Ako si vybrať integrátora NetSuite pre svoju firmu

Oracle NetSuite je cloudový ERP systém, ktorý sa dá nastaviť veľmi rôzne. Rovnaký produkt môže v jednej firme fungovať ako prehľadný nástroj na každodennú prácu a v inej ako drahý systém, ktorý nikto nechce používať. Rozdiel takmer vždy robí integrátor NetSuite, teda spoločnosť, ktorá systém analyzuje, nastaví, prepojí s vaším okolím a po spustení sa oň stará.

Tento článok je určený manažérom a finančným riaditeľom, ktorí potrebujú posúdiť partnera NetSuite bez toho, aby sa stali odborníkmi na IT. Ukážeme, na čo sa pozerať, čo sa pýtať a čo by vás malo upozorniť, že treba spomaliť.

Čo vlastne robí integrátor NetSuite

Mnohí zákazníci si predstavujú, že integrátor „nainštaluje program". V prípade NetSuite je to inak: systém beží u výrobcu v cloude, takže práca integrátora spočíva v nastavení, nie v inštalácii.

Oficiálna dokumentácia k úvodnému nasadeniu uvádza, že počiatočná implementácia vedená administrátorom spolu s tímom NetSuite zahŕňa nastavenie účtu, bezpečnosť a autentifikáciu (heslá, dvojfaktorové overenie, prístup cez tokeny, jednotné prihlásenie), používateľov a roly, integrácie, migráciu dát zo súčasných systémov, prispôsobenia cez SuiteCloud a správu testovacích prostredí. Z toho je zrejmé, že ide o viac než o „zapnutie licencie". Každá z týchto oblastí je miesto, kde sa dá spraviť dobrá alebo zlá práca.

Dobrý integrátor teda vo vašom projekte typicky:

• zmapuje vaše procesy od ponuky po fakturáciu a účtovníctvo,
• navrhne rozsah, poradie krokov a zodpovednosti na oboch stranách,
• nastaví systém, roly a oprávnenia,
• pripraví migráciu dát a prepojenia na ďalšie aplikácie,
• vyškolí vašich ľudí a zostane po ruke po spustení.

Podrobnejší pohľad na jednotlivé fázy nájdete na stránke mieste NetSuite implementácie, prehľad systému zase v časti o moduloch NetSuite.

Partner, konzultant, expert: aké pojmy sa používajú

Pri hľadaní narazíte na niekoľko označení, ktoré sa často zamieňajú.

Titul „expert" si môže dať kto chce. Preto neskúmajte slová na webe, ale doklady: referencie, popis metodiky, mená ľudí a ich skutočnú rolu v projekte.

Programy výrobcu a certifikácie: čo si overiť

Oracle má pre spolupracujúce spoločnosti vlastný partnerský program a pre jednotlivcov systém skúšok a certifikácií. Presné názvy úrovní a podmienky členstva sa môžu meniť, preto ich nepreberajte od dodávateľa z druhej ruky. Požiadajte integrátora, aby vám jeho aktuálne postavenie u výrobcu preukázal, a v prípade pochybností si ho overte priamo u Oracle.

Pri tom sa spýtajte na tri veci:

1. Je spoločnosť aktuálne zapojená do partnerského programu výrobcu? Nestačí, že tomu tak bolo v minulosti.
2. Majú konkrétni ľudia, ktorí budú pracovať na vašom projekte, platné certifikácie? Certifikát firmy vám nezaručí, že ho má aj konzultant, ktorý bude sedieť u vás.
3. Ako integrátor sleduje novinky? NetSuite sa vyvíja a dobrý partner vie, čo prinášajú nové verzie. Súvisiace informácie nájdete v časti o verziách a edíciách.

Certifikácia je užitočný signál, ale nie záruka. Aj certifikovaný tím môže odviesť priemernú prácu, ak mu chýba skúsenosť z vášho odvetvia.

Kritériá výberu: na čo sa pozerať

Referencie z vášho sektora

Výroba, veľkoobchod, e-shop a služby sa v ERP správajú úplne odlišne. Výrobca potrebuje kusovníky a plánovanie, veľkoobchod sklad a obchodné podmienky, e-shop prepojenie na predajný kanál a vrátenia. Spýtajte sa preto, či integrátor realizoval projekt vo vašom odvetví a či vám dá kontakt na zákazníka, ktorý s ním hovorí otvorene. Prehľad najčastejších scenárov nájdete na stránke NetSuite podľa odvetvia.

Metodika a spôsob práce

Výrobca poskytuje metodiku SuiteSuccess, ktorá vychádza z modelu panelov zameraných na hodnotu s preddefinovanými súčasťami podľa osvedčených postupov, prispôsobenými odvetviu firmy a role používateľa. Účet SuiteSuccess podľa dokumentácie obsahuje obchodné procesy dodané cez SuiteApps, karty centra, účtovnú osnovu, panely, zapnuté potrebné funkcie, formuláre, scorecardy ukazovateľov, moduly, prednastavené preferencie, zostavy, roly a uložené vyhľadávania.

Pre vás z toho vyplýva praktická otázka: používa integrátor túto alebo inú pevne danú metodiku, alebo začína od nuly pri každom zákazníkovi? Pevná metodika zvyčajne znamená predvídateľnejší projekt. Zároveň sa spýtajte, kde sa od štandardu odchyľuje a prečo. Ak všetko riešite „na mieru", rastie riziko aj údržba.

Zloženie a veľkosť tímu

Opýtajte sa na konkrétne veci:

• Kto bude váš projektový manažér a koľko projektov vedie súčasne?
• Kto je funkčný konzultant pre financie, sklad alebo výrobu?
• Kto spracuje vývoj, ak ho budete potrebovať?
• Čo sa stane, keď kľúčový človek z tímu odíde alebo ochorie?

Malý tím nie je nevýhoda, ak je zaneprázdnený správnymi vecami a má zastupiteľnosť. Veľký tím zas nezaručí, že ľudia, ktorých ste videli na úvodnom stretnutí, budú aj na projekte.

Slovenský kontext

Toto je kritérium, na ktorom zlyháva najviac zahraničných dodávateľov. Slovenská firma potrebuje systém, ktorý zvládne:

• evidenciu cez e-kasa, ak predávate v maloobchode alebo prevádzkujete pokladnicu,
• DPH a kontrolný výkaz,
• prípravu na elektronickú fakturáciu,
• komunikáciu s vaším účtovníkom a so štátnymi systémami.

NetSuite pre to ponúka Localization Assistant, SuiteApp, ktorá identifikuje a inštaluje povinné SuiteApps pre danú krajinu a uvádza odporúčané. Opiera sa o SuiteApps pre elektronickú fakturáciu, elektronické bankové platby a rámec daňových priznaní. Neznamená to však, že všetko, čo slovenská prax vyžaduje, je automaticky hotové. Integrátor vám musí povedať, čo systém pokryje štandardne, čo sa rieši doplnkom a čo je prácou navyše. Súvisiace témy rozoberáme na stránkach o NetSuite na Slovensku, o povinnostiach ERP podľa slovenských predpisov a o elektronickej fakturácii v ERP.

Podpora po spustení

Spustenie je začiatok, nie koniec. Zistite, ako funguje podpora: kto prijíma požiadavky, v akej lehote odpovedá, či ide o zmluvný vzťah a čo je v ňom zahrnuté. Pozrite sa aj na podporu a údržbu NetSuite. Dobrý integrátor sa vám neprestane ozývať po vystavení poslednej faktúry.

Blízkosť a jazyk

Pri cloudovom systéme nie je nutné, aby bol integrátor v tom istom meste. Prakticky však pomáha, keď tím rozumie slovenskému obchodnému prostrediu, vie komunikovať v slovenčine a vie prísť na workshop. Pre firmy mimo Bratislavy je dôležité dohodnúť si, koľko práce prebehne na diaľku a koľko osobne. Ak chcete vidieť, kto pôsobí vo vašom regióne, pozrite si prehľad krajov.

Otázky, ktoré sa oplatí položiť na prvom stretnutí

Pripravte si zoznam a porovnávajte odpovede medzi dodávateľmi. Nezaujíma nás, kto odpovedá najrýchlejšie, ale kto odpovedá konkrétne.

O projekte

• Ako vyzerá vaša metodika od analýzy po spustenie a čo je výstupom každej fázy?
• Kto z vášho tímu a kto z našej strany musí byť zapojený a ako veľmi?
• Ako riešite zmeny rozsahu počas projektu a ako sa o nich rozhoduje?

O dátach a prepojeniach

• Ako prebieha migrácia z nášho súčasného systému a kto zodpovedá za kvalitu dát? Viac v časti o migrácii do NetSuite.
• Ktoré prepojenia (banka, e-shop, účtovný alebo skladový systém) zvládnete štandardne a ktoré vyžadujú vývoj? Pozrite si aj integrácie NetSuite.

O zodpovednosti a podpore

• Čo je zahrnuté v cene a čo sa účtuje zvlášť?
• Ako prebieha školenie používateľov a kto pripraví dokumentáciu?
• Čo sa deje po spustení a ako rýchlo reagujete na chyby?

O referenciách

• S ktorým zákazníkom podobným nám môžeme hovoriť?
• Aký projekt sa vám nepodaril a čo ste sa z neho naučili?

Posledná otázka je najpoučnejšia. Dodávateľ, ktorý nikdy nezažil problém, buď nemá skúsenosti, alebo ich nechce priznať.

Varovné signály

Niektoré znaky sú dostatočným dôvodom, aby ste si rozhodnutie ešte raz rozmysleli.

• Ponuka bez analýzy. Ak vám niekto dá cenu, hoci sa nepýtal na vaše procesy, ide o odhad, nie o ponuku.
• Všetko je „žiadny problém". Skúsený integrátor vie pomenovať riziká a vyžaduje od vás rozhodnutia.
• Nejasný tím. Nedozviete sa, kto bude na projekte pracovať, alebo sa mená menia.
• Žiadna referencia, alebo len neprístupná. Ak sa s nikým z bývalých zákazníkov nemôžete porozprávať, pýtajte sa prečo.
• Tlak na rýchly podpis. Špeciálna zľava „iba tento týždeň" nie je argument pre projekt, ktorý ovplyvní celé fungovanie firmy.
• Slovenská legislatíva je „vec účtovníka". Integrátor musí vedieť, ako systém zvláda DPH a e-kasa, nie to prehodiť na vás.
• Prispôsobenie ako riešenie všetkého. Systém, ktorý je prerobený na mieru v každom kúte, sa ťažko aktualizuje a udržiava. Viac o rizikách nájdete v časti o úpravách na mieru.

Ako porovnávať ponuky

Keď dostanete dve alebo tri ponuky, resistujte pokušeniu porovnať len celkovú sumu. Použite rovnakú tabuľku pre každého dodávateľa.

Ponuka, ktorá sa zdá najlacnejšia, má často najužší rozsah. Naopak, najdrahšia nemusí byť najlepšia. Hľadajte tú, ktorá je najzrozumiteľnejšia a v ktorej vidíte, za čo platíte. Ak chcete rozhodnutie podložiť širším kontextom, prečítajte si aj ako vybrať ERP integrátora.

Čo ak NetSuite nie je jasná voľba

Niekedy sa pri rozhovoroch s integrátorom ukáže, že iný systém by vám sadol lepšie. Je to normálne a dobrý partner to povie. Ak sa chcete pozrieť na iné možnosti, využite alternatívy k NetSuite alebo porovnanie NetSuite a Business Central.

Ako vám pomôžeme my

Nie sme integrátor a nerealizujeme projekty. Náš bezplatný servis vás spojí s integrátorom NetSuite, ktorý zodpovedá vášmu odvetviu, veľkosti firmy a rozsahu projektu. Vy popíšete zadanie, my vám predstavíme vhodného partnera a ďalej sa dohadujete priamo s ním. Postup je opísaný v časti ako to funguje.

Nie sme spojení so žiadnym výrobcom ERP a nepredstavujeme nikoho len preto, že mu to prináša výhodu. Cieľom je, aby ste na prvé stretnutie prišli s partnerom, ktorý má šancu váš projekt dotiahnuť.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.