Finančný a účtovný modul NetSuite pre slovenské firmy

Hľadáte účtovníctvo v NetSuite a chcete vedieť, čo z neho dostanete v slovenskej firme? Finančný jadrový modul je historicky srdcom Oracle NetSuite. Na tejto stránke prejdeme, čo NetSuite financie pokrývajú, ako sa správajú pri slovenskej DPH a čo musíte s integrátorom a účtovníkom vyriešiť ešte pred spustením.

Čo pokrýva účtovný modul NetSuite

Dokumentácia Oracle popisuje modul Účtovníctvo ako súbor funkcií okolo hlavnej knihy. Patria do neho účtovné obdobia, vedenie kníh, banka, meny, zápisy v denníku, účtovná osnova, finančné výkazy, uznávanie výnosov, dane, dlhodobý majetok, štatistické účtovníctvo a účtovníctvo vo viacerých knihách.

Pre slovenského riaditeľa alebo finančného manažéra to v praxi znamená jednu databázu, z ktorej vychádza fakturácia, nákup, sklad aj výkazy. Faktúra odberateľa alebo faktúra dodávateľa nevzniká v samostatnom programe: zápis do knihy je priamym dôsledkom obchodného dokladu.

Nasadenie nikdy nezačína tabuľkou funkcií, ale otázkou, čo má firma po uzávierke vedieť povedať o sebe. Preto sa oplatí pripraviť zoznam výstupov skôr, než sa nastaví prvá účtovná osnova. Pomôže vám vzor požiadaviek na ERP.

Účtovná osnova a analytika

Slovenská firma účtuje podľa slovenských pravidiel a z toho vychádza aj osnova. NetSuite osnovu nevnucuje: je to vaša vec a vec účtovníka, ako ju nastaví. Dôležité rozhodnutie je, koľko analytiky patrí do účtov a koľko do dimenzií (napríklad stredisko, zákazka či projekt). Príliš veľa analytiky v samotných účtoch robí osnovu ťažko udržateľnou; príliš málo zase znemožní reporting podľa zákaziek.

Rovnako sa rozhodne, či budete potrebovať účtovnú knihu aj pre skupinové výkazy podľa iných pravidiel. Ak áno, práve tu sa využíva funkcia viacerých kníh.

DPH na Slovensku v NetSuite

Pre slovenské firmy je to najcitlivejšia časť. Podľa dokumentácie Oracle patrí Slovensko medzi krajiny, pre ktoré sa sadzby dane v module SuiteTax aktualizujú mesačne. Konkrétne sadzby preto neprepisujte z príručiek: spoľahlivým zdrojom je vždy finančná správa a vaše nastavenie overí účtovník.

Ďalej platí, že so spoločnosťou a nexusom na Slovensku a so SuiteApp International Tax Reports možno vytvoriť slovenské priznanie k DPH v angličtine alebo po slovensky. Ten istý SuiteApp pre Slovensko poskytuje aj:

• zostavy predaja a nákupu podľa daňového kódu,
• súhrnný výkaz pre dodania v rámci EÚ,
• výkaz Intrastat.

NetSuite navyše dokumentuje obsah jednotlivých polí priznania a výkaz „Slovakia VAT Ledger Statement“, ktorého rubriky odkazujú na ustanovenia slovenského zákona o DPH.

Čo NetSuite výslovne nesľubuje

Oracle uvádza, že slovenské priznanie k DPH je zobrazené ako oficiálny formulár, ale nie je určené na tlač ani na podanie na finančnú správu. Slúži ako zdroj, z ktorého sa vyplní oficiálny formulár. Počítajte teda s tým, že podanie rieši účtovník alebo samostatný proces.

V dokumentácii sme nenašli výslovné tvrdenie o tom, ako NetSuite pripraví slovenský kontrolný výkaz. Je to typická otázka na integrátora: kto výkaz zostaví, z akého reportu a ako sa overí zhoda s priznaním. Súvisiace povinnosti rozoberá príručka o kontrolnom výkaze DPH v ERP.

Daňové kódy

NetSuite navrhuje pre Slovensko sadu kódov: E-SK, R-SK, S-SK a Z-SK, kódy pre nadobudnutie a dodanie tovaru v rámci EÚ, prenesenie daňovej povinnosti, dovoz a vývoz. Dôležitý detail: zostavy čítajú vlastnosti kódov, nie ich názvy. Premenovanie kódu teda nič nepokazí, ale nesprávna vlastnosť pokazí výkaz. Pri zložitejšom nastavení si všimnite aj limit: SuiteApp spracuje najviac 139 odlišných daňových kódov na obdobie a krajinu.

NetSuite zdokumentoval aj sledovanie DPH zaplatenej pri dovoze, ktorú vyrubuje colný úrad na hranici. Pre firmy dovážajúce tovar zo štátov mimo EÚ je to užitočný bod na prehľadnú evidenciu.

Banka, platby a rapprochement

Párovanie platieb s faktúrami je v praxi to, čo účtovníkovi ušetrí najviac času. Pri slovenských firmách je však kľúčová jedna otázka: v akom formáte banka prijíma platobné príkazy a odovzdáva výpisy.

Dokumentácia Oracle uvádza, že bankové platobné formáty vyžadujú nainštalovaný lokalizačný SuiteApp danej krajiny a že pre krajiny, ktoré v tabuľkách nie sú uvedené, sa natívne šablóny neposkytujú a vlastné formáty súborov treba vytvoriť. Zoznam lokalizácií EMEA, ktorý sme videli, Slovensko neuvádza. Prakticky to znamená, že formát pre vašu banku môže byť samostatná úloha projektu. Pýtajte sa na ňu v ponuke, nie po spustení. Súvisiace témy rieši stránka o integráciách NetSuite.

Dlhodobý majetok a uzávierka

Evidencia majetku a odpisy patria medzi zdokumentované funkcie účtovného modulu. Pri prechode z iného systému je ťažšia príprava dát než samotná funkcia: obstarávacie ceny, oprávky a zaradenie do kategórií sa musia zhodovať s účtovníctvom k dátumu prechodu. Prenos dát plánujte spolu s migráciou NetSuite.

Mesačná a ročná uzávierka sa v NetSuite opiera o účtovné obdobia. Dobrý projekt si preto dopredu napíše kalendár uzávierky: kto a dokedy zaúčtuje, ktoré obdobie sa kedy zamkne a kto smie robiť opravné zápisy do uzavretého obdobia.

Viac spoločností, konsolidácia a meny

Skupina s niekoľkými spoločnosťami, napríklad slovenskou obchodnou firmou a výrobnou dcérou v zahraničí, využije variant OneWorld. Podľa dokumentácie dovoľuje viesť v jednom účte viacero dcérskych spoločností s rôznymi daňovými jurisdikciami a menami, usporiadaných do hierarchie. Každá je samostatný právny subjekt z hľadiska daní a predpisov, s vlastným nexusom a aspoň jednou lokalitou.

• Každá dcérska spoločnosť má základnú menu a transakcie sa môžu viesť v domácej aj cudzej mene, aj medzi spoločnosťami skupiny.
• Konsolidované zostavy prepočítajú meny na menu dcérskej, materskej alebo hlavnej materskej spoločnosti.
• OneWorld ponúka konsolidované finančné výkazy, porovnania dcérskych spoločností na prehľadových paneloch, rozšírené medzifiremné zápisy a elimináciu ziskov medzi spoločnosťami.

Pre slovenskú firmu, ktorá fakturuje v eurách a len občas v inej mene, je OneWorld často viac, než potrebuje. Ak spoločnosť nevyžaduje konsolidáciu, treba sa pri licencii pýtať, čo platíte navyše. Cenové súvislosti sú na stránke o cene NetSuite a verziách a edíciách.

Mzdy a účtovníctvo

Mzdy sa v účtovnom obraze objavujú ako náklady a záväzky, ale ich výpočet je samostatná téma. Funkcia Paycheck Journal slúži podľa Oracle na sledovanie miezd v krajinách mimo USA, a to napojením externého mzdového riešenia alebo vlastným riešením v SuiteScripte. Je určená pre partnerov, nie na priame použitie zákazníkom bez partnerského mzdového riešenia. Detail nájdete na stránke o mzdách a personalistike v NetSuite.

Úloha účtovníka

Účtovný modul nenahrádza účtovníka. Externý alebo interný účtovník zostáva človekom, ktorý rozhoduje o zaúčtovaní, o DPH a o uzávierke. ERP mu dáva rýchlejšie podklady a menej prepisovania.

V praxi s ním treba rozobrať tieto body:

1. kto schváli účtovnú osnovu a dimenzie,
2. ako sa pripraví priznanie k DPH a kontrolný výkaz,
3. kto spracuje bankové výpisy a platby,
4. ako sa dokladá e-kasa, ak firma predáva v hotovosti,
5. ako sa bude odovzdávať účtovníctvo audítorovi alebo daňovému poradcovi.

K povinnostiam, ktoré sa dotýkajú účtovníctva, patrí aj e-kasa a ERP, elektronická fakturácia v ERP a celkový prehľad zákonných požiadaviek na ERP. Ak vás zaujíma, ako sa NetSuite uplatňuje na našom trhu, pozrite si stránku NetSuite na Slovensku.

Ako postupovať pri výbere

1. Zapíšte si výstupy, ktoré potrebuje vedenie, banka a účtovník.
2. Overte pri integrátorovi slovenskú DPH, kontrolný výkaz a bankové formáty. Žiadajte ukážku na vašich dátach.
3. Rozhodnite, či potrebujete OneWorld a viac kníh.
4. Dohodnite rozdelenie úloh s účtovníkom.
5. Naplánujte si nasadenie, uzávierku a migráciu dát v jednom harmonograme: implementácia NetSuite.

Ak porovnávate viac systémov, prejdite si porovnanie NetSuite a Business Central. Našou úlohou je spojiť vás s integrátorom, ktorý projekt zrealizuje; službu sprostredkovania popisuje stránka Ako to funguje.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.