Hosting SAP Business One: cloud, SaaS alebo vlastný server

Keď sa slovenská firma pýta na SAP Business One cloud, zvyčajne si pod tým predstavuje jednu vec: aplikáciu, o ktorú sa nemusí starať. Realita je jemnejšia. Rozhodujete nielen o technológii, ale aj o tom, kto nesie zodpovednosť za zálohy, aktualizácie, dostupnosť a ochranu údajov. Táto stránka vysvetľuje, aké modely prevádzky existujú, v čom sa líšia a podľa čoho sa rozhodnúť.

Poznámka k zdrojom: nižšie uvádzame len to, čo je zverejnené v dokumentácii a podmienkach SAP. Konkrétne ponuky, lokality dátových centier a ceny sa líšia podľa partnera a treba ich vždy overiť v ponuke.

Aké možnosti hostingu SAP Business One existujú

V praxi sa stretnete s tromi modelmi, ku ktorým pribúda štvrtý, určený len na skúšanie.

Hranice medzi prvými tromi nie sú ostré. Mnohí partneri ponúkajú aj kombinácie, napríklad licenciu kúpenú natrvalo a prevádzku na ich infraštruktúre. Preto je lepšie porovnávať čo presne je v cene služby, než sa spoliehať na názov modelu.

Cloud u partnera: ako to funguje podľa podmienok SAP

SAP Business One sa distribuuje cez sieť partnerov a zverejnené podmienky programu Run Business One Cloud v rámci SAP PartnerEdge ukazujú, ako cloudová ponuka vzniká. Partner si od SAP objednáva predplatné SAP Business One Cloud za každého koncového používateľa, hostuje ho v dátovom centre a službu ponúka vo vlastnom mene, na vlastné riziko a za vlastné ceny. Zverejnená verzia sa týka regiónu MENA, ale dobre ilustruje princíp modelu.

Z toho vyplývajú dôsledky pre vás ako zákazníka:

• Zmluvným partnerom je poskytovateľ cloudu, nie SAP. SLA, zálohovanie, podpora a cena sú predmetom zmluvy s ním.
• Ceny nie sú jednotné. Dvaja partneri môžu za rovnaký rozsah účtovať rozdielne sumy, preto sa oplatí vyžiadať si viac ponúk. Orientáciu o nákladovej štruktúre nájdete na stránke cena SAP Business One.
• Model je navrhnutý na predplatné. Platíte za používateľov a službu, nie za vlastníctvo serverov.

Obmedzenia, ktoré treba poznať vopred

Podmienky obsahujú pravidlá, ktoré priamo ovplyvňujú vašu prax:

• SAP Business One Cloud musí byť fyzicky uložený a používaný v jednom dátovom centre.
• Dátové centrum nesmie vlastniť ani prevádzkovať koncový používateľ.
• Partner nesmie dať koncovým používateľom práva na konfiguráciu ani vývoj.

Posledný bod je dôležitý pre firmy, ktoré si chcú samy upravovať zostavy, používateľské polia alebo rozšírenia. V cloude partnera sa takéto zmeny riešia cez partnera, čo má zmysel najmä pri jednoduchších procesoch. Ak počítate so zásadnejšími zásahmi, prečítajte si aj stránku o úpravách SAP Business One na mieru.

On premise: kontrola za cenu zodpovednosti

Pri SAP Business One on premise inštalujete systém na vlastné servery alebo na infraštruktúru, ktorú si prenajímate. Licenciu a databázu spravujete vy, respektíve váš dodávateľ IT. Výhody:

• plná kontrola nad infraštruktúrou, sieťou a termínmi odstávok,
• voľnejší prístup k úpravám a rozšíreniam, ak to licenčné podmienky a váš partner dovoľujú,
• možnosť prepojiť systém s lokálnymi zariadeniami, napríklad s pokladňami či čítačkami v sklade.

Nevýhody sú rovnako zrejmé. Zálohy, bezpečnostné záplaty, obnovu po havárii a výkon databázy riešite vy. Pri menšej firme sa stáva, že sa za tým skrýva jediný človek, ktorý je zároveň správcom siete aj tlačiarní. Preto je dobré spýtať sa otvorene: kto systém opraví o siedmej ráno, keď sa nedá vystaviť faktúra?

Dve databázové platformy

SAP Business One existuje vo verzii na Microsoft SQL Server a vo verzii pre SAP HANA. Dokumentácia SAP publikuje lokalizované demo databázy pre obe platformy. Voľba databázy ovplyvňuje nároky na hardvér, licencovanie a niektoré funkcie, preto ju určite nenechávajte na koniec. Rozdiely vo verziách a edíciách sú rozpísané na stránke verzie a edície SAP Business One.

Čo sa mení pri aktualizáciách a prispôsobení

Najväčší rozdiel medzi modelmi sa neprejaví v deň spustenia, ale o rok neskôr. Pri cloude u partnera aktualizáciu zvyčajne plánuje a vykonáva partner, často pre viacerých zákazníkov v podobnom čase. Dostanete pohodlie, ale menej vplyvu na termín. Pri on premise rozhodujete vy, kedy prejdete na novšiu verziu, čo je výhodou, ak máte sezónne špičky, no zároveň riziko, že sa s aktualizáciou odkladá, kým sa nahromadia problémy.

Ak váš systém musí komunikovať s e-shopom, bankou alebo pokladničným riešením, overte si, ako sa dajú pripojiť k hostovanému prostrediu. Pozrite si stránku o integráciách SAP Business One.

Testovacie prostredie v SAP Cloud Appliance Library

Zvláštnu kategóriu tvorí SAP Cloud Appliance Library (CAL). SAP Business One 10.0 sa cez ňu dá nasadiť v účtoch Amazon AWS, Microsoft Azure a Google Cloud, a to partnerovi, zákazníkovi či vývojárovi, a to na testy, hodnotenie, vývoj a ukážky. Predplatné SAP CAL kúpené v SAP Store na to nie je potrebné.

Dokumentácia uvádza príklady regiónov: Google Cloud Paríž pre Francúzsko, Google Cloud Zürich pre Švajčiarsko a AWS Frankfurt pre Nemecko. Zoznam je len ilustračný a nemusí pokrývať Slovensko, takže si nič nedomýšľajte. Pre vás je dôležité hlavne to, že ide o nástroj na skúšanie, nie o náhradu produkčného hostingu.

Okrem toho existuje ešte jedna možnosť na pohodlné vyskúšanie. Od verzie 8.8 sa dá vytvoriť skúšobná spoločnosť bez inštalácie licenčného súboru, no je použiteľná len 31 po sebe nasledujúcich dní. Hodí sa na krátke overenie postupov, nie na pilotnú prevádzku s reálnymi údajmi.

Umiestnenie údajov a ochrana osobných údajov na Slovensku

Slovenská firma, ktorá ukladá údaje o zákazníkoch, zamestnancoch a dodávateľoch, podlieha GDPR a zákonu o ochrane osobných údajov. Ste prevádzkovateľ a poskytovateľ cloudu je sprostredkovateľ. V praxi to znamená, že si pri výbere cloudového modelu pýtate:

1. Presnú lokalitu dátového centra. Keďže SAP Business One Cloud má byť uložený v jednom dátovom centre, malo by byť jasné, v ktorom.
2. Sprostredkovateľskú zmluvu s popisom opatrení, subdodávateľov a postupu pri incidente.
3. Opis zálohovania: ako často, kam, kto má prístup a ako dlho sa uchovávajú.
4. Postup pri ukončení služby: v akom formáte a v akej lehote dostanete svoje údaje späť.

Pamätajte aj na účtovné a daňové povinnosti. Doklady a účtovné záznamy musíte vedieť sprístupniť aj pri kontrole a systém musí zvládnuť požiadavky, ako sú kontrolný výkaz DPH či napojenie na e-kasu. Prehľad nájdete v sprievodcovi legislatívnymi požiadavkami na ERP a v texte o e-kase a ERP. Ak pracujete s pokladničnými zariadeniami priamo v predajni, overte, ako ich hostované prostredie podporuje.

Zálohovanie a obnova: o čo sa treba opýtať

Záloha, ktorú ste nikdy neobnovili, je len predpoklad. Bez ohľadu na model sa spýtajte:

• Kto zálohy robí a kde sú uložené (iná lokalita než hlavný server)?
• Kto a ako často testuje obnovu?
• Ako rýchlo vie poskytovateľ obnoviť prevádzku po výpadku?
• Ako sa zálohujú nielen databázy, ale aj prílohy, vlastné zostavy a rozšírenia?

Pri on premise tieto otázky smerujú na vašu IT. Pri cloude ich smerujete na partnera a odpoveď má byť napísaná v zmluve, nie povedaná po telefóne. Prevádzkové zodpovednosti po spustení popisuje stránka podpora a údržba SAP Business One.

Ako sa rozhodnúť: praktický postup

Rozhodnutie nemusí byť zložité, ak postupujete systematicky.

1. Zistite, kto u vás zodpovedá za IT

Ak nemáte človeka, ktorý spravuje servery a zálohy, je cloud u partnera spravidla prirodzenejšou voľbou. Ak máte IT tím a prísnu politiku, on premise má opodstatnenie.

2. Určte, koľko úprav potrebujete

Firma s bežnými procesmi vystačí s tým, čo ponúka partner. Firma s osobitnými procesmi vo výrobe či logistike bude chcieť vedieť, aké zásahy hosting dovoľuje, ešte než podpíše zmluvu.

3. Porovnajte celkové náklady, nie cenu na používateľa

Pri cloude zahrňte predplatné, podporu, zálohy a prípadné poplatky za dátový objem. Pri on premise pripočítajte server, licencie databázy, správu, zálohovanie a obnovu hardvéru. Orientačný rámec nájdete v prehľade ceny ERP; suma pre vašu firmu závisí od počtu používateľov a rozsahu.

4. Overte dostupnosť verzie databázy

Spýtajte sa, či partner prevádzkuje verziu pre SQL Server alebo pre SAP HANA a ako sa to prejaví na cene.

5. Vyberte partnera, ktorý rozumie vašej situácii

Rozdiel medzi dobrým a slabým hostingom je často v ľuďoch, nie v technológii. Ako vyberať, popisuje stránka výber partnera pre SAP Business One. Všeobecnejšie porovnanie modelov prevádzky nájdete aj v sprievodcovi cloud alebo on premise ERP.

Čo ak neskôr zmeníte model

Prechod z on premise do cloudu aj opačne je realizovateľný, no nie je to len „skopírovanie databázy“. Treba prekontrolovať licencie, rozšírenia, integrácie, prístupové práva a konfiguráciu, a otestovať, či všetko funguje po prenose. Pri plánovaní zmeny si vyhraďte čas na testovaciu prevádzku. Ďalšie súvislosti sú na stránke o migrácii SAP Business One.

SAP uvádza, že SAP Business One používa viac ako 83 000 zákazníkov a 1,2 milióna používateľov vo viac ako 170 krajinách a že sa distribuuje cez 850 partnerov. To znamená, že na trhu je veľa dodávateľov s rôznymi úrovňami skúseností s hostingom. Práve preto sa oplatí porovnávať konkrétne ponuky a referencie, nie len názov modelu.

Zhrnutie pre slovenskú firmu

• SAP Business One cloud je v praxi služba partnera, nie jednotný produkt. Rozsah určuje zmluva.
• On premise dáva kontrolu, ale aj povinnosť starať sa o prevádzku, zálohy a bezpečnosť.
• SAP CAL a skúšobná spoločnosť slúžia na testovanie, nie na ostrú prevádzku.
• Pred podpisom si vypýtajte lokalitu údajov, sprostredkovateľskú zmluvu, popis záloh a postup ukončenia služby.
• Rozhodnutie treba robiť podľa vlastných kapacít IT, miery úprav a celkových nákladov, nie podľa módnych pojmov.

Ak si nie ste istí, ktorý model sa hodí pre vašu firmu, môžete cez náš bezplatný formulár popísať projekt a spojíme vás s integrátorom, ktorý sa zhoduje s vašimi potrebami. Prevádzku a projekt potom realizuje on, nie my.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.