ERP pre e-commerce a retail: e-shop, sklad a predajňa v jednom systéme

Prevádzkovateľ e-shopu v Slovensku zvyčajne začína jednoducho: obchod, sklad v garáži alebo v prenajatej hale a účtovník, ktorý spracúva faktúry raz mesačne. Potom pribudne marketplace, druhý sklad, kamenná predajňa, vratky a e-kasa, a ručné prepisovanie údajov sa stane najdrahšou položkou prevádzky. ERP pre e-commerce rieši práve toto: z objednávky, zásoby, platby a faktúry robí jeden súvislý tok.

Táto stránka vysvetľuje, čo má ERP pre e-shop a retail pokryť, ktoré systémy z našej ponuky sa na jednotlivé potreby hodia a aké otázky položiť integrátorovi skôr, než podpíšete zmluvu. Sme sprostredkovateľ: bezplatne vás spojíme s integrátorom, ktorý projekt zrealizuje. Neviazaný sme na žiadneho výrobcu softvéru.

Prečo e-commerce potrebuje iné ERP než klasický obchod

V klasickom veľkoobchode alebo výrobe sa objednávky spracúvajú v dávkach a zásoby sa menia pomaly. V online predaji sa každá chyba prejaví okamžite: zákazník kúpi tovar, ktorý už nie je, kuriér prevezme zlý balík, marketplace stiahne ponuku pre oneskorené odoslanie. ERP v tomto prostredí musí byť rýchle, previazané s obchodom a odolné voči výkyvom, napríklad pred sviatkami alebo počas akcií.

Odlišnosti, ktoré treba zohľadniť už pri výbere:

• Veľa malých objednávok namiesto niekoľkých veľkých, takže rozhoduje prepustnosť a automatizácia.
• Viac predajných kanálov s vlastnými pravidlami, cenami a termínmi odoslania.
• Vratky a výmeny ako bežná súčasť prevádzky, nie výnimka.
• Rôzne spôsoby platby vrátane dobierky, ktorú treba správne párovať s doručením.
• Súčasný predaj v predajni a online, kde zásoba musí byť zdieľaná.

Podobné nároky na tok tovaru nájdete aj v ERP pre logistiku a pri predaji firmám v ERP pre veľkoobchod; e-commerce ich spája s tlakom na rýchlosť.

Čo má ERP pre e-shop pokrývať: prehľad potrieb

Synchronizácia e-shopu: PrestaShop, Shopify a ďalšie

Najčastejšie otázky, ktoré dostávame, znejú „ERP PrestaShop“ a „ERP Shopify“. Správna odpoveď nezačína názvom ERP, ale tým, ako sa údaje prenášajú. Rozlišujeme tri spôsoby:

1. Hotový konektor od výrobcu alebo tretej strany: rýchle nasadenie, ale obmedzená flexibilita.
2. Integrácia na mieru cez rozhranie ERP a rozhranie obchodu: dražšia, no zvládne vaše špecifiká.
3. Obchod priamo v ERP, ako pri module e-shopu v Odoo: menej systémov, no menšia voľnosť vo vzhľade a marketingových nástrojoch.

PrestaShop je otvorená platforma, ktorá sa na Slovensku používa pomerne často a zvláda ju veľa vývojárov. Shopify je hostovaná služba s vlastným ekosystémom aplikácií. Pri oboch sa pýtajte, ako sa prenášajú varianty produktov, balíky, zľavové kupóny a poštovné, lebo práve tam vznikajú chyby.

Nezabudnite na smer synchronizácie. Katalóg a ceny zvyčajne tečú z ERP do obchodu, objednávky z obchodu do ERP a zásoby oboma smermi. Ak to nie je jasne určené, dve strany si budú vzájomne prepisovať údaje.

Ktoré ERP sa na obchod hodia

• Odoo je modulárny systém, ktorý obsahuje aj e-shop, sklad, účtovníctvo a pokladňu. Hodí sa tam, kde chcete mať väčšinu predajných procesov v jednej databáze. Ako pri každom modulárnom riešení, kvalita výsledku závisí od úpravy a nastavenia, ktoré robí integrátor.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central je cloudové ERP pre stredné firmy. Obchod sa pripája cez rozšírenia a konektory dostupné od partnerov, takže sa pýtajte, ktorý konkrétny konektor pre váš e-shop sa používa a kto ho podporuje.
• SAP Business One smeruje na rastúce firmy, ktoré potrebujú pevnú kontrolu nad skladom a financiami. Napojenie obchodu sa rieši integráciou cez dostupné rozhrania, preto počítajte s projektovou prácou.
• Oracle NetSuite je cloudová platforma, ktorá pokrýva aj obchodné funkcie a hodí sa skôr na väčšie alebo viacvrstvové štruktúry, napríklad skupinu firiem predávajúcich vo viacerých krajinách.
• POHODA je ekonomický softvér, ktorý mnohé malé firmy poznajú z účtovníctva. Pri jednoduchom e-shope môže byť dostatočný, pri väčšom objeme objednávok a viacerých kanáloch treba ísť do podrobností o rozhraní a rýchlosti spracovania.

Konkrétne porovnanie nájdete v časti najlepší ERP pre malé firmy.

Marketplace a porovnávače: jeden sklad, viac kanálov

Predaj cez marketplace zvyšuje dosah, ale aj nároky. Každý kanál má vlastné pravidlá, formát produktu, lehotu odoslania a poplatky. ERP má vedieť:

• spracovať objednávky z viacerých kanálov v jednom fronte,
• rozdeliť zásoby tak, aby nedochádzalo k preplneniu predaja,
• evidovať poplatky kanála ako samostatný náklad, nie ako zníženie tržby,
• priradiť každému kanálu vlastnú cenovú hladinu.

Marketplace často používajú vlastné logistické služby. Ak časť tovaru leží u tretej strany, ERP ho musí viesť ako samostatný sklad, aby sa zásoby nezdvojovali.

Otázky pre integrátora: Ktoré marketplace už ste napojili v praxi? Kto udržiava konektor pri zmene pravidiel kanála? Čo sa stane, keď kanál zmení formát údajov?

Sklad v reálnom čase: najdôležitejšia vec e-commerce

Sklad je v e-commerce miesto, kde sa najčastejšie robia drahé chyby. Predaný tovar, ktorý nie je, znamená zrušenú objednávku, nespokojného zákazníka a niekedy aj sankciu od marketplace.

ERP má rozlišovať najmenej tri stavy: fyzicky dostupné, rezervované a očakávané z objednávok od dodávateľa. Rezervácia vzniká pri prijatí objednávky, nie až pri expedícii. Pri viacerých skladoch, napríklad centrálnom a v predajni, treba určiť, odkiaľ sa tovar vydá.

Praktické schopnosti, ktoré od systému očakávajte:

• čiarové kódy alebo skenery pri príjme a kompletizácii,
• sériové čísla a šarže tam, kde to tovar vyžaduje,
• prevody medzi skladmi so sledovaním tovaru na ceste,
• inventúra bez zastavenia predaja.

Spracovanie objednávky a doručenie

Od kliknutia zákazníka po odoslanie balíka musí ísť tok čo najviac automaticky. Objednávka prichádza z obchodu, ERP overí zásobu, vytvorí doklad, vygeneruje štítok pre dopravcu a pošle späť číslo zásielky. Platbu kartou ERP priradí k objednávke podľa údajov platobnej brány, pri dobierke sleduje, kedy dopravca vyplatí inkaso.

Pýtajte sa na:

1. napojenie na dopravcov, s ktorými reálne pracujete, vrátane balíkomatov a výdajných miest,
2. tlač štítkov a hromadné odosielanie,
3. spracovanie čiastočných zásielok, keď časť tovaru chýba,
4. párovanie platieb a dobierok s faktúrami.

Správne nastavené ERP skracuje čas od objednávky po odoslanie a znižuje počet reklamácií spôsobených zlým tovarom alebo adresou.

Vratky, výmeny a reklamácie

Online predaj prináša vratky ako bežnú súčasť podnikania, najmä v oblečení, obuvi a elektronike. ERP preto potrebuje samostatný proces pre vrátenie, ktorý prepojí pôvodnú objednávku, faktúru, stav tovaru a platbu.

Dobrý postup vyzerá takto: zákazník požiada o vrátenie v obchode, ERP vytvorí vratkový doklad, po prijatí tovaru ho skontroluje sklad a podľa stavu zaradí do predajných zásob, do opravy alebo do likvidácie. Nakoniec vzniká dobropis a vrátenie platby.

Dôležité je, aby sa oprava základu dane a DPH prenášala do účtovníctva automaticky, lebo ručná oprava je zdrojom chýb pri kontrolnom výkaze DPH. Reklamácie sa evidujú oddelene od vratiek, pretože majú iné lehoty a iného zodpovedného.

Predajňa, pokladňa a e-kasa

Retail so sebou prináša pokladňu. Na Slovensku sa pokladničný predaj spája so systémom e-kasa, ktorý prevádzkuje Finančná správa. ERP musí zabezpečiť, aby predaj v predajni vyčerpal rovnakú zásobu ako online objednávka a aby sa doklady z pokladne zapísali do účtovníctva.

Stručný prehľad možností:

Podrobnosti o povinnostiach nájdete v sprievodcovi e-kasa a ERP. Pri výbere pýtajte konkrétny doklad o tom, že pokladničné riešenie je napojené na e-kasu a ako sa spracúvajú storná, zľavy a vrátenie tovaru bez dokladu.

Faktúry, DPH a elektronická fakturácia

E-shop vystavuje veľa dokladov: faktúry k objednávkam, dobropisy, zálohy a doklady za poplatky kanálov. ERP má doklady vytvárať automaticky, správne ich zatriediť pre DPH a posielať účtovníkovi bez prepisovania. Ak predávate aj firmám, nesmie chýbať elektronická výmena faktúr; súvislosti vysvetľuje sprievodca elektronická fakturácia a ERP.

Pri predaji do zahraničia sa pýtajte, ako systém rieši sadzby dane podľa krajiny doručenia a či podporuje evidenciu dokladov potrebných pre cezhraničný predaj. Odpoveď by mal dať integrátor spolu s vaším účtovníkom, nie výrobca softvéru.

Ako postupovať pri výbere

Najprv si popíšte súčasný tok: odkiaľ prichádzajú objednávky, kde ležia zásoby, kto balí, ako riešite vratky a čo robíte s dokladmi. Až potom porovnávajte systémy. Vzor požiadaviek vám pomôže zostaviť vzor požiadaviek na ERP a orientáciu v nákladoch dáva sprievodca cena ERP; presné sumy vždy potvrdí ponuka integrátora.

Pre menšie obchody je užitočné aj čítanie o ERP pre malé firmy, kde sú rozdiely medzi účtovným programom a plným ERP vysvetlené podrobnejšie.

Otázky, ktoré treba položiť integrátorovi

• Ktorý konkrétny konektor pre môj e-shop navrhujete a kto ho udržiava pri aktualizáciách?
• Ako rýchlo sa zmena zásoby prejaví v obchode a na marketplace?
• Kto je zdrojom pravdy pre katalóg, ceny a obsah produktov?
• Ako sa spracúva vratka od prijatia balíka po dobropis a opravu DPH?
• Ako riešite výpadok spojenia medzi ERP a obchodom a opätovné spracovanie objednávok?
• Máte skúsenosť s e-kasou a pokladničným predajom v kombinácii s e-shopom?
• Aké sú obmedzenia výkonu pri špičkách, napríklad pri veľkých akciách?
• Čo patrí do ceny licencie a čo do ceny práce na konektoroch?

Dobrý integrátor odpovie konkrétne a ukáže referenčné riešenie. Ak odpovedá všeobecne alebo sľubuje, že „všetko sa dá“, je to varovný signál. Viac o výbere partnera nájdete v sprievodcovi ako vybrať ERP integrátora.

Najčastejšie chyby v e-commerce projektoch

• Podcenenie kvality údajov. Katalóg s duplicitnými kódmi a chýbajúcimi atribútmi zruší každú automatizáciu.
• Zabudnuté vratky. Proces sa navrhne pre ideálny prípad a až v prevádzke sa ukáže, že vratky tvoria veľkú časť práce.
• Dva zdroje zásob. Predajňa a e-shop majú vlastné čísla a nikto nevie, ktoré platí.
• Konektor bez vlastníka. Po spustení nikto nesleduje zmeny v obchode ani na marketplace.
• Spúšťanie pred sezónou. Prechod na nový systém tesne pred najsilnejším obdobím nedáva priestor na opravy.

Bez ohľadu na zvolený systém je rozumné začať pilotne s jedným kanálom a rozširovať ho postupne.

Ďalší krok

Ak chcete vedieť, ktorý ERP a ktorý integrátor sa hodí na váš obchod, popíšte nám kanály, sklady a spôsob predaja. Vyberieme integrátora, ktorý už podobný projekt robil, a bez záväzku dostanete jeho ponuku. V prípade viacerých pobočiek v rôznych regiónoch môžete hľadať aj podľa kraja.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.