Ako vybrať ERP systém pre vašu firmu krok za krokom

Rozhodnutie, ako vybrať ERP, patrí medzi tie, ktoré firma v ďalších rokoch cítiť v každodennej práci: v rýchlosti fakturácie, v presnosti skladu, v tom, ako dlho trvá uzávierka a či sa na hlavné výkazy dá spoľahnúť. Systém sa dá vymeniť, ale migrácia stojí čas aj peniaze, a preto sa oplatí vybrať dôkladne hneď na začiatku. Nasledujúci postup vás prevedie výberom od prvého zoznamu potrieb až po rozhovor s referenčným zákazníkom.

Ak ešte nemáte istotu, čo ERP vlastne pokrýva, začnite úvodným prehľadom v sprievodcovi. Tu predpokladáme, že rozdiel medzi účtovným programom a plnohodnotným podnikovým systémom už poznáte a hľadáte spôsob, ako sa medzi ponukami zorientovať.

Prečo sa výber ERP nedá urobiť podľa cenníka

Pri prvom kontakte s trhom sa často stane, že firma porovnáva ceny licencií a vyberie to najlacnejšie. Licencia je však len časť celkových nákladov. Zvyšok tvorí analýza, nastavenie, prenos údajov, školenia, úpravy, prevádzka a podpora. Systém, ktorý sa zdá lacný, môže byť po zavedení drahý, ak nepokrýva vaše procesy a každú odchýlku treba programovať na mieru.

Opačná chyba je rovnako častá: firma si vyberie systém, ktorý je pre jej veľkosť príliš rozsiahly. Zamestnanci sa v ňom strácajú, projekt sa preťahuje a nakoniec sa používa len zlomok funkcií. Správny výber preto začína vašou firmou, nie produktom.

Prvý krok: zmapujte procesy a pomenujte potreby

Predtým než oslovíte akéhokoľvek dodávateľa, zapíšte si, ako vaša firma funguje dnes. Nejde o dokonalú dokumentáciu, stačí zoznam hlavných tokov: od ponuky a objednávky cez sklad, výrobu alebo službu až po fakturáciu, úhradu a účtovníctvo.

Pri mapovaní vám pomôžu tieto otázky:

• Ktoré činnosti dnes robíte ručne alebo v tabuľkách a kde vznikajú chyby?
• Ktoré údaje zadávate viackrát do rôznych programov?
• Na ktoré informácie čakáte najdlhšie, napríklad na stav zásob, marže alebo pohľadávky po splatnosti?
• Čo sa pri raste firmy ukáže ako prvé úzke miesto?
• Ktorí ľudia budú so systémom pracovať a aké sú ich zručnosti?

Výsledok rozdeľte na tri skupiny. Povinné sú požiadavky, bez ktorých firma nemôže fungovať, napríklad zákonné výstupy. Dôležité sú tie, ktoré prinášajú citeľnú úsporu času alebo lepšiu kontrolu. Príjemné sú funkcie, ktoré sa hodia, ale nerozhodujú. Toto delenie je základ celého výberu, pretože bez neho porovnávate všetko so všetkým.

Zo zoznamu potom vznikne podklad pre dodávateľov. Ako ho poskladať, ukazuje samostatný článok o vzore požiadaviek na ERP.

Nezabudnite na slovenskú legislatívu

Systém používaný na Slovensku musí zvládnuť povinnosti, ktoré poznáte z praxe. Pri maloobchode a službách s hotovostným predajom ide o napojenie na e-kasu, ktoré rozoberá sprievodca o e-kase a ERP. Každý platiteľ DPH potrebuje kontrolný výkaz, ktorého prípravu z účtovných dát popisuje článok o kontrolnom výkaze DPH v ERP. A pri vzťahoch s obchodnými partnermi sa čoraz viac rieši výmena dokladov v elektronickej podobe; podrobnosti nájdete v texte o elektronickej fakturácii v ERP.

Tieto požiadavky patria do skupiny povinných. Ak ich dodávateľ rieši len „prostredníctvom doplnku tretej strany“, zistite, kto za doplnok zodpovedá a kto ho aktualizuje pri zmene predpisov.

Druhý krok: stanovte kritériá výberu ERP

Z potrieb vyplýva súbor kritérií. Dobrá voľba kritérií je kompromis medzi úplnosťou a prehľadnosťou: príliš málo kritérií skryje podstatné rozdiely, príliš veľa spôsobí, že sa porovnanie rozplynie v detailoch. Spravidla stačí päť skupín.

Funkčné kritériá

Pozrite sa, ako systém pokrýva vaše kľúčové procesy. Nehodnoťte, či funkcia „existuje“, ale ako sa v nej pracuje. Ak firma obchoduje s tovarom, rozhodujú sklad, nákup a predaj. Výrobný podnik potrebuje kusovníky, plánovanie a kalkuláciu. Poskytovateľ služieb sleduje zákazky, vykázané hodiny a fakturáciu podľa postupu prác.

Zvlášť sa pýtajte na tri veci: čo je súčasťou základnej verzie, čo vyžaduje ďalší modul a čo sa rieši úpravou na mieru. Rozdiel medzi týmito tromi odpoveďami sa neskôr premietne do ceny aj do rizika projektu.

Technické kritériá

Technická stránka určuje, ako sa bude systém prevádzkovať a rozširovať. Hodnotia sa najmä:

• spôsob prevádzky, teda cloud, vlastný server alebo kombinácia; k tomu sa viaže samostatný článok o cloude a on-premise ERP,
• integrácie so živnostenským a bankovým prostredím, e-shopom, skladovými zariadeniami, účtovníckymi nástrojmi a ďalšími aplikáciami,
• možnosti prispôsobenia bez zásahu do jadra systému, aby sa aktualizácie dali aplikovať bez problémov,
• bezpečnosť a oprávnenia, vrátane rolí a záznamu zmien,
• zálohovanie a obnova a zodpovednosť za ne.

Pri technických otázkach si nechajte odpovedať písomne. Ústne ubezpečenie sa po roku ťažko preukazuje.

Celkové náklady vlastníctva

Namiesto samotnej ceny licencie porovnávajte náklady za celé obdobie používania. Do výpočtu patria licencie alebo predplatné, zavedenie, prenos údajov, úpravy, školenia, hosting, podpora a pravidelné aktualizácie, ale aj interný čas vašich ľudí, ktorý sa do faktúr nepremietne. Konkrétne rozloženie nákladov rozoberá článok o cene ERP.

Prakticky pomáha požiadať každého dodávateľa o ponuku podľa rovnakého zadania a v rovnakej štruktúre. Ponuky, ktoré sa nedajú porovnať riadok po riadku, spravidla skrývajú rozdiely v rozsahu.

Ekosystém integrátorov

Produkt sám nestačí; ERP zavádza a udržiava integrátor. Skúste preto posúdiť, koľko skúsených firiem na Slovensku daný systém ponúka, či sú v dosahu vášho kraja a či rozumejú vášmu odvetviu. Veľký výber integrátorov znamená konkurenciu aj istotu, že pri zmene dodávateľa nezostanete bez podpory. Naopak, systém s jediným dostupným partnerom vás viaže na jeho kapacity a ceny.

Pri samotnom výbere dodávateľa pomôže článok o výbere ERP integrátora.

Pérennosť a smerovanie výrobcu

Systém, do ktorého investujete na roky, by mal mať stabilného výrobcu s jasnou stratégiou. Zistite, ako výrobca vydáva aktualizácie, ako dlho podporuje staršie verzie, či má dostatočnú komunitu používateľov a ako reaguje na zmeny slovenských predpisov. U otvorených riešení sa pozrite aj na to, kto spravuje kód a ako je zabezpečený ďalší vývoj. Netreba hádať budúcnosť trhu; stačí overiť, že produkt je aktívne vyvíjaný a že existujú desiatky firiem, ktoré ho prevádzkujú.

Tretí krok: hodnotiaca tabuľka

Hodnotiaca tabuľka mení dojmy na porovnateľné údaje. Postup je jednoduchý: každému kritériu pridelíte váhu podľa dôležitosti, každému systému dáte hodnotenie v rámci zvolenej škály a výsledok spočítate. Dôležité je, aby váhy určil tím ešte pred ukážkami a aby sa počas výberu nemenili.

Nižšie je vzor, ktorý si môžete prispôsobiť. Škála hodnotenia je na vás; hlavné je používať ju vo všetkých riadkoch rovnako.

Ako tabuľku používať

Povinné požiadavky berte ako vylučovacie. Ak systém nezvláda niečo, bez čoho firma nemôže fungovať, nepomôže mu vysoké skóre inde. Preto si najprv vyradíte nevhodné riešenia a až potom ostatné bodujete.

Hodnotenie nech nerobí jeden človek. Ideálne ho vypĺňa viacero členov tímu osobitne, napríklad vedúci financií, vedúci prevádzky a budúci používateľ, a výsledky sa potom porovnajú. Veľké rozdiely v hodnotení jedného kritéria sú užitočný signál, že sa treba vrátiť k diskusii.

A nakoniec: číslo nie je rozhodnutie. Tabuľka vám pomôže zúžiť výber a pomenovať dôvody, ale posledné slovo majú ukážky, referencie a dôvera k tímu, s ktorým budete projekt robiť.

Štvrtý krok: od dlhého zoznamu ku krátkemu

Na začiatku môžete mať niekoľko kandidátov, ktorých sa oplatí posúdiť podľa verejných informácií. Cieľom je skrátiť zoznam na dva až tri systémy, ktoré dostanú plnú pozornosť. Zvyšok sa dá vyradiť na základe jednoduchých otázok: pokrýva systém povinné požiadavky? Je pre vašu veľkosť primeraný? Je dostupný integrátor s relevantnou skúsenosťou?

Na trhu sa typicky stretnete s niekoľkými rodinami riešení, ktoré sa líšia pôvodom aj cieľovou skupinou:

Tabuľka je len orientačná; nenahrádza posúdenie podľa vašich požiadaviek. Podrobnejšie porovnanie dvojíc nájdete v porovnaniach ERP systémov.

Piaty krok: ukážky, ktoré niečo ukážu

Ukážka je moment, keď sa z ponuky stáva skúsenosť. Aby bola užitočná, pripravte ju vy, nie dodávateľ.

Pripravte vlastné scenáre

Vyberte tri až päť situácií z reálnej prevádzky a dajte ich dodávateľom vopred. Pre obchodnú firmu to môže byť príjem tovaru od dodávateľa, jeho predaj zákazníkovi, vystavenie faktúry, dobropis a podklad pre kontrolný výkaz. Pre výrobný podnik zákazka od ponuky po expedíciu s evidenciou materiálu. Pre poskytovateľa služieb vykázanie hodín, fakturácia po etapách a prehľad ziskovosti zákazky.

Dôležité je, aby scenáre obsahovali aj nepríjemné prípady: opravu chyby, vrátenie tovaru, zmenu ceny uprostred obchodu. Práve tam sa ukáže, či je systém pružný, alebo sa rozpadne mimo ideálneho priebehu.

Kto má byť prítomný

Na ukážku nepozvite len vedenie. Zoberte ľudí, ktorí so systémom budú pracovať: skladníka, fakturantku, obchodníka, účtovníka. Ich otázky sú často konkrétnejšie a presnejšie než tie od manažmentu. Ak sa ukážky zúčastní aj váš externý účtovník, získate pohľad na prepojenie s účtovníctvom a DPH, ktoré inak ľahko prehliadnete.

Na čo sa pýtať počas ukážky

• Čo z toho, čo vidíme, je štandardná funkcia a čo úprava?
• Kto zodpovedá za aktualizáciu po zmene slovenských predpisov?
• Ako sa systém správa pri rozsiahlych dátach a koľkí používatelia môžu pracovať naraz?
• Ako sa dá zmeniť formulár alebo zostava bez programátora?
• Ako vyzerá prechod z nášho súčasného programu?

Zaznamenajte odpovede a hneď po ukážke vyplňte hodnotiacu tabuľku, kým je dojem čerstvý.

Šiesty krok: referencie a overenie dodávateľa

Referencie sú najlacnejší spôsob, ako zistiť, čo vás čaká. Nepýtajte sa na „spokojných zákazníkov“ vo všeobecnosti; vyžiadajte si kontakt na firmy, ktoré sú vám čo najpodobnejšie veľkosťou, odvetvím a zložitosťou procesov. Ideálne je, ak pôsobia v slovenskom právnom prostredí a prešli aspoň jednou ročnou uzávierkou.

Pri rozhovore sa zaujímajte o skutočný priebeh:

1. Dodržal projekt dohodnutý rozsah, alebo sa rozsah pri zavádzaní zväčšoval?
2. Ako prebehol prvý mesiac po spustení a prvá uzávierka?
3. Ako rýchlo integrátor reaguje na požiadavky a chyby?
4. Čo by zákazník urobil inak, keby projekt začínal znova?
5. Používajú sa dnes všetky zakúpené moduly?

Posledná otázka je prekvapivo odhaľujúca. Ak firma kúpila viac, než využíva, znamená to, že pôvodná analýza potrieb nebola dosť presná.

Dôležité je aj samotné rokovanie o projekte. Požiadajte o písomný rozsah prác, harmonogram, rozdelenie zodpovednosti a spôsob riešenia zmien. Prečítajte si, aké sú podmienky podpory po spustení. Na bežné riziká projektov upozorňuje článok o chybách ERP projektov, a oplatí sa ho prejsť ešte pred podpisom zmluvy.

Čo odporúčame podľa typu firmy

Neexistuje najlepší ERP pre všetkých. Rozhoduje, kto ste a kam smerujete. Nasledujúca tabuľka naznačuje, v ktorom smere sa oplatí hľadať; je to východisko, nie verdikt.

Slovenské realita je špecifická tým, že veľa malých a stredných podnikov pracuje s externým účtovníkom. Ak účtovník pracuje v inom softvéri, treba vopred vyriešiť výmenu dát, inak sa ušetrený čas premení na dvojité zadávanie. Pri firmách mimo Bratislavy zasa rozhoduje blízkosť integrátora, pretože prvé týždne po spustení si žiadajú osobnú prítomnosť. Dostupnosť podľa krajov sa dá porovnať v časti o krajoch.

Najčastejšie chyby pri výbere

Z praxe sa opakujú rovnaké pasce:

• Výber podľa dojmu z ukážky. Dobrá prezentácia nie je dôkaz, že systém zvládne vaše procesy.
• Podcenenie vlastného času. Projekt vyžaduje rozhodnutia a skúšanie od vašich ľudí, a to treba plánovať.
• Ignorovanie povinností na Slovensku. Funkcia, ktorá funguje v zahraničí, nemusí pokrývať miestne výkazy.
• Požiadavka, že systém bude robiť všetko. Každá výnimka predlžuje projekt; niekedy je lacnejšie zmeniť proces než systém.
• Zabudnutie na zmenu v ľuďoch. Najlepší systém zlyhá, ak ho zamestnanci nepoužívajú.
• Výber bez rozhovoru s referenciou. Najlacnejšia kontrola sa preskočí najčastejšie.

Ako začať a nezablúdiť

Praktický postup na prvé týždne je skromný: napíšte zoznam potrieb a rozdeľte ho na povinné, dôležité a príjemné; určte váhy kritérií; vyberte krátky zoznam; pripravte scenáre pre ukážky; obvolajte referencie. Keď toto máte hotové, rozhodnutie je už väčšinou zrejmé.

Ak nechcete oslovovať integrátorov jedného po druhom, môžete využiť našu službu. Opíšete projekt, my vám zdarma zprostredkujeme kontakt na integrátora, ktorý sa hodí k vášmu odvetviu a veľkosti. Ako to prebieha, vysvetľuje stránka ako to funguje. Samotný projekt realizuje integrátor, my sme len sprostredkovateľ a nie sme prepojení so žiadnym výrobcom softvéru, preto vám nebudeme tlačiť konkrétny produkt.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.