Odoo pre mzdy a HR: personalistika, dovolenky a mzdová agenda

Ak hľadáte mzdy v Odoo, odpoveď má dve časti. Personalistika, teda evidencia zamestnancov, dovolenky, dochádzka, nábor a hodnotenie, je v Odoo plnohodnotná súčasť systému. Samotné spracovanie slovenských miezd však oficiálnu podporu nemá. Kto to zistí až v polovici projektu, platí za to časom aj rozpočtom, preto je táto stránka o tom, čo overiť na začiatku.

Čo Odoo ponúka v oblasti ľudských zdrojov

Dokumentácia Odoo 19 zaraďuje do kategórie Ľudské zdroje tieto aplikácie: Dochádzka, Zamestnanci, Hodnotenia, Nábor, Mzdy, Dovolenky a odporúčanie zamestnancov (cooptácia). Všetky bežia nad spoločnou databázou, takže zamestnanec zadaný raz sa objaví v dovolenkách, projektoch, výdavkoch aj v účtovníctve. Ďalšie aplikácie nájdete v prehľade modulov Odoo.

Pre malú a strednú firmu to v praxi znamená:

• Karta zamestnanca ako jediné miesto pre osobné údaje, zmluvu, oddelenie, nadriadeného a pracovnú pozíciu.
• Dovolenky a neprítomnosť so schvaľovaním nadriadeným a prehľadom v kalendári tímu.
• Dochádzka ako podklad pre odpracovaný čas.
• Nábor s evidenciou uchádzačov a etáp výberového konania.
• Hodnotenia zamestnancov v pravidelných cykloch.
• Výdavky zamestnancov, ktoré Odoo radí do kategórie Financie pod názvom Notes de frais, teda cestovné náhrady a drobné výdavky na schválenie a preplatenie.

Ktorá z týchto vrstiev je pre vás dôležitá, závisí od veľkosti firmy. Výrobný podnik s viacerými smenami bude potrebovať dochádzku a plánovanie, projektová firma skôr prepojenie výkazov práce s projektmi.

Personalistika v slovenských podmienkach

Aj bez mzdovej časti musí personálna agenda sedieť na slovenské zvyklosti. Pri nastavení sa oplatí vopred prejsť tieto body:

Tabuľka nie je zoznam hotových funkcií, ale kontrolný zoznam pre workshop s integrátorom. Pri každom riadku si vypýtajte konkrétne nastavenie, nie sľub.

Aplikácia Mzdy: čo robí a čo nerobí

Podľa dokumentácie aplikácia Mzdy vypočíta odpracovaný čas z pracovných záznamov, ktoré vznikajú zo zmlúv, z dochádzky, z plánovania alebo z výkazov práce, a z nich vytvorí výplatné pásky. Princíp je teda jasný: čas zo systému sa spojí s pravidlami výpočtu.

Dôležitá je však druhá veta z dokumentácie. Aby mzdy fungovali, musí sa nainštalovať lokalizácia danej krajiny. Zoznam lokalizácií, ktorý sme pri príprave tejto stránky videli v dokumentácii verzie 19, obsahuje Austráliu, Belgicko, Egypt, Hongkong, Indiu, Jordánsko, Keňu, Mexiko, Saudskú Arábiu, Turecko, Spojené arabské emiráty, Spojené štáty a Employment Hero Payroll. Slovensko tam nie je.

Dokumentácia verzie 18 to potvrdzuje: uvádza mzdové lokalizácie pre Austráliu, Belgicko, Egypt, Hongkong, Jordánsko a Spojené arabské emiráty. Slovenské mzdy teda nie sú pokryté oficiálnym balíkom Odoo.

Prečo na tom záleží

Slovenská mzdová agenda nie je len výpočet čistej mzdy. Zahŕňa odvody do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní, zálohy na daň zo mzdy, mesačné výkazy, ročné zúčtovanie, potvrdenia o zdaniteľných príjmoch, nemocenské dávky a špecifiká dohôd. Tieto pravidlá sa menia a niekto musí zabezpečiť, aby ich softvér sledoval. Štandardná lokalizácia je presne ten balík, ktorý to robí vývojár Odoo; bez nej to preberá na seba buď tretia strana, alebo váš integrátor.

Tri spôsoby, ako zvládnuť slovenské mzdy

V praxi sa na Slovensku stretávame s tromi modelmi. Žiadny nie je univerzálne správny.

1. Personalistika v Odoo, mzdy v samostatnom programe

Najčastejšia a najbezpečnejšia voľba. Mzdy ostávajú v osvedčenom slovenskom mzdovom softvéri alebo u externej mzdovej učtárne. Odoo dodáva podklady: odpracovaný čas, neprítomnosť, zmeny v zmluvách. Výsledky miezd sa potom importujú do účtovníctva. Výhodou je, že zmeny legislatívy rieši dodávateľ mzdového programu. Nevýhodou je prenos dát medzi dvoma systémami, ktorý je potrebné navrhnúť tak, aby sa nič nepísalo dvakrát.

Ak už používate POHODU alebo iný program, ktorý je pre váš tím zvyčajný, otázka znie, ako ho prepojiť s Odoo, nie či ho vymeniť. Možnosti prepojenia nájdete v časti o integráciách Odoo.

2. Mzdy v Odoo s vlastným mzdovým modulom

Aplikácia Mzdy sa dá rozšíriť o slovenské pravidlá. Takú úpravu by pripravoval integrátor alebo vývojár tretej strany. Oplatí sa len vtedy, keď má firma veľmi osobitné požiadavky a je ochotná niesť priebežnú údržbu. Pri každej zmene sadzieb alebo formulárov treba modul aktualizovať a otestovať. Pozrite si, ako sa k tomu stavia úprava Odoo na mieru.

3. Odoo bez mzdovej časti vôbec

Menšia firma s niekoľkými zamestnancami často nepotrebuje ani personálny modul. Mzdy a evidenciu robí účtovník alebo mzdová učtáreň a Odoo slúži na obchod, sklad a faktúry. Aj to je legitímne riešenie a znižuje zložitosť projektu.

Prepojenie miezd s účtovníctvom Odoo

Mzdy končia v účtovníctve: mzdové náklady, záväzky voči zamestnancom, odvody a zrážky. Odoo má slovenskú účtovnú lokalizáciu, modul l10n_sk. Podľa jeho popisu prináša slovenskú účtovú osnovu z roku 2020, základné sadzby DPH pre predaj aj nákup a základné fiškálne pozície pre slovenskú legislatívu. Nainštaluje sa automaticky s aplikáciou Účtovníctvo. Podrobnosti sú v časti o účtovníctve a financiách v Odoo.

Pre mzdy z toho vyplýva praktický záver: existuje účtová osnova, na ktorú sa dajú namapovať mzdové náklady a záväzky. Chýba však samotný výpočet miezd. Pri návrhu prepojenia treba rozhodnúť:

• či sa mzdy zaúčtujú súhrnným dokladom za mesiac, alebo po zamestnancoch,
• či sa použijú analytické účty alebo oddelenia na rozpočítanie nákladov,
• kto a kedy importuje doklad a kto ho schvaľuje,
• ako sa rieši oprava po uzávierke obdobia.

Tieto rozhodnutia patria do analýzy pred spustením, nie na jeho koniec.

Licencie a náklady spojené s HR v Odoo

Cena Odoo sa odvíja od počtu platených používateľov. Podľa cenníka sú nimi používatelia s prístupom do backendu, kým portáloví používatelia (zákazníci, dodávatelia) sa medzi platených nepočítajú. Formula Standard je uvedená za 24,90 EUR na používateľa a mesiac pri hosťovaní v Odoo Online a obsahuje všetky aplikácie; formula Custom stojí 44,90 EUR a umožňuje aj Odoo.sh alebo prevádzku na vlastnom serveri. Cenník uvádza aj ľahkého používateľa za 7,90 EUR mesačne, ktorý sa dojednáva s poradcom Odoo.

Pre HR agendu z toho plynú dve otázky:

1. Kto bude systém reálne používať? Ak majú všetci zamestnanci žiadať o dovolenku a zadávať výdavky priamo v Odoo, musí byť jasné, aký typ používateľa na to potrebujú a ako sa počíta.
2. Aký bude celkový rozpočet? K licenciám pribudne práca integrátora na nastavení, prepojení a školení. Všetky podmienky nájdete v prehľade cenníka Odoo.

Konkrétne sumy si vždy overte na aktuálnom cenníku, pretože sa môžu meniť.

Na čo sa pýtať integrátora pred podpisom

Pri personalistike a mzdách sú rozdiely medzi ponukami väčšie než pri iných oblastiach. Odporúčame si vyžiadať písomnú odpoveď na tieto otázky:

• Kde sa budú spracúvať mzdy a kto zodpovedá za aktualizáciu pri zmene legislatívy?
• Aký bude tok dát medzi Odoo a mzdovým programom a kto ho udržiava?
• Aké sú typy zmlúv a dohôd, ktoré budeme viesť, a ako sa nastavia?
• Kto má prístup k osobným a mzdovým údajom a ako je to nastavené v prístupových právach?
• Kam sa ukladajú dokumenty zamestnancov a ako sa riešia lehoty uchovávania?
• Čo sa stane s mzdovými dátami pri migrácii zo starého systému?

Mzdové údaje patria medzi najcitlivejšie dáta vo firme. Prístupové práva, zálohovanie a oddelenie rolí (kto vidí platy, kto len dovolenky) sa nastavujú od začiatku. Širší prehľad zákonných povinností nájdete v časti o právnych požiadavkách na ERP.

Ako postupovať pri projekte

Rozumný postup pri zavedení HR a miezd do Odoo vyzerá takto:

1. Zmapujte súčasný stav. Kto dnes robí mzdy, v akom programe, aké výstupy odovzdáva účtovníkovi a poisťovniam.
2. Rozdeľte rozsah. Zvlášť personalistika, zvlášť mzdy. Prvá časť sa dá zaviesť v Odoo hneď, druhá si vyžaduje rozhodnutie o modeli.
3. Navrhnite prepojenie. Zdroj pravdy pre zmluvy a odpracovaný čas, formát výmeny, zodpovednosť za chyby.
4. Spustite pilot. Jedno obdobie bežať paralelne so starým spôsobom a porovnať výsledky.
5. Preškoľte ľudí. Manažéri, ktorí schvaľujú dovolenky, a administratíva, ktorá robí uzávierky. Ponuku nájdete v časti o školeniach Odoo.

Pre zavedenie ako celok pozrite implementáciu Odoo. Odoo na slovenskom trhu a dostupnosť lokalizácie opisuje samostatná stránka Odoo na Slovensku.

Kedy je Odoo pre HR dobrá voľba a kedy nie

Odoo sa hodí, ak chcete mať personálne údaje, dovolenky, výdavky a projekty v jednom systéme a mzdy ste ochotní riešiť cez samostatný program alebo prípadne vlastný modul. Dobre sedí firmám, ktoré už Odoo používajú na iné procesy a nechcú ďalší izolovaný nástroj.

Opatrnejší by ste mali byť, ak očakávate, že mzdy „prídu hotové“ ako súčasť štandardu. Pri slovenskej legislatíve to dnes tak nie je. Vtedy má zmysel porovnať aj alternatívy k Odoo a opýtať sa, ako mzdovú agendu riešia ostatné systémy.

Ako nájsť vhodného integrátora

Skúsenosť s HR a mzdami v Odoo nemá každý partner. Pýtajte sa na konkrétne projekty s personálnou agendou v slovenskom prostredí a požadujte referencie, ktoré si môžete overiť. Podmienkou je, aby integrátor dokázal vysvetliť, kto čo udržiava po spustení. Náš servis vám zdarma sprostredkuje kontakt na integrátora, ktorý sa na takej agende pohybuje; ako to funguje, popisuje stránka ako to funguje. Tipy na výber nájdete aj v časti výber partnera pre Odoo.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.