SAP Business One: ktoré moduly a funkcie dostanete v základe

Keď sa slovenská firma pýta na moduly SAP Business One, zvyčajne nechce katalóg názvov, ale odpoveď na jednoduchú otázku: pokryje to naše procesy, alebo budeme musieť pridávať ďalšie programy? Táto stránka prechádza funkcie SAP Business One oblasť po oblasti a pri každej uvádza, čo je súčasťou systému a kde sa vám oplatí počítať s rozšírením od partnera.

SAP Business One je ERP pre malé a stredné firmy. SAP uvádza viac ako 83 000 zákazníkov a 1,2 milióna používateľov, nasadenie vo viac ako 170 krajinách, 28 jazykov a 50 krajinných lokalizácií. Systém sa šíri cez 850 partnerov, ktorí k nemu ponúkajú viac ako 500 sektorových a krajinných rozšírení. Práve táto druhá vrstva, aplikácie SAP Business One od partnerov, často rozhoduje o tom, či sedí na vašu firmu.

Ako je SAP Business One poskladaný

Podľa SAP Learning systém pokrýva financie a účtovníctvo, predaj a nákup, sklad, výrobu s plánovaním materiálových potrieb (MRP), vzťahy so zákazníkmi a dodávateľmi, služby, projekty a reporting. Dôležité je, že nejde o súbor samostatných programov: všetky oblasti pracujú nad jednou databázou. Faktúra z predaja sa teda hneď premietne do účtovníctva a výdaj tovaru do skladových zásob.

Pracovať sa dá cez desktopového klienta aj cez webového klienta. Webový klient ponúka analýzy s filtrovaním, zoznamové zobrazenia, používateľské dotazy a kontextové analýzy, ktoré sú navzájom prepojené.

Prehľadová tabuľka: oblasť → modul

Tabuľka je orientačná. Presné zaradenie závisí od verzie a od toho, čo vám ponúkne partner, preto si ju pri výbere prejdite s integrátorom.

Finančné a účtovné moduly

Financie sú jadrom systému. Zahŕňajú hlavnú knihu, účtovné doklady, saldokonto odberateľov a dodávateľov, bankové operácie a párovanie platieb. Pre slovenského účtovníka je rozhodujúce, ako systém zvláda lokálne povinnosti: DPH, kontrolný výkaz či evidenciu dokladov. O tom, ako sa takéto požiadavky premietajú do ERP, pojednáva stránka o kontrolnom výkaze DPH v ERP. Podrobnosti k tejto oblasti nájdete aj v samostatnom texte o účtovníctve a financiách v SAP Business One.

Prakticky: pred podpisom zmluvy si nechajte ukázať slovenské DPH výkazy na vašich vlastných dátach, nie na demo firme.

Predaj, zákazníci a CRM

Predajný modul vedie celý reťazec od ponuky cez objednávku a dodací list až po faktúru. Obchodní partneri sú v jednej kartotéke, takže obchodník vidí otvorené faktúry, dodávky aj históriu zákazníka bez prepínania obrazoviek. K tomu patria príležitosti a aktivity, ktoré tvoria základ CRM.

Ak potrebujete plnohodnotný obchodný proces s kampaňami, automatizáciou alebo zložitým pipeline, väčšinou sa siaha po rozšírení alebo prepojení na samostatné CRM. Viac o tejto oblasti je v prehľade predaja a CRM v SAP Business One.

Pre e-shopy je kľúčové prepojenie objednávok, zásob a platieb. Typický prípad opisuje stránka ERP pre e-shop; väčšinou ide o integráciu, nie o natívny modul.

Nákup a sklad

Nákupný modul pokrýva objednávky dodávateľom, príjem tovaru a došlé faktúry. Sklad eviduje zásoby po skladoch a lokalitách, cenníky a pohyby. Vďaka jednej databáze sa príjemka okamžite prejaví v zásobách aj v účtovníctve.

Čo natívne nenájdete vždy: pokročilé skladové riešenia s adresáciou, čítačkami čiarových kódov a vychystávaním po vlnách. Tie sa dopĺňajú rozšírením. Pre firmy s veľkoobchodným modelom je užitočný text o ERP pre veľkoobchod a o samotnej oblasti skladu a nákupu v SAP Business One.

Čo si pri sklade overiť

• ako systém počíta nákladovú cenu zásob a či to sedí s vaším účtovným postupom,
• či zvládne sériové čísla a šarže, ak ich potrebujete,
• ako sa rieši inventúra a jej zaúčtovanie,
• či sa tovar dá označovať a čítať mobilným zariadením.

Výroba a plánovanie materiálových potrieb

Výrobný modul pracuje s kusovníkmi, výrobnými príkazmi a plánovaním materiálových potrieb (MRP). MRP z objednávok a stavu zásob navrhne, čo treba nakúpiť alebo vyrobiť a kedy. Pre menšiu výrobnú firmu to často stačí na prechod z tabuliek do jedného systému.

Hranica je tam, kde začína detailné plánovanie kapacít, sledovanie výroby na linke v reálnom čase alebo kontrola kvality podľa náročných noriem. Tieto požiadavky sa riešia rozšíreniami alebo integráciou s výrobným systémom. Rozsah je popísaný na stránke o výrobe v SAP Business One a v texte o ERP pre výrobu.

Služby a projekty

Pre firmy, ktoré predávajú prácu a nie tovar, sú dôležité moduly pre služby a projekty. Servisné zmluvy a požiadavky pomáhajú sledovať zákaznícke prípady, záruky a opakované plnenia. Projektové riadenie dovoľuje priradiť doklady, náklady a výnosy k jednému projektu a vidieť jeho ziskovosť.

Pre stavebné či inžinierske firmy a poskytovateľov služieb je dôležité, ako sa dá fakturovať podľa etáp a ako sa sleduje čas. Ak podnikáte v takejto oblasti, pozrite si aj ERP pre profesionálne služby.

Ľudské zdroje a mzdy

Tu treba byť konkrétny. SAP v prehľade modulov hlavné oblasti ERP uvádza bez slovenskej mzdovej agendy. Evidencia zamestnancov v systéme existuje, no slovenské mzdy, odvody a hlásenia sa zvyčajne riešia špecializovaným rozšírením alebo mzdovým programom prepojeným s ERP, ktorý zdieľa účtovné dáta.

Ak je pre vás mzdová agenda kľúčová, otvorte ju hneď na začiatku rozhovoru s partnerom. Súvisiace možnosti sú v časti o mzdách a personalistike v SAP Business One.

Reporting a analytika

Reporting je v SAP Business One zabudovaný. Webový klient ponúka analýzy s filtrovaním, zoznamové zobrazenia, používateľské dotazy a kontextové analýzy. Používateľ môže z čísla na prehľade zájsť až na podkladový doklad, čo oceňujú finanční riaditelia aj vedúci predaja.

Pri reportingu sa ukazuje rozdiel medzi „dá sa spraviť“ a „je to hotové“. Štandardné zostavy zvyčajne stačia na bežný chod. Vlastné dashboardy, napojenie na BI nástroje alebo konsolidácia viacerých firiem sú otázkou rozsahu projektu.

Mobilné a webové prístupy

Webový klient umožňuje prístup bez inštalácie desktopovej aplikácie. Obchodníci a skladníci často využívajú aj mobilné aplikácie, ktoré sa nasadzujú podľa potreby firmy. Rozsah funkcií na mobile (schvaľovanie, nahliadanie do zákazníkov, vytváranie objednávok) si dohodnite s integrátorom, pretože závisí od verzie a spôsobu nasadenia. Možnosti prevádzky popisuje text o cloude a hostingu SAP Business One.

Aplikácie a rozšírenia od partnerov

SAP uvádza viac ako 500 sektorových a krajinných rozšírení. Pre slovenský trh má význam najmä:

• pokladničné riešenie a e-kasa, o ktorom sa dočítate v prehľade o e-kasa a ERP,
• elektronická fakturácia, ktorej sa venuje text o elektronickej fakturácii v ERP,
• prepojenia na banky, e-shopy, kuriérov a ďalšie systémy, ktoré rozoberá stránka o integráciách SAP Business One,
• sektorové balíky pre výrobu, stavebníctvo či obchod.

Rozšírenie vždy znamená ďalšiu položku v rozpočte a ďalšieho dodávateľa v support reťazci. Pri porovnaní ponúk preto sčítavajte celok, nie iba licencie SAP.

Ako si vybrať moduly pre vlastnú firmu

Nezačínajte zoznamom modulov, ale zoznamom procesov. Vypíšte, čo robíte denne: od objednávky po úhradu, od materiálu po expedíciu, od zákazníckej požiadavky po fakturáciu. Potom ku každému procesu pripíšte, kto ho robí a v akom nástroji dnes beží. Tak zistíte, ktoré moduly skutočne potrebujete a ktoré sú len „pekné mať“. Pomôže vám vzor požiadaviek na ERP.

Potom oslovte integrátora a nechajte si ukázať vlastné procesy v systéme. Ak ešte porovnávate systémy, pozrite si alternatívy k SAP Business One alebo porovnanie SAP Business One a Business Central. Našou úlohou je spojiť vás s integrátorom, ktorý vášmu projektu rozumie; samotný projekt vedie on. Ako postupujeme, vysvetľuje stránka ako to funguje.

Uvedené názvy softvéru sú ochranné známky ich príslušných výrobcov a uvádzajú sa len na informačné účely. Táto stránka je nezávislá a nie je prepojená so žiadnym výrobcom.