Účtovníctvo a financie v Microsoft Dynamics 365 Business Central

Finančné riadenie je jadro Business Central. Ostatné oblasti, od skladu po výrobu, sa nakoniec zapisujú do hlavnej knihy. Pre slovenskú firmu preto platí jednoduché pravidlo: Business Central účtovníctvo je také dobré, aké dobré je jeho nastavenie pre slovenské predpisy. Tento text vysvetľuje, čo systém v oblasti financií robí, kde končí základ od Microsoftu a kde začína slovenská lokalizácia.

Čo obsahuje finančný modul Business Central

Štúdijný sprievodca k certifikácii MB-800 uvádza ako základné moduly, ktoré konzultant nastavuje, finančné riadenie, predaj, nákup, sklad a dlhodobý majetok, a k nim dimenzie, schvaľovacie workflow, banky a odpisy. Práve tento súbor tvorí to, čo si pod pojmom Business Central finance predstavuje väčšina riaditeľov a finančných manažérov.

V praxi ide o tieto celky:

• hlavná kniha s účtovnou osnovou, účtovnými obdobiami a denníkmi,
• pohľadávky a záväzky s väzbou na predaj a nákup,
• banky a spárovanie platieb s doklady,
• dlhodobý majetok s odpismi,
• dimenzie pre analytické účtovníctvo,
• cudzie meny a kurzové rozdiely,
• výkazníctvo a finančné analýzy.

Platí to aj opačne: ak si firma objedná iba financie, neplatí za zbytočné moduly. Neskôr sa dá pridať sklad a nákup alebo výroba a všetko ostane v jednej databáze.

Slovenská lokalizácia: čo Microsoft nerobí sám

Toto je najdôležitejšia informácia pre každého, kto sa pýta na Business Central účtovníctvo na Slovensku. V zozname krajín, ktorý vedie Microsoft, je Slovensko označené ako krajina, ktorú lokalizuje partner, na báze medzinárodnej verzie W1, s kódom prostredia SK. Naopak Česko lokalizuje priamo Microsoft. Pre krajiny bez vlastnej lokalizácie Microsoft uvádza, že ju partneri tvoria prostredníctvom aplikácií na Marketplace.

Čo to znamená pre rozhodnutie:

• slovenské účtovné a daňové funkcie nie sú súčasťou základu, ale samostatných aplikácií,
• za ich aktualizáciu pri zmene legislatívy zodpovedá ich vydavateľ, nie Microsoft,
• do rozpočtu a zmluvy patrí aj licencia a podpora lokalizačnej aplikácie,
• pri výbere integrátora sa treba pýtať, ktorú lokalizáciu používa a či ju už nasadil v slovenskej firme.

Na trhu sú podľa verejných fiší na Marketplace najmenej dve riešenia. Aplikácia Slovak Localization Essentials od Solitea je uvedená ako kompatibilná s edíciami Essential a Premium pre Slovensko, v slovenčine a americkej angličtine. Samostatná aplikácia Slovak Language od toho istého vydavateľa preloží menu a tlačidlá základnej aplikácie po prepnutí jazyka. Microsoft pritom pri slovenčine uvádza preklad platformy a preklad aplikácie od partnera na Marketplace, takže kompletný slovenský používateľský zážitok závisí od nasadených doplnkov.

Druhou možnosťou je balík SK Legislative Pack od Aricoma. Jeho fiša uvádza, že česká funkcionalita pokrýva slovenské požiadavky z veľkej časti a modul dopĺňa len rozdiely slovenského práva. Je určený pre Česko aj Slovensko, v angličtine, češtine a slovenčine, pre edície Essential a Premium. Pre firmu so skupinou v oboch krajinách je to zaujímavé, ale nie automaticky lepšie: rozhodujú konkrétne požiadavky. Viac o tejto téme nájdete na stránke Business Central na Slovensku.

Hlavná kniha, účtovná osnova a analytické účtovníctvo

Hlavná kniha v Business Central funguje na účtovnej osnove, ktorú si firma nastaví podľa slovenských postupov účtovania. Účtovník preto rieši dve veci naraz: číselné rozloženie účtov a spôsob, akým sa budú účty dopĺňať dimenziami.

Dimenzie namiesto stoviek účtov

Dimenzie sú v Business Central hlavný nástroj analytického účtovníctva. Na každý doklad sa dá priradiť napríklad stredisko, zákazka, projekt alebo obchodný zástupca a systém z toho vie zostaviť výkazy bez nutnosti zakladať samostatný účet pre každú kombináciu. Pre výrobnú firmu to môže byť zákazka a stredisko, pre obchodnú firmu región a predajný kanál, pre stavebnú firmu stavba. O tom, ako dimenzie nastaviť, rozhoduje najmä finančný riaditeľ, nie IT.

Odporúčaný postup:

1. zapísať, aké otázky chce vedenie z výkazov zodpovedať,
2. z nich odvodiť minimálny počet dimenzií,
3. až potom navrhnúť účtovnú osnovu,
4. pravidlá dimenzií overiť na vzorovom mesiaci historických dát.

Opačný postup, teda najprv osnova a potom dimenzie ako dodatok, vedie k zbytočne zložitému systému.

DPH, kontrolný výkaz a ďalšie výkazy

Slovenský podnikateľ ráta s mesačným alebo štvrťročným priznaním k DPH, kontrolným výkazom a súhrnným výkazom pri dodávkach v rámci Únie. Aplikácia Statutory Reporting od Solitea podľa svojej fiše pripravuje práve tieto výstupy: priznanie k DPH, kontrolný výkaz DPH, súhrnný výkaz a výkaz pre tovar v konsignačnom sklade, plus finančné výkazy, s exportom do xml a fdf. SK Legislative Pack od Aricoma uvádza štatutárne výkazy (súvahu a výkaz ziskov a strát), priznanie a kontrolu DPH, export pre Intrastat, súhrnný výkaz VIES, platby SEPA, odsúhlasenie sald odberateľov a dodávateľov a daňové odpisy podľa zákona o dani z príjmov.

Podrobnejšie k povinnosti si prečítajte aj sprievodcu kontrolný výkaz DPH v ERP a prehľad zákonných požiadaviek na ERP.

Banka, platby a rozpoznanie platieb

Business Central dokáže importovať bankové výpisy a párovať ich s otvorenými faktúrami, takže účtovník nemusí každú platbu priraďovať ručne. Pri slovenskej firme sa riešia najmä tieto veci: formát výpisov, ktoré banka dodáva, platobné príkazy a platby SEPA v eurách. SK Legislative Pack SEPA platby uvádza výslovne, pri Solitea sa rozsah treba overiť.

Praktické odporúčania:

• pred nasadením si vyžiadať ukážku importu z vašej banky, nie všeobecnú prezentáciu,
• nastaviť pravidlá párovania podľa variabilného symbolu a sumy,
• určiť, kto schvaľuje platobné príkazy, a nastaviť to cez schvaľovacie workflow,
• vopred riešiť výnimky, napríklad čiastočné úhrady a platby zo zahraničia.

Dlhodobý majetok a odpisy

Modul dlhodobého majetku vedie evidenciu, obstaranie, odpisy a vyradenie. Slovenská firma zvyčajne potrebuje dva pohľady: účtovné odpisy podľa plánu spoločnosti a daňové odpisy podľa zákona o dani z príjmov. SK Legislative Pack uvádza daňové odpisy ako súčasť balíka. Ak používate inú lokalizáciu, overte, či rovnaký rozsah pokrýva aj ona.

Pri migrácii z iného systému treba na začiatku prenášať nielen zostatkové hodnoty, ale aj históriu odpisov, inak sa pri prvej uzávierke nezhodnú čísla. Podrobnosti o prenose údajov sú na stránke o migrácii do Business Central.

Viac spoločností, konsolidácia a cudzie meny

Firmy so skupinou, napríklad slovenskou materskou spoločnosťou a dcérou v Česku, riešia tri veci: viac účtovných jednotiek, konsolidáciu a cudzie meny. Business Central umožňuje viesť viac spoločností v jednom prostredí, prepočítať údaje do mien a pripraviť konsolidované výkazy. Pri slovenskej a českej entite sa dá využiť rozdielna lokalizácia: Česko má lokalizáciu od Microsoftu, Slovensko od partnera, preto treba overiť, ako sa obe verzie správajú vedľa seba.

Pri cudzích menách sa v praxi stretnete s kurzovými rozdielmi pri úhrade a precenením otvorených pohľadávok a záväzkov ku koncu obdobia. Pravidlá si určuje účtovník, systém ich len dôsledne uplatňuje.

Uzávierka a reporting

Mesačná a ročná uzávierka je situácia, v ktorej sa ukáže kvalita nastavenia. Dobre nastavený Business Central umožňuje:

• zablokovať účtovanie do uzavretých období,
• rýchlo skontrolovať nespárované platby a nezaúčtované doklady,
• získať aktuálny výsledok hospodárenia podľa dimenzií bez exportu do tabuľky,
• vytvoriť súvahu a výkaz ziskov a strát cez štatutárne výkazy lokalizácie.

Vlastné zostavy pre vedenie sa dajú doplniť ako úprava na mieru alebo cez integrácie s nástrojmi na analýzu. Odporúčame zadávať ich až po prvom reálnom uzatvorení obdobia, keď je jasné, čo vedenie skutočne používa.

Elektronická fakturácia a e-kasa

Microsoft poskytuje aplikáciu E-Document Core, ktorá tvorí základ pre elektronické doklady, teda faktúry a potvrdenky. Medzi lokalizáciami, ktoré Microsoft pri nej uvádza, nie je Slovensko; výslovne sa spomínajú Austrália, Dánsko, Nemecko, Nórsko a Španielsko. Slovenská firma, ktorá potrebuje výmenu elektronických faktúr, preto s integrátorom rieši, ako sa tento základ doplní, prípadne aký konektor sa použije. Prehľad povinností nájdete v sprievodcovi elektronická fakturácia a ERP.

Maloobchod a služby s registračnou pokladnicou riešia aj e-kasu. Business Central ju v základe nerieši, pripája sa cez partnerské riešenie alebo integráciu. Súvislosti vysvetľuje stránka o e-kase a ERP.

Rola účtovníka a externého účtovnej firmy

Mnohé slovenské MSP vedú účtovníctvo cez externého účtovníka. Pri nasadení Business Central sa tento model dá zachovať dvoma spôsobmi: účtovník pracuje priamo v systéme cez prístup do firmy, alebo dostáva exporty a podklady. Prvý spôsob zrýchľuje uzávierku, druhý je jednoduchší, ale zachováva ručné kroky.

Pri projekte by účtovník alebo finančný riaditeľ mal:

• schváliť účtovnú osnovu a pravidlá dimenzií,
• otestovať DPH a kontrolný výkaz na reálnych dokladoch,
• potvrdiť prenesené zostatky otvorených pohľadávok a záväzkov,
• prevziať školenie, ktoré zodpovedá jeho práci (pozri školenia).

Čo riešiť pred rozhodnutím

Pre porovnanie s inými systémami sa pozrite na alternatívy k Business Central alebo na porovnanie Odoo a Business Central. Ceny licencií uvádza Microsoft na svojej stránke v dolároch a upozorňuje, že skutočná cena závisí od meny, krajiny a regionálneho variantu; slovenskú cenu preto potvrdí až ponuka. Rozpočet projektu je na stránke o cene Business Central.

Kontrolný zoznam otázok pre integrátora:

1. Ktorú slovenskú lokalizáciu používate a kto ju aktualizuje?
2. Ako sa rieši kontrolný výkaz DPH a súhrnný výkaz v mojej edícii?
3. Čo je súčasťou ceny a čo je samostatná licencia aplikácie?
4. Ako vyzerá import výpisov z mojej banky?
5. Máte referenciu na slovenskú firmu v mojom odvetví?

Ak chcete oslovené firmy porovnať, pozrite výber partnera. Náš servis je bezplatný: zadanie opíšete raz a spojíme vás s integrátorom, ktorý projekt skutočne realizuje.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.