Ako sa naučiť Business Central: školenia pre tím vo firme

Systém, ktorý nikto nevie používať, je drahý sklad licencií. Pri školení Business Central preto nejde o formalitu na konci projektu, ale o prácu, ktorá začína už pri výbere a trvá aj po spustení. Táto stránka ukazuje, kde sa dá Business Central naučiť, čo ponúka Microsoft, ako rozdeliť zaškolenie medzi kľúčových a koncových používateľov a ako ho zaradiť do jednotlivých fáz projektu.

Odkiaľ začať: ako sa naučiť Business Central

Kto chce sa naučiť Business Central, má k dispozícii tri vrstvy zdrojov a každá slúži na niečo iné.

• Zdroje od Microsoftu. Dokumentácia a študijné cesty na Microsoft Learn vysvetľujú štruktúru systému, finančné moduly, nákup, predaj a sklad. Sú vhodné na orientáciu a na samoštúdium kľúčových ľudí.
• Školenie od realizačného partnera. Ukazuje systém tak, ako je nastavený u vás: s vašou osnovou účtov, vašimi cenníkmi a schvaľovaním. Tento typ školenia nenahradí žiadny verejný kurz.
• Prax v testovacom prostredí. Kto si vlastné scenáre aspoň raz prejde na kópii dát, robí v ostrej prevádzke výrazne menej chýb.

Verejné materiály vysvetlia, ako Business Central funguje všeobecne. Nepovedia vám však, ako sa vo vašej firme schvaľuje objednávka, kto môže meniť cenník alebo ako sa v mesačnej uzávierke zosúlaďuje súvaha. To je práca pre projekt, nie pre samoštúdium.

Certifikácia Business Central: čo znamená MB-800 a MB-820

Hľadáte Business Central certifikáciu? Microsoft ponúka kvalifikácie, ktoré smerujú najmä na konzultantov a vývojárov, nie na bežných používateľov.

Skúška MB-800 vyžaduje skóre aspoň 700. Merané oblasti majú rôznu váhu: nastavenie tvorí približne štvrtinu skúšky (20 – 25 %), financie a prevádzka majú každá najväčší podiel (30 – 35 %) a predaj s nákupom tvoria najmenšiu časť (10 – 15 %). Z rozdelenia je vidieť, že Microsoft považuje Business Central predovšetkým za finančný systém s doplnkovými procesmi.

Dve veci stoja za zapamätanie:

1. Certifikácie na úrovni associate, expert a špecializácie sú platné rok. Obnovujú sa bezplatným online hodnotením na Microsoft Learn, takže starý diplom ešte nič nehovorí o súčasnej znalosti.
2. Pre partnerov je certifikácia súčasťou hodnotenia. Označenie „Solutions Partner for Business Applications“ vychádza z bodového systému, v ktorom sa započítavajú aj certifikácie: MB-800 sa počíta do kategórie strednej úrovne a MB-820 do pokročilej úrovne.

Na čo je to vám? Pri výbere partnera môžete jednoducho požiadať o zoznam konzultantov, ktorí budú na vašom projekte pracovať, a o ich aktuálne kvalifikácie. Podrobnejší postup nájdete na stránke o výbere partnera pre Business Central.

Kľúčoví používatelia: ľudia, ktorí systém „nesú“

Kľúčový používateľ je zástupca oddelenia, ktorý od začiatku sedí pri tvorbe riešenia. Typicky je to hlavná účtovníčka, vedúci skladu, obchodný riaditeľ alebo nákupca. Nie je to najmladší kolega s najlepším vzťahom k počítačom, ale človek, ktorý pozná výnimky v procesoch.

Čo má kľúčový používateľ zvládnuť:

• Pochopiť dátový model: čo je kartotéka, doklad, záznam hlavnej knihy a ako spolu súvisia.
• Pripraviť a odskúšať scenáre zo svojej oblasti, napríklad prijatú faktúru, dobropis, prevod medzi skladmi.
• Posúdiť prenesené dáta pri migrácii do Business Central: sú saldá odberateľov správne, nie sú duplicity v kartotéke?
• Školiť kolegov po spustení a byť prvým kontaktom pri otázkach.

Pre kľúčových ľudí je vhodné samoštúdium na Microsoft Learn doplniť o pracovné stretnutia s konzultantom. Pre jedného či dvoch z nich môže dávať zmysel aj príprava na MB-800, ak firma plánuje systém dlhodobo spravovať sama.

Koncoví používatelia: školenie podľa úloh, nie podľa menu

Koncový používateľ nepotrebuje poznať celý systém. Potrebuje vedieť, ako dokončí svoju prácu. Dobré školenie preto nevychádza z ponuky programu, ale z úloh: zaúčtovať doklad, vystaviť objednávku, prijať tovar, skontrolovať úhradu.

Skupiny, ktoré sa oplatí oddeliť:

• Účtovníctvo a financie. Hlavná kniha, saldá, banka, DPH, uzávierky. Ak sa učíte na vlastných dokladoch, hneď vidíte, ako systém rieši slovenské požiadavky; viac v časti o účtovníctve a financiách v Business Central.
• Nákup a sklad. Objednávky, príjem, inventúra. Pozrite si správu skladu a nákupu.
• Predaj. Ponuky, objednávky, fakturácia, pohľadávky.
• Manažment. Prehľady, schvaľovanie a výstupy; vedúci nepotrebujú vedieť zadávať doklady, ale musia vedieť čítať čísla.
• Príležitostní používatelia. Ľudia, ktorí systém otvoria zriedka, napríklad na schválenie alebo kontrolu. Pre nich stačí krátky návod a kontaktná osoba. Microsoft pre takéto roly pozná lacnejšiu licenciu Team Members, preto sa pri plánovaní rolí oplatí zamyslieť sa aj nad cenou licencií; podrobnosti sú v časti o cenách Business Central.

Slovenské špecifiká, ktoré treba precvičiť osobitne

Verejné kurzy sa zameriavajú na štandardnú funkčnosť. Slovenská prevádzka má však vlastné povinnosti a školenie, ktoré ich preskočí, sa pri prvej uzávierke vráti ako problém.

Microsoft zabezpečuje lokalizáciu Business Central priamo len pre vybrané krajiny. V ostatných krajinách je systém dostupný cez lokalizačné aplikácie vyvinuté partnermi, ktoré nájdete na Marketplace. Microsoft zároveň upozorňuje, že dostupnosť uvádzaná pre Business Central online neplatí automaticky pre partnerské lokalizácie. Tie treba overiť na Marketplace.

Pre slovenský trh sa tam objavujú napríklad „Slovak Localization Essentials“ od Solitea Slovensko, ktorá pokrýva slovenskú legislatívu, jazyk a funkcie pre DPH a účtovníctvo, alebo „SK Legislative Pack“ od Aricoma Systems. Aplikácia Statutory Reporting od Solitea zase vyžaduje, aby bola najprv nainštalovaná základná lokalizácia. Konkrétny výber a jeho rozsah je vecou vášho partnera, pozrite si Business Central na Slovensku.

Pre školenie z toho vyplýva praktická vec: tréning musí prebiehať na rovnakej konfigurácii, aká pôjde do ostrej prevádzky, vrátane lokalizácie. Inak sa učíte systém, ktorý nebudete používať.

Čo si so školiteľom prejsť na vlastných dokladoch:

• vystavenie a zaúčtovanie faktúry s DPH a kontrola údajov pre kontrolný výkaz DPH,
• prepojenie na pokladnicu, ak predávate maloobchodne; téma je rozpísaná v texte o e-kase a ERP,
• mesačná a ročná uzávierka podľa postupov vášho externého alebo interného účtovníka,
• prijatá faktúra, úhrada a párovanie platieb z bankového výpisu.

Plán školenia podľa fáz projektu

Školenie nie je jedna udalosť. Rozloženie do fáz zodpovedá bežnému priebehu zavedenia Business Central a zároveň všeobecnému postupu opísanému v sprievodcovi implementáciou ERP.

Pri každej fáze platia dve pravidlá. Najprv ukázať, potom nechať používateľa urobiť to sám, pretože čítanie návodu nenahradí vlastný klik. A škola nemá byť nikdy skôr, než je systém dostatočne hotový: školenie na polovičnom nastavení vyvolá zmätok, ktorý sa ťažko napráva.

Zmena správania v tíme

Najčastejší dôvod, prečo sa projekt ERP nepodarí, nie je technický. Ľudia si ponechajú pôvodné tabuľky, doklady sa zadávajú dvakrát a systém sa stane len archívom. Tomu sa dá predchádzať, ak školenie zahrniete do širšej práce so zmenou. Súvisiace riziká popisuje aj text o chybách ERP projektov.

Čo pomáha v praxi:

• Vysvetliť „prečo“ ešte pred „ako“. Účtovníčka, ktorá vie, že sa po novom nebude prepisovať faktúra do troch súborov, školenie prijme inak.
• Dať vedeniu viditeľnú rolu. Ak konateľ sám pracuje s prehľadmi v systéme a nechce čísla v tabuľke, tím pochopí, že návrat k starému postupu nepripadá do úvahy.
• Určiť domáceho kontaktného človeka pre každé oddelenie, aby otázky nešli hneď k dodávateľovi.
• Stanoviť dátum vypnutia starých nástrojov, aby paralelná prevádzka nezostala natrvalo.
• Zbierať spätnú väzbu po prvej uzávierke a podľa nej doplniť krátke tematické školenia.

Školenie a podpora po spustení

Po prvej uzávierke sa objavia otázky, ktoré počas projektu nik nevedel položiť. Plán preto počíta aj s obdobím po spustení: krátke online relácie, aktualizovaný návod, evidencia opakovaných otázok. Zabezpečenie takýchto služieb je súčasťou podpory a údržby Business Central.

Zmluva s partnerom by mala jasne uvádzať, čo školenie zahŕňa: počet účastníkov, formu (na mieste, na diaľku), podklady a čas na doplňujúce otázky. Čísla do zmluvy dopíšete s partnerom, nie podľa náhodných cenníkov z internetu. Licencie online verzie sa podľa dokumentácie Microsoftu kupujú výlučne cez program Cloud Solution Provider, teda cez partnera, takže školenie a licencie sa riešia s tým istým subjektom.

Financovanie školenia

Pre školenia v rámci ERP projektu nevieme uviesť overený konkrétny program podpory pre Slovensko, a preto žiadny nespomíname. Praktický postup je jednoduchý: pri príprave rozpočtu zahrňte školenie ako samostatnú položku a poraďte sa s účtovníkom a s partnerom, či pre váš typ firmy a zameranie existujú aktuálne možnosti podpory vzdelávania zamestnancov. Fakty o podmienkach si vždy vyžiadajte priamo od poskytovateľa podpory.

Ako ďalej

Ak sa chcete vyhnúť situácii, keď sa po spustení dozviete, že tím systém nepoužíva, dohodnite školenie ako súčasť ponuky od začiatku. Na stránke ako to funguje vidíte, ako vás zoznámime s integrátorom, ktorý zodpovedá vášmu projektu. My iba sprostredkujeme kontakt; projekt aj školenie realizuje vybraný partner.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.