Ako sa naučiť NetSuite: školenie tímu pri nasadení v slovenskej firme

Mnohé projekty ERP sa nepokazia kvôli technológii, ale preto, že ľudia nevedia, ako s novým systémom pracovať. Školenie NetSuite preto nie je záverečný krok pred spustením, ale súčasť projektu od prvej analýzy. Tento text je určený konateľom, finančným riaditeľom a vedúcim IT v slovenských malých a stredných firmách, ktoré zvažujú nasadenie Oracle NetSuite alebo ho práve zavádzajú.

Nie sme intégrator ani nepredávame licencie. Zdarma vás spájame s intégratorom, ktorý váš projekt vykoná; to, ako bude vyzerať školenie, sa dohodne s ním. Tu nájdete kritériá, podľa ktorých jeho návrh posúdite.

Čo znamená „naučiť sa NetSuite“ v praxi

NetSuite je cloudový systém, ktorý pokrýva financie, nákup, sklad, predaj a ďalšie oblasti na jednej platforme. Rozsah sa líši podľa toho, ktoré moduly NetSuite firma použije. Preto neexistuje jedno školenie pre všetkých. Účtovníčka potrebuje iné zručnosti ako skladník a iné ako obchodný zástupca.

Rozlišujte tri úrovne znalostí:

• Používateľ – vie vykonať svoje každodenné úlohy: zadať doklad, schváliť platbu, nájsť zákazníka, pripraviť zostavu.
• Kľúčový používateľ – rozumie procesu celého oddelenia, vie ho obhájiť pri analýze a pomáha kolegom po spustení.
• Administrátor – spravuje roly a prístupy, upravuje zostavy a pracovné postupy, komunikuje s dodávateľom.

Každá úroveň má iný cieľ, iný rozsah a iný čas, ktorý jej treba venovať. Pri porade s intégratorom si vypýtajte, aby ste videli školenie rozpísané práve podľa týchto troch skupín.

Zdroje od výrobcu: kde sa učiť

Oracle ako výrobca poskytuje používateľskú dokumentáciu v systéme Help Center, ktorá je verejne dostupná. Je to dobrý východiskový bod pre administrátora a kľúčových používateľov, keď potrebujú overiť, ako konkrétna funkcia funguje. Dokumentácia popisuje aj lokalizáciu pre jednotlivé krajiny.

Zaujímavý je z tohto pohľadu nástroj Localization Assistant. Ide o SuiteApp, ktorá pre vybranú krajinu identifikuje a nainštaluje povinné SuiteApps a zobrazí tie odporúčané. Opiera sa o SuiteApps pre elektronickú fakturáciu, elektronické bankové platby a rámec pre daňové hlásenia. Pre slovenskú firmu je to dôvod, prečo sa pri školení oplatí venovať osobitný čas tomu, ako sa lokalizácia v systéme nastavuje a čo z nej pokrýva legislatívne povinnosti. Aké presne bude pokrytie pre Slovensko, vám musí potvrdiť intégrator; viac nájdete v časti o NetSuite na Slovensku.

Ďalšie užitočné zdroje:

• Dokumentácia a pomoc priamo v aplikácii – rýchla odpoveď na otázku „kde to nastavím“.
• Komunitné fórum a otázky a odpovede používateľov – praktické skúsenosti iných firiem.
• Školiace materiály od Oracle – kurzy a videá, ktorých aktuálny rozsah si overte u výrobcu.
• Materiály od intégratora – postupy upravené na vašu konfiguráciu, ktoré sú pre bežných používateľov zvyčajne najcennejšie.

Posledná položka je kľúčová. Všeobecný kurz vám ukáže štandardné rozhranie, no vy budete pracovať s vlastnými poľami, vlastnými schválenými postupmi a vlastnými zostavami.

Certifikácia NetSuite: pre koho má zmysel

Oracle ponúka certifikácie pre odborníkov na NetSuite, napríklad pre administrátorov, konzultantov alebo vývojárov. Konkrétne názvy, rozsah skúšok a podmienky sa menia, preto ich vždy overte na stránkach Oracle a nespoliehajte sa na staršie články.

Pre firmu, ktorá NetSuite zavádza, je užitočné rozlišovať takto:

Certifikácia dodávateľa je odlišná téma. Pri výbere si pýtajte, ktorí konkrétni ľudia budú na projekte pracovať a aké majú skúsenosti. Tipy nájdete v texte o výbere partnera pre NetSuite. Pozor na tvrdenia typu „sme oficiálny partner“: prekontrolujte ich u výrobcu, my ich neoverujeme.

Školenie kľúčových používateľov

Kľúčoví používatelia sú najdôležitejšou investíciou do školenia. Prichádzajú do projektu skoro, nesú zodpovednosť za rozhodnutia a po spustení sa stávajú prvým kontaktom pre kolegov.

Z firmy zvyčajne ide o týchto ľudí:

1. Hlavný účtovník – hlavná kniha, DPH, uzávierky, väzba na externého účtovníka. Podrobnosti sú v časti o účtovníctve a financiách v NetSuite.
2. Vedúci nákupu a skladu – objednávky, príjem tovaru, inventúry, viď sklad a nákup.
3. Obchodný riaditeľ – ponuky, objednávky, fakturácia, predaj a CRM.
4. Vedúci výroby, ak sa vyrába – plánovanie, kusovníky, výroba v NetSuite.
5. Interný projektový vedúci – koordinuje čas ľudí a komunikuje s intégratorom.

Čo sa od nich v projekte čaká? Nie je to len sledovanie prezentácií. Kľúčový používateľ si pripraví zoznam bežných situácií svojho oddelenia vrátane výnimiek: dobropis, čiastočná dodávka, oprava chybného dokladu, hotovostný predaj. Potom ich v testovacom prostredí prejde krok za krokom a každý rozdiel oproti dnešnému postupu zapíše. Takto vzniká podklad pre školiace materiály aj pre prípadné úpravy; väčšie zmeny sa riešia v rámci úprav na mieru.

Dôležité je uvoľniť týchto ľudí z bežnej práce. Ak kľúčový používateľ projekt rieši „popri“ všetkom ostatnom, školenie aj testovanie skončia povrchne. S tým treba počítať už pri plánovaní kapacít.

Školenie koncových používateľov

Koncoví používatelia sa učia najlepšie krátko, opakovane a na vlastných úlohách. Dlhá prednáška, na ktorej zaznie všetko naraz, sa po týždni zabudne.

Osvedčený postup je rozdeliť školenie podľa rolí:

• Účtáreň – prijaté a vydané faktúry, párovanie platieb, uzávierky. Pre Slovensko pridajte súvislosti s kontrolným výkazom DPH a s elektronickou fakturáciou.
• Sklad – príjem, presuny, inventúra, čiarové kódy.
• Predaj – ponuky, objednávky, zákaznícke karty, prehľady pohľadávok.
• Pokladňa a maloobchod – ak firma predáva v predajni, v školení nesmie chýbať väzba na e-kasu.
• Vedenie – prístup k zostavám a dashboardom, schvaľovanie.

Každá skupina potrebuje pracovný postup na jednu stranu: „Ako vystavím faktúru“, „Ako prijmem tovar“. Takýto stručný návod je pre pracovníka cennejší než stostranový manuál. Nech ho napíše a overí kľúčový používateľ z príslušného tímu, nie externý konzultant sám.

Plán školenia podľa fáz projektu

Školenie sa nezačína v posledný týždeň. Prebieha vo všetkých fázach projektu; podrobnosti o samotnom postupe nasadenia nájdete v časti o implementácii NetSuite.

V tabuľke sú vedome vynechané trvania. Dĺžka každej fázy závisí od rozsahu, počtu ľudí a pripravenosti dát, a preto ju s vami musí odhadnúť intégrator na základe analýzy, nie všeobecná tabuľka.

Čo by malo byť v ponuke na školenie

Pri porovnávaní návrhov od viacerých intégratorov sa nepýtajte len na cenu školenia. Kontrolujte, čo ponuka skutočne obsahuje:

• Je školenie vedené na vašej konfigurácii, alebo na všeobecnom prostredí?
• Dostanete písomné postupy pre jednotlivé roly a môžete ich upravovať?
• Zahŕňa ponuka školenie v slovenčine? Pozor, rozhranie a časť dokumentácie môže byť anglická, takže treba vedieť, ako sa rieši slovník.
• Je v cene prítomnosť konzultanta po spustení a na ako dlho?
• Kto školí nových zamestnancov o rok, keď sa zmení tím?
• Je dostupné záznamové školenie, ktoré môžete použiť opakovane?

Orientačné rámce rozpočtu nájdete v texte o cene NetSuite; školenie je jednou z položiek, ktorú sa oplatí sledovať osobitne, aby sa pri úsporách nezačalo škrtať ako prvé.

Financovanie školenia na Slovensku

Pre túto stránku nemáme overený zdroj, ktorý by potvrdil konkrétny slovenský program podpory vzdelávania zamestnancov pri zavádzaní ERP. Preto žiadny nesľubujeme. Odporúčame postup, ktorý nezávisí od konkrétneho programu:

1. Opýtajte sa svojho účtovníka, ako sa výdavky na školenie zamestnancov účtujú a aké možnosti podpory prichádzajú do úvahy.
2. Požiadajte intégratora, aby školenie v ponuke vyčlenil ako samostatnú položku s popisom obsahu. Pri akejkoľvek žiadosti o podporu je takýto rozpis nevyhnutný.
3. Žiadosť o podporu riešte pred podpisom zmluvy, nie po nej. Niektoré programy pokrývajú len výdavky vzniknuté po schválení.

Riadenie zmeny: školenie nestačí

Aj výborne zaškolený tím môže systém odmietnuť, ak nechápe, prečo sa mení. Riadenie zmeny je teda rovnako dôležité ako samotné školenie.

Čo funguje v malých a stredných firmách:

• Vysvetlite dôvod. Nie „zavádzame NetSuite“, ale „skončíme s ručným prepisovaním objednávok“ alebo „uzávierka bude hotová bez zbierania tabuliek“.
• Zapojte skeptikov. Najhlasnejšieho kritika urobte súčasťou testovacieho tímu; jeho námietky sú často oprávnené.
• Konateľ ide príkladom. Ak vedenie naďalej žiada reporty z tabuľky, zamestnanci pochopia, že systém je len formalita.
• Vypnite staré cesty. Po stanovenom dni už nové doklady nevznikajú v starom programe ani v tabuľkách. Pri firmách, ktoré prechádzajú napríklad zo systému POHODA, sa to týka najmä paralelných evidencií.
• Zbierajte spätnú väzbu. Krátke stretnutie raz za týždeň po spustení odhalí problémy skôr, než sa z nich stane odpor.

Dobre premyslené školenie je aj poistkou proti najčastejším zlyhaniam projektov; zhrnutie nájdete v texte o chybách ERP projektov.

Ak projekt už beží a ľudia ho nepoužívajú

Stáva sa, že systém je spustený, ale firma ho využíva len čiastočne. Príznaky sú známe: zostavy sa stále sťahujú do tabuľky, doklady sa opravujú ručne, ľudia sa spoliehajú na jedného „znalca“. V takom prípade pomôže nezávislý pohľad: audit a záchrana projektu ukáže, či je problém v nastavení, v školení, alebo v procesoch. Často stačí cielené doškolenie tímu na reálnych situáciách, nie nová implementácia.

Ako postupovať ďalej

Ak zvažujete NetSuite, ešte pred výberom dodávateľa si ujasnite, kto bude váš kľúčový používateľ a koľko času mu môžete uvoľniť. Potom požiadajte o nezáväzné spojenie s intégratorom a porovnajte, ako každý z nich školenie plánuje. Ako celé spojenie prebieha, popisuje stránka Ako to funguje. Služba je pre firmy bezplatná a rozhodnutie o výbere ostáva na vás.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.