Školenie SAP Business One nie je jednorazová udalosť na konci projektu. Je to súbor krokov, ktoré začínajú ešte pred spustením systému a pokračujú aj po ostrom štarte. Firmy, ktoré ho podcenia, zvyčajne zistia, že účtovník stále pracuje v tabuľkách popri systéme, sklad zapisuje doklady dodatočne a vedúci sa pýtajú na zostavy, ktoré v systéme už dávno sú.
Táto stránka zhŕňa, kde sa dá SAP Business One naučiť, čo dáva zmysel pre slovenskú firmu a ako rozložiť školenia podľa fáz projektu. Ak ešte len zvažujete, čo od systému čakať, začnite prehľadom modulov SAP Business One.
Čo ponúka samotný SAP: platforma SAP Learning
SAP má pre Business One vlastnú vzdelávaciu platformu SAP Learning. Pre začiatok je najdôležitejší bezplatný kurz Implementing SAP Business One. Podľa údajov platformy trvá tri hodiny a devätnásť minút, delí sa na tri jednotky, je určený začiatočníkom a nemá žiadne vstupné požiadavky. Dostupný je aj vo francúzštine; slovenskú verziu v ponuke nehľadajte, počítajte s cudzím jazykom.
Tri jednotky pokrývajú implementačné nástroje, nastavenie a administráciu a nástroje na prispôsobenie. V praxi sa z nich dozviete:
- ako sa zakladajú spoločnosti v systéme a ako sa riešia oprávnenia,
- ako funguje číslovanie dokladov a ako sa upravujú tlačové zostavy,
- ako sa píšu dopyty SQL a ako sa nastavujú upozornenia a schvaľovacie postupy,
- čo sú používateľské polia, tabuľky a objekty (UDF, UDT, UDO) a používateľské hodnoty (UDV),
- ako sa do ovládacieho panela zapája analytika SAP HANA.
Pre vedúceho projektu na strane firmy je to dobrý spôsob, ako pochopiť slovník, ktorým bude jeho integrátor hovoriť. Konzultanta z neho neurobí, ale ušetrí hodiny vysvetľovania na prvých stretnutiach. Kto potom chce siahnuť po vlastných úpravách, nájde súvislosti v texte o úprave SAP Business One na mieru.
Certifikácia: čo znamená a čo neznamená
Certifikát SAP Certified - SAP Business One má kód C_TB120 a patrí do úrovne associate. Je to dvojhodinové hodnotenie formou situačného scenára, na úspech je potrebných šesťdesiat percent. Skúška overuje základné znalosti implementácie, logistiky, financií a webového klienta.
Dôležitá je interpretácia, ktorú uvádza aj samotný SAP: držiteľ preukazuje, že vie pracovať pod vedením skúseného konzultanta. Nie je to záruka, že zvládne samostatne viesť zložitý projekt.
Ako prebieha skúška a v akom jazyku
Hodnotenie sa ponúka ako rozhovor v role, ktorý vedie umelá inteligencia, v angličtine, španielčine, taliančine, francúzštine, japončine a vo viac ako dvadsiatich piatich ďalších jazykoch. Druhou možnosťou je videozáznam, ale iba v angličtine. Zoznam jazykov sa môže meniť, preto si pred prihlásením skontrolujte aktuálnu stránku certifikácie.
Komu sa certifikácia oplatí
| Rola | Hodí sa certifikácia? | Prečo |
|---|---|---|
| Kľúčový používateľ vo firme | Voliteľne | Potvrdí základy a dá mu istotu pri komunikácii s integrátorom |
| Interný správca systému | Áno, ak sa stane stálym kontaktom | Rozumie nastaveniu, oprávneniam a prispôsobeniu |
| Koncový používateľ | Nie | Potrebuje prax na vlastných dokladoch, nie skúšku |
| Konzultant integrátora | Áno | Je to bežný signál pre zákazníka |
Pri výbere dodávateľa sa oplatí opýtať, kto presne z jeho tímu bude váš projekt viesť a aké má skúsenosti. Pomôže vám výber partnera pre SAP Business One. Certifikát je len jeden z ukazovateľov, nie náhrada referencií a ukážky riešenia.
SAP navyše spája predaj hosťovanej služby SAP Business One Cloud s požiadavkami na vzdelanie a kvalifikáciu partnera, ktoré patria k povolenia Run Authorization. Podľa podmienok programu PartnerEdge, ktoré sme čítali, partner okrem toho platí poplatky programu a musí dosiahnuť minimálny ročný obrat. Je to ďalší dôvod pýtať sa dodávateľa na jeho kvalifikáciu, najmä ak plánujete prevádzku v cloude.
Kľúčoví a koncoví používatelia: dve rôzne školenia
Najčastejšia chyba je školiť všetkých rovnako. Firma potom buď platí za zbytočne podrobné školenie pre ľudí, ktorí zadávajú niekoľko typov dokladov, alebo nechá kľúčových ľudí s povrchnými základmi.
Kľúčový používateľ
Je to človek z oddelenia, ktorý pozná procesy a bude ich v projekte schvaľovať. Zvyčajne ide o hlavnú účtovníčku, vedúceho skladu, obchodného riaditeľa alebo vedúceho výroby. Jeho školenie má obsahovať:
- logiku systému: obchodní partneri, kmeňové údaje, doklady a ich väzby,
- nastavenie vlastnej oblasti, napríklad cenníkov, skladov, účtovných účtov alebo schvaľovacích pravidiel,
- tvorbu jednoduchých zostáv a dopytov,
- testovanie scenárov na skúšobnej databáze s vašimi vlastnými údajmi.
Práve kľúčový používateľ potom školí kolegov. Dajte mu preto vyhradený čas v kalendári, nie len „popri práci“.
Koncový používateľ
Koncový používateľ nepotrebuje pochopiť celý systém. Potrebuje vedieť, kde klikne ráno a čo urobí, keď sa niečo nezhoduje. Školenie je preto krátke, postavené na rolách a na reálnych dokladoch: výdajka, faktúra, príjem tovaru, kontrola salda zákazníka. Dobre funguje malá príručka so slovenskými postupmi a obrazovkami z vašej databázy.
Plán školenia podľa fáz projektu
Školenia sa viažu na fázy zavedenia SAP Business One. Typická osnova vyzerá takto:
| Fáza projektu | Kto sa školí | Obsah |
|---|---|---|
| Príprava a analýza | Vedenie, vedúci projektu | Ciele projektu, rozsah, vlastníci procesov, slovník |
| Návrh riešenia | Kľúčoví používatelia | Základy systému, ukážka štandardných procesov, porovnanie s vašimi postupmi |
| Nastavenie a testovanie | Kľúčoví používatelia | Skúšobná databáza, prechod scenárov, zapisovanie chýb a požiadaviek |
| Príprava na ostrý štart | Koncoví používatelia | Školenie podľa rolí, nácvik denných činností, príručky |
| Ostrý štart | Všetci | Prítomnosť konzultanta, rýchle riešenie otázok, zoznam častých problémov |
| Po štarte | Noví zamestnanci, pokročilí | Doškoľovanie, nové zostavy, rozšírenia |
Rozhodujúce je poradie: najprv sa učia tí, ktorí systém navrhujú, až potom tí, ktorí ho používajú. Ak sa koncoví používatelia školia pred dokončením nastavenia, školenie sa neskôr musí opakovať.
Čo školiť zvlášť v slovenskom prostredí
Všeobecný kurz od SAP nezodpovie otázky, ktoré vyplývajú z miestnych pravidiel. Tie vysvetľuje integrátor a patria do vášho plánu školení.
- Účtovníctvo a DPH. Účtovník potrebuje vedieť, ako sa v systéme tvoria doklady, ako sa vykazuje daň a ako sa pripraví kontrolný výkaz DPH. Pozrite aj stránku o účtovníctve a financiách v SAP Business One.
- Pokladňa a e-kasa. Ak máte maloobchod alebo predajňu, obsluha musí poznať postup pri vystavení dokladu aj pri reklamácii. Súvisiace povinnosti sú v sprievodcovi e-kasa a ERP.
- Elektronická fakturácia. Fakturantka musí vedieť, ako doklad vzniká, kontroluje sa a odosiela. Prehľad je v texte o elektronickej fakturácii v ERP.
- Slovenská lokalizácia. SAP uvádza, že Business One má päťdesiat lokalizácií krajín a dvadsaťosem jazykov. Pýtajte sa, ako je slovenská verzia nastavená a čo z nej školíte. Viac je na stránke SAP Business One na Slovensku.
Pokiaľ vaša prevádzka sedí mimo Bratislavy, napríklad v Košiciach, Žiline či Nitre, dohodnite sa na formáte vopred: časť školení sa dá viesť na diaľku, nácvik na pracovisku je však účinnejší.
Podpora zamestnancov a konanie zmeny
Systém sa neuchytí, ak ho ľudia berú ako kontrolu. Zmena sa riadi ako projekt vlastný, nie ako technická záležitosť.
- Vysvetlite prečo. Ľudia musia vedieť, čo sa im v práci uľahčí, napríklad koniec dvojitého zadávania.
- Zapojte vplyvných kolegov. Skúsená zamestnankyňa, ktorú ostatní poslúchajú, pomôže viac než e-mail od vedenia.
- Nechajte ľudí skúšať. Skúšobná databáza bez rizika znižuje strach z chyby.
- Určte kontaktné osoby. Pri štarte má každé oddelenie jedného človeka, na ktorého sa obrátia.
- Merajte, nie hádajte. Sledujte, ktoré doklady ľudia stále obchádzajú, a doškoľte práve tam.
Do tejto časti patrí aj podpora a údržba SAP Business One: dohodnite, ako sa po štarte riešia otázky používateľov a kto školí nových kolegov.
Financovanie školení
Od projektových faktov nemáme žiadny overený údaj o konkrétnom slovenskom príspevku na vzdelávanie zamestnancov, preto žiadny nesľubujeme. Praktický postup je tento: cenu školení si vyžiadajte v ponuke integrátora oddelene od licencií a služieb, aby bolo vidieť, čo je v cene. Možnosť nárokovať si podporu vzdelávania overte u účtovníka alebo na príslušnom úrade. Rámec nákladov je v sprievodcovi cena ERP a v texte o cenníku SAP Business One.
Ako začať
Dobrý začiatok sú tri kroky: kľúčový používateľ si prejde bezplatný kurz od SAP, firma si spíše požiadavky na školenie do zadania projektu a integrátor ich potvrdí v pláne. Ak ešte integrátora nemáte, náš postup je opísaný v časti ako to funguje: povieme, čo potrebujete, a dostanete odporúčanie vhodných partnerov bez poplatku.
Často kladené otázky
Kde sa dá bezplatne začať so školením SAP Business One?
Na platforme SAP Learning je bezplatný kurz Implementing SAP Business One. Trvá tri hodiny a devätnásť minút, má tri jednotky, je určený začiatočníkom a nevyžaduje žiadne predchádzajúce znalosti. Hodí sa najmä pre kľúčového používateľa, ktorý bude mať na starosti nastavenie systému.
Čo overuje certifikácia SAP Certified - SAP Business One?
Ide o skúšku s kódom C_TB120 na úrovni associate. Trvá dve hodiny, prebieha formou situačného scenára a na úspech treba šesťdesiat percent. Overuje základy implementácie, logistiky, financií a webového klienta. Certifikát potvrdzuje, že držiteľ môže pracovať pod vedením skúseného konzultanta, nie že vie viesť projekt samostatne.
V akom jazyku sa dá skúška absolvovať?
SAP uvádza hodnotenie formou rozhovoru v role, ktorý vedie umelá inteligencia, v angličtine, španielčine, taliančine, francúzštine, japončine a vo viac ako dvadsiatich piatich ďalších jazykoch. Alternatívou je videozáznam, ale len v angličtine. Zoznam sa môže meniť, preto si aktuálnu ponuku pred prihlásením overte na stránke certifikácie.
Treba v našej firme školiť všetkých rovnako?
Nie. Kľúčoví používatelia potrebujú hlbšie znalosti nastavenia, oprávnení a procesov svojej oblasti. Koncoví používatelia potrebujú len to, čo robia denne: zadať doklad, nájsť zákazníka, skontrolovať stav skladu. Školenie preto postavte na rolách a na skutočných dokladoch vašej firmy.
Kto má školenie používateľov zabezpečiť pri projekte?
Rozsah školenia sa dohaduje s integrátorom a má byť jasne opísaný v pláne projektu. Integrátor spravidla školí kľúčových používateľov a pripravuje podklady, interní školitelia potom odovzdávajú znalosti kolegom. Integrátora vám môžeme sprostredkovať bezplatne a bez záväzku.
Zdroje
- SAP Learning – Implementing SAP Business One
- SAP Learning – SAP Certified Associate – SAP Business One
- SAP News – Global success of SAP Business One
Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.