Správa skladu a nákupu v Oracle NetSuite

Keď slovenská firma hľadá správu skladu v NetSuite, zvyčajne nerieši samotný sklad. Rieši reťaz od objednávky u dodávateľa cez príjem tovaru až po expedíciu zákazníkovi a hodnotu zásob v účtovníctve. NetSuite tieto kroky drží v jednom systéme, takže skladník, nákupca aj účtovník pracujú s tými istými dátami. Táto stránka vysvetľuje, čo to v praxi znamená a čo sa musí doriešiť pri zavedení.

Širší kontext modulov nájdete na stránke moduly NetSuite. Tu sa zameriavame na zásoby, nákup a logistiku.

Kde NetSuite rieši zásoby a kde nákup

Dokumentácia Oracle člení ERP na oblasti. Pre sklad sú podstatné tri.

• Položky a zásoby – nastavenie správy zásob, karty artiklov, spôsoby dopravy, čiarové kódy a výroba.
• Správa zákazníckych objednávok – zadanie objednávky, jej vybavenie (príprava a expedícia) a fakturácia.
• Nákup a príjem – objednávky dodávateľom, karty dodávateľov, faktúry a platby dodávateľom, nákupné požiadavky, smerovanie schvaľovania a cestovné náklady.

Dôležité je, že ide o jeden dátový základ. Príjem tovaru na sklad nie je samostatná evidencia, ktorú treba prepisovať účtovníkovi. Prepája sa s objednávkou a s faktúrou dodávateľa. To je hlavný rozdiel oproti situácii, keď má firma sklad v jednej aplikácii a účtovníctvo v druhej.

Artikle, varianty a členenie sortimentu

Základom je karta artiklu. Pri jednoduchom veľkoobchode stačí kód, názov, merná jednotka a ceny. Pri e-shope pribúdajú varianty, napríklad veľkosť a farba, a pri výrobe zostavy s kusovníkom. Vyplatí sa už v analýze rozhodnúť:

1. ktoré vlastnosti artiklu sú skutočne potrebné pre rozhodovanie (skupina, dodávateľ, krajina pôvodu, colný kód),
2. či sa varianty vedú ako samostatné artikle, alebo ako členenie nadradeného artiklu,
3. kto smie zakladať nové karty a kto ich schvaľuje.

Zlý číselník artiklov sa preniesol do každého nového ERP a vždy sa vypomstil. Prečistenie dát pred prenosom sa popisuje v časti o migrácii do NetSuite.

Sklady, umiestnenia, šarže a sériové čísla

NetSuite pracuje s viacerými skladmi a umiestneniami. Pri firme s centrálnym skladom a pobočkami v rôznych krajoch, napríklad v Bratislavskom a Košickom kraji, to znamená, že zásoby vidíte za každé miesto zvlášť aj za celok. Pre firmy s viacerými dcérskymi spoločnosťami prináša OneWorld jeden účet s filiálkami v rôznych daňových jurisdikciách a menách. Každá filiálka má svoju základnú menu a konsolidované výkazy zabezpečujú prepočet mien.

Pri potravinách, kozmetike či zdravotníckom materiáli rozhoduje sledovanie šarží a expirácie. Pri elektronike a strojoch sériové čísla. Tieto funkcie sa aktivujú podľa typu artiklu, preto sa o nich rozhoduje na začiatku. Spätné zapnutie pri už naskladnených zásobách býva práca navyše. Súvisiace požiadavky sektorov nájdete v ERP pre potravinárstvo a ERP pre zdravotníctvo.

Pre skladovanie na úrovni políc a pozícií, vychystávacích vĺn a riadenia skladníkov Oracle uvádza samostatnú príručku WMS. Rozhodnutie, či obyčajné umiestnenia stačia, alebo je potrebný WMS, závisí od obratu skladu a počtu pohybov, nie od veľkosti firmy.

Doplňovanie zásob a plánovanie dopytu

Prvá úroveň doplňovania je jednoduchá: minimálna zásoba, dodacia lehota a návrh objednávky. Druhá úroveň je Demand Planning, ktorý vyžaduje aktivovanú pokročilú správu zásob. Modul počíta plán dopytu viacerými metódami:

• lineárna regresia,
• kĺzavý priemer,
• sezónny priemer,
• predpoveď predaja alebo aktuálny dopyt z príležitostí, ponúk a objednávok.

Z plánu dopytu potom vznikne plán zásobovania, ktorý zohľadňuje dodacie lehoty a poistné zásoby. Pri zostavách pokrýva všetky komponenty a suroviny cez viac výrobných úrovní. Limit je spracovanie najviac 10 000 artiklov naraz, čo treba pri veľkom sortimente zohľadniť v návrhu plánovacích skupín.

Plánovanie dobre funguje len tam, kde sú čisté historické dáta. Firma, ktorá doteraz viedla sklad v tabuľke, si musí najprv ustáliť evidenciu a až potom očakávať kvalitné predpovede. Výroba a jej plánovanie majú vlastnú stránku: výroba v NetSuite.

Nákup a dodávatelia

Nákupný proces v NetSuite sa dá zostaviť od požiadavky po platbu. Typický reťazec vyzerá takto:

Výhoda je v kontrole zhody. Faktúra, ktorá nezodpovedá prijatému množstvu alebo objednanej cene, sa dá zachytiť skôr, než sa zaplatí. Pre slovenskú prax je dôležité, aby faktúry správne vstupovali do DPH a do kontrolného výkazu. Súvislosti vysvetľuje stránka o kontrolnom výkaze DPH v ERP a o elektronickej fakturácii.

Príjem, expedícia a doprava

Pri príjme sa skladník opiera o objednávku dodávateľovi. Systém porovná prijaté množstvo s objednaným a rozdiel zostane viditeľný. Pri expedícii sa pracuje s objednávkou zákazníka: vybavenie rozdelí prípravu a samotné odoslanie, takže tovar je možné pripraviť skôr, než príde kuriér. Do fakturácie sa dostane len to, čo skutočne odišlo.

Dokumentácia zahŕňa aj spôsoby dopravy priamo v časti položiek a zásob. Prepojenie na prepravcov a ich štítky sa však obvykle rieši integráciou, nie nastavením. Aké spojenia sa dajú zostaviť, sa dozviete v časti o integráciách NetSuite. Pre firmy, ktorých hlavnou činnosťou je preprava a skladovanie, je užitočný aj prehľad ERP pre logistiku.

Čiarové kódy a mobilné zariadenia

Čiarové kódy patria v dokumentácii k položkám a zásobám. Katalóg príručiek navyše vymenúva WMS a NetSuite pre mobilné zariadenia ako samostatné oblasti. Dokumentácia výroby spomína aj mobilné skenery pri zadávaní výrobných údajov.

Pred rozhodnutím odporúčame prejsť túto skúšku:

• nechajte partnera predviesť príjem, presun a vychystávanie na skutočnom skenery, ktorý používate,
• overte, či štítky zodpovedajú kódom od vašich dodávateľov,
• zistite, čo sa stane pri výpadku pripojenia v sklade,
• určte, kto školí skladníkov a v akom jazyku sú obrazovky.

Posledný bod je praktický: sklad nie je miesto na experimentovanie s angličtinou. Školenia opisuje stránka školenia NetSuite.

Inventúra a ocenenie zásob

Fyzická inventúra je v slovenskej firme zákonná povinnosť s dôsledkami v účtovníctve. Systém by ju mal uľahčiť: zafixovanie stavu, zápis skutočne napočítaného množstva, vyhodnotenie rozdielov a zaúčtovanie. Pri priebežnej inventúre po častiach skladu sa inventúrne podklady generujú pre vybrané umiestnenia, takže nie je nutné zastaviť celú prevádzku.

Ocenenie zásob súvisí s modulom účtovníctva. NetSuite má v ERP časť, ktorá pokrýva účtovné obdobia, hlavnú knihu, menové operácie, vykazovanie a dane. Zmeny v zásobách sa teda premietajú do hlavnej knihy a s tým sa musí vyrovnať aj váš účtovník. Spôsob ocenenia (napríklad priemerná cena) sa určuje pri zavedení a dá sa zmeniť len s dôsledkami. Preto ho schvaľuje financie, nie sklad.

Slovenské špecifiká: e-kasa a DPH

Sklad a nákup sa na Slovensku nezaobídu bez miestnych pravidiel.

• E-kasa – maloobchod a prevádzky s pokladnicou potrebujú prepojenie predaja na pokladničné riešenie. NetSuite ponúka NetSuite Point of Sale pre predaj v predajni, ale napojenie na slovenskú e-kasu sa posudzuje samostatne. Prehľad nájdete v časti o e-kase a ERP.
• DPH – prenesenie daňovej povinnosti, dodanie do iných členských štátov a dovoz sa premietajú do kontrolného výkazu. Nastavenie daňových kódov na artikloch a dodávateľoch je základ.
• Mena a jazyk – nákup v eurách je jednoduchý, nákup v cudzej mene vyžaduje kurzové rozdiely a doklady v jazyku obchodného partnera.

Zhrnutie lokálnych otázok je v časti NetSuite na Slovensku a v prehľade zákonných požiadaviek na ERP.

Pre koho je skladové riešenie NetSuite vhodné

Pre porovnanie s inými systémami slúži stránka alternatívy k NetSuite a podrobné prehľady ERP pre veľkoobchod a ERP pre e-shop.

Ako postupovať pri zavedení skladu a nákupu

Zavedenie rozdeľte na jasné etapy, nie na jeden veľký štart.

1. Analýza procesov – popíšte, ako dnes prebieha príjem, vychystávanie, vrátenie a inventúra. Rozpor medzi papierom a skutočnosťou sa ukáže hneď.
2. Dátový základ – číselníky artiklov, dodávateľov, umiestnení. Práve tu sa rozhoduje o kvalite celého projektu.
3. Nastavenie a testy – príjem, expedícia, schvaľovanie a ocenenie na reálnych scenároch.
4. Školenie skladníkov a nákupcov – pred ostrým spustením, nie po ňom.
5. Spustenie a stabilizácia – prvé týždne so zvýšenou podporou.

Podrobnosti o projektových fázach nájdete v mieste zavedenia NetSuite. Tým, kto projekt vedie, je integrátor. My vás s ním len spojíme, nie sme jeho zástupcom ani nerealizujeme projekt. Ako vybrať vhodného partnera, opisuje stránka výber partnera pre NetSuite.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.