Hosting a cloud v NetSuite: kde bežia vaše dáta a kto sa o ne stará

Keď sa firma pýta na NetSuite cloud, zvyčajne chce vedieť jednoduchú vec: kde systém beží, kto ho udržiava a či má na výber. Odpoveď je u Oracle NetSuite netypicky priamočiara. Systém vznikol ako riešenie pre cloud a dodáva sa ako SaaS. Nekupujete licenciu na inštaláciu, kupujete prístup k službe, ktorú prevádzkuje Oracle.

Pre slovenského riaditeľa, finančného manažéra alebo IT vedúceho z toho plynie niekoľko praktických dôsledkov. Nemusíte riešiť servery, operačné systémy ani databázy. Zároveň však nemáte voľnosť, ktorú dáva klasická inštalácia: výber dátového centra, vlastné okno na upgrade alebo zásahy do infraštruktúry. Táto stránka vysvetľuje, čo presne dostanete, v čom sa to líši od iných ERP a ako sa v tom rozhodnúť.

Ako funguje hosting NetSuite

Hosting NetSuite je súčasť služby. Oracle prevádzkuje platformu, sieť, úložisko, databázu aj aplikačnú vrstvu a stará sa o ich dostupnosť, bezpečnostné záplaty a technické zálohovanie. Vy a vaši zamestnanci sa pripájate cez prehliadač a prístup spravujete cez role a oprávnenia.

Model sa označuje ako SaaS: jedno spoločné produktové jadro, z ktorého majú prospech všetci zákazníci, a na ňom vlastná konfigurácia vášho účtu. Rozdiel oproti „serveru v cloude“ je dôležitý. Pri klasickom hostingu si prenajímate stroj, na ktorom beží vaša kópia softvéru. Pri NetSuite SaaS si prenajímate výsledok, teda fungujúci ERP, a o samotný stroj sa nestaráte.

Z toho vyplýva, že pojem „cloud partnera“ sa tu nepoužíva tak ako pri iných systémoch. Integrátor môže systém zaviesť, nastaviť, rozšíriť a podporovať, ale nehostuje ho. Ak vám niekto ponúka „vlastný hosting NetSuite“, požiadajte o vysvetlenie, čo presne tým myslí.

NetSuite on-premise: dá sa, alebo nie?

Dopyt netsuite on premise sa objavuje často, najmä u firiem zvyknutých na lokálne nainštalované účtovné alebo skladové programy. Stručne: NetSuite on-premise neexistuje. Nie je to otázka ceny ani partnerského balíka, ide o princíp produktu.

Pre firmy, ktoré prechádzajú z lokálneho účtovného softvéru, je to zásadná zmena myslenia. Ak ste zvyknutí mať dáta na vlastnom serveri v kancelárii, treba sa pripraviť na iný vzťah k nim: dáta sú u poskytovateľa, prístup máte vy, a zodpovednosť sa delí. Podrobnejšie porovnanie oboch modelov nájdete v príručke cloud alebo on-premise ERP.

Ak je lokálna prevádzka pre vás pevná požiadavka, napríklad z dôvodu vnútorných pravidiel, nepripojenej výroby alebo prísnej politiky nad dátami, NetSuite nie je správna voľba a lepšie je to povedať hneď na začiatku. Pozrite si alternatívy k NetSuite.

Porovnanie s inými ERP v ponuke

Rozdiel medzi systémami je dobre vidieť v tom, aké možnosti prevádzky ponúkajú.

Tabuľka nehovorí, že širšia voľba je lepšia. Čím viac možností, tým viac rozhodnutí a prevádzkovej zodpovednosti. Konkrétnu dvojicu si môžete prejsť v porovnaní NetSuite a Business Central.

Čo vám cloud model prináša

Pre mnohé stredne veľké slovenské firmy je práve nedostatok vlastnej infraštruktúry výhodou.

• Bez serverovne. Nepotrebujete správcu databázy, zálohovací server ani zálohovanie v kancelárii.
• Prístup odkiaľkoľvek. Obchodníci, sklad aj pobočky v rôznych krajoch pracujú v tom istom systéme bez VPN, kým sú splnené pravidlá prístupu.
• Rýchle rozšírenie. Pridanie používateľov alebo modulov je zmena v účte, nie nákup hardvéru. Čo presne platíte, vysvetľuje stránka o cenníku NetSuite.
• Jednotná platforma pre dcérske spoločnosti. Skupina so zahraničnými subjektmi vidí všetko v jednom systéme.
• Predvídateľnejšie prevádzkové náklady. Cena služby nahrádza investíciu do hardvéru, no neruší náklady na zavedenie a úpravy.

Čo cloud model obmedzuje

Poctivé rozhodnutie potrebuje aj druhú stranu.

• Závislosť od poskytovateľa. Dostupnosť, plánované odstávky a technické zmeny určuje Oracle.
• Žiadna voľba lokality. Umiestnenie dát nie je vecou vášho rozhodnutia ako pri vlastnom serveri.
• Pevný cyklus vydaní. Nové verzie prichádzajú v termínoch, ktoré neurčujete.
• Obmedzené zásahy do jadra. Systém prispôsobujete cez nástroje platformy, nie úpravou zdrojového kódu.
• Trvalý poplatok. Pri zrušení služby strácate prístup k systému; na takú situáciu sa pripravte dohodou o exporte dát.

Aktualizácie a vydania

Pri on-premise ERP firma sama rozhoduje, kedy upgradovať, a niekedy odkladá aktualizáciu roky. Potom narastá dlh a následná migrácia je drahá. U NetSuite je to naopak: Oracle nasadzuje nové vydania centrálne a vopred ich oznamuje, takže všetci zákazníci sú na podobnej úrovni.

Výhoda je zjavná, firma nezostáva pozadu. Riziko je tiež zrejmé: zmeny prichádzajú aj vtedy, keď sa vám nehodia. Preto sa oplatí mať s integrátorom dohodnutý postup pred každým vydaním:

1. prejsť poznámky k vydaniu a vybrať zmeny, ktoré sa vás týkajú,
2. otestovať kľúčové procesy v testovacom prostredí (sandbox),
3. skontrolovať vlastné skripty, workflowy a integrácie,
4. informovať používateľov o zmenách v obrazovkách alebo postupoch.

Túto starostlivosť zvyčajne zastrešuje zmluva o podpore a údržbe NetSuite. Informácie o tom, ktoré edície a vydania sú pre vás relevantné, nájdete na stránke o verziách a edíciách.

Personalizácia v SaaS prostredí

Častá obava znie: „Ak je to spoločná platforma, nebudeme si môcť systém prispôsobiť.“ V skutočnosti NetSuite poskytuje rozsiahlu sadu nástrojov, ktorá patrí do rodiny SuiteCloud. Patria sem vlastné polia a záznamy, workflowy v SuiteFlow, skripty v SuiteScript či vlastné zostavy a dashboardy. Na rozdiel od úprav kódu v klasickom ERP tieto úpravy bežia nad platformou a majú sa pri aktualizáciách správať predvídateľne.

Hranica je jasná: čo sa dá urobiť cez nástroje platformy, to je v poriadku. Čo by vyžadovalo zásah do samotného jadra, nie je možné. Pre väčšinu firiem to nie je problém, pretože dobre navrhnutá konfigurácia pokryje bežné procesy. Podrobnosti o rozsahu úprav nájdete na stránke úpravy NetSuite na mieru.

Ak plánujete prepojenie s e-shopom, bankou, pokladničným riešením alebo systémom pre elektronickú fakturáciu, prejdite si aj stránku o integráciách NetSuite. V cloude sa integrácie robia cez rozhrania, nie priamym prístupom do databázy.

Dáta, ich umiestnenie a ochrana osobných údajov

Pre slovenskú firmu je otázka dát dvojitá. Prvá je právna: ako chrániť osobné údaje zamestnancov, zákazníkov a dodávateľov podľa GDPR. Druhá je obchodná: kto a za akých podmienok má k dátam prístup a čo sa s nimi stane po ukončení spolupráce.

Čo odporúčame preveriť pred podpisom:

• Zmluvné nastavenie spracovania. Firma je prevádzkovateľ údajov, Oracle je ich sprostredkovateľ. Vzťah musí byť zmluvne upravený.
• Miesto uloženia a prenosy. Zistite, kde sú dáta fyzicky uložené, či existujú prenosy mimo Európskej únie a na akom právnom základe.
• Prístupy podporných tímov. Opýtajte sa, kto a za akých podmienok vidí produkčné dáta.
• Bezpečnosť prístupu. Povinné viacfaktorové prihlásenie, rozumne navrhnuté role a pravidelný prehľad oprávnení sú vaša zodpovednosť.
• Ukončenie spolupráce. Dohodnite si, ako a v akom formáte dáta získate späť.

Nesprávna predstava je, že cloud znamená menej bezpečnosti. Často platí opak, keďže profesionálny poskytovateľ má na bezpečnosť rozpočet a tím, aký malá slovenská firma nemá. Veľká časť rizika však zostáva na vašej strane: slabé heslá, zdieľané účty a príliš široké oprávnenia.

Zálohy a obnova dát

Technické zálohy infraštruktúry a plánovaná obnova po výpadku sú súčasťou služby a stará sa o ne Oracle. Neznamená to, že môžete na zálohovanie zabudnúť. Typy rizika sa totiž líšia:

Prakticky si dohodnite pravidelný export dôležitých zostáv a master dát (zákazníci, dodávatelia, položky, cenníky) a otestujte, ako rýchlo viete pri chybe vrátiť stav pred zásahom. Pri účtovnom archíve myslite aj na lehoty, v ktorých musíte vedieť doložiť doklady, najmä keď podliehate kontrole DPH alebo prechodu na elektronickú fakturáciu. Súvislosti nájdete v príručke o elektronickej fakturácii v ERP.

Slovenské povinnosti a cloudový ERP

Spôsob hostingu sám o sebe nesplní slovenské povinnosti. Dôležité je, či je systém správne nastavený a či partner pozná domáce prostredie. Konkrétne ide o:

• kontrolný výkaz DPH a priznanie, ktoré musí účtovník vedieť z ERP vyprodukovať bez ručného prepisovania, pozri kontrolný výkaz DPH v ERP,
• e-kasu a napojenie predajní, ak máte maloobchod alebo gastro prevádzky, pozri e-kasa a ERP,
• elektronické faktúry a ich evidenciu,
• slovenskú účtovnú osnovu a výkazníctvo.

Ako je na tom NetSuite na našom trhu, rozoberá stránka NetSuite na Slovensku. Nespoliehajte sa na všeobecné tvrdenie „lokalizácia je k dispozícii“, ale nechajte si pri výbere ukázať konkrétny postup na vašich dokladoch.

Ako sa rozhodnúť

Voľba sa v praxi rozhoduje pár otázkami. Odpovedzte na ne úprimne a bez ohľadu na to, ktorý systém sa vám páči.

1. Je on-premise podmienkou? Ak áno, NetSuite nie je vhodný a ďalšie úvahy nemajú zmysel.
2. Máte IT, ktoré chce spravovať infraštruktúru? Ak nie, cloud je odľahčenie, nie obmedzenie.
3. Znesiete cyklus vydaní, ktorý neurčujete? Ak áno, potrebujete aspoň testovacie prostredie a dohodnutý postup.
4. Aké sú vaše nároky na dáta? Prejdite právne požiadavky s osobou, ktorá ich ovláda, a potom ich porovnajte s podmienkami služby.
5. Je pre vás dôležitá pružnosť? Pridávanie používateľov, subjektov a krajín je v cloude jednoduchšie.

Kto pracuje s rozpočtom, nech porovná celkové náklady, nie len mesačný poplatok. Do celkových nákladov patrí zavedenie, školenia, úpravy a podpora; k nim sa vrátite v stránkach o zavedení NetSuite a cenníku.

Zmena modelu: prechod z lokálneho systému do cloudu

Veľa slovenských firiem prichádza z lokálneho účtovného alebo skladového programu. Prechod do cloudu preto nie je len „iná adresa“. Mení sa spôsob práce, zodpovednosti aj rozdelenie rolí. Dôležité je:

• určiť v firme gestora, ktorý rozumie procesom, nielen technike,
• vyčistiť dáta pred prenosom a rozhodnúť, čo sa prenesie a čo ostane v archíve,
• zahrnúť do plánu aj zamestnancov, ktorých práca sa zmení,
• naplánovať testovací beh a paralelnú kontrolu výstupov.

Podrobnosti o prenose dát a o rizikách nájdete v stránke o migrácii do NetSuite.

Kto vám s tým pomôže

Hosting rieši Oracle, ale výsledok, ktorý uvidíte pri práci, závisí od partnera: ako nastaví role, testovacie prostredie, integrácie a postup pri vydaniach. Služba ERP Integrátor vás bezplatne spojí s integrátorom, ktorý zodpovedá vášmu projektu. My systém nezavádzame a nie sme prepojení so žiadnym výrobcom. Zavedenie robí integrátor a vy sa s ním rozhodnete sami.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.