Audit inštalácie SAP Business One a prevzatie rozbehnutého projektu

Systém beží, faktúry sa vystavujú, no účtovník stále čaká na ručné prepočty a vedenie nedôveruje číslam v reportoch. Takto zvyčajne začína rozhovor o audite SAP Business One. Nejde o súdny proces s dodávateľom. Je to nezávislý pohľad na to, v akom stave inštalácia je, čo sa dá opraviť a čo je lacnejšie prestavať.

Táto stránka je určená firmám na Slovensku, ktoré už SAP Business One používajú, a nie tým, ktoré ho len vyberajú. Ak ešte vyberáte, začnite pri výbere partnera pre SAP Business One.

Kedy sa audit SAP Business One oplatí

Audit nie je rutina, ktorú treba robiť každý rok. Oplatí sa, keď sa objaví aspoň jeden z týchto signálov:

• Projekt sa nedostáva do ostrej prevádzky. Termíny sa posúvajú a každá fáza „ešte potrebuje doladiť“.
• Používatelia obchádzajú systém. Vedú si vlastné tabuľky, lebo dáta v SAP nepovažujú za spoľahlivé.
• Uzávierka je bolestivá. Zladenie skladu s účtovníctvom, DPH a kontrolného výkazu si vyžaduje ručné zásahy.
• Integrátor sa ťažko dá zastihnúť. Zmeny trvajú, odpovede sú vágne, kľúčový konzultant odišiel.
• Nikto nevie, čo je v systéme upravené. Dokumentácia chýba alebo je zastaraná.
• Verzia zostarla. Systém nebol dlho aktualizovaný a pribúdajú obavy z bezpečnosti a legislatívnych zmien.
• Výkon klesá. Reporty, dávkové úlohy alebo prihlásenie trvajú výrazne dlhšie ako kedysi.

Jeden signál ešte nič nedokazuje. Keď sa však opakujú dva alebo tri, ide zvyčajne o štrukturálny problém, nie o náhodu. Súvisí s tým aj to, čo opisuje sprievodca chybami ERP projektov: väčšina zlyhaní má korene v nejasnom rozsahu a slabom riadení, menej v samotnom softvéri.

Čo audit skúma

Dobrý audit nie je prehliadka obrazoviek. Postupuje po vrstvách, od dát po organizáciu. Tabuľka ukazuje hlavné oblasti.

Nastavenie a dáta

Najčastejšie príčiny nespokojnosti nie sú technické, ale obsahové. Účtovná osnova neodpovedá tomu, ako firma reálne rozdeľuje náklady. Daňové kódy sa nastavili „nejako“ a účtovník potom dopĺňa kontrolný výkaz ručne. Audit preto prejde nastavenie spolu s vaším externým či interným účtovníkom a porovná ho s tým, čo od systému v skutočnosti potrebujete, napríklad v účtovníctve a financiách v SAP Business One.

Pri dátach sa hľadajú duplicity, neuzavreté otvorené doklady a rozdiely medzi skladom a účtovníctvom. Často sa tu ukáže, že chyba vznikla už pri migrácii z pôvodného systému a nikto ju nikdy neskontroloval.

Vlastné úpravy a integrácie

Každá úprava navyše je dlh, ktorý treba udržiavať pri každej aktualizácii. Audit zostaví zoznam: čo je upravené, prečo, kto to napísal, či existuje zdroj a či to prežije prechod na novšiu verziu. Rovnako sa mapujú prepojenia na okolie. Platí to pre integrácie SAP Business One s e-shopom, bankou či pokladničným systémom. Ak je prepojenie na e-kasu alebo na kanál pre elektronickú fakturáciu postavené ručne, hodnotí sa aj to, čo sa stane, keď sa zmenia pravidlá.

Pri úpravách je dôležité aj rozlíšenie: niektoré zásahy sú oprávnené, pretože pokrývajú špecifický proces vašej firmy. Iné vznikli len preto, že sa nikto nenaučil štandardnú funkciu. Prvé treba zdokumentovať, druhé často stačí nahradiť. Viac o hranici medzi štandardom a zásahom nájdete v časti o úpravách na mieru.

Výkon a bezpečnosť

Pri výkone sa sleduje, čo zaťažuje systém počas dňa, ako vyzerajú zálohy a či ich niekto niekedy skúšal obnoviť. Pri bezpečnosti sa kontroluje, kto má aké oprávnenia, či existujú spoločné účty a ako sa k systému pripájajú externí konzultanti.

V riešení na vlastnom serveri je užitočné vedieť jednu vec: pri inštalácii vzniká podporný používateľ, ktorým sa môže prihlásiť personál partnera bez spotreby licencie. Je predvolene zablokovaný, jeho činnosť sa zapisuje a prihlásenie sa odmietne, ak platforma vzdialenej podpory nezaslala údaje v posledných siedmich dňoch. Audit overí, či je tento účet v poriadku, či sa nepoužíva mimo podpory a kto ho môže odblokovať. Podobne licenčný sprievodca povoľuje používateľovi typu manager dve súbežné relácie Windows, napríklad pre plánované úlohy alebo pre konzultanta, ale nie na produktívne dvojité používanie. Ak to niekto využíva ako náhradu licencie, ide o riziko, ktoré treba pomenovať.

Verzia a údržba

Audit zároveň zistí, na akej verzii bežíte. SAP uvádza, že verzia 10.0 je v štandardnej údržbe do 31. decembra 2028 (termíny sa môžu meniť), zatiaľ čo verzie 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 a 9.3 štandardnú údržbu ukončili. Rozšírená údržba sa pre SAP Business One neponúka a po vydaní novej rodiny verzií sa údržba predchádzajúcej končí. SAP navyše nedodáva opravy ani bezpečnostné záplaty pre staré balíky funkcií, balíky podpory, záplaty a hotfixy.

Pre plánovanie je dôležité aj to, že priame prechody medzi verziami sú podporované len medzi nasledujúcimi verziami, napríklad z 9.3 na 10.0. Staršia inštalácia preto potrebuje viac krokov. Podrobnosti o líniách nájdete v prehľade verzií a edícií. Od verzie 10.0 SAP dodáva novinky priebežne v kumulatívnych balíkoch funkcií, ktoré prinášajú aj bezpečnostné a legislatívne aktualizácie. Firma, ktorá ich neaplikuje, tak zostáva bez opráv, ktoré SAP už vydal.

Výsledok auditu: čo by ste mali dostať

Audit sa nekončí prezentáciou. Správny výstup obsahuje:

1. Stručný záver pre vedenie: v akom stave systém je a či sa oplatí opravovať.
2. Zoznam nálezov podľa závažnosti, s dôsledkom pre firmu a odhadovanou prácou.
3. Mapu úprav a integrácií so zdrojmi a vlastníkmi.
4. Plán redressmentu rozdelený na krátkodobé opravy a väčšie zmeny.
5. Odporúčanie k verzii: ostať, aktualizovať, alebo vymeniť platformu.

Cenu opráv neodhadujte z hlavy. Rozsah a cena závisia od nálezov a od integrátora; orientáciu v štruktúre nákladov nájdete pri cenách SAP Business One.

Zmena integrátora bez nového začiatku

Rozchod s integrátorom nemusí znamenať stratu investície. SAP Business One je produkt, ktorý má vlastníkom licencie firma; integrátor je dodávateľ služieb. Prevziať projekt sa dá, ak sa pripraví poriadne.

Dokumenty a prístupy, ktoré si vyžiadajte

Pred ukončením spolupráce, alebo najneskôr hneď po nej, získajte:

• Administrátorské prístupy k SAP Business One, k databáze a k serveru, vrátane účtu superužívateľa.
• Zmluvy a licencie: zmluvu o implementácii, údržbu, zoznam licencií a prístup do portálu, v ktorom sú evidované.
• Špecifikáciu a analýzu: čo sa malo implementovať a čo bolo odsúhlasené.
• Zdrojové kódy a popis úprav: skripty, doplnky, dopyty, formáty tlače, prepojenia.
• Dokumentáciu integrácií: prihlasovacie údaje k externým službám, endpointy, kľúče, pravidlá mapovania.
• Zálohy a postup obnovy, vrátane overenia, že obnova naozaj funguje.
• Zoznam otvorených požiadaviek a rozpracovaných úloh.

Ak zmluva nehovorí, komu patria zdrojové kódy úprav, vyjasnite to písomne. Pokiaľ ide o osobné údaje v systéme, upravte aj odovzdanie prístupov v súlade s ochranou osobných údajov.

Ako prebieha prechod

Najprv sa dohodne dátum, od ktorého nový integrátor preberá zodpovednosť, a súčasne sa zmrazí rozsah. Potom prebehne audit, ktorý určí, čo sa opraví hneď a čo neskôr. Až nakoniec sa rozhoduje o väčších zmenách, napríklad o migrácii na novšiu verziu.

Dôležité je neprerušiť podporu. Overte, kto bude riešiť incidenty v prechodnom období, a nezabudnite na podporu a údržbu. Prebiehajúci predaj a uzávierky sa nemajú meniť v čase, keď sa mení aj dodávateľ.

Plán redressmentu: poradie, ktoré funguje

Záchrana projektu nie je séria hasenia požiarov. Má poradie.

Najprv stabilizácia

Zálohy, oprávnenia, kritické chyby v účtovaní a v DPH. Ak firma nevie spoľahlivo vystaviť doklad alebo podať kontrolný výkaz, ostatné počká. Pri tejto fáze pomáha kontrola s účtovníkom a s osobou, ktorá odpovedá za pokladnice a e-kasu.

Potom dáta a procesy

Vyčistenie číselníkov, uzatvorenie starých dokladov, zjednotenie postupov. Často sa ukáže, že nespokojnosť pramení z nedostatočného zaškolenia. V takom prípade pomôžu školenia zamerané na reálne úlohy jednotlivých rolí, nie všeobecné prehliadky.

Potom úpravy a integrácie

Zrušenie nepotrebných úprav, zdokumentovanie tých, ktoré ostávajú, a stabilizácia prepojení. Každá úprava, ktorá zostane, dostane vlastníka a popis.

Nakoniec rozvoj

Až keď systém funguje spoľahlivo, má zmysel pridávať ďalšie moduly alebo oblasti. Prehľad možností je v časti o moduloch.

Oplatí sa opravovať, alebo začať nanovo?

Audit by mal otvorene odpovedať aj na túto otázku. Opravovať sa zvyčajne oplatí, keď:

• základná štruktúra dát a účtovná osnova sú zdravé,
• problémy sú v neúplnom zaškolení, v úpravách alebo v prístupe dodávateľa,
• produkt pokrýva váš proces a chýba len správne nastavenie.

Prestavba alebo zmena systému prichádza do úvahy, keď produkt nepokrýva kľúčový proces, keď je počet úprav neudržateľný, alebo keď strategický zámer firmy smeruje inam. Vtedy sa pozrite aj na alternatívy k SAP Business One a použite porovnanie neutrálne; nijaký editor nie je pre vašu firmu automaticky správny.

Ako začať

Zhromaždite si zmluvy, zoznam používateľov, informáciu o verzii a stručný popis toho, čo vás trápi. Ak hľadáte nezávislého integrátora, ktorý by audit vykonal, ako mechanizmus funguje sprostredkovanie: pošlete nám požiadavku a spojíme vás s integrátorom, ktorý sa venuje SAP Business One. Služba je pre vás bezplatná a samotný audit i prípadné opravy realizuje vybraný integrátor.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.