Ako vybrať integrátora Business Central pre vašu firmu

Hľadáte integrátora Business Central a zisťujete, že ponúk je viac, než viete rozumne porovnať? Rozdiel medzi dobrým a slabým partnerom Business Central sa pritom nepozná na webe ani v prezentácii. Prejaví sa až pri nastavení DPH, pri prvej uzávierke alebo pri prvej aktualizácii. Tu je postup, ako vybrať tak, aby ste sa nemuseli neskôr vracať k základom.

Čo vlastne integrátor Business Central robí

Microsoft vyvíja produkt, no u vás ho nasadzuje, nastavuje a podporuje partner. Integrátor analyzuje vaše procesy, navrhne nastavenie, pripraví migráciu dát, zaškolí ľudí a po spustení sa stará o prevádzku. Ak je potrebné niečo, čo štandard nepokrýva, dopíše rozšírenie. Podrobnejšie sa postupu venuje stránka o mieste business central nasadenia a o úpravách na mieru.

Pre slovenského zákazníka je to aj otázka licencií. Podľa dokumentácie Microsoftu sa online licencie Business Central dajú kúpiť len cez program Cloud Solution Provider, teda cez partnera. Výber integrátora preto zároveň určuje, od koho licencie dostanete, kto ich spravuje a kto ich vám fakturuje.

Poznámka k názvom: hovoríme o konzultantovi alebo expertovi Business Central ako o človeku v tíme partnera. Firma je integrátor, no kvalitu projektu v praxi nesie konkrétny konzultant, ktorý bude sedieť na vašich workshopoch.

Program partnerov Microsoftu: čo z neho vyčítať

Microsoft hodnotí partnerov v programe, v ktorom sa dá získať označenie Solutions Partner for Business Applications. Podľa dokumentácie vyžaduje aspoň 70 bodov zo 100. Body sa delia na tri oblasti:

Pre Business Central sa do hodnotenia počítajú dve certifikácie: MB-800 (Business Central Functional Consultant Associate) v strednej úrovni a MB-820 (Business Central Developer Associate) v pokročilej. Prvá potvrdzuje, že konzultant rozumie finančným, skladovým a predajným procesom v produkte. Druhá, že vývojár vie robiť rozšírenia správnym spôsobom.

Microsoft partnerov navyše zaraďuje do triedy Enterprise alebo SMB podľa počtu zákazníckych pracovných záťaží a ich významu, pričom Business Central patrí medzi tie, ktoré sa započítavajú. Pre malú a strednú firmu to samo osebe nič nerozhoduje: partner z triedy SMB nemusí byť horší, často je naopak bližšie k firmám vašej veľkosti.

Čo označenie nehovorí

Označenie a certifikáty sú vstupný filter, nie dôkaz kvality. Nepovedia:

• či partner pozná váš sektor, napríklad výrobu alebo veľkoobchod,
• či má v tíme ľudí, ktorí rozumejú slovenskému účtovníctvu,
• ako sa správa po spustení, keď sa treba venovať drobným chybám.

Preto pri každom kandidátovi kombinujte formálne dôkazy s overením v praxi.

Slovenská lokalizácia: prvé kritérium, ktoré sa podceňuje

Microsoft dodáva lokalizáciu Business Central priamo pre vybrané krajiny. Pre ostatné krajiny je produkt dostupný prostredníctvom lokalizačných aplikácií od partnerov, ktoré nájdete na Marketplace. Microsoft zároveň upozorňuje, že údaje o dostupnosti sa týkajú online verzie a pri partnerských lokalizáciách sa dostupnosť overuje na Marketplace.

Pre Slovensko to znamená jednu vec: kvalita výsledku závisí aj od lokalizácie, ktorú partner používa, a od toho, kto ju udržiava. Pri doplnkových aplikáciách, napríklad pre zákonné výkazy, sa navyše môže vyžadovať základný lokalizačný balík, bez ktorého nefungujú správne. Pýtajte sa preto konkrétne:

• ktorú slovenskú lokalizáciu nasadzujete a kto je jej vydavateľom,
• ako riešite kontrolný výkaz DPH a e-kasu,
• ako sa pripravujete na elektronickú fakturáciu,
• kto aktualizuje lokalizáciu, keď sa zmení predpis, a či je to súčasť podpory.

Viac o tom, ako sa produkt správa na našom trhu, nájdete na stránke Business Central na Slovensku a v prehľade právnych požiadaviek na ERP.

Kritériá výberu partnera

Referencie vo vašom odvetví

Nepýtajte sa len „koľko projektov ste urobili", ale „aký bol najpodobnejší vášmu". Skladová firma s e-shopom má iné problémy ako stavebná spoločnosť s projektovým účtovaním. Vyžiadajte si kontakt na zákazníka, ktorý je rovnako veľký a z podobného sektora. Zaujíma vás, čo sa nepodarilo a ako to partner vyriešil, nie len pochvala.

Veľkosť a zloženie tímu

Opýtajte sa, koľko konzultantov a vývojárov pracuje na Business Central a kto z nich by bol na vašom projekte. Malý tím nie je nevýhodou, ak je stabilný a má zastupiteľnosť. Riziko vzniká, keď všetko stojí na jednom človeku, ktorý odíde alebo ochorie. Dobrý partner vie pomenovať, kto bude vedúcim projektu, kto funkčným konzultantom a kto vývojárom.

Metodika a riadenie projektu

Seriózny integrátor vie opísať fázy projektu: analýzu, návrh, nastavenie, migráciu dát, testovanie, školenie a spustenie. Hľadajte konkrétne výstupy v každej fáze, nie všeobecné prísľuby. Microsoft pre zákazníkov so zapojením FastTrack ponúka aj vlastný rámec Success by Design. Program FastTrack animuje tím produktového inžinierstva Microsoftu a jeho architekti riešenie nenavrhujú ani nevyvíjajú, len vedú workshopy zamerané na odhaľovanie rizík v kľúčových fázach. Opýtajte sa partnera, či s týmto rámcom pracuje, alebo aká je jeho vlastná obdoba.

Testovanie a aktualizácie

Microsoft odporúča pred každou väčšou aktualizáciou skopírovať produkčné prostredie do testovacieho (sandbox) a overiť v ňom kritické scenáre. Dobrý partner to robí ako samozrejmosť a vie vám vysvetliť, ako sa o aktualizácie stará. Podrobnosti sú na stránke o verziách a edíciách.

Podpora po spustení

Projekt sa nekončí spustením. Zistite, ako funguje podpora a údržba: kto príjme hlásenie, ako sa určuje priorita, v akom čase odpovedá a čo je súčasťou paušálu. Dohodnite si to písomne, nie len ústne.

Blízkosť a jazyk

Pri Business Central je väčšina práce vzdialená, no workshopy, školenia a spustenie sa lepšie zvládajú osobne. Ak pôsobíte mimo Bratislavy, pozrite si integrátorov podľa krajov. Dôležitejšie než vzdialenosť je, aby tím hovoril jazykom vašich účtovníkov a skladníkov.

Otázky, ktoré sa oplatí položiť na prvom stretnutí

Zoznam si vytlačte a použite pri každom kandidátovi rovnako. Porovnanie odpovedí vám ukáže viac než prezentácie.

1. Kto konkrétne bude na našom projekte pracovať a aké majú certifikácie?
2. Ktorú slovenskú lokalizáciu používate a kto ju udržiava?
3. Ukážete nám nastavenie na našich procesoch, nie na vzorovej firme?
4. Ako prebieha migrácia dát a kto za ňu zodpovedá? (Pozri migrácia do Business Central.)
5. Čo je v cene a čo sa fakturuje zvlášť?
6. Ako riešite zmeny rozsahu počas projektu?
7. Ako vyzerá podpora po spustení a kto ju poskytuje?
8. Čo sa stane, ak od vás budeme chcieť odísť: komu patria nastavenia, dokumentácia a rozšírenia?

Signály, pri ktorých sa oplatí zbystriť

Nie každý z nich znamená koniec rokovania, no každý je dôvod pýtať sa ďalej.

• Cena bez analýzy. Pevná cena ponúknutá pred spoznaním procesov je buď príliš široká, alebo sa neskôr zvýši cez zmenové konania.
• „Všetko vieme." Dobrý integrátor vie povedať, čo štandard nepokrýva, a kde sa oplatí radšej upraviť proces než kód.
• Nejasná lokalizácia. Ak partner nevie povedať, ktorý slovenský balík používa a kto ho aktualizuje, bude to problém pri prvej zmene predpisu.
• Žiadne referencie z vášho odvetvia alebo odmietnutie dať kontakt na zákazníka.
• Závislosť od jedného človeka. Bez zastupiteľnosti je každá dovolenka riziko.
• Tlak na rýchle podpísanie. Rozhodnutie o ERP je na roky, vhodné je mať čas na porovnanie.
• Kopírovanie funkcií starého systému. Ak partner len prepíše váš súčasný systém do nového, premrhá možnosť zlepšiť procesy.

Ako porovnať ponuky

Dve ponuky sa dajú porovnať len vtedy, keď majú rovnaký rozsah. Požiadajte všetkých kandidátov o rovnaký rozpis a porovnávajte položky, nie celkovú sumu.

Pri licenciách majte na pamäti, že Microsoft uvádza ceny podľa krajiny a meny a konečná cena sa zobrazí až pri objednávke. Preto neporovnávajte cenníky zo zahraničia, ale požiadajte o ponuku v eurách. Orientáciu v cenotvorbe nájdete v časti cena Business Central a v príručke cena ERP.

Nezabudnite ani na zmluvu: rozsah, spôsob zmien, vlastníctvo dokumentácie a rozšírení, podmienky ukončenia spolupráce. Ak už projekt beží a nejde podľa plánu, pomôže audit a záchrana projektu.

Ako vám pomôžeme my

Nie sme dodávateľ a nie sme napojení na žiadneho výrobcu softvéru. Prepájame firmy s integrátorom, ktorý zodpovedá ich projektu, odvetviu a veľkosti. Projekt robí integrátor, my vám pomôžeme nájsť toho správneho. Pre vás je to bezplatné. Postup popisuje stránka ako to funguje. Ak ešte váhate, či je Business Central správna voľba, pozrite si porovnanie s Odoo a alternatívy.

Pri výbere pomôže aj všeobecný sprievodca výberom integrátora ERP, ktorý nie je viazaný na jeden produkt.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.