Integrácie Odoo so systémami vo vašej firme

Keď sa firma v Slovensku rozhodne pre Odoo, ERP sa takmer nikdy nenasadzuje osamote. Vedľa neho ostáva internetový obchod, banka, pokladničné riešenie, sklad dopravcu, nástroj na reporting alebo systém obchodného partnera. Otázka „aký konektor Odoo potrebujeme“ preto v skutočnosti znamená: ktoré údaje majú putovať kam, v ktorom smere, kto ich vlastní a kto zodpovie, keď sa niečo zasekne.

Táto stránka vysvetľuje, aké možnosti integrácie Odoo ponúka, ako rozlíšiť hotový modul od vlastného vývoja a ako zadanie napísať tak, aby ho integrátor vedel naceniť a doručiť. Rozsah celého projektu nájdete v stránke o implementácii Odoo.

Čo si pod pojmom Odoo konektor predstaviť

Slovo „konektor“ sa používa pre tri rôzne veci a v ponukách sa často miešajú:

• Hotový modul, ktorý niekto vyvinul a ponúka v katalógu rozšírení. Odoo uvádza okolo päťdesiat hlavných aplikácií a komunitu, ktorá prispela viac ako päťdesiat tisíc ďalších. Väčšina z nich nie je konektorom, ale rozšírením funkcií.
• Štandardná väzba zabudovaná v samotnom Odoo, napríklad medzi modulom eCommerce a platobnými bránami.
• Vlastné prepojenie cez API, ktoré pre vás napíše integrátor alebo vývojár.

Prvé dva typy sú rýchlejšie, ale viažu sa na verziu Odoo a na kvalitu autora modulu. Tretí typ je presne na mieru, no znamená údržbu, ktorú treba niekomu prideliť. Rozdiel medzi nimi je dôvod, prečo sa dve ponuky na „integráciu e-shopu“ môžu líšiť mnohonásobne.

API Odoo: JSON-2 a čo robiť so staršími rozhraniami

Pre vlastné prepojenia je základom externé API. Podľa aktuálnej dokumentácie je dnes odporúčaným rozhraním JSON-2. Pracuje s API kľúčmi, prístupovými právami používateľa, výberom databázy a transakciami. Staršie rozhrania XML-RPC a JSON-RPC dokumentácia označuje za historické a ponúka sprievodcu migráciou na JSON-2.

Pre vás z toho plynú praktické závery:

1. Ak vám dodávateľ ponúka integráciu postavenú na XML-RPC, opýtajte sa, či počíta s migráciou na JSON-2. Inak sa vám konektor môže stať dlhom pri ďalšej veľkej aktualizácii.
2. Prístupové práva API kľúča sa riadia právami používateľa, ktorému patrí. Pre integráciu zriaďte samostatného technického používateľa s minimom oprávnení, nie kľúč riaditeľa.
3. Transakcie znamenajú, že pri zlyhaní sa zápis dá vrátiť späť. Pri objednávkach a faktúrach je to základ, na ktorom treba trvať.

Dôležité je aj obchodné hľadisko: externé API patrí k funkciám formuly Custom. Ak je v pláne vlastný konektor, vyberajte formulu s ohľadom na to. Súvisiace náklady rozoberá stránka o cene Odoo, pri starých databázach pomôže aj prehľad verzií a edícií.

Pre úplnosť: Odoo Community je pod licenciou LGPLv3, kým Enterprise beží pod licenciou Odoo Enterprise Edition, použiteľnou len s platným predplatným. Pri moduloch tretích strán preto vždy overte, s ktorou edíciou sú kompatibilné.

E-shop a online predaj

Najčastejšie prepojenie v slovenských firmách je e-shop. Dve možnosti:

Vlastný obchod v Odoo. Modul eCommerce spravuje katalóg s variantmi, zákaznícke účty, B2B aj B2C predaj, opustené košíky, spôsoby doručenia, vrátenie tovaru a fakturáciu, aj pre viac webov. Objednávka, sklad a faktúra tak žijú v jednom systéme a žiadny konektor netreba. Pri firmách, ktoré začínajú od nuly, je to často najlacnejšia cesta. Súvislosti opisuje stránka o CRM a predaji v Odoo a sektorová stránka ERP pre e-shop.

Existujúci e-shop na inej platforme. Ak obchod už beží inde a prepisovať ho nechcete, je potrebný konektor. Treba doňho zadať, ktorý systém je pánom produktov, cien a stavov skladu, kedy sa objednávka prenáša a čo sa stane pri zrušení či čiastočnom vrátení.

V oboch prípadoch dokumentácia eCommerce uvádza pripojenie na viac než dvadsať poskytovateľov platieb (Stripe, PayPal, Adyen, Mollie a ďalší) a publikovanie produktov cez Google Merchant Center, TikTok, Facebook alebo Instagram. Konkrétnu slovenskú platobnú bránu či dopravcu si nechajte potvrdiť integrátorom: že existuje v katalógu, ešte neznamená, že sedí na vašu verziu.

Banky, platby a účtovníctvo

Firmy na Slovensku zvyčajne chcú, aby sa bankové výpisy načítavali bez ručného prepisovania a platby sa párovali s faktúrami. Pri takomto zadaní určite doriešte:

• z ktorých bánk a v akom formáte výpisy prichádzajú, a či ide o automatický import, alebo nahranie súboru,
• ako sa párujú platby (variabilný symbol, suma, protistrana) a čo sa deje s nespárovanými položkami,
• kto schvaľuje hromadné platobné príkazy.

Zadanie, ktoré tieto tri body nerieši, sa v ponuke objaví ako „bankové prepojenie“ a v projekte ako séria zmien. Ako sa to premieta do kníh, vysvetľuje stránka o účtovníctve a financiách v Odoo. Ak váš externý účtovník pracuje vo vlastnom programe, dohodnite pevný spôsob odovzdávania dokladov a nechajte ho potvrdiť, že mu formát vyhovuje.

Slovenské povinnosti: e-kasa, DPH a elektronická faktúra

Lokálne prepojenia sú miesto, kde generické tabuľky konektorov zlyhávajú. Pri tržbách v hotovosti ide o e-kasu, pri daňovom priznaní o kontrolný výkaz DPH a pri vzťahoch s odberateľmi o elektronickú fakturáciu. Ku každému platí rovnaký postup: požiadajte integrátora, aby písomne uviedol, čo rieši štandardná funkcia Odoo, čo hotový modul a čo vlastný vývoj, a pre ktorú verziu to platí.

Orientácia v povinnostiach je v samostatných stránkach: e-kasa a ERP, kontrolný výkaz DPH v ERP a elektronická fakturácia v ERP. Nespoliehajte sa na tvrdenie, že „Odoo to vie“, bez toho, aby ste videli skúšobné spracovanie vlastného dokladu.

Bežné kategórie integrácií

Tabuľka je pomôcka na prvý rozhovor s integrátorom, nie zoznam hotových produktov.

Priemyselné a skladové väzby, napríklad čítačky či výrobné stroje, patria k skladu a nákupu a výrobe v Odoo.

Ako zadať tok údajov

Dobré zadanie integrácie sa zmestí na jednu stranu na každý tok. Pre každý tok napíšte:

1. Zdroj a cieľ. Odkiaľ údaj odchádza a kam prichádza.
2. Spúšťač. Okamih, ktorý prenos spustí: uloženie objednávky, uplynutie času, ručné potvrdenie.
3. Smer. Jednosmerný alebo obojsmerný. Obojsmerné toky sú podstatne náročnejšie, lebo vznikajú konflikty.
4. Vlastník údaja. Ktorý systém je „pravda“ pre zákazníka, cenu či zásobu.
5. Správanie pri chybe. Opakuje sa prenos, upozorní sa niekto, zastaví sa celý tok?
6. Skúšobné prípady. Reálne doklady vašej firmy, vrátane výnimiek: čiastočné dodanie, dobropis, zahraničný odberateľ.

Takto pripravené zadanie umožní porovnať ponuky od viacerých integrátorov na rovnakom základe. Ako nájsť takého partnera, popisuje výber partnera pre Odoo a postup našej služby nájdete v časti ako to funguje.

Hotový modul, alebo vlastný vývoj?

Rozhodnutie nemá jednoznačnú odpoveď, ale existujú kritériá:

• Hotový modul sa hodí, keď váš proces zodpovedá obvyklému postupu a modul má aktívneho autora. Pýtajte sa, pre ktoré verzie je udržiavaný a kto rieši chyby.
• Vlastné API prepojenie sa hodí, keď je proces špecifický alebo keď ide o kritický tok, pri ktorom nechcete závisieť od cudzieho modulu.
• Úprava štandardu je posledná možnosť; každý zásah do jadra komplikuje aktualizácie. Podrobnosti sú v stránke o úprave Odoo na mieru.

Pri rozhodovaní myslite aj na hosting. Pri nasadení u dodávateľa Odoo Online platia iné pravidlá pre vlastné moduly ako pri Odoo.sh alebo pri prevádzke na vlastnom serveri; Odoo.sh a prevádzka na serveri sú podľa cenníka dostupné vo formule Custom. Súvisiace otázky rieši stránka o Odoo cloud a hostingu.

Kto integráciu udržiava

Najčastejšia chyba nastane po spustení. Konektor beží mesiace, potom prichádza aktualizácia Odoo, zmena API e-shopu alebo nová verzia banky a prenos prestane fungovať bez povšimnutia. Preto do zmluvy patria:

• Monitoring: kto sleduje zlyhané prenosy a ako rýchlo sa dozviete o chybe.
• Správa zmien: kto testuje konektor pred aktualizáciou a kto nesie náklady, ak ju vynúti zmena na vašej strane.
• Dokumentácia: popis tokov, prístupov a technických účtov, ktorý máte vy, nie len dodávateľ.
• Prístupy: kľúče API patria vašej firme a dajú sa zrušiť bez zásahu dodávateľa.

Pravidelnú starostlivosť pokrýva podpora a údržba Odoo. Ak už integrácie máte a nefungujú spoľahlivo, začnite auditom a záchranou projektu.

Ďalší krok

Zoznam prepojení, ktoré potrebujete, je lepší ako zoznam modulov. Spíšte systémy, s ktorými má Odoo komunikovať, a pri každom smer toku, vlastníka údaja a požiadavky slovenskej legislatívy. S týmto podkladom vám vieme sprostredkovať integrátora Odoo, ktorý sa orientuje vo vašom odvetví; služba je pre vás bezplatná a samotný projekt realizuje už vybraný integrátor.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.