Firmy často investujú do licencií a do nastavenia, a školenie nechajú na posledný týždeň pred spustením. Výsledok je známy: účtovník si ďalej vedie vlastnú tabuľku, skladník zapisuje na papier a vedúci nemá dôveru v čísla. Školenie Odoo nie je doplnok k projektu, je to jeho súčasť, ktorá sa začína na prvej analýze a končí dlho po spustení.
Táto stránka ukazuje, ako sa dá naučiť Odoo zo zdrojov vydavateľa, čo znamená certifikácia Odoo a pre koho je určená, koho a kedy školiť a ako prepojiť školenie so zmenou pracovných zvyklostí. Ak ešte len zvažujete celý projekt, začnite stránkou o mieste Odoo na Slovensku a priebehu zavedenia.
Zdroje na učenie Odoo od vydavateľa
Odoo je široký systém. Samotný vydavateľ uvádza päťdesiat hlavných aplikácií a komunitu, ktorá prispela viac než päťdesiatimi tisíckami ďalších. Nikto sa to nenaučí naraz, preto sa oplatí rozlišovať, čo je cieľom učenia.
Dokumentácia a testovacia databáza
Vydavateľ vedie verejnú dokumentáciu pre jednotlivé verzie, napríklad pre Odoo 19, kde sú popísané aj licencie. Pomôže pri pochopení logiky aplikácií, nahradí však školenie na vašich procesoch.
Na praktické vyskúšanie slúži formula One App Free za 0 EUR: jedna aplikácia (s jej závislosťami), hosting na Odoo Online a neobmedzený počet používateľov. Pre vedúceho skladu alebo majiteľku e-shopu je to spôsob, ako si pred projektom otvoriť obrazovky a pochopiť slovník: objednávka, ponuka, pohyb zásob, faktúra.
Pozor na hranicu. Podľa cenníka Odoo prechod na formulu Custom nastane napríklad pri inštalácii Odoo Studio alebo pri pridaní ďalších spoločností. Skúšobnú databázu preto berte ako učebnú pomôcku, nie ako základ budúceho produktívneho systému. O cenách pozri cenník Odoo.
Certifikácia Odoo: kto ju potrebuje
Slovo certifikácia vyvoláva u firiem dojem, že ju majú získať ich zamestnanci. V praxi ide o požiadavku na partnerov. Program partnerov Odoo uvádza, že partner musí získať certifikáciu Odoo, vyškoliť svojich ľudí a poskytovať podporu prvej úrovne. Úrovne Ready, Silver a Gold majú navyše podmienku počtu certifikovaných zamestnancov: Ready aspoň jedného, Silver troch a Gold šiestich.
Pre vás z toho plynú tri závery:
- Certifikácia je signál o integrátorovi, nie povinnosť vašej firmy.
- Pri výbere partnera sa pýtajte, kto konkrétne z certifikovaných ľudí bude pracovať na vašom projekte, nie len či ich firma má.
- Vašim kľúčovým používateľom stačí praktické školenie na vlastných procesoch; formálna skúška nie je cieľ.
Ako vyberať, rozoberá stránka výber partnera pre Odoo. Na Slovensku je trh užší: v oficiálnom zozname predajcov Odoo je pri Slovensku uvedená štvorka, preto sa oplatí overiť si, kto skutočne vedie školenia a v akom jazyku.
Dve skupiny, dva rôzne druhy školenia
Najčastejšia chyba je školiť všetkých rovnako. Kľúčový používateľ a koncový používateľ potrebujú iné veci.
| Kľúčoví používatelia | Koncoví používatelia | |
|---|---|---|
| Kto to je | Vlastníci procesov: vedúca účtovníctva, vedúci nákupu, skladu, výroby | Referenti, skladníci, obchodníci, pokladníci |
| Cieľ | Rozumieť nastaveniu, rozhodovať o procesoch, testovať | Bezpečne vykonať svoje každodenné úkony |
| Obsah | Logika aplikácií, nastavenie, prístupové práva, import údajov, prijatie testov | Konkrétne obrazovky, postup krok za krokom, riešenie chýb |
| Čas | Počas celého projektu | Krátko pred spustením a po ňom |
| Forma | Pracovné workshopy na vlastných údajoch | Skupinové ukážky a cvičenie v testovacej databáze |
Kľúčoví používatelia: školenie cez prácu
Kľúčový používateľ sa učí tým, že sa podieľa. Na workshope s integrátorom vidí, ako sa jeho proces premieta do nastavenia, a rozhoduje o odchýlkach. Neskôr testuje scenáre z vlastnej praxe a nakoniec vedie interné školenie.
Ak sú kľúčoví ľudia iba prizvaní na záverečnú ukážku, nevlastnia rozhodnutia a po spustení sa ozve množstvo „to sme nechceli“. Vyčleňte im preto čas v kalendári; v malej firme to býva najťažšia požiadavka, lebo tí istí ľudia robia aj bežnú prevádzku.
Koncoví používatelia: úlohy, nie menu
Koncový používateľ sa nechce učiť systém, chce splniť úlohu. Školenie postavte na pracovných situáciách: prijať tovar na sklad, vystaviť faktúru, zaúčtovať doklad, zadať objednávku zákazníka, nahlásiť dokončenú výrobu. Každá situácia má mať vlastnú krátku príručku s obrazovkami z vášho nastavenia, nie z všeobecnej ukážky.
Odoo navyše rozlišuje používateľov s prístupom do backendu, ktorí sú platení, a portálových používateľov, ako sú zákazníci či dodávatelia, ktorí platení nie sú. Pri plánovaní školení to znamená aj ďalšiu skupinu: ak chcete, aby partneri sami potvrdzovali ponuky v portáli, treba pre nich pripraviť stručný postup, nie školenie.
Plán školenia podľa fáz projektu
Školenie nie je jedna udalosť. Dobrý plán sa viaže na fázy projektu a každá má vlastný cieľ.
| Fáza projektu | Čo sa školí | Koho sa to týka |
|---|---|---|
| Analýza a návrh | Základné pojmy Odoo, ukážka štandardných postupov | Vedenie, kľúčoví používatelia |
| Nastavenie a vývoj | Workshopy na vlastných procesoch, rozhodovanie o odchýlkach | Kľúčoví používatelia |
| Migrácia údajov | Význam polí, kontrola importovaných dát | Kľúčoví používatelia, účtovníctvo, sklad |
| Testovanie | Prechod scenárov z praxe, hlásenie chýb | Kľúčoví používatelia, vybraní koncoví |
| Príprava spustenia | Školenie koncových používateľov po rolách, príručky | Všetci používatelia |
| Spustenie a prvé obdobie | Asistencia pri práci, opakovanie, riešenie otázok | Všetci používatelia |
| Prevádzka | Nové funkcie, noví zamestnanci, nové verzie | Podľa potreby |
Podrobnosti o týchto fázach nájdete na stránke o zavedení Odoo a všeobecne v sprievodcovi projektom ERP.
Školenie podľa modulov
Neškolíte všetko naraz, ale po oblastiach, ktoré idú do prevádzky. Podľa rozsahu projektu to môžu byť:
- účtovníctvo a financie: knihovanie, párovanie platieb, DPH, kontrolný výkaz; viac v časti účtovníctvo a financie v Odoo a v sprievodcovi kontrolný výkaz DPH v ERP,
- predaj a CRM: ponuky, objednávky, sledovanie príležitostí; pozri predaj a CRM v Odoo,
- sklad a nákup: príjem, výdaj, inventúra, objednávky dodávateľom; pozri sklad a nákup v Odoo,
- výroba: výrobné príkazy, kusovníky, plánovanie.
Slovenský kontext je dôležitý. Modul slovenskej lokalizácie (l10n_sk) má podľa svojho manifestu deklarovaného autora v tretej spoločnosti, nie v Odoo SA. Účtovníci preto potrebujú školenie nielen na samotnom Odoo, ale aj na tom, ako sa v nastavení riešia slovenské daňové a účtovné povinnosti, a kto za ich aktuálnosť zodpovedá. To je téma, ktorú treba s integrátorom vyjasniť pred školením, nie po ňom.
Podobne pri predajni a pokladnici: ak sa v prevádzke rieši e-kasa, školenie musí zahrnúť celý postup od dokladu po jeho zaslanie, a to na zariadeniach, ktoré firma naozaj používa. Prehľad povinností zhrnuje sprievodca e-kasa a ERP.
Konanie zmeny: školenie nestačí
Aj dobre vyškolený človek sa vráti k starému zvyku, ak mu nový postup priťažuje a nikto ho nepodporuje. Zmena v správaní sa preto plánuje oddelene od školenia.
Čo pomáha
- Zdôvodnenie z pohľadu ľudí. Vedenie povie, čo sa pre danú rolu zlepší, napríklad menej opisovania medzi tabuľkami alebo jeden zdroj čísel.
- Interní ambasádori. Kľúčový používateľ v každom oddelení je prvý kontakt pre otázky; nebojí sa zvonka a pozná kontext.
- Jasný dátum vypnutia starých nástrojov. Kým sa vedie paralelná tabuľka, systém sa neučí. Stanovte termín, odkedy platí len Odoo.
- Rýchla reakcia po spustení. V prvom období sa objavia otázky, ktoré na školení nepadli. Mať pri ruke integrátora alebo interného kľúčového používateľa je najlacnejšia poistka.
- Zmerané ukazovatele. Sledujte, či sa doklady zadávajú v systéme včas a či čísla v zostavách sedia s realitou.
Čo škodí
- školenie dva dni pred spustením, keď už nemožno nič upraviť,
- školenie na všeobecnej ukážke namiesto vašich dát,
- zabudnutie na nových zamestnancov a na prechod na novú verziu,
- spoliehanie sa na jedinú osobu, ktorá „už vie všetko“.
Rizikám celého projektu sa venuje sprievodca chyby ERP projektov.
Kto školí: integrátor alebo interne
Odoo je u nás obvykle zavádzané cez integrátora, ktorý školí v rámci projektu. Podľa programu partnerov sú práve školenie vlastných ľudí a podpora prvej úrovne ich povinnosťou. Pri ponuke si vyjasnite:
- koľko školení je v cene a ako sa účtujú dodatočné,
- či sa školí na vašich údajoch, alebo na demonštračných,
- v akom jazyku sú príručky a obrazovky,
- kto po spustení odpovedá na otázky a v akom čase,
- čo sa deje pri novej verzii alebo úprave; pozri podpora a údržba Odoo.
Interné školenie nasleduje po vyškolení kľúčových používateľov. Funguje, ak majú čas a mandát, inak sa z neho stane ďalšia práca navyše.
Financovanie školenia
Pre Slovensko nemáme overený zdroj, ktorý by potvrdzoval konkrétny program na financovanie školenia pre Odoo, preto žiadny nespomíname. Ak chcete možnosť využiť, zistite si u integrátora a u inštitúcií, ktoré podporujú vzdelávanie zamestnancov, aké výzvy sú aktuálne a či sa vzťahujú na softvér. Počítajte s tým, že dotácia môže mať vlastný harmonogram, ktorý sa nemusí zhodovať s termínom spustenia.
Ako začať
Pred prvým stretnutím s integrátorom si pripravte tri veci:
- zoznam rolí, ktoré budú v Odoo pracovať, a približne koľko ľudí v každej,
- mená kľúčových používateľov s vyhradeným časom,
- otázky o školení, ktoré chcete mať v ponuke zapísané.
S výberom vám pomôže služba ERP Integrátor: opíšete projekt a spojíme vás s integrátorom, ktorý zodpovedá vášmu rozsahu. Služba je bezplatná a projekt vykonáva integrátor. Ak ešte porovnávate systémy, pozrite aj alternatívy k Odoo a sprievodcu výberom ERP.
Často kladené otázky
Kde sa môžem naučiť Odoo bez nákladov?
Odoo ponúka formulu One App Free za 0 EUR s jednou aplikáciou a neobmedzeným počtom používateľov, hosťovanú na Odoo Online. Hodí sa na to, aby si kľúčoví ľudia vyskúšali jednu oblasť, napríklad predaj alebo sklad. Popri tom je k dispozícii dokumentácia vydavateľa. Na pochopenie vašich vlastných procesov však testovacia databáza nestačí, to patrí do projektu s integrátorom.
Ako funguje certifikácia Odoo a potrebujem ju ako firma?
Certifikáciu Odoo si podľa programu vydavateľa musia zabezpečiť partneri, teda integrátori: úrovne Ready, Silver a Gold majú podmienku minimálneho počtu certifikovaných zamestnancov. Vaša firma ju nepotrebuje. Pri výbere integrátora sa oplatí opýtať, kto z jeho tímu je certifikovaný a kto bude viesť práve váš projekt.
Koho vo firme je treba vyškoliť ako prvého?
Kľúčových používateľov, teda vlastníkov procesov v účtovníctve, nákupe, sklade, predaji alebo výrobe. Ide o ľudí, ktorí sa podieľajú na návrhu riešenia, testujú ho a neskôr školia kolegov. Koncoví používatelia nasledujú tesne pred spustením, keď je systém nastavený a otestovaný na ich údajoch.
Ako dlho trvá školenie používateľov?
Dĺžka závisí od počtu používateľov, rozsahu aplikácií a toho, nakoľko sa nový postup líši od doterajšej práce. Preto neuvádzame žiadne univerzálne číslo. Dohodnite si s integrátorom plán po skupinách rolí a nechajte si ho potvrdiť v ponuke spolu s časom na opakovanie po spustení.
Dá sa školenie Odoo financovať z verejných zdrojov na Slovensku?
Overený zdroj o konkrétnom programe nemáme, preto žiadny nespomíname. Zistite si to u svojho integrátora a u inštitúcií, ktoré podporujú vzdelávanie zamestnancov, a podmienky si overte v aktuálnej výzve. Školenie nezačínajte plánovať až podľa dotácie, pretože termíny projektu sa riadia spustením systému.
Zdroje
- Odoo – ceny a formuly
- Odoo – program partnerov
- Odoo – o spoločnosti
- Odoo – dokumentácia, licencie verzie 19
- Odoo – modul lokalizácie l10n_sk (GitHub)
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.