Moduly a funkcie Oracle NetSuite doména po doméne

Keď sa slovenská firma pýta na moduly NetSuite, málokedy ju zaujíma marketingový zoznam. Chce vedieť, ktoré funkcie NetSuite nahradia tabuľky, starý účtovný program a samostatný sklad, a ktoré aplikácie NetSuite bude treba dokúpiť alebo doplniť od partnera. Táto stránka prechádza systém doména po doméne a pri každej uvádza, čo je súčasťou jadra a kde sa začína rozšírenie.

NetSuite od Oracle je cloudový ERP systém s jednou databázou. Oblasti ako financie, objednávky, nákup či sklad v ňom nie sú cudzie programy zlepené rozhraním, ale súčasti jedného dátového modelu. Na tom stojí celá logika produktu a z toho vychádza aj nasledujúci prehľad.

Ako je NetSuite členený

Dokumentácia výrobcu rozlišuje viacero príručiek: účtovníctvo a banku, správu objednávok, zásoby a expedíciu, výrobu, nákup a príjem (SuiteProcurement), Field Service Management, predaj, marketing a CRM, SuiteAnalytics, správu zamestnancov a mzdy, WMS, NetSuite CPQ, SuiteCommerce, SuiteCommerce InStore, NetSuite Point of Sale a NetSuite pre mobil.

Pre rozhodovanie je užitočné rozlišovať tri vrstvy:

• jadro ERP – financie, objednávky, nákup, zásoby, projekty, zamestnanci;
• špecializované aplikácie – pokročilá výroba, plánovanie dopytu, CPQ, e-commerce, pokladňa;
• lokálne doplnky – to, čo vyžaduje konkrétna krajina a čo nezvykne byť v štandardnej dokumentácii.

Posledná vrstva je pre Slovensko kľúčová a vrátime sa k nej v závere.

Finančné účtovníctvo a banka

Modul Účtovníctvo je srdcom systému. Podľa dokumentácie pokrýva účtovné obdobia, vedenie kníh, banku, meny, účtovné zápisy, účtovný rozvrh, finančné výkazy a reporty, rozpoznávanie výnosov, dane, dlhodobý majetok, štatistické účtovníctvo a viacknihové účtovníctvo.

Pre slovenského účtovníka z toho vyplýva hlavne jedno: základná architektúra pre hlavnú knihu, saldokonto, banku a výkazy existuje. Ako sa napojí na slovenské povinnosti, ako je kontrolný výkaz DPH, vysvetľuje príručka o kontrolnom výkaze DPH a ERP. Podrobnejšie o účtovnej časti sa dočítate na stránke účtovníctvo a financie v NetSuite.

Viac spoločností: OneWorld

Skupina firiem s dcérskymi spoločnosťami v zahraničí potrebuje viac než jednu účtovnú knihu. NetSuite OneWorld umožňuje viesť v jednom účte viacero dcérskych spoločností v rôznych daňových jurisdikciách a menách, usporiadaných do hierarchie. Každá dcérska spoločnosť je samostatný právny subjekt z pohľadu dane a regulácie, má vlastný nexus a aspoň jednu lokalitu.

Každá dcéra má základnú menu. Transakcie sa môžu viesť v lokálnej aj cudzej mene, aj medzi dcérskymi spoločnosťami, a konsolidované reporty prepočítavajú meny na menu dcéry, materskej spoločnosti alebo najvyššej holdingovej spoločnosti. K tomu patria konsolidované výkazy, porovnania dcér v dashboardoch, pokročilé medzifiremné zápisy a eliminácia ziskov medzi dcérami.

Predaj, objednávky a CRM

Správa zákazníckych objednávok zahŕňa zadanie objednávky, jej vybavenie (kompletáciu a expedíciu) a fakturáciu. Znamená to, že obchodník, skladník aj účtovník pracujú nad tou istou objednávkou a nikto nič neprepisuje.

Príručka Predaj, marketing a všeobecné CRM pokrýva automatizáciu predaja, automatizáciu marketingu, správu podpory a partnerov. NetSuite CPQ (Configure Price Quote) k tomu pridáva konfigurátor, generátor ponúk a riadený predaj. Je to užitočné najmä pre firmy, ktoré predávajú konfigurovateľné výrobky alebo zložité balíky služieb. Viac nájdete na stránke CRM a predaj v NetSuite.

Nákup, príjem a výdavky

Oblasť Purchasing and Receiving obsahuje objednávky dodávateľom, karty dodávateľov, faktúry a platby dodávateľom, nákupné požiadavky, smerovanie schvaľovania a cestovné výdavky či výdavkové správy. Schvaľovací postup je zaujímavý pre firmy, kde nákup nad určitú hranicu musí odsúhlasiť vedenie: pravidlá sa nastavujú v systéme, nie v e-mailoch.

Samostatnou príručkou je SuiteProcurement, ktorá patrí do rovnakej rodiny nákupných funkcií. Prepojenie nákupu so zásobami popisuje stránka sklad a nákup v NetSuite.

Zásoby, sklad a expedícia

Pod názvom Items and Inventory dokumentácia združuje nastavenie správy zásob, karty položiek, spôsoby dopravy, čiarové kódy a výrobu. Z toho je vidieť, že NetSuite nepovažuje sklad za izolovaný program: karta položky je spoločná pre predaj, nákup aj výrobu.

Pre náročnejšie sklady existuje samostatná príručka WMS (správa skladu). Plánovanie dopytu sa opiera o pokročilú správu zásob (Advanced Inventory Management), ktorú musíte mať zapnutú.

Plánovanie dopytu a zásobovania

NetSuite Demand Planning počíta plány dopytu pomocou lineárnej regresie, kĺzavého priemeru, sezónneho priemeru, predpovede predaja alebo aktuálneho dopytu z príležitostí, ponúk a objednávok. Z nich následne vytvára plány zásobovania, ktoré zohľadňujú dodacie lehoty a bezpečnostné zásoby. Funkcie plánovania dopytu spracujú najviac 10 000 položiek naraz; pri zostavách plán zásobovania pokrýva všetky komponenty a suroviny cez viac úrovní výroby.

Výroba

Výroba v NetSuite zahŕňa karty zostáv, výrobné príkazy na zostavy, pokročilý kusovník (BOM), sledovanie rozpracovanej výroby (WIP) od odberu materiálu po uskladnenie hotových výrobkov a výrobné smerovanie na plánovanie a zaznamenávanie operácií na viacerých zmenách alebo pracoviskách.

Rozšírenie Advanced Manufacturing (SuiteApp) pridáva k smerovaniu pracovné inštrukcie, sledovanie spotreby materiálu, plánovanie zdrojov a plánované dátumy začiatku a konca. Dokumentované sú aj Manufacturing Mobile (zadávanie cez mobilné skenery), kooperácia, technické zmenové príkazy (ECO) a zošit SuiteAnalytics Manufacturing.

Pre podnik, ktorý vyrába v dielni a potrebuje skenery na pracovisku, je teda rozdiel medzi jadrom a rozšírením dôležitý už pri zadaní. Podrobnosti sú na stránke výroba v NetSuite.

Projekty a služby

Projektové riadenie v NetSuite umožňuje spravovať projektové úlohy a zdroje. Pre firmy s fakturáciou podľa času sa tu spája s časovými výkazmi a výdavkami z oblasti zamestnancov. Ak ide o servisné tímy v teréne, dokumentácia uvádza samostatnú príručku Field Service Management.

Vlastnú hĺbku riadenia projektov (napr. rozpočty, míľniky) si preto pri výbere nechajte ukázať na konkrétnom príklade, nie len v prezentácii.

Ľudské zdroje a mzdy

Doména Employee and Payroll Management obsahuje správu zamestnancov, spracovanie miezd, SuitePeople (integrované riešenie pre riadenie ľudského kapitálu), sledovanie času, výdavkové správy a nákupné požiadavky.

SuitePeople sa skladá z troch častí:

• SuitePeople HR – samoobsluha pre zamestnancov a manažérov;
• SuitePeople Workforce Management – rozvrhy, čas a dochádzka, výpočet miezd;
• SuitePeople U.S. Payroll – integrované mzdy.

SuitePeople HR ponúka okrem iného ciele a hodnotiace rozhovory, správu dovoleniek, osobné spisy s dátumovou platnosťou, žiadosti o zmenu so schvaľovaním, sledovanie odmeňovania, adresár a organizačnú schému, HR analytiku (stavy, fluktuácia) a plány nástupu a odchodu.

Mzdy mimo USA

Tu treba byť presný. SuitePeople U.S. Payroll slúži americkým dcéram. Funkcia Paycheck Journal sleduje mzdy v krajinách mimo USA, a to buď integráciou externého mzdového riešenia cez webové služby SOAP, alebo vlastným riešením v SuiteScripte. Je určená pre partnerov, nie na priame použitie zákazníkmi bez partnerského mzdového riešenia. V účte OneWorld môžu obe funkcie existovať vedľa seba: americké dcéry cez U.S. Payroll, ostatné cez Paycheck Journal.

Slovenská firma teda nemá počítať s tým, že mzdy dostane „z krabice". Ako sa to rieši v praxi, rozoberá stránka o mzdách a personalistike v NetSuite.

E-commerce, pokladňa a mobil

Dokumentácia Commerce rozlišuje štyri typy webov: SuiteCommerce MyAccount (správa zákazníckeho účtu), SuiteCommerce (kompletné e-commerce riešenie), SuiteCommerce Advanced (prístup k úplnému zdrojovému kódu) a Site Builder (staršie riešenie pripravené na použitie). Všetky podporujú B2B aj B2C.

Všetky typy zvládajú viac značiek, jazykov a mien a nástroje Site Management Tools (SMT). SuiteCommerce a SuiteCommerce Advanced ponúkajú fazetové vyhľadávanie, témy, prispôsobenie mobilu a CDN; SuiteCommerce Advanced dostáva nové verzie automaticky.

Mimo online obchodu dokumentácia uvádza SuiteCommerce InStore (webová aplikácia pokladne pre americký trh s dotykovým rozhraním na tablete) a NetSuite Point of Sale (NSPOS, pokladňa v predajni). Pre slovenský maloobchod platí upozornenie: pokladničné povinnosti sú viazané na lokálnu reguláciu. Ako ich ERP zvyčajne rieši, sa dočítate v príručke o e-kase a ERP. Zhoda konkrétnej pokladne s požiadavkami na Slovensku sa musí overiť osobitne.

Príručka NetSuite pre mobil je v katalógu samostatne uvedená. Čo konkrétne zvládne, závisí od aktuálnej verzie, preto ju zaraďte do ukážky u partnera.

Reporting a analytika

Reporting stojí na SuiteAnalytics, ktorú dokumentácia uvádza ako samostatnú príručku. Okrem toho sa analytika objavuje v jednotlivých oblastiach: dashboardy a ukazovatele pri OneWorld, HR analytika (stavy, fluktuácia) v SuitePeople, zošit SuiteAnalytics Manufacturing vo výrobe a finančné výkazy v účtovníctve.

Pre vedenie je podstatné, že čísla vychádzajú z tých istých transakcií, ktoré zadávajú predaj, sklad a účtovníctvo. Nepotrebujete samostatný sklad dát len na mesačné zostavy.

Prehľad: doména a modul

Čo je natívne a čo vyžaduje partnera

Pri hodnotení modulov NetSuite sa oplatí položiť si tri otázky.

1. Je to v jadre, alebo je to samostatná aplikácia? Finančné účtovníctvo či nákup patria do jadra. Pokročilá výroba, CPQ alebo e-commerce sa posudzujú samostatne.
2. Je to dostupné pre naše územie? Príklad: SuiteCommerce InStore je v dokumentácii uvedený pre americký trh, U.S. Payroll pre americké dcéry.
3. Kto ručí za lokálnu zhodu? Pri slovenských povinnostiach, ako je DPH, kontrolný výkaz, e-kasa či elektronická fakturácia, to bude partner a jeho rozšírenia, nie štandardná dokumentácia.

Zhoda s lokálnymi pravidlami je dôvod, prečo má zmysel pozrieť si aj stránku NetSuite na Slovensku. Napojenie na bankové, e-shopové alebo skladové systémy rieši stránka integrácie NetSuite a všetko, čo štandard nepokryje, patrí do úprav na mieru.

Ako postupovať pri výbere modulov

Začnite procesmi, nie zoznamom. Zapíšte si, ako dnes vzniká objednávka, kto ju schvaľuje, kde sa mení stav skladu a kto vystavuje faktúru. Potom ku každému kroku priraďte modul z tabuľky vyššie a označte, čo je jadro a čo rozšírenie. Takýto zoznam je lepším podkladom pre ponuku než všeobecné zadanie.

Ak nemáte istotu, ktorý intégrator sa vyzná v oblastiach, ktoré potrebujete, náš bezplatný postup vysvetľuje stránka ako to funguje. Spájame vás s intégratorom, ktorý projekt zrealizuje; sami ERP neimplementujeme a nie sme spojení so žiadnym výrobcom.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.