Skladové hospodárstvo v Odoo nie je samostatný sklad pripojený k účtovníctvu cez export. Zásoby, nákup, predaj a účtovníctvo tu pracujú nad tými istými dátami, takže pohyb tovaru sa okamžite premieta do objednávok, faktúr aj hodnoty zásob. Táto stránka vysvetľuje, ako Odoo sklad a Odoo nákup fungujú v bežnej slovenskej firme, čo sa dá nastaviť a kde treba rozhodnúť ešte pred projektom.
Odoo sám nenasadzujeme. Sme bezplatná sprostredkovateľská služba: popíšete projekt a spojíme vás s intégratorom, ktorý má s podobným skladom skúsenosti. Ceny a rozsah si dohodnete priamo s ním.
Čo patrí do skladu a nákupu v Odoo
Dokumentácia Odoo radí aplikácie do kategórií. Kategória Dodávateľský reťazec (Supply Chain) obsahuje Sklad, Fabrikáciu, Nákup, čiarové kódy, Kvalitu, Údržbu, správu životného cyklu produktu (PLM) a Opravy. Pre bežný obchodný alebo výrobný podnik je jadrom trojica Sklad, Nákup a čiarové kódy; ostatné pribudnú podľa potreby.
Predaj, ktorý sklad napĺňa dopytom, je v kategórii Predaj (CRM, ponuky a objednávky, pokladňa, predplatné, prenájom). Účtovná stránka zásob je vo Financiách. Širší pohľad nájdete na stránke o moduloch Odoo a o predaji a CRM v Odoo.
| Oblasť | Čo rieši | Kde sa viaže |
|---|---|---|
| Sklad | karty produktov, sklady, polohy, pohyby, inventúra | Nákup, Predaj, Účtovníctvo |
| Nákup | dopyty, objednávky, dodávatelia, prijaté faktúry | Sklad, Účtovníctvo |
| Čiarové kódy | príjem, vychystávanie, inventúra skenerom | Sklad |
| Kvalita | kontroly pri príjme alebo pred expedíciou | Sklad, Fabrikácia |
| Fabrikácia | zostavy, pracovné príkazy, spotreba komponentov | Sklad |
Produkty, varianty a kategórie
Základom je karta produktu. Rozlišuje sa tovar, ktorý sa sleduje v zásobách, služba a spotrebný materiál. Pri tovare s viacerými vlastnosťami, napríklad veľkosťou alebo farbou, sa používajú varianty: jeden produkt, viac skladových položiek. Kategórie produktov potom určujú správanie v účtovníctve a pri oceňovaní.
Prakticky to znamená, že obchodník s textilom alebo e-shop s obuvou nemusí viesť tisíce samostatných kariet. Vlastnosti variantov sa však musia navrhnúť dopredu, pretože neskoršie zmeny v už používanom katalógu sú prácne. Ak plánujete import katalógu z iného systému, pozrite sa na migráciu do Odoo.
Sklady, polohy a trasy
Odoo podporuje viac skladov a v každom z nich hierarchiu polôh: zóna, regál, priehradka. Tovar sa pohybuje medzi polohami a každý pohyb je zaznamenaný. Pre slovenské firmy je to zaujímavé najmä v troch situáciách:
- hlavný sklad v jednom kraji a výdajné miesto alebo konsignačný sklad v inom,
- oddelený sklad pre vrátený tovar a tovar na reklamáciu,
- sklad zákazníka alebo dodávateľa, kde tovar leží, ale účtovne ešte nie je váš.
Kroky príjmu a expedície sa dajú prispôsobiť. Menšia firma vystačí s priamym príjmom a výdajom. Väčší sklad môže použiť viackrokové trasy: príjem, kontrola kvality, uskladnenie, vychystávanie, balenie, expedícia. Zložitosť nastavenia sa má zvoliť podľa reálneho procesu, nie podľa toho, čo systém dokáže; každý ďalší krok znamená viac práce pre skladníkov.
Šarže, sériové čísla a dohľadateľnosť
Sledovanie podľa šarží a sériových čísel je štandardná funkcia skladu. Hodí sa tam, kde zákazník alebo dozorný orgán vyžaduje spätnú dohľadateľnosť: potravinárstvo, kozmetika, zdravotnícke pomôcky, elektronika so zárukou. Pri príjme sa číslo zaznamená, pri expedícii priradí zákazníkovi, a pri reklamácii zistíte, ktorému odberateľovi ste ho dodali.
Rovnaké sledovanie používa aj Fabrikácia pri komponentoch a hotových výrobkoch. Ak vyrábate, pozrite si Odoo pre výrobu a stránku o ERP pre potravinárstvo, kde je dohľadateľnosť kľúčovou požiadavkou.
Doplňovanie zásob a plánovanie
Odoo vie zásoby nielen evidovať, ale aj strážiť. Pravidlá doplňovania určujú minimálnu a maximálnu hladinu produktu v danom sklade. Keď zásoba klesne pod hranicu, systém navrhne nákupnú objednávku alebo výrobný príkaz. Alternatívou je doplňovanie na objednávku: zákazník si objedná, chýbajúci tovar sa objedná u dodávateľa alebo sa vyrobí.
Dôležité je, že toto správanie sa pre každý produkt nastavuje samostatne. Rýchloobrátkový tovar s pravidelným odberom si zaslúži pravidlo min–max; zákazkový komponent s dlhou dodacou lehotou sa lepšie ovláda cez objednávku. Dodacie lehoty dodávateľov a vlastné bezpečnostné rezervy zadávate vy, nie systém, preto kvalita výsledku závisí od kvality týchto údajov.
Príjem, expedícia a doprava
Príjem tovaru vychádza z nákupnej objednávky: skladník potvrdí prijaté množstvá, systém vytvorí pohyb zásob a prípadné čiastkové dodávky sa evidujú ako nedodané zvyšky. Expedícia vychádza z predajnej objednávky podobne. Dodací list a ďalšie doklady sa generujú zo systému.
Pri doprave sa dajú nastaviť dopravné metódy a ich pravidlá. Konkrétne napojenie na prepravcov, ktorých používate na Slovensku, je vhodné vopred overiť a zahrnúť do rozsahu projektu; viac o prepojeniach je na stránke o integráciách Odoo. Ak ide o internetový predaj, pozrite aj ERP pre e-shop a ERP pre logistiku.
Inventúra a oceňovanie zásob
Inventúra v Odoo nemusí byť jednorazová akcia na konci roka. Systém dovoľuje počítať vybrané polohy alebo produkty priebežne a rozdiely zaúčtovať ako úpravu zásob. Tým sa dá vyhnúť celoskladovej uzávierke, ktorá zastaví expedíciu.
Oceňovanie zásob je prepojené s účtovníctvom. Podľa dokumentácie Odoo možno zásoby oceňovať periodicky (manuálne) alebo permanentne (automatizovane) a ako metódu zvoliť štandardnú cenu, vážený kĺzavý priemer (AVCO) alebo FIFO. Slovenská účtovná prax pozná účtovanie zásob spôsobom A a B; ako sa nastavenie Odoo namapuje na vašu účtovnú politiku, určite spolu s účtovníkom a intégratorom pred spustením. Pozrite si účtovníctvo a financie v Odoo.
| Voľba | Kedy sa hodí | Na čo si dať pozor |
|---|---|---|
| Štandardná cena | stabilné ceny, jednoduchá kalkulácia | rozdiely oproti nákupnej cene treba účtovať |
| Vážený priemer (AVCO) | tovar nakupovaný za meniace sa ceny | cena sa mení s každým príjmom |
| FIFO | tovar s dátumom spotreby alebo rýchlo sa meniace ceny | vyžaduje disciplínu pri príjme |
| Periodické oceňovanie | menšie firmy s mesačnou uzávierkou | hodnota zásob sa v priebehu mesiaca neaktualizuje |
| Permanentné oceňovanie | firmy s denným sledovaním marže | chyby v pohyboch sa okamžite prejavia v účtovníctve |
Nákup a dodávatelia
Aplikácia Nákup pokrýva celý reťazec od dopytu po zaplatenie. Pracujete s dopytmi na ponuku, objednávkami, dodávateľskými cenníkmi a dodacími lehotami. Pre každý produkt môžete mať viacerých dodávateľov s rôznymi cenami a množstevnými zľavami; systém pri doplňovaní navrhne toho, ktorý je v kartičke zadaný ako prvý.
Prijatú faktúru dodávateľa možno porovnať s objednávkou a so skutočne prijatým množstvom, čo obmedzuje preplácanie. Pre slovenskú účtovnú kanceláriu je dôležité, že doklady z nákupu vstupujú aj do evidencie DPH; súvislosti s hlásením sú na stránke o kontrolnom výkaze DPH v ERP. Ak prijímate faktúry elektronicky, pozrite aj elektronickú fakturáciu v ERP.
Dodávatelia môžu mať prístup do portálu na potvrdzovanie objednávok. Podľa cenníka Odoo sa používatelia portálu, teda zákazníci a dodávatelia, nepočítajú medzi platených používateľov; platia sa len tí, ktorí majú prístup do backendu.
Čiarové kódy a mobilné zariadenia
Aplikácia pre čiarové kódy je samostatná súčasť kategórie Dodávateľský reťazec. Skladník s čítačkou alebo mobilným zariadením prijíma tovar podľa objednávky, vychystáva podľa pokynu a vykonáva inventúru bez papiera. Výhoda je v rýchlosti a menšom počte chýb pri prepisovaní.
Pred nasadením sa vyplatí rozhodnúť tri veci: aké štítky už máte od dodávateľov, kto bude tlačiť vlastné štítky a aké zariadenia budú v hale použiteľné pri slabom signáli. To nie sú rozhodnutia Odoo, ale projektu, preto patria do analýzy.
Čo ovplyvní cenu a rozsah projektu
Rozpočet nezávisí len od počtu používateľov. Odoo uvádza vo formulách Standard a Custom ceny za používateľa a mesiac (24,90 EUR a 44,90 EUR po úvodnej zľave, pôvodne 31,10 EUR a 56,90 EUR, zľava platí dvanásť mesiacov pre pôvodne objednaných používateľov) a pre používateľov s obmedzeným prístupom aj cenu 7,90 EUR mesačne po dohovore s poradcom Odoo. Formula Custom je potrebná, ak chcete nasadenie na Odoo.sh alebo na vlastnom serveri, Odoo Studio, viac spoločností alebo externý prístup k API. Podrobnosti sú na stránke o cene Odoo a o hostingu a cloude.
K tomu pribúdajú náklady intégratora: analýza procesov, nastavenie, import dát, školenia a podpora. Veľkosť týchto položiek závisí od počtu skladov, zložitosti trás, množstva integrácií a kvality východiskových dát. Jednoduchý sklad s jedným miestom a bez šarží je iný projekt než viacskladová distribúcia so sledovaním šarží a prepravcami.
Čo si pripraviť pred rozhovorom s intégratorom
Rýchlejšie a presnejšie ponuky dostanete, ak si pripravíte:
- zoznam skladov a miest, kde sa tovar nachádza, vrátane konsignačných zásob,
- počet a typ položiek v katalógu, existenciu variantov a šarží,
- popis tokov: odkiaľ tovar prichádza, kam smeruje, kto ho schvaľuje,
- súčasný systém a formu exportu dát,
- pokladne, e-shop a prepravcov, ktoré treba napojiť, vrátane povinností okolo e-kasy,
- osobu, ktorá za firmu rozhodne o metóde oceňovania, spolu s účtovníkom.
Ako takýto projekt prebieha, popisujeme v sprievodcovi implementáciou ERP a v prehľade implementácie Odoo. Ak viete, že potrebujete špecifické úpravy, pozrite si úpravy na mieru; pri výbere partnera pomôže výber partnera pre Odoo.
Kedy sa Odoo pre sklad nemusí hodiť
Odoo je široký systém a pre firmu s veľmi špecifickým skladom, napríklad s vysoko automatizovaným skladom, môže byť potrebný špecializovaný skladový softvér prepojený s ERP. Rovnako ak potrebujete len účtovníctvo a jednoduchú skladovú evidenciu, bude vhodnejšie jednoduchšie riešenie, napríklad POHODA. Porovnanie s inými systémami nájdete v porovnaní Odoo a Business Central a v alternatívach Odoo.
Ak chcete vedieť, či váš sklad a nákup sedia na Odoo, popíšte nám projekt a spojíme vás s intégratorom, ktorý ho posúdi.
Často kladené otázky
Je skladové hospodárstvo v Odoo súčasťou bezplatnej formule?
Odoo ponúka formulu One App Free za 0 EUR, ktorá je obmedzená na jednu aplikáciu (spolu s jej závislosťami), beží na Odoo Online a má neobmedzený počet používateľov. Ak chcete prepojiť sklad, nákup, predaj a účtovníctvo, potrebujete platenú formulu. Rozsah vždy overte u intégratora, pretože od neho závisí aj to, ktoré aplikácie sú pre váš sklad nevyhnutné.
Aké metódy oceňovania zásob Odoo podporuje?
Odoo pozná periodické (manuálne) a permanentné (automatizované) oceňovanie zásob. Ako metódu môžete zvoliť štandardnú cenu, vážený kĺzavý priemer (AVCO) alebo FIFO. Voľbu je vhodné prediskutovať s účtovníkom ešte pred spustením, pretože sa po naskladnení prvých pohybov mení ťažko.
Zvládne Odoo šarže, čísla výrobkov a čiarové kódy?
Áno, sledovanie šarží a sériových čísel patrí k základným funkciám skladu a aplikácia pre čiarové kódy patrí do kategórie Dodávateľský reťazec spolu so Skladom, Nákupom a Kvalitou. Skladníci tak môžu prijímať a vychystávať tovar skenerom alebo mobilným zariadením. Konkrétne hardvérové vybavenie a nastavenie procesov rieši projekt s intégratorom.
Platia dodávatelia a zákazníci v portáli ako platení používatelia?
Nie. Podľa cenníka Odoo sa za platených používateľov považujú len tí, ktorí majú prístup do backendu. Používatelia portálu, teda zákazníci a dodávatelia, sa ako platení nepočítajú. Pre firmu, ktorá chce dodávateľom sprístupniť objednávky alebo dokumenty, je to dôležitý rozdiel v nákladoch.
Dá sa Odoo napojiť na e-shop, e-kasu alebo prepravcov?
Odoo má pre tieto oblasti aplikácie aj možnosti integrácie, ale konkrétne napojenie na slovenského prepravcu, platformu e-shopu alebo pokladničné riešenie sa posudzuje v projekte. Súvisiace povinnosti, napríklad e-kasa, riešia samostatné pracovné postupy. Cez náš formulár vám pomôžeme nájsť intégratora, ktorý také projekty robí.
Zdroje
- Odoo – dokumentácia aplikácií (verzia 19)
- Odoo – dokumentácia Účtovníctvo (verzia 19)
- Odoo – cenník
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.