Audit Business Central: keď projekt nejde podľa plánu

Projekt Business Central sa málokedy pokazí z jedného veľkého dôvodu. Zvyčajne ide o súčet drobností: nastavenie, ktoré nikto nezdokumentoval, dáta prenesené bez kontroly, vlastný vývoj, ktorý nikto nechce spravovať, a komunikácia s partnerom, ktorá postupne utícha. Audit Business Central je štruktúrovaná kontrola, ktorá z pocitu „niečo nefunguje“ urobí zoznam konkrétnych zistení a poradie opráv.

Táto stránka je určená firmám, ktoré už systém majú alebo ho majú rozpracovaný, a rozmýšľajú, či pokračovať s doterajším partnerom, alebo urobiť reprízu projektu Business Central s novým. Ak ešte len začínate, pozrite si skôr mieru nasadenia Business Central.

Signály, že audit je namieste

Na nasadenie, ktoré uviazlo, zvyčajne nepoukáže jeden ukazovateľ, ale viac signálov naraz. V slovenskom prostredí sa často opakujú tieto:

• Účtovník pracuje popri systéme. Kontrolný výkaz DPH, súhrnný výkaz alebo uzávierku pripravuje v tabuľkách, pretože čísla z Business Central nesedia s tým, čo vidí v hlavnej knihe.
• Termín go-live sa posunul viackrát a nikto nevie povedať, čo konkrétne bráni spusteniu.
• Používatelia sa vracajú k starým nástrojom. Sklad sa drží v tabuľke, ponuky v e-maile, faktúry v starom účtovnom programe.
• Chyby sa opravujú len naoko. Po každej oprave sa objaví nová a partner reaguje len na tiketové požiadavky.
• Systém spomaľuje pri zostavách, pri posting-u veľkých dávok alebo pri práci s e-kasou a periférnymi zariadeniami.
• Nikto nepozná stav dokumentácie. Vlastný vývoj existuje, ale zdrojové kódy sú u partnera a nie ste si istí, že ich dostanete.
• Rozpočet sa míňa rýchlejšie než funkčnosť. Faktúry za konzultačné hodiny pribúdajú, no zoznam hotových oblastí nie.

Ak sa vám zhoduje viac než jeden z týchto bodov, ďalšie pokračovanie bez nezávislého pohľadu je riziko. Audit nemusí byť obvinenie partnera; často len potvrdí, že zadanie bolo od začiatku nejasné.

Čo sa pri audite Business Central skúma

Dobrý audit prechádza systém po vrstvách. Každá vrstva má vlastný výstup: zistenie, závažnosť a odporúčaný krok.

Nastavenie a procesy

Audítor sa pýta, či systém zodpovedá spôsobu, akým firma naozaj pracuje. Najčastejšia chyba nie je technická: konzultant nastavil štandard, ktorý nikto neprispôsobil objednávkam, zákazkám či schvaľovaniu faktúr. Výsledkom sú obchádzky, ktoré neskôr vyzerajú ako „chyby systému“.

Dáta a slovenská lokalizácia

Dáta sú najčastejší dôvod, prečo čísla nesedia. Kontroluje sa, či počiatočné stavy zodpovedajú zostatkom v starom systéme, či sú otvorené položky správne spárované a či číselníky neobsahujú duplicity. Podrobnosti o prenose nájdete v časti o migrácii do Business Central.

Pre Slovensko je špecifická otázka lokalizácie. Microsoft poskytuje lokalizáciu priamo len pre vybrané krajiny; pre ostatné sa používajú aplikácie vytvorené partnermi a dostupné na Marketplace. Na slovenský trh existujú balíky ako „Slovak Localization Essentials“ (slovenská legislatíva, jazyk, funkcie pre DPH a účtovníctvo) alebo „SK Legislative Pack“, ktorý rozširuje Business Central o funkcie slovenskej legislatívy a dopĺňa systém Business Central CZ. Niektoré doplnky, napríklad modul „Statutory Reporting“, vyžadujú najprv nainštalovať základný balík. Audit preto overuje, ktorý balík je nasadený, v akej verzii a či pokrýva to, čo vaše účtovníctvo potrebuje. Dostupnosť lokalizácií od partnerov sa podľa Microsoftu overuje na Marketplace, nie v tabuľke dostupnosti pre Business Central online.

Vlastné rozšírenia

Úprava na mieru je najčastejším zdrojom neskorších problémov. Audit skúma, či sú rozšírenia postavené ako samostatné aplikácie, ktoré nezasahujú do základu, či majú zdrojové kódy v správe verzií a či ich bude možné upraviť pri najbližšej aktualizácii. Viac o tejto téme je v časti o úpravách na mieru.

Výkon, bezpečnosť a verzia

Pomalé zostavy sa dajú často vyriešiť zmenou filtrov alebo odstránením zbytočných polí, nie výmenou licencie. V bezpečnosti sa pozerá, kto má široké oprávnenia, či sú oddelené povinnosti (kto zadáva, kto schvaľuje, kto platí) a či sa neponechávajú účty bývalých zamestnancov alebo externých konzultantov.

Pri verzii sa hodnotí, ako ďaleko je prostredie od aktuálnej. Business Central online dostáva dve veľké aktualizácie ročne, v apríli a v októbri, a mesačné menšie aktualizácie s opravami a regulačnými zmenami. Systém, ktorý sa roky neaktualizoval alebo ktorý aktualizáciu blokuje vlastný kód, je audítorským zistením vysokej závažnosti. Prehľad vydaní nájdete v časti o verziách a edíciách.

Ako vyzerá audit krok za krokom

Audit nie je jednorazový posudok na jeden telefonát. Zvyčajne prebieha v tejto logike:

1. Zadanie a rozsah. Dohodnite, čo audit má odpovedať: či sa dá projekt zachrániť, kde je najväčšie riziko, čo stojí oprava oproti prevzatiu iným partnerom.
2. Získanie prístupov a dokumentov. Audítor potrebuje len čítací prístup a kópiu prostredia, nie zásah do produkcie.
3. Rozhovory s používateľmi. Najviac informácií často prinesie hovor s účtovníkom, skladníkom a obchodníkom, nie s vedením.
4. Technická kontrola. Nastavenie, dáta, rozšírenia, integrácie, výkon a oprávnenia.
5. Správa so zisteniami. Každé zistenie má závažnosť, dôsledok a odporúčanie. Dobrá správa oddeľuje, čo je chyba nastavenia, čo chyba dát a čo chyba rozhodnutia.
6. Plán nápravy. Poradie krokov, zodpovednosti a podmienky, za ktorých sa pokračuje.

Pri technických kontrolách sa využíva aj bezpečné testovacie prostredie. Microsoft umožňuje obnoviť prostredie z kópie za posledné obdobie, v rámci obmedzeného počtu obnov za mesiac, takže skúšky opráv nemusia ohroziť produkciu. Presné podmienky sa overujú v dokumentácii a platí, že obnova je dostupná len s platným predplatným.

Zmena integrátora bez toho, aby ste začínali odznova

Najväčší strach firiem pri zmene partnera je predstava, že sa všetko urobí znova. Nemusí to tak byť. Licencie Business Central online sa podľa dokumentácie Microsoftu kupujú len cez programu Cloud Solution Provider, teda cez partnera. Zmena partnera preto znamená prevod správy tenantu a delegovaných oprávnení, nie nový systém. Vaše dáta a prostredie zostávajú.

Rozumný postup pri zmene integrátora Business Central vyzerá takto:

• Nezrušte starú spoluprácu skôr, než máte zdokumentovaný stav. Najprv audit a odovzdanie, potom ukončenie zmluvy.
• Dohodnite odovzdanie písomne. Zmluva so starým partnerom by mala určovať, aké dokumenty, kódy a prístupy odovzdá a v akej lehote.
• Rozdeľte prácu na oblasti. Účtovníctvo a DPH majú prednosť, pretože ich chyby sa prejavia v zákonných výkazoch. Až potom sklad, predaj či výroba.
• Zachovajte, čo funguje. Ak správne beží fakturácia, nepúšťajte sa do jej prepísania len preto, že ju nenastavil nový partner.
• Nechajte nového partnera prevziať podporu. Každý zákazník má partnera, ktorý rieši podporu prvej línie a v prípade potreby eskaluje na Microsoft ako delegovaný administrátor tenantu.

Pri výbere nového partnera vám pomôže stránka o výbere partnera pre Business Central a všeobecný sprievodca výberom ERP integrátora. Ak chcete porovnať záujemcov, nezabudnite sa pýtať na skúsenosti s prevzatím cudzích projektov, nielen s novými nasadeniami.

Dokumenty a prístupy, ktoré treba získať

Pred prevzatím si pripravte zoznam. Chýbajúci prístup býva neskôr najdrahšou položkou.

Prístupové údaje nikdy neposielajte e-mailom v otvorenom texte. Po prevzatí ich vymeňte, aby starý partner nemal trvalý vstup do vašich dát.

Plán záchrany projektu

Správa z auditu je užitočná len vtedy, keď sa premení na plán. Dobrý plán redressementu obsahuje:

• Stabilizáciu. Najprv sa zastavia činnosti, ktoré poškodzujú dáta: ručné zásahy do kníh, nekontrolované importy, neschválené úpravy.
• Opravu zákonných výstupov. DPH, kontrolný výkaz, účtovné výkazy a v prípade pokladníc aj napojenie na e-kasu. Pomôcť môže aj prehľad kontrolného výkazu DPH v ERP.
• Čistenie dát. Duplicity, nesprávne zostatky, otvorené položky bez páru.
• Zjednodušenie. Odstránenie vlastných úprav, ktoré nahradí štandardná funkcia, a zbavenie sa prepojení, ktoré nikto nepoužíva.
• Doškolenie. Mnohé problémy po audite nie sú chyby systému, ale nedostatočné zaškolenie. Pozrite si školenia Business Central.
• Pravidelnú podporu. Po oprave treba určiť, kto systém spravuje, ako sa riešia požiadavky a kto sleduje aktualizácie. Viac je v časti o podpore a údržbe.

Ak sa pri audite ukáže, že Business Central nie je pre vašu firmu vhodné riešenie, treba to povedať otvorene. Poslúži vám vtedy prehľad alternatív k Business Central a všeobecný zoznam najčastejších chýb ERP projektov.

Kto môže pomôcť

ERP Integrátor je bezplatná sprostredkovateľská služba. Neauditujeme sami, neposkytujeme implementáciu a nie sme spriahnutí so žiadnym vydavateľom. Opíšete nám situáciu a my vás spojíme s integrátorom, ktorý má skúsenosť s prevzatím rozpracovaných alebo problémových projektov Business Central na Slovensku. Ako celý postup funguje, nájdete na stránke ako to funguje, a slovenské súvislosti produktu sú zhrnuté v časti Business Central na Slovensku.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.