CRM Odoo: ako funguje predaj od príležitosti po faktúru

Firmy, ktoré hľadajú CRM Odoo, zvyčajne nechcú ďalší nástroj na evidenciu kontaktov. Chcú, aby sa obchodná príležitosť nestratila medzi e-mailom, tabuľkou a fakturačným programom. Odoo na to ide cez jednu databázu: potenciálny zákazník, ponuka, objednávka aj faktúra sú záznamy navzájom prepojené v tom istom systéme. Táto stránka popisuje, ako vyzerá Odoo predaj v praxi a čo treba rozhodnúť predtým, ako sa projekt rozbehne.

Kde sa CRM a predaj nachádzajú v ponuke Odoo

Dokumentácia Odoo zaraďuje CRM, ponuky a objednávky, point of sale, predplatné a prenájom do jednej kategórie, ktorá sa volá Ventes (Predaj). Vedľa nej stoja kategórie Finance, Marketing, Služby či Chaine logistique. Praktický dôsledok je jednoduchý: predajný tím nepracuje v izolovanej aplikácii, ale v časti systému, ktorá je od začiatku napojená na sklad, účtovníctvo a podporu zákazníkov.

Celkový prehľad všetkých aplikácií nájdete na stránke o moduloch Odoo. Tu sa sústredíme len na obchodnú časť.

Od príležitosti po objednávku: ako to beží

Potenciálni zákazníci a príležitosti

Odoo CRM pracuje s obchodným lievikom. Záujemca prichádza z formulára na webe, z e-mailu, z telefonátu alebo ho obchodník zadá ručne. Najprv ide o potenciálneho zákazníka, ktorého treba posúdiť; ak má zmysel, z neho vznikne príležitosť v lieviku. Obchodník ju presúva medzi fázami, plánuje ďalšie aktivity a pri každej má záznam komunikácie.

Dôležité je, aby sa fázy lievika zhodovali s tým, ako sa u vás naozaj predáva. Výrobca strojov s dlhým rokovaním potrebuje iné fázy než distribútor, ktorý vybavuje opakované objednávky. Návrh fáz je preto prvou otázkou, ktorú si s integrátorom prejdete.

Ponuka a objednávka

Z príležitosti sa dá priamo vystaviť ponuka. Obsahuje položky z katalógu produktov, podmienky, platobné lehoty a texty podľa vašich šablón. Po schválení zákazníkom sa ponuka mení na predajnú objednávku, ktorá spúšťa ďalšie kroky: rezerváciu tovaru, nákup, výrobu alebo vystavenie faktúry.

Rovnaké prepojenie funguje aj opačne. Obchodník pri tvorbe ponuky vidí dostupnosť tovaru, ak je zapnutá aplikácia skladu. Ako takú väzbu nastaviť, popisuje stránka o sklade a nákupe v Odoo.

Cenníky, zľavy a podmienky

Odoo umožňuje viac cenníkov a pravidlá zliav, aby ste pre veľkoobchodného odberateľa, vernostného zákazníka alebo zákazníka z iného meniového prostredia mohli mať odlišné ceny. Treba však dohodnúť, kto smie zľavu dať, do akej výšky a či je potrebné schválenie. Bez tohto pravidla sa z cenníka stane zdroj sporov medzi obchodom a vedením.

Pre slovenské firmy je prakticky dôležité aj to, ako sa ceny zobrazujú: v B2B sa bežne pracuje s cenami bez DPH, v B2C s cenami s DPH. Nastavenie treba urobiť zámerne, nie podľa predvolenej hodnoty.

Prehľad predajného reťazca

Fakturácia a slovenské povinnosti

Faktúra v Odoo vzniká z objednávky, takže odpadá prepisovanie údajov. Zároveň je to bod, v ktorom sa predaj dotýka účtovníctva. Aplikácia Comptabilité (Účtovníctvo) pracuje s podvojným účtovníctvom, rapprochement bancaire, viacerými menami a výkazmi v reálnom čase, napríklad s bilanciou a sledovaním pohľadávok po splatnosti. Podrobnejšie to rozoberá stránka o účtovníctve a financiách v Odoo.

Slovenský predaj však nekončí vystavením faktúry. Tri okruhy treba pri nasadení preveriť osobitne:

• DPH a kontrolný výkaz. Faktúry musia niesť údaje potrebné pre výkaz. Súvisiace požiadavky sme zhrnuli v texte o kontrolnom výkaze DPH a ERP.
• E-kasa. Ak predávate v maloobchode alebo cez pokladňu, aplikácia point of sale musí fungovať s pokladničným riešením, ktoré vyhovuje slovenskej úprave. Čo to znamená pre ERP, popisuje stránka o e-kase a ERP.
• Elektronická fakturácia. Ak dostávate alebo posielate e-faktúry, platí to isté: overte, čo vaša verzia Odoo zvláda hneď a čo vyžaduje doplnok. Prehľad nájdete v texte o elektronickej fakturácii v ERP.

Nikde nepredpokladajte, že je to „v systéme už hotové". Slovenská lokalizácia sa líši podľa vydania, a práve preto sa oplatí skúsiť celý reťazec od ponuky po kontrolný výkaz na testovacích dátach.

Predplatné, prenájom a opakovaný predaj

Kategória Predaj obsahuje aj aplikácie pre predplatné a prenájom. Hodia sa firmám, ktoré neposkytujú jednorazovú dodávku, ale službu s pravidelnou fakturáciou: licencie, servisné zmluvy, monitorovanie, prenájom zariadení. Zmluva vytvára opakované faktúry a obchodník vidí stav zákazníka bez toho, aby nahliadal do účtovníctva.

Rozhodnutie, ktoré nikto nechce robiť neskôr: čo sa stane pri zmene rozsahu uprostred obdobia, pri pozastavení alebo pri ukončení. Treba to zapísať do pravidiel ešte pred konfiguráciou.

Zákaznícky servis a väzba na marketing

Po predaji začína druhá polovica vzťahu. Kategória Služby obsahuje aplikáciu Assistance (helpdesk), v ktorej sa požiadavky zákazníkov evidujú ako tikety. Keď tikety vznikajú v rovnakej databáze ako objednávky, pracovník podpory vidí, čo zákazník kúpil a čo mu bolo fakturované. Toto prepojenie ušetrí otázky typu „pošlite nám číslo objednávky".

Na opačnej strane lievika stojí kategória Marketing. Kontakty a segmenty z marketingu sa môžu premietnuť do CRM a obchodník vidí, na ktoré kampane záujemca reagoval. Pri nasadení však platí pravidlo: marketing a obchod sa najprv musia dohodnúť, kedy je kontakt „pripravený na predaj". Nástroj túto otázku nevyrieši za nich.

CRM natívne v Odoo, alebo iné CRM pripojené k ERP?

Mnohé firmy už nejaké CRM majú, často tabuľku alebo samostatný nástroj. Vtedy sú dve rozumné cesty.

Natívne CRM v Odoo. Hodí sa, keď chcete jednu pravdu o zákazníkovi a menej integrácií. Obchodník, účtovník aj skladník pracujú nad rovnakými záznamami.

Existujúce CRM pripojené k Odoo. Dáva zmysel, ak tím už CRM dobre ovláda alebo ak CRM slúži aj iným oddeleniam. Odoo vtedy preberá objednávky, faktúry a sklad. Podľa cenníka Odoo patrí externý prístup cez API do formuly Custom, ktorú treba zahrnúť do rozpočtu. Samotné prepojenie, teda ktoré údaje sa synchronizujú a kto je zdrojom pravdy, je skôr projektovou úlohou. Viac o nej píšeme na stránke o integráciách Odoo.

Orientačné pravidlo: pri dvoch systémoch sa vždy dopredu určí, kde sa zákazník zakladá a kde sa môže meniť. Bez toho vznikajú duplicity do pár týždňov.

Čo to stojí a kde sú licenčné pasce

Licencie pre predajnú časť sa riadia všeobecným cenníkom Odoo, ktorý rozlišuje formuly:

Tri veci, ktoré obchodné tímy často prehliadnu:

• Odoo uvádza aj „light" používateľa za 7,90 EUR mesačne, ktorého si dohodnete s poradcom Odoo. Pre príležitostných užívateľov to môže byť zaujímavé, treba však rozsah overiť.
• Inštalácia Odoo Studio alebo pridanie ďalších spoločností prepne bezplatnú databázu do formuly Custom.
• Portáloví používatelia (zákazníci, dodávatelia) sa neplatia. Počíta sa len backend.

Podrobnejší pohľad na rozpočet nájdete v stati o cene Odoo. Ceny sú len licenčné; integrátorova práca, úpravy a školenia sú samostatná položka.

Úpravy na mieru: kedy sa oplatia a kedy nie

Predaj je oblasť, kde pokušenie upravovať systém býva najväčšie. Každá firma má „svoj" spôsob kalkulácie, schvaľovania alebo doložky v ponuke. Pravidlo, ktoré sa osvedčilo: najprv použiť štandardnú konfiguráciu, a až potom upravovať. Úprava, ktorá nahrádza zvyk jedného obchodníka, sa vyplatí zriedka. Úprava, ktorá nahrádza ručnú prácu desiatich ľudí, sa vyplatí takmer vždy. Dôsledky pre údržbu a aktualizácie popisuje stránka o úpravách Odoo na mieru.

Ukazovatele, ktoré má zmysel sledovať

Systém vám dáva dáta; rozhodnúť treba, ktoré z nich sa budú čítať pravidelne. Rozumná základná sada pre obchodné vedenie:

• Hodnota lievika po fázach, aby bolo vidno, kde sa príležitosti zastavujú.
• Miera uzatvorenia podľa obchodníka, zdroja a segmentu.
• Doba od ponuky po objednávku, ktorá odhalí pomalé schvaľovanie.
• Zľavy voči cenníku, kde sa ukáže disciplína v cenotvorbe.
• Pohľadávky po splatnosti podľa zákazníka, prepojené na fakturáciu.
• Opakované príjmy pri predplatnom, ak ho predávate.

Do reportov patrí len to, čo sa naozaj používa na poradách. Päť čítaných ukazovateľov je lepších než tridsať ignorovaných.

Ako sa do projektu pustiť

Postup, ktorý sa v praxi osvedčil, má štyri kroky: popísať súčasný obchodný proces, vybrať minimálny rozsah, nasadiť ho na jednom tíme a až potom rozširovať. Zákazník, ktorý chce všetko hneď, zvyčajne zistí, že tím sa nestihne nový nástroj naučiť. Pri samotnom nasadení pomôže stránka o mieste implementácie Odoo.

My sami projekt nerealizujeme. Zabezpečujeme zadarmo kontakt na integrátora, ktorý zodpovedá vašej veľkosti, odvetviu a regiónu; postup popisuje stránka ako to funguje. Ak chcete vedieť, ako vyzerá výber partnera, pozrite si výber integrátora Odoo.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.