Keď sa slovenská firma rozhoduje o Business Central, otázka „cloud alebo vlastný server?“ prichádza hneď po otázke licencií. Business Central cloud mení spôsob, akým sa systém platí, aktualizuje, zálohuje aj upravuje. Táto stránka vysvetľuje, ako vyzerá hosting Business Central v praxi, čo sa líši medzi jednotlivými modelmi a podľa čoho sa rozhodnúť.
Tri spôsoby, ako prevádzkovať Business Central
Prakticky sa stretnete s tromi modelmi. Líšia sa tým, kto spravuje infraštruktúru, kto riadi aktualizácie a koľko voľnosti máte pri úpravách.
- SaaS od Microsoftu (Business Central online). Služba beží v Azure a Microsoft ju prevádzkuje. Vy dostanete prostredie a platíte predplatné za používateľov.
- Cloud alebo hosting u partnera. Integrátor či poskytovateľ hostingu prevádzkuje Business Central na svojej infraštruktúre a stará sa o server. Rozsah služieb a zmluvné podmienky určuje ich ponuka, preto ich treba porovnať.
- On-premise. Systém beží na vašich serveroch alebo vo vašom prenajatom dátovom centre. Za prevádzku, zálohy, bezpečnosť a aktualizácie zodpovedáte vy alebo váš IT dodávateľ.
Výraz „Business Central SaaS“ sa v praxi takmer vždy vzťahuje na prvú možnosť. Ak vám niekto ponúka „cloud“, pýtajte sa, o ktorý z modelov ide – cena, povinnosti aj obmedzenia sa totiž výrazne líšia.
Business Central online: čo je pod kapotou
Business Central online je ERP v cloude pre malé a stredné organizácie. Spustený bol v apríli 2018 a Microsoft uvádza viac než 40 000 zákazníkov z oblastí ako služby, spotrebný tovar, výroba, obchod, zdravotníctvo, pohostinstvo, doprava a logistika či financie.
Technicky ide o multi-nájomnícku službu zloženú z mikroslužieb, ktoré bežia v Microsoft Azure. Databázou prostredí je Azure SQL Database. Pre vás to znamená, že neriešite operačný systém, databázový server ani jeho záplaty.
Microsoft pre platené produkčné prostredia garantuje dostupnosť 99,9 % s finančnou kompenzáciou, ak sa záväzok nesplní. Pre platené produkčné prostredia sú navyše zapnuté zóny dostupnosti Azure.
Prostredia, ktoré dostanete v predplatnom
Predplatné Essentials aj Premium zahŕňa jedno produkčné prostredie a tri testovacie (sandbox) bez ďalšieho poplatku. Každé ďalšie produkčné prostredie sa kupuje cez partnera CSP a prináša tri ďalšie sandboxy a 4 GB kapacity databázy navyše.
V praxi sa to oplatí využiť: sandbox slúži na testovanie nových verzií, školenie ľudí a skúšobné nahrávanie dát pri migrácii. Produkciu tak netreba používať na pokusy.
Limity, o ktorých sa zriedka hovorí
Jedno online prostredie je obmedzené na 300 spoločností a celková veľkosť dát (komprimovaných) na 3 TB. Pre bežnú slovenskú MSP je to ďaleko, pre skupinu s množstvom dcérskych firiem a rokmi archívu sa oplatí kapacitu pri plánovaní spomenúť.
Porovnanie modelov
| Kritérium | SaaS od Microsoftu | Hosting u partnera | On-premise |
|---|---|---|---|
| Správa infraštruktúry | Microsoft | Partner alebo poskytovateľ | Vy alebo váš IT dodávateľ |
| Aktualizácie | Riadi ich služba | Podľa dohody s poskytovateľom | Podľa vášho plánu |
| Rozšírenia z Marketplace | Dostupné | Závisí od modelu nasadenia | Nedostupné cez Extension Management |
| Úprava na mieru | Cez rozšírenia | Podľa technickej dohody | Podľa technickej dohody |
| Záruka dostupnosti | Finančne garantovaná pre platené produkčné prostredia | Určuje zmluva | Zodpovedáte vy |
| Zálohy | Automatické, spravuje Microsoft | Podľa zmluvy | Podľa vášho postupu |
| Povaha nákladov | Predplatné | Predplatné a poplatok za hosting | Investícia a prevádzka |
Tabuľka je zámerne stručná: pri hostingu u partnera a pri on-premise rozhodujú detaily zmluvy a konkrétnej architektúry, ktoré sa dajú porovnať až na reálnych ponukách.
Rozdiely vo funkciách a v prispôsobení
Pri cloude sa najviac prejaví téma rozšírení. Business Central sa upravuje primárne cez rozšírenia, a tie sa dajú v online prostredí nasadzovať aj z Marketplace. Pri nasadení na vlastnom serveri to neplatí: cez stránku Extension Management sa nedajú nahrávať rozšírenia pre jedného nájomcu ani inštalovať aplikácie z Marketplace, a to ani pri nasadení cez Docker.
Pre vás z toho plynie praktická rada. Ak chcete využiť hotové aplikácie pre slovenské špecifiká či napojenia na ďalšie systémy, overte pred voľbou on-premise, či ich vie váš partner nasadiť iným spôsobom. Viac o rozsahu zásahov nájdete v časti o úprave Business Central na mieru a o integráciách.
Funkčný rozsah systému sa pritom nemení podľa toho, kde beží, ale podľa edície. Essentials aj Premium zahŕňajú neobmedzený počet používateľov, personalizáciu a rozšíriteľnosť, viac prostredí a viac spoločností, financie, predaj a marketing, nákup, sklady, plánovanie dodávateľského reťazca, správu projektov a skladové hospodárstvo. Iba Premium pridáva správu servisných objednávok a výrobu. Prehľad edícií nájdete na stránke o verziách a edíciách.
Dáta, lokalizácia a ochrana osobných údajov
Najčastejšia otázka riaditeľov a finančných riaditeľov znie: kde budú naše dáta? Pri Business Central online platí, že krajina zvolená pri vytvorení prostredia určuje lokalizáciu aplikácie aj región Azure, v ktorom sa prostredie vytvorí a ukladá. Microsoft dodáva, že lokalizácia prostredia určuje geografiu Azure, v ktorej sa nasadí jeho databáza.
Podľa zoznamu Microsoftu sa slovenské prostredie (kód SK) nasadzuje v geografii Azure „Europe“. Na porovnanie, francúzske prostredie je v geografii „France“ a švajčiarske v geografii „Switzerland“. Slovenská firma teda nemá vlastnú „slovenskú“ geografiu, ale európsku.
Čo z toho vyplýva pre bežnú firmu:
- Do zmluvy a do záznamu o spracovateľských činnostiach patrí poskytovateľ cloudu ako sprostredkovateľ osobných údajov. Pri SaaS od Microsoftu je to Microsoft, pri hostingu partner.
- Ak spracúvate osobné údaje zamestnancov (mzdy) alebo zákazníkov, preverte s právnikom alebo zodpovednou osobou, či vám model prevádzky vyhovuje. Zodpovednosť za správne nastavenie prístupov nesiete vy.
- Pri on-premise máte údaje fyzicky pod kontrolou, ale s tým prichádza aj povinnosť zabezpečiť server, prístupy a obnovu.
Ak sa vás týkajú špecifické slovenské povinnosti, ako je prepojenie s pokladňou, pozrite si e-kasa a ERP. Treba si ujasniť, kde sa integrácia vykonáva, a či ju umožní zvolený model hostingu.
Zálohy a obnova
Pri online prostredí sú zálohy automatické. Produkčné aj sandbox prostredia majú zálohy uchovávané 28 dní. Administrátor môže prostredie obnoviť k ľubovoľnému okamihu z posledných 28 dní a zmazané prostredie vie vrátiť do 14 dní. Každé prostredie má navyše automatické geograficky redundantné zálohy v rámci rovnakej geografie Azure.
To je silná stránka SaaS, ale nezbavuje vás všetkej zodpovednosti. Zálohy sú technické, nie obchodné: ak účtovník omylom zaúčtuje veľký import, obnovou prostredia vrátite všetky transakcie od daného okamihu, nielen jednu chybu. Preto si ešte pred ostrým štartom dohodnite postup: kto smie obnovu spustiť, ako sa overí výsledok a ako sa potom dohrajú doklady, ktoré medzitým vznikli.
Pri hostingu u partnera a pri on-premise sa zálohy riadia zmluvou, resp. vašimi vlastnými postupmi. Pýtajte sa na frekvenciu, uchovávanie, miesto uloženia kópií a na to, ako často sa obnova reálne testuje.
Aktualizácie a podpora
Pri SaaS riadi životný cyklus verzií služba, takže nemusíte plánovať veľké povýšenia. Pre vás to znamená menej administratívy, ale aj potrebu sledovať zmeny v rozšíreniach a integráciách. Vlastné úpravy a aplikácie tretích strán musia s novými verziami fungovať, a preto sa oplatí používať sandbox na ich overenie.
Pri hostingu u partnera a na vlastnom serveri sa harmonogram aktualizácií dohaduje alebo plánuje. Výhodou je kontrola, nevýhodou riziko, že sa systém roky nepovýši a každé ďalšie povýšenie je väčší projekt. O tom, ako to zvládnuť, pojednáva stránka o podpore a údržbe aj o migrácii.
Náklady: čo porovnávať
Microsoft uvádza na americkej cenovej stránke, že Essentials stojí 80 USD, Premium 110 USD a Team Members 8 USD na používateľa a mesiac pri ročnej fakturácii. Microsoft zároveň upozorňuje, že zobrazené ceny sa môžu líšiť od skutočného katalógového podľa meny, krajiny a regionálnej varianty a konečná cena sa zobrazí pri platbe. Pre slovenskú firmu v eurách preto počítajte s ponukou od partnera, nie s americkým cenníkom.
Samotná cena licencie je však len časť porovnania. Pri rozhodovaní medzi modelmi zvážte:
- Predplatné vs. investícia. SaaS prevádza náklady na pravidelné platby, on-premise vyžaduje vlastnú infraštruktúru a ľudí.
- Skryté položky pri vlastnom serveri. Servery, zálohovanie, monitoring, bezpečnostné záplaty a čas IT.
- Náklady na hosting. Pri riešení u partnera sa k licenciám pripočíta poplatok za prevádzku.
- Dodatočné prostredia. Ďalšie produkčné prostredie sa kupuje osobitne.
Podrobnejší rozbor nájdete na stránke o cenníku Business Central.
Ako sa rozhodnúť: praktická kostra
Rozhodovanie nemusí byť zložité, ak ho rozdelíte na niekoľko otázok.
1. Potrebujete rozšírenia z Marketplace?
Ak áno, online prostredie je prirodzenejšia voľba, pretože on-premise cez Extension Management túto možnosť nemá.
2. Máte vlastný IT tím?
Ak nemáte nikoho, kto by spravoval servery, zálohy a záplaty, SaaS ušetrí starosti. Ak máte skúsený tím a prísne interné pravidlá, on-premise môže dávať zmysel.
3. Kde musia byť dáta?
Preverte zmluvné či regulačné požiadavky odberateľov, najmä pri verejnom sektore alebo zdravotníctve. Pre slovenskú firmu je v SaaS relevantná geografia „Europe“. Ak váš partner či zákazník vyžaduje niečo iné, hovorte o tom hneď na začiatku.
4. Aké dôležité je pripojenie na ďalšie systémy?
E-shop, sklad, pokladňa či banka často určujú architektúru. Pri elektronickej fakturácii pozrite ERP a elektronickú fakturáciu.
5. Ako rýchlo chcete štartovať?
Cloud sa zvyčajne spúšťa rýchlejšie, pretože sa neinštaluje infraštruktúra. Vlastný server si vyžaduje prípravu prostredia.
Všeobecný pohľad na rozdiel medzi cloudom a vlastnou prevádzkou ponúka aj sprievodca cloudom a on-premise ERP.
Slovenské špecifiká pri voľbe hostingu
Slovenská firma rieši viac než len výber servera. Súčasťou prevádzky sú DPH a kontrolný výkaz, e-kasa, elektronická fakturácia a komunikácia s účtovníkom. Lokalizácia pre Slovensko má pri Business Central svoje pravidlá: Microsoft lokalizuje priamo 21 krajín, pre ostatné krajiny sú k dispozícii lokalizačné aplikácie vyvinuté partnermi, ktoré sa hľadajú na Marketplace. Podrobnosti o stave pre našu krajinu uvádza stránka o Business Central na Slovensku.
Prakticky preto pri výbere hostingu otvorte aj otázku, ako sa lokálne aplikácie a ich aktualizácie budú nasadzovať v zvolenom modele. Ak sú súčasťou riešenia lokálne rozšírenia, ich dodávateľ musí vedieť, kde bude systém bežať.
Ako postupovať ďalej
Rozumný postup je krátky: zhrnúť požiadavky (používatelia, integrácie, úpravy, umiestnenie dát), vyžiadať si od integrátora porovnanie dvoch modelov na vašom prípade a rozhodnúť až potom. Obsah porovnania by mal obsahovať aj spôsob zálohovania a obnovy, plán aktualizácií a zodpovednosti oboch strán.
Ak hľadáte partnera, ktorý to s vami prejde, prečítajte si, ako funguje sprostredkovanie. Služba je pre vás bezplatná, spojíme vás s integrátorom podľa povahy vášho projektu a samotný projekt realizuje on.
Často kladené otázky
Je Business Central cloud rovnaký ako Business Central SaaS?
V bežnej reči áno. Business Central online prevádzkuje Microsoft ako službu v prostredí Azure a vy ju používate cez predplatné. Hosting u partnera alebo vlastný server sú iné modely, pri ktorých za infraštruktúru a často aj za aktualizácie zodpovedá niekto iný ako Microsoft.
Kde sú uložené dáta slovenskej firmy v Business Central online?
Krajina zvolená pri vytvorení prostredia určuje lokalizáciu aj región Azure, kde sa prostredie vytvorí a ukladá. Podľa zoznamu Microsoftu sa slovenské prostredie nasadzuje v geografii Azure „Europe“. Dôležité je mať to uvedené v zmluve a v dokumentácii o ochrane osobných údajov.
Dá sa v Business Central on-premise používať rozšírenia z Marketplace?
Nie cez stránku Extension Management. Pri nasadení na vlastnom serveri sa tam nedajú nahrávať rozšírenia pre jedného nájomcu ani inštalovať aplikácie z Marketplace, a to ani pri nasadení cez Docker. Ak rátate s hotovými aplikáciami tretích strán, overte si to s partnerom ešte pred rozhodnutím.
Aké zálohy má Business Central online?
Produkčné aj testovacie prostredia (sandbox) majú automatické zálohy uchovávané 28 dní. Administrátor môže obnoviť stav k ľubovoľnému okamihu v tomto období a zmazané prostredie vie obnoviť do 14 dní. Zálohy sú geograficky redundantné v rámci tej istej geografie Azure.
Ako si vybrať medzi cloudom a on-premise?
Začnite tým, čo naozaj potrebujete: vlastné rozšírenia, špecifické integrácie, požiadavky na umiestnenie dát a kapacity IT. Ak nič z toho nevyžaduje vlastný server, cloud je zvyčajne jednoduchšia cesta. Rozhodnutie si zvyčajne overí integrátor na krátkej analýze.
Zdroje
- Microsoft Learn – Business Central online service overview
- Microsoft Learn – Managing environments in the admin center
- Microsoft Learn – Countries and translations
- Microsoft Learn – Operational limits for online
- Microsoft Learn – Extension Management
- Microsoft Dynamics 365 – Business Central pricing
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.