NetSuite a mzdy: personalistika a mzdová agenda v slovenskej firme

Hľadáte mzdy v NetSuite a chcete vedieť, či sa dá celá mzdová agenda viesť v jednom systéme? Odpoveď má dve časti. Personalistiku, teda evidenciu zamestnancov, dovolenky, hodnotenie či samoobsluhu, NetSuite pokrýva vlastným riešením. Samotné spracovanie slovenských miezd je však samostatná téma, ktorú treba vyriešiť vedome a hneď na začiatku projektu.

Táto stránka vysvetľuje, čo NetSuite RH reálne ponúka, kde sa končí natívna výbava a ako vyzerá bežné riešenie pre firmu, ktorá platí mzdy podľa slovenských pravidiel.

Čo NetSuite pokrýva v oblasti zamestnancov a miezd

Dokumentácia Oracle zoskupuje túto oblasť pod názov „Employee and Payroll Management“. Patrí do nej správa zamestnancov, spracovanie miezd, SuitePeople ako integrované riešenie pre ľudský kapitál, sledovanie času, cestovné a iné výdavky zamestnancov a žiadanky o nákup.

Ide teda o širší balík než len „výplatné pásky“. Pre vedenie firmy je dôležité, že zamestnanecké údaje, výdavky a účtovníctvo sedia v tom istom systéme. Výdavky zamestnancov sa dostanú do finančného modulu bez prepisovania, o čom podrobnejšie píšeme v časti o účtovníctve a financiách v NetSuite.

Prehľad oblastí

SuitePeople: personalistika bez tabuliek

SuitePeople je riešenie NetSuite pre ľudské zdroje. Skladá sa z troch častí: SuitePeople HR (samoobsluha zamestnancov a manažérov), SuitePeople Workforce Management (plány, čas a dochádzka, výpočet miezd) a SuitePeople U.S. Payroll (integrovaná mzdová agenda).

Časť HR ponúka okrem iného:

• správu cieľov a hodnotiacich rozhovorov,
• evidenciu dovoleniek,
• osobné karty s dátumovou platnosťou zmien,
• žiadosti o zmenu so schvaľovaním,
• sledovanie odmeňovania,
• adresár a organizačný diagram,
• HR analytiku, napríklad stavy zamestnancov a fluktuáciu,
• plány nástupu a odchodu zamestnanca.

Pre slovenskú firmu je praktický najmä kontrolovaný proces zmien. Keď sa mení zaradenie alebo odmeňovanie zamestnanca, žiadosť prejde schválením a zmena sa zapíše s dátumom platnosti. Pri neskoršom spätnom pohľade je teda jasné, čo platilo v ktorom období.

Kde je hranica: mzdová agenda SuitePeople je pre USA

Pozor na jednu vec, ktorá mení rozpočet aj harmonogram. Jediná integrovaná mzdová agenda v rámci SuitePeople je SuitePeople U.S. Payroll, teda mzdy pre americké pobočky. Dokumentácia Oracle neuvádza natívne slovenské mzdy.

To neznamená, že NetSuite na Slovensku nemožno použiť. Znamená to, že mzdy sa riešia mimo natívneho mzdového modulu:

1. samostatný mzdový softvér s napojením na NetSuite,
2. funkcia Paycheck Journal v kombinácii s partnerským mzdovým riešením,
3. riešenie na mieru v SuiteScripte, ak má firma špecifické požiadavky.

Žiadnu z týchto možností nespúšťajte bez analýzy. Slovenské mzdy zahŕňajú odvody do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní, mesačné hlásenia a ročné zúčtovanie. Všetko toto musí zostať v nástroji, ktorý dnes zákonné povinnosti pokrýva a aktualizuje ich pri legislatívnych zmenách. Súvisiace povinnosti ERP opisuje stránka o právnych požiadavkách na ERP na Slovensku.

Paycheck Journal: ako NetSuite sleduje zahraničné mzdy

Paycheck Journal slúži na sledovanie miezd v krajinách mimo USA. Funguje dvoma spôsobmi: buď integráciou externého mzdového riešenia cez webové služby SOAP, alebo vlastným riešením vytvoreným v SuiteScripte.

Dokumentácia Oracle zároveň uvádza, že funkcia je určená pre partnerov, nie na priame použitie zákazníkmi bez partnerského mzdového riešenia. Vo firme preto zvyčajne nenastavujete Paycheck Journal sami. Robí to implementačný partner alebo dodávateľ mzdového riešenia.

V účte OneWorld môžu oba prístupy fungovať súbežne. SuitePeople U.S. Payroll môže spracovať mzdy amerických dcérskych spoločností a Paycheck Journal sleduje mzdy dcérskych spoločností mimo USA. Pre skupinu so slovenskou materskou firmou a zahraničnými dcérami je to užitočné.

OneWorld a viac spoločností v skupine

Ak ide o skupinu, má význam aj NetSuite OneWorld. V jednom účte umožňuje viesť viac dcérskych spoločností s rôznymi daňovými jurisdikciami a menami, usporiadaných do hierarchie. Každá dcérska spoločnosť je z pohľadu dane a regulácie samostatný právny subjekt s vlastným nexusom a aspoň jednou lokalitou.

Pre mzdy z toho plynie jednoduchý záver: náklady na zamestnancov sa dajú účtovať v mene a v spoločnosti, kam patria, a OneWorld ich následne zahrnie do konsolidovaných výkazov. Skupina so slovenskou a napríklad ďalšou európskou pobočkou má jednotný pohľad na personálne náklady bez ručného zlučovania súborov.

Prepojenie s mzdovým softvérom: tri vrstvy

Ak mzdy počíta samostatný nástroj, pozornosť sa presúva na integráciu. Dobre navrhnuté prepojenie má tri vrstvy.

Vrstva 1: kmeňové údaje zamestnancov

Zamestnanec má vzniknúť na jednom mieste a do druhého systému sa má preniesť. Ktorý systém je „pánom“ údajov, sa určuje podľa procesov. Často je to personalistika v NetSuite, často mzdový softvér. Dôležité je, aby existoval jediný zdroj pravdy.

Vrstva 2: dochádzka, dovolenky a pracovný čas

Mzdy závisia od odpracovaného času, neprítomností a príplatkov. Ak sa dovolenky schvaľujú v SuitePeople, mzdový softvér potrebuje poznať ich výsledok. Prenos má byť automatický a pravidelný, nie cez e-mail s prílohou.

Vrstva 3: účtovné zápisy

Z mzdového softvéru vychádza súhrn nákladov a záväzkov za mesiac. Ten sa vloží do hlavnej knihy NetSuite ako denníkový zápis, ideálne členený podľa stredísk, projektov alebo dcérskych spoločností. Účtovník tak neprepisuje mzdové sumy ručne a mzdy sú súčasťou výkazov.

Technické možnosti prepojení opisuje stránka o integráciách NetSuite. Ak firma potrebuje špecifickú logiku prenosu, prichádza do úvahy úprava NetSuite na mieru.

Výdavky, nákup a schvaľovanie

Mimo samotných miezd používa firma NetSuite aj na výdavky zamestnancov. Modul nákupov a príjmu pokrýva objednávky, dodávateľov, faktúry a platby dodávateľom, žiadanky, schvaľovacie trasy aj výdavkové správy.

Pre slovenský chod je to užitočné pri cestovných náhradách a pri bežných nákladoch obchodných zástupcov. Zamestnanec zadá výdavok, nadriadený ho schváli a údaj pokračuje do účtovníctva bez ďalšieho prepisovania. Pravidlá tuzemských cestovných náhrad si však treba pri nastavení skontrolovať s účtovníkom, aby výpočty zodpovedali aktuálnej legislatíve.

Daň z pridanej hodnoty a ďalšie slovenské povinnosti vedľa miezd

Mzdy nie sú jedinou slovenskou povinnosťou, ktorú treba pri projekte uvážiť. Podľa dokumentácie Oracle NetSuite pre Slovensko ponúka s balíkom International Tax Reports slovenské priznanie k DPH, a to v angličtine aj v slovenčine, ako aj zostavy predaja a nákupu podľa daňových kódov. Priznanie v NetSuite slúži ako podklad na vyplnenie oficiálneho formulára, nie na priame podanie finančnej správe.

Tieto informácie tu uvádzame preto, aby bolo jasné, že lokalizácia NetSuite pre Slovensko existuje v oblasti dane z pridanej hodnoty, no pri mzdách sa nespolieha na natívnu slovenskú agendu. Širší kontext nájdete na stránke NetSuite na Slovensku.

Na čo si dať pozor pri plánovaní

Pri projekte, v ktorom NetSuite stojí vedľa mzdového softvéru, sa oplatí vopred ujasniť niekoľko vecí.

• Zákonné výstupy. Mesačné hlásenia a odvody musí zabezpečiť mzdový softvér. NetSuite ich za vás nevytvorí.
• Zodpovednosť za aktualizácie. Legislatíva sa mení. Dohodnite, kto sleduje zmeny v mzdovom nástroji a kto v integrácii.
• Ochrana údajov. Mzdové a osobné údaje patria k citlivým. Určite prístupové role v NetSuite aj v mzdovom softvéri a prenosy zabezpečte.
• Číselníky. Strediská, projekty a druhy nákladov sa musia v oboch systémoch zhodovať, inak účtovné zápisy nesadnú.
• Zodpovednosť za chyby. Zmluva s dodávateľom má určiť, kto rieši výpadok prenosu a spätné opravy.
• Skúšobné obdobie. Prvé mesiace po spustení bežia najlepšie paralelne so starým postupom, aby sa rozdiely zachytili skôr, než ovplyvnia výplaty.

Ako vybrať riešenie pre mzdy

Rozhodnutie závisí od veľkosti firmy a štruktúry skupiny. Menšia firma s jednou spoločnosťou zvyčajne ponechá osvedčený mzdový softvér a pripojí jednoduchý prenos účtovných zápisov. Skupina s viacerými spoločnosťami a krajinami zvažuje zjednotený prístup cez OneWorld s partnerským mzdovým riešením.

Samotné moduly NetSuite sú len jednou stranou rovnice. Druhou je to, kto vám ich vo vašom prostredí nasadí. Pri výbere pomôže stránka o výbere partnera pre NetSuite a o priebehu zavedenia NetSuite. Keďže mzdy sú citlivá oblasť, pýtajte sa kandidátov na konkrétne skúsenosti s napojením slovenského mzdového softvéru, nie len na všeobecné referencie.

Ak už používate účtovný systém s vlastnou mzdovou časťou, porovnajte ho aj s alternatívou, ktorá slovenskú agendu zahŕňa natívne, napríklad POHODA. Neznamená to, že je lepšia pre každú firmu; ide o to, aby ste si pred rozhodnutím ujasnili, čo je pre vás kritické.

Ako postupovať

Pred oslovením dodávateľa si pripravte stručný popis: koľko spoločností má skupina, aký mzdový softvér používate, kto schvaľuje dovolenky a výdavky a ktoré výstupy potrebuje účtovník. Takýto podklad skráti úvodnú analýzu a umožní porovnateľné ponuky.

Naša služba je bezplatná. Zhrnieme vašu situáciu a spojíme vás s integrátorom, ktorý má skúsenosti s NetSuite a so slovenským prostredím. Projekt potom realizuje samotný integrátor, my sme pri vás len sprostredkovateľom.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.