Ako prebieha migrácia na SAP Business One a medzi jeho verziami

Keď sa hovorí o migrácii SAP Business One, môže ísť o dva odlišné projekty. Prvý je prechod na SAP Business One zo systému, ktorý firma používa dnes: z tabuliek v Exceli, z účtovného programu alebo zo staršieho ERP. Druhý je povýšenie už bežiaceho SAP Business One na novšiu verziu. Majú spoločné jedno: dáta musia prežiť zmenu a firma nesmie prestať fakturovať, expedovať ani účtovať.

Táto stránka ukazuje, ako sa k obom prípadom pristupuje v praxi na Slovensku, na čo si dať pozor a čo má mať integrátor pripravené skôr, než sa dotkne vašich dát. Ak ešte len zvažujete, či je tento systém pre vás vhodný, začnite pri prehľade SAP Business One na Slovensku.

Dva druhy migrácie: z čoho a kam

Prechod z účtovného programu často nie je „výmena“, ale rozšírenie. Firma, ktorá dnes vedie účtovníctvo v POHODE a sklad v tabuľke, môže mať k dispozícii úplne iný obraz o zásobách a nákupe, ak sa nový systém zavedie pozorne. O vhodnosti porovnania s inými riešeniami hovorí stránka alternatívy k SAP Business One.

Čo vám dáva samotný projekt zavedenia

SAP v dokumente o implementácii počíta s tým, že dáta zo starého systému sa prenášajú vo fáze realizácie projektu, a medzi nástrojmi metodiky uvádza aj príručku k migrácii dát. Z toho plynie dôležitá vec: migrácia nie je samostatná činnosť na konci, je to súčasť projektu s vlastnými úlohami, termínmi a zodpovednými ľuďmi. Celý priebeh popisuje stránka o zavedení SAP Business One.

Nezabudnite, že hotové nástroje a šablóny pokrývajú len štandardné objekty. Všetko, čo je vo vašej firme špecifické, vyžaduje rozhodnutie a často aj ručnú prácu.

Ktoré dáta sa prenášajú

Nie všetko, čo sa dá preniesť, sa aj prenášať oplatí. Dobrý integrátor začína otázkou, čo nový systém skutočne potrebuje na prevádzku, nie otázkou, koľko toho vieme prekopírovať.

Kmeňové dáta

Ide o základ, na ktorom stojí všetko ostatné:

• obchodní partneri: odberatelia a dodávatelia s identifikačnými údajmi, adresami, platobnými podmienkami a bankovými účtami,
• položky: kódy, popisy, merné jednotky, skupiny, ceny a ceníky,
• sklady a ich členenie, prípadne šarže a sériové čísla,
• účtovný plán, strediská, projekty a zákazky.

Otvorené doklady a počiatočné stavy

Neuzavreté objednávky, nevyfakturované dodávky, neuhradené faktúry a otvorené záväzky sa prenášajú tak, aby sa dali v novom systéme dokončiť. Pri účtovníctve sa zvyčajne preberajú počiatočné stavy účtov a salda partnerov k dátumu prechodu. Spolupráca s vaším účtovníkom je tu nevyhnutná: jeho podpis pod zostatkami je dôležitejší než akýkoľvek technický test.

História: koľko a kam

História je najčastejšie podcenená otázka. Tri bežné prístupy:

1. Prenos len otvorených položiek a počiatočných stavov, história ostáva v starom systéme alebo v archíve, ktorý ostane na čítanie.
2. Prenos obratov alebo súhrnov za predchádzajúce obdobia, aby fungovali porovnania a analýzy.
3. Prenos detailných dokladov, čo je najdrahšie a rizikové, pretože sa treba zmieriť s odlišnou štruktúrou dokladov.

Pre väčšinu firiem stačí prvý alebo druhý prístup. Detailná história má zmysel tam, kde ju vyžaduje obchod (reklamácie, záruky, výrobné záznamy) a nie len zvyk. Zákonné povinnosti uchovávania dokladov sa riešia samostatne a vaša účtovná firma ich pozná; podrobnosti nájdete v prehľade právnych požiadaviek na ERP.

Čistenie dát: práca, ktorú nikto nechce, a ktorá rozhoduje

Staré dáta zriedka zodpovedajú tomu, čo si o nich myslíme. Tabuľka s odberateľmi má tú istú firmu napísanú trikrát, dodávateľ má neplatný IČ DPH, položky majú kódy, ktoré používa len jeden skladník. Ak sa to prenesie, nový systém tieto chyby len zdedí a zrýchli.

Čistenie sa vyplatí robiť pred prenosom, v zdrojovom systéme alebo v medzistupni, a to v tomto poradí:

• zlúčiť duplicity a určiť, ktorý záznam je „platný“,
• zjednotiť číselníky: skupiny, merné jednotky, krajiny, platobné podmienky,
• doplniť povinné údaje, ktoré nový systém vyžaduje a starý nie,
• vyradiť záznamy, ktoré sa dlho nepoužívali, ale rozhodnutie nechať na vlastníka dát, nie na technikovi.

Na rozdiel od technického prenosu patrí čistenie vašim ľuďom. Integrátor dodá pravidlá a kontrolné zostavy, no pravdu o tom, ktorý odberateľ je ten správny, pozná len obchodník. Ak ste v zbere požiadaviek ešte nepokročili, pomôže vzor požiadaviek na ERP.

Stratégia prechodu do ostrej prevádzky

Existujú dva základné spôsoby, ako firmu „prepnúť“, a každý má svoje opodstatnenie.

Pri výbere dátumu myslite na kalendár účtovníctva a DPH. Prechod uprostred obdobia je technicky možný, ale komplikuje uzávierky, a nie je dobré ho plánovať tesne pred podaním daňových priznaní. Nový systém navyše musí od prvého dňa zvládnuť povinnosti, ktoré poznáte zo slovenskej praxe: kontrolný výkaz DPH, prípadne e-kasu v maloobchode. Ak by to nefungovalo hneď, nie je to len technický problém, ale problém voči správcovi dane.

Vecí, na ktoré sa pri prechode zabúda:

• prepojenia na banku, e-shop, kuriérov a ďalšie systémy, ktoré treba prepnúť na nový zdroj (pozrite integrácie SAP Business One),
• šablóny faktúr, objednávok a dodacích listov s údajmi, ktoré zákazníci poznajú,
• prístupové práva a role, ktoré je lepšie nastaviť podľa pracovnej náplne než skopírovať zo starého systému,
• školenia tesne pred štartom, nie týždne vopred (viac v časti o školeniach).

Testovanie: aspoň dva pokusy

Ostrý prenos by nikdy nemal byť prvým prenosom. Obvyklý postup je urobiť skúšobný prenos do testovacej databázy, nechať ľudí overiť svoje oblasti a odchýlky opraviť v pravidlách prenosu, nie ručne v databáze. Potom sa celý postup zopakuje. Až druhý, tretí beh ukáže, či je prenos opakovateľný.

Čo sa kontroluje:

1. Počty a súčty: počet záznamov, obraty, salda partnerov, hodnota zásob. Čísla musia sedieť s účtovníkom.
2. Vzorky dokladov: vybrané faktúry a objednávky sa porovnajú v starom aj novom systéme.
3. Scenáre z praxe: celý obchodný prípad od ponuky po úhradu, vrátane dobropisu a reklamácie.
4. Výkonnosť: nový systém musí zvládnuť bežný deň, nie len ukážku s malým počtom údajov.
5. Prijatie používateľmi: kľúčoví ľudia za jednotlivé oddelenia potvrdia, že môžu pracovať.

Kto má pri prijímaní posledné slovo, treba povedať vopred. Ak tvrdé „áno“ alebo „nie“ nemá nikto, rozhodne termín a to je najhorší možný rozhodca.

Plán návratu: poistka, ktorú dúfate nepoužiť

Pri prechode je rozumné počítať s tým, že sa môže niečo pokaziť. Plán návratu odpovedá na štyri otázky ešte pred začiatkom:

• Kedy sa rozhodne? Určí sa dátum a čas, do ktorého je návrat ešte možný bez straty práce.
• Podľa čoho? Kritériá sú zapísané: napríklad nezhoda salda, ktorú sa nepodarí vysvetliť, alebo nefunkčné vystavovanie faktúr.
• Čo sa uchová? Úplná záloha starého systému a zachytenie stavu tesne pred prechodom.
• Kto rozhodne? Konkrétny človek na strane firmy a konkrétny na strane integrátora.

Dobrá prax je ponechať starý systém určitý čas dostupný aspoň na čítanie, aby sa dali overiť sporné údaje. Nikdy sa však nepracuje v oboch systémoch súčasne: dvojité zadávanie je rýchla cesta k nezhodám.

Migrácia medzi verziami SAP Business One

Ak už SAP Business One používate, otázka znie inak: kedy a ako povýšiť. Fakty od výrobcu sú pomerne jasné.

• SAP zaručuje minimálne päť rokov štandardnej údržby na rodinu verzií, počítané od všeobecnej dostupnosti hlavnej verzie.
• Podľa stránky o údržbe je verzia 10.0 v štandardnej údržbe do 31. decembra 2028 (dátumy sa môžu zmeniť). Verzie 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 a 9.3 už štandardnú údržbu skončili.
• Stránka údržby uvádza, že po verzii 10 bude nasledovať verzia 11, bez dátumu.
• Od verzie 10.0 z apríla 2020 prináša SAP novinky priebežne prostredníctvom kumulatívnych feature packages, ktoré obsahujú aj opravy, bezpečnostné záplaty a legislatívne aktualizácie. Rozhrania medzi hlavnou verziou a feature packages ostávajú stabilné.
• Priame povýšenie je podporované len medzi po sebe idúcimi verziami, napríklad z 9.3 na 10.0. Inak treba niekoľko krokov.
• Zákazníci s platnou zmluvou o údržbe dostávajú povýšenia verzií bezplatne. Staré feature packages, support packages, patche a hotfixy už SAP nijako neopravuje ani nezabezpečuje.

Prakticky z toho vyplýva niekoľko pravidiel. Firma, ktorá ostala na verzii s ukončenou údržbou, dlhuje práve to, čo bolo kedysi najpohodlnejšie neriešiť: bezpečnostné aktualizácie a legislatívne zmeny. Nejde o estetiku, ale o riziko. Pri veľkom skoku sa navyše vyplatí rátať s viacerými krokmi a s testom po každom z nich.

Pred každým povýšením sa overuje, či fungujú rozšírenia a vlastné úpravy (podrobnosti v časti o úpravách na mieru), či sú kompatibilné prepojenia a či vaši používatelia poznajú zmeny. Povýšenie sa skúša na kópii produkčnej databázy a až potom sa opakuje ostro. Prehľad edícií a verzií nájdete na stránke verzie a edície; ak riešite aj hosting, pozrite SAP Business One v cloude.

Najčastejšie chyby pri migrácii

• Prenos „všetkého“. Staré šumy a nepoužívané záznamy sa presunú do nového systému a prvý deň tam už ležia.
• Čistenie dát prenechané technikovi. Technik nevie, ktorý odberateľ je správny.
• Jediný skúšobný prenos. Prvý sa vždy nepodarí; ak je aj posledný, problém sa objaví v ostrej prevádzke.
• Žiadna kontrola s účtovníkom. Technicky správne dáta nemusia byť účtovne správne.
• Prechod v zlom čase. Tesne pred uzávierkou, inventúrou alebo sezónnym vrcholom.
• Chýbajúci plán návratu. Rozhodnutie sa potom robí v panike.
• Zabudnuté integrácie. E-shop, banka alebo kuriér stále ukazujú na starý systém.
• Nedostatok času pre ľudí. Zamestnanci robia projekt popri plnej práci a nikto nemá kapacitu overovať.

Podobné chyby sú príčinou väčšiny neúspešných projektov; širší prehľad prináša sprievodca chybami ERP projektov a všeobecný postup popisuje migrácia ERP. Ak sa projekt už zadrháva, má zmysel audit alebo záchrana projektu.

Ako vybrať partnera na migráciu

Migrácia stojí a padá na tom, kto ju vedie. Pýtajte sa, ako integrátor postupuje pri čistení dát, koľko skúšobných prenosov plánuje, kto na jeho strane zodpovedá za zostatky a ako vyzerá plán návratu. Odpoveď typu „to sa vyrieši“ je varovanie. Rady k výberu nájdete v časti výber partnera pre SAP Business One.

My sme sieť, nie integrátor: nerealizujeme projekty a nie sme prepojení so žiadnym výrobcom. Pomôžeme vám opísať situáciu a oslovíme integrátora s relevantnými skúsenosťami. Postup nájdete na stránke ako to funguje.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.