je povinnosť, pri ktorej sa kvalita ERP systému ukáže najrýchlejšie. Nejde o nič, čo by účtovník nevedel urobiť ručne. Problém je v opakovaní: každé zdaňovacie obdobie, stovky či tisíce dokladov, jedna štruktúra, ktorú musí finančná správa prijať bez chyby. Ak systém podklady pripraví správne, výkaz je rutina. Ak nie, prepisuje sa v tabuľkách tesne pred termínom.

Táto stránka vysvetľuje, čo má ERP v slovenskom prostredí zvládnuť pri DPH, kde sa končí štandardná funkcia a začína modul či externý poskytovateľ, a čo si pri výbere overiť s integrátorom. Pokrýva aj elektronickú faktúru 2027, ktorá povinnosti okolo DPH mení.

Kontrolný výkaz DPH: čo od neho požaduje finančná správa

Kontrolný výkaz sa podáva spolu s daňovým priznaním DPH a so súhrnným výkazom. Finančná správa stanovuje tieto pravidlá:

• výkaz sa podáva do 25 dní po skončení zdaňovacieho obdobia, rovnako ako súhrnný výkaz,
• podáva sa výhradne elektronicky vo formáte XML,
• vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis alebo písomnú dohodu so správcom dane,
• elektronicky musia podávať platitelia DPH aj spoločnosti zapísané v obchodnom registri.

Pri nesplnení povinnosti hrozí pokuta. Za nepodanie, oneskorené podanie alebo neúplné či nesprávne údaje môže byť sankcia až do výšky 10 000 eur, pri opakovaní až 100 000 eur. Práve preto sa oplatí brať kontrolný výkaz ako riadený proces v ERP, nie ako jednorazový export.

Čo z toho vyplýva pre ERP

Systém musí viesť doklady tak, aby sa dali spárovať s riadkami výkazu: vydané faktúry, prijaté faktúry, opravné doklady, dobropisy. Každý doklad potrebuje správny daňový kód, sadzbu, základ dane, identifikáciu partnera a dátum zdaniteľného plnenia. Ak ktorékoľvek z týchto polí chýba už pri zadaní, chyba sa objaví až pri podaní.

Opravy: opravný a dodatočný výkaz

Chyby sa stávajú, a preto je dôležité, ako ich ERP pomáha riešiť. Pravidlá sú dve:

Pri dodatočnom výkaze nestačí „preklopiť číslo“. Systém musí vedieť zrušiť pôvodný záznam a doplniť správny. Na ukážke s integrátorom si preto vyžiadajte konkrétny scenár: opravte doklad z predchádzajúceho obdobia a pozrite, aký výkaz ERP vygeneruje.

Daňové priznanie DPH v ERP

Daňové priznanie DPH, kontrolný výkaz a súhrnný výkaz spolu tvoria balík, ktorý musí byť konzistentný. Ak sa základ dane v priznaní nezhoduje s výkazom, finančná správa to uvidí. Dobré ERP preto čerpá všetky tri výstupy z rovnakých účtovných dát, nie z troch samostatných zostáv.

Sadzby a ich zmeny

Slovensko uplatňuje od 1. januára 2025 tri sadzby DPH: základnú 23 %, zníženú 19 % a zníženú 5 %. Zaradenie tovaru a služieb sa pritom mení. Od 1. januára 2026 napríklad cukrovinky, sladké pečivo, zmrzlina, sladené nápoje a slané snacky prešli z 19 % na 23 %, s výnimkou diétnych potravín zo zoznamov ministerstva zdravotníctva.

Pre ERP to znamená dve praktické veci:

• sadzba nesmie byť zapísaná „natvrdo“ pri produkte, ale riadená daňovým kódom s platnosťou od dátumu,
• staré doklady a opravné doklady sa musia vyhodnotiť podľa sadzby platnej v čase plnenia.

Pre veľkoobchod s potravinami, e-shop či gastro prevádzku s pokladnicou je toto bežný zdroj chýb. Pozrite aj stránku o ERP pre veľkoobchod a o väzbe na eKasa v ERP systéme, kde sa sadzba z predaja dostáva do účtovníctva.

Registrácia a prahy

ERP nerieši registráciu k DPH samo, ale dobrý systém upozorní na prahy. Podľa finančnej správy musí podnikateľ požiadať o registráciu, ak jeho obrat presiahne 50 000 eur za kalendárny rok, pričom žiadosť sa podáva do piatich pracovných dní. Pri dosiahnutí 62 500 eur sa stáva platiteľom už od tejto operácie. Nadobudnutie tovaru z iného členského štátu má vlastný prah 14 000 eur bez DPH. Pre rastúcu firmu je užitočné mať prehľad obratu priamo v systéme.

Čo je štandard a čo je modul alebo poskytovateľ

Rozdelenie zodpovednosti medzi ERP, doplnok a externý nástroj sa líši podľa produktu a podľa verzie. Neopierajte sa o marketingové tvrdenia, rozhodnúť má test na vašich dátach. Orientačne:

Pri Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One a Oracle NetSuite býva slovenská daňová funkcionalita súčasťou lokalizácie alebo doplnku, ktorý dodáva integrátor alebo tretia strana. Rozsah sa líši. POHODA je účtovný a ekonomický systém zameraný na malé a stredné firmy, kde je DPH agenda základnou súčasťou. Nezávisle od produktu platí rovnaká otázka: kto zodpovedá za aktuálnosť výkazu po zmene legislatívy?

Elektronická faktúra 2027: čo sa mení

Podľa finančnej správy musia platitelia DPH od 1. januára 2027 vystavovať a prijímať elektronické faktúry pri tuzemských dodaniach a službách v regulovanom elektronickom formáte. Rok 2026 je dobrovoľné skúšobné obdobie. Prijímať faktúry musí vedieť každá právnická osoba a každý podnikateľ, vrátane živnostníkov, slobodných povolaní a prenajímateľov.

Základné parametre:

• faktúra je štruktúrovaný súbor XML podľa európskej normy EN 16931,
• faktúry putujú cez certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby (Digitálny poštár) po sieti Peppol,
• poskytovateľa si firma vyberá na trhu,
• národný systém IS EFA bol podľa finančnej správy v roku 2024 zrušený, faktúra ide priamo od vystavovateľa k príjemcovi,
• faktúra sa považuje za vystavenú včas, ak je sprístupnená príjemcovi najneskôr do 15 dní od dodania alebo prijatia zálohy,
• iný spôsob zasielania, napríklad e-mailom alebo cez EDI, vyžaduje súhlas príjemcu.

Podrobnejší pohľad na túto tému nájdete v príručke elektronická fakturácia v ERP.

Čo sa stane s kontrolným výkazom

Od 1. januára 2027 do 30. júna 2030 platí povinnosť oznamovať údaje finančnej správe iba vtedy, ak povinná elektronická faktúra prechádza cez doručovaciu službu. Túto komunikáciu vykoná poskytovateľ automaticky. Chýbajúce, chybné alebo oneskorené oznámenie údajov z faktúry môže znamenať pokutu do 10 000 eur, pri opakovaní do 100 000 eur. Od 1. júla 2030 sa podľa FAQ finančnej správy zrušia kontrolný výkaz aj súhrnný výkaz a nahradí ich prenos údajov z faktúr takmer v reálnom čase. Cezhraničná elektronická fakturácia je plánovaná od 1. júla 2030.

Prechodné obdobie je teda dlhé. Počas neho bude ERP viesť obe agendy súčasne: kontrolný výkaz a elektronické faktúry. Už dnes si preto ujasnite, že nový modul alebo konektor nenahrádza výkaz, ale pribudne popri ňom.

Archivácia

Pri elektronickej faktúre sa v období od 1. januára 2027 do 30. júna 2030 uchováva desať rokov od konca príslušného kalendárneho roka (§ 85o ods. 15 zákona o DPH). Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve ukladá desaťročné uchovávanie účtovných dokladov, kníh a závierok. Doklady môžu byť v papierovej, elektronickej alebo kombinovanej podobe, s ochranou pred stratou, krádežou, zničením a neoprávneným prístupom. Doklady k záruke a reklamáciám sa držia po celú dobu záručnej lehoty alebo reklamačného konania. ERP by malo vedieť k účtovnému záznamu pripojiť pôvodný XML súbor a spätne ho vyhľadať. Súvisiace povinnosti sumarizuje stránka o právnych požiadavkách na ERP.

Čo otestovať s integrátorom

Pred podpisom zmluvy nechajte integrátora, aby ukázal, že systém zvláda váš prípad, nie vzorový. Praktický zoznam:

1. Kompletný cyklus. Z dokladov zdaňovacieho obdobia vygenerujte kontrolný výkaz, priznanie a súhrnný výkaz a porovnajte ich so stavom v účtovníctve.
2. Opravy. Zmeňte doklad z uzavretého obdobia a skontrolujte, či systém ponúkne opravný alebo dodatočný výkaz.
3. Zmena sadzby. Overte doklady vystavené pred a po zmene zaradenia tovaru.
4. Prijatie e-faktúry. Pošlite testovaciu faktúru vo formáte EN 16931 a sledujte, či sa z nej vytvorí účtovný doklad bez ručného prepisu.
5. Odosielanie. Zistite, ktorý poskytovateľ doručovacej služby sa napojí a kto nesie náklady.
6. Zodpovednosť. Dohodnite, kto aktualizuje výkaz po zmene legislatívy a v akej lehote.

Tieto body patria aj do vzoru požiadaviek na ERP. Ako vybrať partnera, vysvetľuje príručka výber ERP integrátora.

Rola účtovníka a vaša rola

Účtovník ostáva zodpovedný za správnosť podania a ERP mu má prácu uľahčiť, nie ju skrývať. Dohodnite, kto výkaz pripravuje, kto ho kontroluje a kto ho odošle. Ak vám účtovník pracuje externe, požadujte prístup k podkladom priamo v ERP a nie len zasielané tabuľky. Tým sa skracuje cesta od chyby k oprave.

Ako sa dostať k vhodnému integrátorovi

Slovenská DPH agenda je dôvod, prečo sa oplatí vyberať partnera, ktorý už podobné projekty robil vo vašom odvetví. My nerealizujeme projekty a nie sme napojení na žiadneho výrobcu: ponúkame bezplatné sprostredkovanie. Ako prebieha, nájdete na stránke ako to funguje. Do žiadosti uveďte, že potrebujete kontrolný výkaz, e-faktúru a prípadne eKasa, aby sa ozvali integrátori so skúsenosťou s týmito povinnosťami.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.